Formation Administration Sage

Administration
Sage X3 V5
© 2006 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Sommaire
 Gestion des utilisateurs

 Utilitaires de sauvegarde
 Serveur batch
 Sessions
 Gestion des Workflows
 Autres
2 © 2006 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

Gestion des utilisateurs
• Boite de connexion
• Définition du chemin pour créer les utilisateurs
• Création d’un profil fonction
• Gestion des habilitations fonctionnelles
• Création d’un profil menu
• Création d’un code d’accès
• Création des rôles
• Définition des paramètres

Boite de connexion

Définition du chemin pour créer des utilisateurs
• Pour créer un utilisateur il faut aller au menu :

ParamétrageUtilisateur  Utilisateurs

Création d’un profil fonction
> ParamétrageUtilisateur  Profil fonction
Un utilisateur appartient à un profil fonction, ce qui définit :

 des sites par défaut par module
 des filtres sur les groupes d’état
Un utilisateur appartient à un profil fonction, ce qui définit :
 des valeurs par défaut pour les codes d’accès de la fiche utilisateur
 des habilitations fonctionnelles détaillées accessibles :
 par une fonction dédiée
 Via le bouton Habilitations dans l’écran des profils fonction.

Habilitations fonctionnelles
> L’habilitation fonctionnelle peut être définie pour un profil donné à un

> niveau très fin :
> par fonction
> par site ou groupe
> avec des restrictions sur des opérations :

 « standard » (création, modification, suppression)
 liées au contexte de l’opération
> Une ligne associée à un regroupement vide permet de

> donner des habilitations pour tous les sites non explicitement cités
Habilitations fonctionnelles
> Il est possible de définir de façon plus rapide des règles

d’affectation
> par ajout de module
> ou par groupe de fonctions définies dans les menus
standard (picking des fonctions)
> pour un site ou un regroupement

Profil menu
Le profil menu établit une hiérarchie de navigation pour

l’utilisateur :
 menus standards existants
 menus intermédiaires librement choisis
 fonctions du progiciel X3 pour les choix finaux
Le profil menu n’interdit pas les accès aux fonctions non
rattachées :
 par tunnel
 par l’explorateur de liaisons
 par retour de Workflow
 par pages HTML ou portail
Les droits d’accès sont contrôlés par le profil fonction
uniquement

Code d’accès (Affiner le contrôle)
Un code d’accès est une serrure à trois positions :

1
 Consultation
 Modification
 Exécution
Dont on donne la clé aux utilisateurs

Et qui protège des ressources :
2
3

Code d’accès (les ressources contrôlées)
> Les codes d’accès permettent de restreindre les droits sur :

> des champs des écrans : Paramétrage / Paramètres généraux /
Affectation codes d’accès
> des tables diverses : Paramétrage / Paramètres généraux / Perso
tables diverses
> des paramètres : Développement / Dictionnaire données /
Définition tables paramètres
> des états : Développement / Dictionnaire traitements / Etats /
Dictionnaire des états
> des requêtes : Paramétrage / Exploitation / Création requêtes
> des requêtes SQL : Paramétrage / Exploitation / Création requêtes
SQL
> des destinations d’impression : Paramétrage / Destinations /
Destinations

Code d’accès (les ressources contrôlées)
> Les codes d’accès permettent de restreindre les droits sur :

> des écrans paramétrables : Paramétrage / Paramètres généraux /
Ecrans de consultation
> des transactions fonctionnelles : Paramétrage / [modules] /
Transactions…
> des paramétrages fonctionnels : alternatives de nomenclature et de
gammes, codes budgets, types de règlement, scénarios
configurateur…
> des tables de la base : banques, tiers, nomenclatures, gammes,
journaux, comptes, sections, natures…
> la fiche utilisateur elle-même (pour contrôler la consultation et la
modification des fiches utilisateur) Paramétrage / Utilisateurs /
Utilisateurs

Les rôles
> Les rôles servent à filtrer les données accessibles par certains
utilisateurs :
> Un(e) commercial(e) n'accèdera qu'aux sites et clients qu'il/elle gère.
> Un client se connectant de l'extérieur n'accèdera qu'à ses
commandes.
> Les acheteurs n'accèderont qu'aux produits qu'ils gèrent.
>…
> Les codes rôles sont définis
> dans la table diverse 60.

Les rôles (Définition)
On associe à un rôle et à un objet un champ de filtrage défini dans la

table principale de l'objet
Le filtrage se fait :
 En temps réel sur l’objet
 En temps réel en sélection
 A la validation sur les
champs contrôlés par l’objet

Les rôles (association à l’utilisateur)
> On trouve dans l’onglet Rôles :

> Une hiérarchie informative
d’utilisateurs
> Un indicateur Utilisateur externe
informatif
> Le tableau des rôles pour l’utilisateur
> Un utilisateur peut avoir plusieurs
rôles :
> Un utilisateur sans rôle ne possède
pas de restrictions.
> Quans un même rôle est appliqué
plusieurs fois à un utilisateur avec
des clés différentes, un OU logique
est appliqué.
> Quand plusieurs rôles sont appliqués
au même objet, un ET logique est
appliqué.

Paramétrages (Valeurs des paramètres)
Les paramètres sont soit définis au niveau de

l’utilisateur, soit hérités d’un niveau supérieur
Seuls les paramètres

pouvant être définis au
niveau de l’utilisateur
apparaissent ici.
Les paramètres sont

regroupés par module, puis
rangés dans un ordre défini
par le développeur
Une aide en ligne

contextuelle est accessible
par clic droit / Aide sur
chaque ligne
(il faut être sur la ligne sans
être en saisie dessus)

Sommaire

 Serveur batch
 Sessions
 Gestion des Wokflows
 Autres

Utilitaires de sauvegarde
> Ces utilitaires permettent d’extraire ou d’intégrer des données :

> A partir ou vers des fichiers (4 à 6 par table) ayant un format « à plat »
> Sous un format indépendant de la base de données
> Sous un format indépendant du système d’exploitation
> Transportables par simple copie
> Ce ne sont pas des outils normaux d’exploitation :
> Ils font des extractions table par table sans garantir de cohérence globale si
des modifications ont été faites entre temps, la base devant rester active
> Ils n’ont pas les performances des procédures de sauvegarde fournies avec les
bases de données
> Ils sont par contre utilisables en maintenance :
> Notamment pour transférer des donnée d’une base à une autre
> Mais aussi pour transmettre des données à la hot-line ADONIX

Utilitaires de sauvegarde
> Chaque table est extraite ou intégrée à partir de 4 à 6 fichiers :

> TABLE.srf : description ascii de la structure de la table
> TABLE.fde : description « compilée » de la structure de la table
> TABLE.dat : données de la table rangées « à plat »
> TABLE.seq : valeur de séquence rattachée à la table
> TABLE.blb : données de type blobs ou clobs (images, textes) stockés dans la table (s’il y
en a)
> TABLE.cfg : configuration de la table dans la base de données si elle existe
> L’extraction ou l’intégration se fait dans ou depuis un répertoire :
> du serveur d’application
> qui doit forcément être sur le même volume que le répertoire du dossier
> qui est par défaut le répertoire SVG

Utilitaires de sauvegarde (Extraction de données)
> Paramètres d’extraction :

> Dossier, table(s) à exporter (sous la forme de modèle de nom), et répertoire de
sauvegarde
> Indicateurs :
> Copie du fichier .cfg (Oui/Non)
> Taille réelle dans srf
> Ce dernier indicateur permet :
> de stocker dans les fichiers .fde et .srf
la taille réelle de la table au moment
de l’extraction (pas sa taille prévue)
> de remonter les données dans un
environnement dimensionné au plus
juste

Utilitaires de sauvegarde (Intégration de données)
> Paramètres d’extraction :

> Dossier, table(s) à exporter (sous la forme de modèle de nom), et répertoire de
sauvegarde, et deux indicateurs
> Indicateur Fichiers de config d’origine
> Permet d’ignorer le fichier .cfg présent
dans le répertoire de sauvegarde
> Utile par exemple pour remonter dans un
environnement d’exploitation correctement
dimensionné des données issues d’un
environnement de test et de reprise
> Indicateur Taille d’origine
> Permet d’ignorer la taille présente dans
le fichier .srf au profit de celle de la table
d’origine (si elle existait avant intégration)

Sommaire

 Utilitaire de sauvegarde
 Serveur batch
 Sessions
 Autres

Serveur batch
> Caractéristiques du serveur batch :
> C’est un processus fonctionnant en arrière-plan sur le serveur de traitement,
qui gère le lancement de tâches batch correspondant à des traitements X3
ou à des commandes OS.
> Il est géré par un dossier spécial dédié, appelé SERVX3.
> Les tâches soumises au serveur batch s'appellent des requêtes. Elles sont
lancées par le serveur sous forme de processus Adonix en arrière-plan.
> Mise en service du serveur :
 au lancement du système : adonix -a -l lang SERVX3
 à partir d'X3 : Exploitation / Serveur batch / Activation serveur
 automatiquement à la connexion d'un utilisateur (paramètre DEMSRV).
> Arrêt du serveur :
 à partir d'X3 : Exploitation / Serveur batch / Désactivation serveur
 en créant un fichier stop dans le répertoire FIL du dossier SERVX3
 en arrêtant la base (pour une sauvegarde par exemple)

Gestion des abonnements
> C’est une tâche ou un groupe de tâches exécutés de façon régulière :
> Avec une périodicité variable
(hebdomadaire, mensuelle)
> A heures fixes ou en fréquence
dans une plage horaire
> A la création d’un abonnement,
les paramètres doivent être saisis.
Définition du contexte d’exécution :

Dossier, utilisateur, groupe ou tâche à lancer
Base périodique de lancement

Calendrier d’exécution
Base hebdomadaire :
Liste des jours de déclenchement
Base mensuelle :
1 à 5 Quantièmes de déclenchement
Horaires de lancement :
Flag Fin de mois
Soit 1 à 3 heures
Soit une fréquence entre deux horaires

La tâche batch comptable
> La tâche comptable est un cas particulier de tâche batch :

> elle a pour code ACCBATCH
> elle doit être lancée en permanence dans chaque dossier d'exploitation
> elle met à jour les écritures comptables
créées depuis les autres modules
(ventes, achats, stocks,
gestion de production, immobilisations,
comptabilité tiers, comptabilité générale)
> On ne peut lancer qu'une seule tâche
> comptable par dossier.
> Elle possède une fonction de surveillance
> particulière

Sommaire

 Utilitaire de sauvegarde
 Serveur batch
 Sessions
 Gestion des Workflow
 Autres

Session X3 (Définition)
• Une connexion à Sage X3 provoque l’ouverture d’une session :

• identifiée de façon unique pour un serveur d’application donné
• d’un type donné
• Les types de connexion sont les suivants :
• Session primaire (connexion classique d’un utilisateur,
depuis un poste en client-serveur ou en Web)
 Session secondaire ouverte à partir d’une session primaire :
 Par Fichier / Nouvelle session
 Par un raccourci clavier (Shift F5 à Shift F12,
paramétrable par utilisateur)
 Session batch (déclenchée par le serveur batch)

Contrôle de session X3
> La licence définit le nombre
> maximum de sessions possibles
> par type :
> La licence est définie par
le fichier serial_adonix
installé dans le répertoire
.serialisation sur le serveur
d’application
> Elle définit aussi des limites
fonctionnelles liées à la
licence (cadre de droite)

Contrôle de session X3 (Autorisation)
> Il est possible de contrôler le nombre de sessions ouvertes :
> Pour un utilisateur donné, par les paramètres utilisateur MAXSES1 (nombre maxi de
sessions primaires) et MAXSES2 (nombre maxi de sessions secondaires)
> Globalement, en passant un dossier en mode mono-utilisateur (personne d’autre ne peut
alors se connecter)
> Pour un type de profil menu donné dans un dossier donné (paramètres USR1, USR2,
USR3)
> Il est possible de provoquer une déconnexion automatique d’un utilisateur :
> En cas d’inactivité clavier/souris au bout de TIMEHGUP1 ou TIMHEHGUP3 secondes
(valeur de paramètres utilisateurs pour sessions primaires / secondaires)
> Avec un avertissement et un délai de grâce de TIMEHGUP2 secondes (idem)
> Si ces paramètres sont nuls, il n’y a pas de déconnexion automatique

Visualisation des session en cours
> Cette fonction permet de :

> Visualiser les connexions en cours (tableau supérieur) sur un serveur
d’application et un service donné (machine:service)
> Visualiser les processus correspondants et les interrompre si on est habilité

Sommaire

 Serveur batch
 Sessions
 Autres

Gestion des Workflows
Paramétrage / Workflow / Règles workflow
 Principes de base
 Evénements déclenchant
 Ce qui peut être déclenché
 Retour de Workflow
 Création détaillée d’une règle de Workflow

Principes de base du workflow
Le moteur de Workflow d’ADONIX X3 permet :

 à partir d’événements déclenchant divers :
 Entrée dans une fonction
 Action réalisée dans une fonction “objet”
 Fin de tâche batch
 Edition
 Evénements divers
 de déclencher un ou plusieurs actions :
 Exécution d’un traitement par le biais d’une action
 Envoi de messages (mails)
 Enregistrements d’événements dans une table de log
Lorsqu’un mail est envoyé, il est possible de définir l’appel d’une
action en retour (par double-clic sur une icône jointe dans le mail)

Fonctionnement du moteur de Workflow
Exécution d’une action (traitement)

Contexte déclenchant
Condition de déclenchement
Traitement
X3
Utilisateur et Action et paramètres de l’action
contextes courants
Valeurs de retour (si nécessaire)
Type d’événement Envoi d’un message (e-mail)

Texte du ou des messages
Code événement Définition des pièces jointes
Actions déclenchantes Options d’envoi

(opérations, boutons)
Conditions Liste des destinataires
supplémentaires
1 Définition de l’icône de retour
2 Stockage d’informations de « log »
Table de log
3 Définition des informations à

stocker (nature, information)
Contexte X3

Evénements déclenchants possibles
Evénements génériques : Paramétrage / Workflow / Règles workflow
 Gestion d’objet
 Entrée dans une fonction
 Fin ou arrêt de tâche batch
 Lancement d’une édition
 Evénements divers (connexion, déconnexion, time-out, arrêt processus)
Le contexte peut être précisé :
 En donnant le code “en dur” (objet, fonction, tâche batch, état)
 En spécifiant des conditions complémentaires (expressions calculées)
En gestion objet, le contexte peut être plus riche :
 Opération en cours (Création, Modification, Suppression, Changement de
code, Impression, Bouton Workflow)
 Exécution d’un bouton associée à la fenêtre (si l’objet est donné en dur)

Déclenchement d’un traitement X3
Caractéristiques du traitement :
 Normalisé comme une action
 défini dans le dictionnaire des actions
 avec la case Workflow cochée
 Sans aucune interaction avec l’écran
 puisqu’il peut être déclenché en batch
 mais avec la possibilité de disposer de variables en retour
Actions disponibles à ce jour :

 gestion des liaisons (explorateur de liaison)
 actions spécifiques à créer

Principes de base du mail via Workflow
Interface MAPI
Client Windows Serveur de messagerie
Client Web
Serveur X3
Interface SMTP POP3

Serveur Web

Envoi d’un mail par le Workflow

Les caractéristiques paramétrables du mail sont :
 Destinataires
 soit connus comme des utilisateurs (adresse e-mail sur la fiche)
 soit définis comme des tiers avec le type d’interlocuteur
 si un @ se trouve dans l’adresse, on envoie tel quel
 Destinataires principaux et/ou en copie
 Texte défini sous la forme de lignes avec des expressions
 Pièces jointes
 chemin fixe sur le serveur d’application défini par une expression
 pièces jointes à un objet (avec des filtres type/catégorie)
 fichier trace lié (si tâche batch)
 Informations complémentaires :
 Présence d’une icône de retour (retour au menu ou fin directe)
 Accusé de réception
Mise à jour d’une table de log

Eléments stockés dans la table de log (AWRKLOG) :
 Date, heure, utilisateur.
 5 éléments (couples) du type Nature / Information (table diverse 50).
 Évènement, type d'opération, code objet, clé…
 Flag Message pour indiquer si un e-mail a été envoyé ou non.
Visualisation par le Workflow monitor ( Exploitation / Moniteur Workflow )

Paramétrage détaillé

Opérations déclenchantes
Onglet Général
Code catégorie, rattaché à la table et / ou Boutons déclenchants
diverse 51 (informatif) (dans un contexte Objet )
Type d’événement:
• Entrée fonction
• Objet
• Edition Etat
• Fin tâche batch
• Arrêt tâche batch
• Divers
Code événement
(s’il est vide, il s’agit d’un événement
générique)
Conditions liées au contexte
Evénements déclenchés et Options

Paramétrage détaillé : assistant de formule
On dispose d’un contexte en ligne si l’événement est spécifié :

 En contexte objet
 Table (valeurs avant modification)
 Ecrans (valeurs après modification)
 En contexte état :
 les paramètres de lancement
 En contexte tâche batch :
 l’écran saisie
des paramètres
 Dans tous les cas :
 la table des utilisateurs
AUTILIS


Onglet Actions
Informations sur le retour par mail :

Possible Icône de retour cochée
Retour au menu ou fin après exécution
Fonction de retour
(fonction appelante par défaut)
et clé de lien
(si la fonction est de type objet)
Code action à déclencher

(Pas d’action à lancer si vide)
C’est ici une action spécifique
Tableau des paramètres :

Ici, on a
deux paramètres en entrée
deux paramètres en sortie

Onglet Message
Tableau des destinataires, sous la forme

-d’une adresse « en dur » avec @
- d’un couple (code tiers, fonction)
- d’un code interne utilisateur
Au moins un des destinataires

doit avoir Non dans la colonne
Texte évalué du message


Onglets Pièces jointes et Traçabilité
Pièce jointe
(chemin d’accès évalué)
Indicateur Fichier trace lié

(pour tâches batch)
Définition des pièces jointes à envoyer

(dans un contexte objet uniquement)
Tableau des informations du moniteur Workflow :

Nature = Table diverse numéro 50

Sommaire

 Serveur batch
 Sessions
 Autres

Autres
 Import / Export
 Requêteur
 La fiche Dossier
 Gestion des styles

Imports et exports
Exploitation / Import/export / Import ----- Exploitation / Import/export / Export
La fonction d'import/export permet de transférer des données de la BDD vers

des fichiers textes et vice-versa, en se basant sur les objets X3 et sur un
dictionnaire :
• Un dictionnaire de modèles d'import/export définit le format des

fichiers texte et les liens vers les objets X3 à exporter ou à importer.
• Le processus d'import est basé sur la gestion d'objet X3, c'est à dire
qu'il simule une saisie manuelle des données. En conséquence, les
contrôles qui sont effectués lors de la saisie manuelle le sont
également lors d'un import.
• Un certain nombre d'objets ne peut pas être importé en utilisant la

gestion d'objet. Dans ce cas un traitement d'import spécifique est
utilisé et écrit les données directement dans les tables X3, sans
passer par une simulation de saisie.

Définition d’un modèle d’import/export
Paramétrage / Exploitation / Modèles d’import/export
 Types de fichiers et structure des données :
ASCII 1
CHAMP1 sep CHAMP2 sep … CHAMPN sep/ Enr. suivant
ASCII 2
CHAMP1 sep1 CHAMP2 sep1 … sep1 CHAMPN sep2/ Enr. suivant
Délimité
CHAMP1 sep1 delCHAMP2del sep1 … CHAMPN sep2/ Enr. suivant
Fixe
CHAMP1
CHAMP1lllllllllllCHAMP
lllllllllllCHAMP2
2lllllll … CHAMPN
CHAMPNlllllllllll/ Enr. suivant
• Identificateurs : Plusieurs niveaux en-tête/détails

peuvent être définis :
• Niveau définit la hiérarchie entre les différentes tables.
• Code est l'identifiant du niveau dans le fichier texte.
• La Clé est celle utilisée pour lire la table (cf. dictionnaire).
• Lien : les champs de la table dont les valeurs seront utilisées
pour la lecture de la table du niveau supérieur
(dépendent
48 © 2006 de la clé
Sage – Division Moyennes de la
& Grandes table supérieure).
Entreprises
Autres
 Import / Export
 Requêteur

Le requêteur
Paramétrage / Exploitation / Création de requêtes SQL
Le requêteur d’ADONIX X3 répond à deux types de requêtes : requête

• des requêtes définies sous forme d’un tableau de champs exécution
• des requêtes exprimées en langage SQL
Le résultat alimente la table temporaire ALISTER, ce qui permet : visualisation

• une exécution à la demande
• Avec un résultat par utilisateur ou partagé
• en changeant des bornes si elles sont définies
• une visualisation du dernier résultat obtenu
• dans une fonction dédiée ou dans le portail utilisateur
• avec des zooms sur des fiches concernées
• en visualisant les ruptures et les cumuls liés
• avec une visualisation sous forme de graphique
• en créant un fichier d’extension csv pour Excel TM

Le requêteur « formulaire » : premier onglet
Paramétrage / Exploitation / Création de requêtes
Bornes saisies lors de l’exécution

Le niveau de rupture est incrémenté
Expressions calculées à partir automatiquement quand le champ est
des champs des tables en ligne Type de données et longueur défini comme champ de groupement.
pour définir le format
Définition des d’affichage et les tunnels Définition d’ordres de tri
champs issus de utilisables en consultation et de ruptures associées
tables de la base.

Le requêteur « formulaire » : deuxième onglet
Code de l’état Caractéristiques de l’écran de consultation :

(si ce n’est pas l’état par défaut) nombre de lignes chargées simultanément,
nombre de colonnes fixes en cas de « scrolling » latéral
Critères d’optimisation de
la requête
Critères de sélection fixes

complémentaires à ceux
induits par les bornes
Expressions de lien pour

exprimer les jointures entre
tables lorsque celles-ci ne
sont pas trouvées par défaut

Le requêteur « formulaire » : troisième onglet
Type de requête Groupe

Code libre associé à une ou plusieurs requêtes. Lorsqu’on crée
Partagée : La requête n’est pas associée à un
une entrée dans un menu pour l’exécution d’une requête
utilisateur, mais son résultat peut être vu par tous les
(fonction EXEALH) on peut passer le code groupe en
utilisateurs autorisés à la visualiser
paramètre. Si une seule requête correspondant au code groupe
Recalculée : on ne relit jamais le résultat de la existe, on entrera directement, sinon on verra la liste des
précédente requête, on l’exécute sur demande de requêtes possibles.
rafraîchissement ou après avoir saisi les paramètres
Code accès
Testé en visualisation et modification dans le
requêteur lui-même, en consultation pour la
visualisation et en exécution pour le calcul de la
requête
Code objet utilisé pour définir les restrictions

d’accès par :
• site
• code d’accès
• rôle
Attention, ces restrictions sont calculées lors de
l’exécution de la requête et pas lors de sa
consultation
Code fonction uniquement utilisé pour savoir si la

requête est accessible à l’utilisateur (elle le sera si
l’utilisateur a accès en consultation à la fonction
53 © 2006 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises pour au moins un site)
Le requêteur SQL : un seul onglet
Ce requêteur permet d’exprimer les requêtes directement en SQL, avec les limites suivantes :
• pas de gestion de ruptures multi-niveaux
• pas de cumuls sur les colonnes
Il est par contre possible de donner des titres et un type aux colonnes via un commentaire
La consultation se fait avec la même fonction que le requêteur “formulaire”
Informations générales
Identiques à celles
du requêteur « formulaire »
Définition de l’écran
et optimisation
Informations identiques à
celles du requêteur
« formulaire »
Requête
Exprimée en syntaxe SQL
Informations complémentaires
•Titre et type des colonnes
• Paramètres à passer au lancement

Consultation des résultats
Impression / Visualisation de requêtes
Lors de la visualisation d’une requête :

• La consultation commence au niveau de détails le plus bas, par défaut.
• Les résultats d'une requête peuvent être visualisés sous forme de
graphique.
• Les résultats d'une requête peuvent être imprimés :
• Par Fichier / Liste via l'état ALISTE (général) ou autre état dédié
(défini dans le 3ème onglet).
• Par Fichier / Impression via l’état PRTSCR
• La consultation montre le dernier ensemble de résultats stockés dans la
table ALISTER pour l'utilisateur concerné, sauf si les critères de
sélection sont différents ou si la requête n'a jamais été exécutée. Dans
ce cas, pour obtenir des résultats corrects, la requête est relancée .
• Le bouton Critères permet de modifier les bornes sur les colonnes
(Requêteur formulaire) et la valeur des variables %i% (requêteur SQL)

Autres
 Import / Export
 Requêteur

La fiche dossier
Paramétrage / Paramètres généraux / Dossiers
Un dossier est d’abord décrit par une fiche dossier stockée dans le
dossier X3 :
 Elle permet de définir les paramètres de base du dossier
 Sa validation va provoquer la création du dossier, c’est-à-dire :
 Créer les répertoires du dossier sur le serveur.
 Créer un user dans la base de données.
 Ajouter une ligne dans le fichier de configuration des dossiers (x3appli.ini).
 Transférer et valider le dictionnaire des objets à partir du dossier de
référence.
 Copier certaines données de base à partir du dossier de copie.
 Sa revalidation va permettre de :
 Mettre à jour le dictionnaire des objets à partir du dossier de référence (en
protégeant les éléments spécifiques).
 Revalider les dictionnaires (tables, écrans, objets…)
Un changement de version passe par une revalidation des dossiers.
La fiche dossier onglet Général
Caractéristiques générales :
 Base de données utilisée
 Taille de la base
 Codage (UNICODE)
 Caractéristiques propres à
chaque base
 Dossier de référence
 Dossier utilisé pour les copies
de données
 Dossier historisé (pour info)
 Date de début 1er exercice
 Modules utilisés
 Longueur des codes des tables
diverses
 Indicateurs Test et Spécifique

La fiche dossier et les codes activité
 Les codes activité sont des codes sur trois caractères, affectés à des éléments des
dictionnaires X3 pour les activer, les désactiver ou les dimensionner.
 Les codes activité peuvent être de 4 types :
 Options classiques : Activation/Désactivation d'un élément du dictionnaire selon
que le code soit actif ou inactif.
 Localisations : Même utilisation que les options, mais ces options sont spécifiques
à une législation donnée. Ils commencent généralement par la lettre K.
 Dimensionnement : Ces codes possèdent une dimension et sont affectés à des
champs ou à des tableaux (écrans dimensionnés) pour en définir les dimensions
maximales.
 Spécifiques: Codes activité affectés aux éléments spécifiques pour les protéger. Ils
doivent impérativement commencer par X, Y ou Z.
 Les codes activité d'un dossier donné sont stockés dans la table ADOSACT dans le
dossier X3, et dans la table ACTIV dans le dossier même.
 À partir d'X3 : Dossiers / Dossiers.
 À partir du dossier fille : Développement / Dictionnaire données / Codes activité
 On retrouve, dans différents onglets de la fiche Dossier, des valeurs de code activité à
renseigner.
La fiche dossier onglets Options
Il permet d’activer ou de
désactiver des codes
activité qui définissent
des
champs et fonctions
optionnelles du
progiciel :
 D’une part les options
 D’autre part les
localisations.

La fiche dossier onglet Ecrans
Il permet d’activer ou de
désactiver des codes
activité qui définissent les
dimensionnements d’écrans
du progiciel :
 La plupart sont un
nombre maximum de
lignes dans un
document
 Certaines structurent la
base de données
(nombre d’axes
analytiques, de
montants statistiques…)

La fiche dossier onglet Tables
 Les paramètres de dimensionnement permettent à X3 de calculer la taille de chaque

table de la base de données et la taille physique globale.
 Les tailles individuelles des tables peuvent être modifiées à tout moment.
 La taille physique totale est définie à la création du dossier uniquement.
 Les paramètres de dimensionnement saisis dans la fiche dossier sont utilisés dans des
formules de dimensionnement. Les paramètres et les formules sont modifiables
dans le dictionnaire de données (en développement).
Taille de la table des entêtes de pièces comptables: Taille de GACCENTRYA:

On considère qu'il y a en moyenne : Table GACCENTRYA arr(VOUCHER*1.5,100)
• 2,5 lignes d'écritures par entête [détail analytique]
= 1500 fiches.
• 1,5 lignes de détail analytique par ligne d’écriture.
Taille de GACCENTRYD:
Table GACCENTRYD VOUCHER
[lignes d’écritures] = 1000 fiches.
VOUCHER = 1000
Taille de GACCENTRY:
Table GACCENTRY
arr(VOUCHER/2.5, 100)
Nombre d'écritures comptables à conserver [en-tête de pièces] = 400 fiches.
La fiche dossier onglet Tables
On saisit dans cet onglet la valeur des variables (telles VOUCHER) :
 Ces variables sont utilisées pour dimensionner chaque table
 La fonction Options / Taille calcule alors la taille globale de la base

La fiche dossier onglet Init
Cet onglet permet de paramétrer :

 Un transfert de données d’un
dossier de copie vers le dossier à
la première validation (ou au rajout
d’un module dont dépendent les
données copiées)
 Les langues dans lesquelles le
dossier va être accessible en
connexion
 La devise de reporting, commune à
toutes les sociétés du dossier
 Des valeurs par défaut (langue,
pays)
 Un forçage des validations de
transaction

La fiche dossier onglet Connexion
Ces informations
correspondent à la boîte de
connexion du client X3. À la
validation (ou revalidation) du
dossier, elles sont reportées
dans le fichier x3appli.ini afin
d'être éventuellement
téléchargées sur les différents
postes clients.

La fiche dossier onglet Spécifiques
On définit ici les activations de paramètres spécifiques :

• Actif (Oui/Non)
• ou en dimension selon les cas
L’indicateur Vertical signifie que le spécifique est défini dans un dossier
intermédiaire et est remis à jour à chaque revalidation de dossier à partir du
dossier de référence

La fiche dossier onglet Divers
On définit ici des paramètres techniques dont les valeurs (sauf exception) ne
doivent pas être modifiées :
• elles sont stockées dans le fichier apl.ini qui initialise certaines

variables X3.
• à la validation (ou revalidation) du dossier, le fichier apl.ini est mis à
jour avec ces valeurs.

Autres
 Import / Export
 Requêteur

Styles de présentation
Paramètres / Paramètres généraux / Styles / Styles de présentation
Permet de définir des mises en valeurs particulières dans les écrans

• Polices particulières
• Couleur et couleur de fond
• Tailles de caractères
• Effets (gras, italique, souligné, barré…)
De façon fixe, contextuelle, ou générique
Les styles utilisés sont

• Identifiés par un code
• Sont modifiables par paramétrage par groupes d’utilisateurs
• Affectés par paramétrage ou développement aux éléments à mettre en valeur

Définition d’un style de présentation
Un style de présentation se définit par

• Un code et des intitulés
• La définition en elle-même
• La saisie peut se faire par un assistant

Utilisation d’un style de présentation
Utilisation des styles :

• Pour les titres (via le dictionnaire)
• des champs
• des blocs dans les écrans
• Pour les valeurs de champs dans les écrans :
• De façon statique
• De façon dynamique par la fonction de mise en valeur
• Dans certains écrans (tableaux de bord comptables)
• De façon générique pour mettre en évidence certaines caractéristiques (en
permettant de marquer les titres, les valeurs, et en distinguant les champs en liste et
les champs en tableaux) :
• Champ obligatoire
• Présence d’une fenêtre de sélection
• Présence d’un tunnel
• Saisie d’une formule de calcul

Définition d’un style personnalisé
Paramètres / Paramètres généraux / Styles / Styles personnalisés
Un style personnalisé permet d’associer des effets particuliers :

• pour les styles de présentation précédemment définis
• pour un code de personnalisation donné
On peut associer aux utilisateurs un code de personnalisation donné :
• par le biais du paramètre utilisateur STYLE
• par défaut (paramètre non renseigné), on utilise les effets associés au style de
présentation standard

Styles conditionnels
Paramètres / Paramètres généraux / Styles / Styles conditionnels
Permet de définir des styles sur la valeur du champ uniquement :

• Par une liste
• De conditions
• De styles associés
• La première condition remplie détermine le style utilisé.
• Si la dernière ligne n’a pas de condition, elle est utilisée si les autres
conditions ne sont pas remplies.

Affectation de styles conditionnels
Paramètres / Paramètres généraux / Styles / Personnalisation écrans
Se fait par affectation d’un style conditionnel à un écran :

• De façon pérenne (respecté en cas de mise à jour)
• Par simple rappel de l’écran dans la fonction dédiée

Gestion du vocabulaire lié au dictionnaire
Paramètres / Paramètres généraux / Personnalisation vocabulaire
Le dictionnaire utilise des textes traduisibles stockés dans :

• la table APLSTD (menus locaux) DOSSIER DE REFERENCE
• la table ATEXTE (textes écrans)

Ils sont : Menus locaux
Textes
traduisibles
• fournis en standard (APLSTD)
(ATEXTE)
• remis à jour à chaque installation de version (sauf
menus locaux modifiables par l’utilisateur) PROCESSUS DE
VALIDATION
• Ecrits « en dur » dans la description des écrans et Copie des menus Copie
fenêtres lors de leur validation. locaux non des textes
modifiables
La gestion du vocabulaire stocke dans une table dédiée : DOSSIER D’EXPLOITATION
• Des valeurs de menus locaux

• Des textes Génération
Textes
Menus locaux de l’interface
Ces textes remplacent le Vocabulaire Copie du traduisibles
(APLSTD)
(AVOCAB) vocabulaire (ATEXTE)
contenu d’APLSTD et ATEXTE personnalisé

Gestion du vocabulaire lié au dictionnaire
Paramètres / Paramètres généraux / Personnalisation vocabulaire
On saisit dans l’écran :

 Le type (message ou texte) et la clé (chapitre/numéro ou numéro)
 Le texte modifié
On dispose de deux outils de recherche de textes :

 Par clic droit sur la ligne, pour recharger un ensemble de textes
 Par clic doit sur le champ (choix d’un texte)
La recherche est indépendante de la casse (majuscule/minuscule/accents)
Merci
de votre Attention
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 Gestion des utilisateurs

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• Pour créer un utilisateur il faut aller au menu :

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> ParamétrageUtilisateur  Profil fonction

Un utilisateur appartient à un profil fonction, ce qui définit :

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> L’habilitation fonctionnelle peut être définie pour un profil donné à un

> par fonction

> par site ou groupe

> avec des restrictions sur des opérations :

> Une ligne associée à un regroupement vide permet de

> Il est possible de définir de façon plus rapide des règles

> pour un site ou un regroupement

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Le profil menu établit une hiérarchie de navigation pour

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Un code d’accès est une serrure à trois positions :

Dont on donne la clé aux utilisateurs

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> Les codes d’accès permettent de restreindre les droits sur :

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> Les codes d’accès permettent de restreindre les droits sur :

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13 © 2006 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

On associe à un rôle et à un objet un champ de filtrage défini dans la

14 © 2006 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

> On trouve dans l’onglet Rôles :

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Les paramètres sont soit définis au niveau de

Seuls les paramètres

Les paramètres sont

Une aide en ligne

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 Gestion des utilisateurs

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> Ces utilitaires permettent d’extraire ou d’intégrer des données :

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> Chaque table est extraite ou intégrée à partir de 4 à 6 fichiers :

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> Paramètres d’extraction :

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> Paramètres d’extraction :

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 Gestion des utilisateurs

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Définition du contexte d’exécution :

Base périodique de lancement

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> La tâche comptable est un cas particulier de tâche batch :

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 Gestion des utilisateurs

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• Une connexion à Sage X3 provoque l’ouverture d’une session :

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> Cette fonction permet de :

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