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Définitions :

Note d’information / Note de service

Toute note précède une action future. Elle doit


répondre à deux exigences :

•Informer un destinataire, qu’il soit collectif ou


individuel ;
•Donner un ordre.

L’objectif est de mettre à exécution une décision


dont les conséquences relèvent de la pratique.

Deux types principaux de notes peuvent être


distingués et définis :
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LA NOTE DE SERVICE
Caractéristiques
•Il s’agit d’un document interne à un service, une
administration ou une entreprise par lequel un
supérieur adresse à ses subordonnés des
instructions sur un problème particulier relavant
des activités ou du fonctionnement du service.

•Elle peut être permanente ou temporaire, selon


les indications données. Sa durée de validité est
souvent limitée à la période qui la sépare de la
suivante sur le même sujet.

•Elle est fréquemment utilisée dans les relations


hiérarchiques et suit la voie hiérarchique
descendante. Mme Hanane LOUDYI 2
LA NOTE DE SERVICE
Exemples
• Conduite à suivre en cas d’incendie
• Règles de sécurité à observer dans la
conduite du travail
• Nécessité de se rendre à une visite
médicale dans le cadre de la
médecine du travail

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LA NOTE D’INFORMATION
Caractéristiques

• Comme son nom l’indique, elle se borne à


informer, c’est-à-dire qu’elle est un type
de communication écrite qui fait circuler
l’information entre un destinataire informé
et un destinataire à qui manque
l’information.

• La note d’information peut répondre à


différents objectifs :

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LA NOTE D’INFORMATION
Exemples
-Donner une information : C’est le cas le plus
fréquent et le plus simple.

• Exemple : annoncer au personnel d’une entreprise


des changements horaires, des consignes sur
l’organisation des pauses dans le travail, les
modalités d’organisation des repas au restaurant
d’entreprise, la mise en service d’un système de
transport collectif du personnel.

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LA NOTE D’INFORMATION
Exemples
• Demander une information :

• Exemples : demander quelles sont les


modifications intervenues dans la situation
familiale des employés, faire appel au
volontariat pour participer à une formation.
Formuler des propositions : On suscite des
propositions en vue d’une concertation au sein de
l’entreprise sur une question donnée.

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La rédaction d’une note

• Tout d’abord, la rédaction d’une note demande un


esprit de finesse. Ainsi, il est impératif que la note ne
donne lieu à aucune hésitation ou erreur. S’adressant à
un public donné, elle doit tenir compte des
caractéristiques de ce public (niveau de
compréhension, aspects psychologiques et humains…).

• Le signataire de la note doit donc respecter les


exigences de la communication écrite :
Compréhension aisée du message, Niveau de langue
employé, Précision de l’information, Nature du
destinataire, Modalités d’application, Erreurs
susceptibles d’entraver le bon déroulement du
processus.
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• Ensuite, il convient de faire preuve
d’esprit de synthèse. Par définition, une
note doit être claire, simple et précise.
Il faut donc :

• Éviter de multiplier les sujets dans la


même note,
• Éviter d’employer une syntaxe lourde et
confuse.
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Il est préférable :

• De limiter la note à un seul sujet,


D’employer un style impersonnel, De
rédiger dans une langue compréhensible
par tous, De hiérarchiser avec soin et
rigueur les informations (titres, sous-
titres, alinéas…), D’éviter toute fioriture
inutile.

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• La présentation de la note ne s’inscrit pas dans un
cadre rigide et normalisé. Elle est dactylographiée
car cela facilite la lisibilité et marque un
professionnalisme certain. Elle peut se faire sur
papier simple ou à en-tête. Elle peut utiliser un
imprimé préalablement composé à cet effet. Le
format reste libre (A3, A4 ou A5) mais il faut
laisser une marge d’au moins 2 cm. Les
paragraphes doivent être clairement séparés.
Enfin, il ne faut écrire qu’au recto ; si le texte
nécessite plusieurs feuillets, il convient de les
numéroter soigneusement et d’agrafer toutes les
feuilles composant la note.

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Une note doit comporter différentes
mentions :

• L’émetteur ou destinateur : Il est nécessaire


de connaître la source du message et la fonction
de celui qui signe la note.

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Une note doit comporter différentes
mentions :
• La date et le lieu : Une note n’est pas éternelle,
elle s’inscrit dans un cadre spatio-temporel précis.
Une formule finale comme : « La présente note
est applicable à compter de ce jour » rend
évidemment indispensable la mention de la date. Il
est de surcroît préférable de rappeler dans la
formule injonctive la date d’entrée en application.
La date et le lieu d’enregistrement de la note
peuvent être portés au-dessus de la signature,
comme pour la présentation des actes
réglementaires, ou en haut à droite de la première
page, comme pour une lettre.
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Une note doit comporter différentes
mentions :

• Le titre : Il doit préciser la nature de la


note (de service, d’information). Il est
inscrit au milieu de la ligne, en lettres
majuscules. Le titre est souvent
accompagné d’un numéro
d’enregistrement.

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Une note doit comporter différentes
mentions :
• Le ou les destinataire(s) :Deux places sont possibles : Soit
avant le corps de la note, Soit en fin de note, en bas, à gauche.
On ne se contente pas d’aligner les destinataires et leurs
fonctions. Il convient de faire précéder les noms ou fonctions
des formules suivantes, au choix :
« Pour information »
« Pour exécution »
« Pour attribution »
« Pour affichage »
« Pour vérification »
« Pour entretien verbal »
« Pour classement »

N.B : Il est possible d’additionner plusieurs formules si


nécessaire.
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Une note doit comporter différentes
mentions :

• L’objet : Celui-ci peut figurer sous la forme d’un


titre ou apparaître, comme dans une lettre, après
la mention « Objet ».

• La formule d’appel ou la formule de politesse :


Attention ! Les notes ne comportent ni l’une, ni
l’autre.

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Une note doit comporter différentes
mentions :

• Le corps de la note : Le corps même de la note


n’appelle aucun préambule. Seule compte l’efficacité
maximale. On peut toutefois conseiller quelques
formules pour entamer le premier paragraphe :
« Il paraît indispensable de… »
« J’attache de l’intérêt à… »
« Je crois utile de… »
« Il est rappelé que… »

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Une note doit comporter différentes
mentions :

• La signature : La note doit absolument être signée.


Si le nom du signataire est présent dans l’en-tête,
il n’est alors pas nécessaire de le repréciser avant
la signature. Si le nom n’est pas mentionné dans
l’en-tête, il convient alors de la faire figurer avant
la signature.
• Les pièces jointes : Une mention « Pièces jointes »
est portée sur la note si celle-ci est accompagnée
de documents divers. Elle peut préciser le titre de
ces documents ou leur nombre

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La diffusion de la note peut être
effectuée de diverses façons :
par distribution individuelle, par
affichage, par circulation dans
les services avec émargement,
par courrier.

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