GESTIÓN

DOCUMENTAL
Proceso organizado por la
administración en el marco
de su gestión, encaminado
a conseguir la economía y
la eficiencia de las
operaciones, con miras a la
creación, mantenimiento,
utilización, eliminación o
conservación de document.
 DOCUMENTOS
• los escritos, impresos, planos, dibujos,
cuadros, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones
magnetofónicas, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y,
en general, todo objeto mueble que tenga
carácter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas, monumentos,
edificios o similares.

Codigo de Procedimiento Civil

Artículo 251.
 AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
• Conjunto de documentos generados
por una unidad administrativa, en el
ejercicio de sus funciones, las cuales,
Fondos según su jerarquía ilustrada en el
Secciones organigrama, originan los fondos, las
Series secciones, las subsecciones, las series
y las subseries documentales
Tipos documentales
EJEMPLO
INDICADORES
 INDICADOR DE
GESTIÓN

Son un instrumento de control de gestión y en

consecuencia, son una ayuda para las
instituciones en el cumplimiento de sus objetivos
y metas.
Se encuentran diversos tipos de indicador de
gestión en las entidades públicas, es preciso
tener en cuenta que cada una tiene sus
características, cultura organizacional y
operacional.
 UN INDICADOR PUEDE EXPRESARSE
COMO:
1. Expresión cuantitativa o 3. una variable o relación entre
cualitativa que permite describir variables que ayuda a caracterizar una
características , comportamientos situación o a medir los cambios
o fenómenos de la realidades, en presentados en ella, después de la
un momento determinado. realización de una actividad o proceso
2. Una medida especifica, verificable
objetivamente, sobre los cambios
o resultados de una actividad
 Aplicación
 Se debe realizar un análisis previo de su
pertinencia y oportunidad.
 Se recomienda que cada uno de ellos se
diseñe de acuerdo con la naturaleza y
realidad de la organización.
 Al aplicar indicadores sin un previo análisis
de pertinencia se corre el riesgo de obtener
información poco representativa o
equivocada sobre la identificación de los
problemas y llevar a tomar decisiones con
repercusión , o de impacto negativo.
 Elaboración
Se debe tener en cuenta:
1. Planes y programas de la entidad
2. Los planes específicos de cada una de las
dependencias
3. Su actividad específica
4. Variables que maneja expresadas en
términos de cantidad (Q), calidad ( C ),
Tiempo (T) , Recursos (Humanos,
Físicos, Financieros y productos
esperados y obtenidos (Pe y Po)
 Componentes
1. Denominación
2. Objetivo
3. Responsable de su aplicación
4. Identificación de la periodicidad
5. Fórmula de cálculo
6. Una definición de variables
7. Guía de interpretación del resultado
descripción de las acciones recomendadas.
Ejemplo
Ejemplo
 Tipos de indicadores
1. Indicador de oportunidad (cumplimiento de tiempos y
plazos programados)
2. Indicador de cobertura
3. Indicador presupuestal( comportamiento de la
programación y ejecución presupuestal)
4. Indicadores Financieros
5. Indicador de Estructura (permite evidencia cuál es la
situación de endeudamiento de la empresa)
6. Indicador de liquidez, identifica cual es la capacidad de la
institución para funcionar en el corto plazo.
7. Indicador de rentabilidad , busca determinar el retorno e
las inversiones que se realizan