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JUREX

Cabinet de conseil et de formation


Agrément n°1267 de la formation professionnelle
Adresse : 42 Rue Max Marchand, 02 Impasse des Bibans, Gambetta Oran

Thématique :

OPERATION DE FIN D’EXERCICE


Elaboré et présenté par : Nom et prénoms Coordonnées

M. Ayachi FELA Expert Comptable Diplômé, Commissaire Aux Comptes


Maitre Assistant A à l’université d’Oran 2
Adresse : 22, Rue Colonel Sir Jean, Maraval -Oran-
Tél/Fax : 041249090, Mob 0550563770/0554691044
Email : f_ayachi@hotmail.com
M. Mouffak BENICHOU Commissaire Aux Comptes
Maitre Assistant à l’université d’Oran
Adresse : 25, Hai En-Nakhil Es-Senia Oran
Tél/Fax : (0550) 32-28-67 – (041) 43 09 69
email : bmcrcc@yahoo.fr
M. Amar MESKINE Expert Comptable Diplômé, Commissaire Aux Comptes
Enseignant associé à l’université d’Oran
Adresse : 17, Rue Capitaine Hadri Med -Oran-
Tél/Fax : 041 33 66 79 Fax 041 33 39 81
Mob 05 61 682 112
Email : meskine.amar@hotmail.com

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Objet :
En conformité avec les obligations légales, les contraintes et les
impératifs de gestion, le présent document met en exergue les
critères et principes applicables à l’inventaire physique annuel des
immobilisations.

Obligations légales :
 Le code de commerce Art 10
 Loi portant application du Système Comptable Financier

Contraintes de gestion :
Clôture de l’exercice
Modification de statut (fusion….),
Passation de consigne (changement de responsable en charge de
la gestion des immobilisations),

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Principales finalités :

•Attester la propriété effective et l’existence physique des équipements,

•Valider leur valeur comptable et légitimité au plan juridique et/ou économique,

•Apprécier leur état général et leur niveau de dépréciation et d’usure,

•Assainir, analyser et valider l’ensemble des comptes d’immobilisations,

•Constater tous les écarts et de procéder aux investigations nécessaires,

•Identifier et recenser tous les équipements empruntés ou mis à la disposition


des tiers.
•Permettre le suivi et la mise à jour des fichiers et du registre d’inventaire, des
comptes de comptabilisation, des amortissements et des provisions.

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Principales finalités :

Les opérations d’inventaire devront permettre la détection :

-Des erreurs,
-Des omissions d’enregistrements,
-Des déplacements,
-Des affections,
-Des destructions,
-Des disparitions,
-………etc

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 Codification de toutes les immobilisations corporelles,

 Fixation d’une plaque d’identification individuelle,

 Mise en évidence de la nature et de la qualité de l’immobilisation,

 Localisation géographique,

 Précision de la situation juridique des biens,

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Codification :
C’est le numéro d’enregistrement sur un registre coté et paraphé qui
doit être tenu par chaque unité qui constitue la codification légale du
bien inventorié et qui devra être transcrite aussi bien sur l’élément
considéré que sur le fichier d’investissement

Fixation d’une plaque d’identification individuelle :


Fixée solidement sur chaque bien immobilisé, cette plaque confère la
qualité d’investissement et permet ainsi d’éviter à l’avenir toute
appréciation équivoque et toute perte de temps et cette plaque doit
nettement indiquer notamment :
a) La désignation du bien
b) Les caractéristiques techniques
c) Le numéro de série du constructeur
d) Le numéro d’inventaire attribué au bien
e) Les codes comptables et d’affectation du bien

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Mise en évidence de la nature et de la qualité de l’immobilisation :
Pour éviter toute confusion avec les stocks, les lots de bord de pièces de
rechange spécifiques comptabilisées en investissement, doivent être
rangées dans un magasin distinct à proximité des équipements auxquels
ils sont destinés en finalité.
Une grande plaque doit indiquer que le lieu abrite les lots de bord
considérés incorporables aux investissements de destination finale.

Localisation géographique et situation juridique des biens :


Chaque structure doit toujours s’assurer en permanence de la réunion d’un
certain nombre de critères à savoir :
a) existence physique des biens
b) comptabilisation appropriée
c) pièces justificatives probantes
d) propriété
e) état de fonctionnement
f) localisation de tous les biens

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Le mode opératoire de cette action, les différentes phases et étapes
devant régenter l’inventaire physique des investissements reposent
sur :
Une préparation minutieuse de l’opération d’inventaire,
Des réunions d’information et de sensibilisation du personnel en charge de
cette opération,
Un recensement systématique et rigoureux de tous les équipements
possédés,
Une consolidation étayée par tous les supports et documents ; quantitatifs
d’individualisation et de valorisation des équipements inventoriés,
L’exploitation des résultats par la comparaison et la réconciliation des
paramètres physiques et monétaire de l’inventaire réalisé avec l’ensemble
des fichiers et en finalité l’analyse et la justification des écarts y résultants.

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Préparation :
Les inventaires physiques, quels que soient leurs volumes, peuvent
être réalisés normalement et d’une façon fiable à condition que les
modalités pratiques du déroulement des différentes phases
successives soient soigneusement mises au point et l’opération
préparée avec discernement aux plans des moyens et de la
communication.

Cette phase est vitale, car elle conditionne tout le processus


d’ensemble et toutes les modalités pratiques d’une réalisation
correcte de l’opération de prise d’inventaire.

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Réunion d’information et de sensibilisation :
Ces réunions sont animées par les responsables de l’unité, avec
l’assistance des responsables financiers et des services
gestionnaires des investissements. Elles auront, pour ordre du
jour, la sélection et la désignation du personnel qui sera en charge
des opérations d’inventaire. Elles seront sanctionnées par un
procès-verbal impliquant toutes les parties pour les engager
notamment sur :
 Les dates de début et de fin de la campagne d’inventaire
 L’identification des biens à inventorier
 Les différents lieux d’inventaire
 La définition des instructions de préparation physique de la prise
d’inventaire
 La désignation du responsable de l’inventaire
 La liste des équipes devant prendre part aux différentes étapes
successives :
Préparation – recensement – collecte des informations , saisie et traitement primaire
des résultats – commission de traitement final des écarts.

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Composition d’une équipe de recensement :

Une équipe de recensement doit comprendre :


•Un technicien ou utilisateur confirmé du matériel à recenser,
•Un gestionnaire des équipements amortissables,
•Un agent comptable.

Il reste entendu que cet inventaire sera supervise par un ou plusieurs


cadres comptables avec l’assistance éventuelle d’un cabinet d’audit
externe ayant de sérieuses références dans ce domaine.

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Supports documentaires et informatiques :

En plus du fichier manuel des biens amortissables et de l’application


informatique requise, les documents de support sont au nombre de
trois ;
•Le bordereau de saisie d’inventaire
•Les listings des équipements amortissables (fichier informatique)
•Le listing des équipements amortissables (fichier comptable)

N.B : Le Bordereau de saisie d’inventaire doit servir au recensement


des équipements et il doit être pré numéroté. Ce numéro servira
dans la phase collecte des résultats et permettra de s’assurer
qu’aucun BSI émis n’aura été oublié

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Important :

Afin d’éviter les recensements en double et les omissions,


tout élément inventorié doit être singularisé par un
marquage visible.

Ce marquage consistera à porter clairement sur


l’équipement le numéro de la page et le numéro de la
ligne de l’inventaire à l’aide d’un stylo marqueur dans un
endroit normalisé et défini.

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Phase de consolidation et confection des états quantitatifs
d’inventaire :

a)Collecte des bordereaux de recensement :


A la fin de la journée, l’équipe de collecte des informations saisie et
traitement, doit procéder à la récupération de l’ensemble des
bordereaux de recensement renseignés dans la journée.

b)saisie des données sur application informatique :


Chaque unité doit développer son application informatique de
traitement de l’inventaire physique de ses investissements.

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c) Phase de traitement des résultats :

Edition de l’état d’inventaire :

Un état par codification doit être tiré à la fin de cette opération et doit
être identique aux catalogues ayant servi comme supports à la
réalisation de cette opération. Il permettra d’identifier et d’en
dresser les listes de tous les éléments :

• Figurant en inventaire physique mais n’existant pas en inventaire


comptable,
• Figurant en inventaire comptable mais n’existant pas en
inventaire physique,
• N’appartenant pas à l’unité,
• Appartenant à l’unité et mis à la disposition de tiers,
• Obsolètes ou détériorés à réformer dans le cadre des procédures
en vigueur,
• Perdus et volés étayés par toutes les déclarations requises

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Traitement primaire des écarts :

A la comparaison des 03 sources d’informations (listing inventaire


physique, fichier physique, fichier comptable), les écarts doivent être
identifiés et leur causes effectives situées, pour chaque équipement
à savoir :
•Cas où le fichier comptable est > à l’inventaire physique,
•Cas où le fichier comptable est < au fichier physique.

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 Cas où le fichier comptable est > à l’inventaire physique

a) Eléments cédés
Obtenir les documents de cession
Procéder aux régularisations

b) Eléments réformés
Obtenir les P.V. de réforme
Procéder à leur sortie de l’actif et aux régularisations

c) Eléments disparus

Obtenir les P.V. constatant les disparitions et procéder aux


régularisations
Si les P.V. ne sont pas disponibles, en solliciter leur établissement et les
consacrer après accord écrit.

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d) Eléments figurant sous une autre nomenclature

Opérer un reclassement selon la procédure en vigueur au sein de


l’unité

e) Erreur de comptabilisation
Reprendre les documents d’origine (BR et Facture) pour la
vérification de l’erreur et procéder à sa rectification de régularisation

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 Cas où le fichier comptable est < au fichier physique

Deux cas peuvent être distingués :


 La propriété des éléments est établie :
Il s’agira d’apprécier si ces éléments ont été acquis à titre gratuit :
 En rechercher la provenance et procéder à leur réintégration dans
le patrimoine de l’unité par l’établissement d’un Bordereau
d’intégration après leur estimation par une commission interne
 Si ces éléments proviennent d’une acquisition non comptabilisée
ou d’une erreur d’imputation, il faudra obtenir tout document utile
justifiant la régularisation des comptes
 La propriété des éléments n’est pas établie :
Cas des biens hérités des projets généralement.
Dans ce cas, il y a lieu de rechercher tout document attribuant la
propriété à l’entreprise, de procéder à leur évaluation et leur
transcription après l’établissement d’un Bordereau d’intégration
projet.

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Commission de traitement final des écarts :

Lorsque les écarts révélés et leur existence dûment confirmée par la


commission et par un P.V. établi par les responsables habilités, une
commission spécifique doit être impérativement mise en place et
présidée par le responsable de l’unité et ce pour le traitement final
(validation de l’ensemble des corrections a apporter) des écarts
résultant de l’opération d’inventaire.

Composante de la commission :
•Le Responsable des investissements (moyens généraux)
•Le Responsable de la comptabilité
•Le Responsable de la maintenance
•Le Responsable de la logistique
•Le Responsable de l’inventaire

N.B : Auditeurs internes et externes peuvent être éventuellement associés


pour apprécier la qualité et la pertinence des opérations accomplies.

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