Niveau : Perfectionnement 1

Plan du cours

Créer une base de donnée

Définir un ou plusieurs filtres

Utiliser les fonctions base de données
Calculer les sous totaux

2
 Créer une base de donnée

Définition:
Une base de données est une banque d’informations structurées, permettant la
collecte, la gestion et la recherche de données la plus optimale possible.
Elle est représentée sous forme d’un tableau à deux dimensions.
Vous pourrez ainsi gérer un fichier clients, un fichier du personnel, un système de
commandes et de facturation, de stock, etc.
N'importe quel tableau d'Excel, peut devenir une base de données.

Règles à respecter pour la création d’une base de données:

- Ne pas laisser de lignes vides ou de colonnes vides

- Toutes les valeurs d'une même colonne doivent contenir des données
similaires
- Attention aux espaces en trop. Ils risquent de gêner les opérations de tri et de
recherche

3
 Une fois la base construite, des données peuvent être ajoutées,
éditées et supprimées aisément dans un formulaire. Il est également
possible de trier et d’extraire des informations.

Structure d’une base de données:

La première ligne de la base contient les

en-têtes de colonnes. Ils servent à Les lignes de saisie suivantes sont appelées communément
spécifier le contenu de la saisie. Excel des fiches. Excel les caractérisent comme
l’appelle : ligne des Champs Des Enregistrements
4
 SAISIR LES CHAMPS DE LA BASE

Première étape: Saisir sur la première ligne, les champs.

Commencez la base de données en saisissant les champs (en-têtes de colonne
suivants :

Veillez à ne pas générer des colonnes vierges entre les champs saisis,
sinon ils seront exclus de la base de données.
NE METTEZ PAS de titre au-dessus de votre tableau (celui-ci pouvant être
indiqué dans Fichier/Mise en page/En-tête et Pied de page).
Deuxième étape : Vous allez saisir les fiches ou enregistrements
Positionnez-vous en A2 et saisissez DUPONT
En B2, saisissez Alexandra, en C2 Secrétaire, etc. PARIS, DUT, 1, 28, F, 0 .

5
6
Saisie et recherche de données:
La saisie d’ une nouvelle donnée peut se faire directement sur la feuille de calcul
en insérant une ligne dans le tableau ou à la fin. Il est également possible de
rajouter un nouvel nom de champs en rajoutant une colonne.
Une deuxième manière pour saisir une nouvelle donnée c'est à l'aide de la
commande  Formulaire

7
Cliquez sur le menu Données et choisissez la commande
Formulaire..., la boîte suivante apparaît

En cliquant sur le bouton Nouvelle un nouvel

enregistrement est créé et il suffit de remplir
les zones de texte à côté des noms de champs
8
 Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle pour insérer une
nouvelle adresse ou sur Fermer et les nouvelles données sont
insérées dans la liste

Vous pouvez évidemment supprimer un enregistrement en cliquant

sur le bouton Supprimer
9
Recherche de données:
Pour retrouver rapidement des données
spécifiques (P. ex. tous les noms
commençant par S ou tous les messieurs, il
suffit de cliquer sur le bouton Critères de la
grille et d'insérer les critères de recherche.
(Dans notre cas Monsieur avec un nom
commençant par la lettre S)

10
En cliquant sur les boutons Précédente ou Suivante vous
avancerez directement au prochain enregistrement contenant les
critères choisis.

11
Trier les données:
Avec Excel il est très facile de trier toutes les données par rapport à
n'importe quelle colonne.
Pour trier par rapport à une colonne déterminée il suffit de cliquer sur le
titre de la colonne et de cliquer sur les boutons (tri croissant) (tri
décroissant)

12
NB: ne sélectionnez pas une partie du tableau sinon vous risquez de
mélanger le adresses. Excel vous averti au cas vous auriez
sélectionné une plage de données

13
Vous pouvez aussi utiliser la commande Trier dans le menu Données.
Après avoir sélectionné une cellule du tableau ou tout le tableau cliquez
sur Données../Trier..

14
•Excel sélectionne par défaut tout le tableau sauf la première ligne qui
contient les titres des colonnes.
•Dans les options de tri vous
vous pouvez aussi demander de
trier de gauche vers la droite en
fonction de l'orientation de
votre tableau
Dans la boîte de dialogue "Trier" vous avez la
possibilité de trier d'abord par un champs principal,
p. exemple "Ville" et ensuite pour avoir un tri
supplémentaire pour chaque ville, vous pouvez
choisir de trier par exemple par "Nom" et ensuite par
"Prénom". Ceci s'avère très utile lorsque votre base
de donnée contient plusieurs fois la même ville et le
même noms (ex. les Dupont à Genève ou les
Gonzalez à Madrid...). Le choix entre "Croissant" ou
"Décroissant" permet de trier les données numérique
en ordre croissant ou décroissant et les données
"Texte" en ordre alphabétique ou inverse
15
 Filtrer les données

Filtres automatiques:
Excel permet facilement de filtrer les données selon les critères de
votre choix. Nous avons déjà vu plus haut comment
rechercher des données à l'aide de la Grille, cependant le menu
Données contient des commandes plus performantes pour rechercher
et filtrer des données. Sélectionnez votre base de données et
choisissez la commande Filtre automatique dans le menu
Données/Filtre

16
Vous remarquerez que des nouveaux boutons se sont ajoutés dans la
feuille sur les cellules contenant les noms de champs :

En cliquant sur ces boutons une liste déroulante s'ouvre contenant les
données de la colonne en question. Le filtre permet également de trier
les données du tableau. Pour filtrer les données recherchées il suffit de
cliquer sur la donnée respective dans cette liste. Par exemple si
j'aimerais faire figurer sur la liste seulement les dames, je clic sur
Madame dans la liste du Filtre sur Titre
17
et voilà le résultat:

18
Exemples:
Imaginons quelques élèves notés dans différentes matières. Je
sélectionne les En-tête de Colonne de la ligne 1 et j'applique le Filtre
automatique :

19
Apparaissent des petites flèches aux Menus déroulants. Je désire savoir
quels sont les élèves qui ont une note au dessus de 10 en Histoire. Je
sélectionne (Personnalisé...) dans mon En-tête histoire

20
Me voilà avec mon filtre automatique personnalisé. Je sélectionne dans
le Menu déroulant «est supérieur ou égal à» et dans le champ à coté
j'inscris la note choisie, et je valide.

Sur dix élèves, cinq ont une

note supérieure à 10.

21
Pour revenir à la présentation normale, je retourne dans mon
menu histoire et je sélectionne (Tous).

22
23
On s'aperçoit que l'on peut filtrer non seulement sur des chiffres et des
conditions personnalisées mais aussi sur des mots.

24
25