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Le système documentaire

INGENIEURIE QUALITE
 Retour d’expérience
(ce qui a été vu, expérimenté, les points essentiels d’un système doc réussi…)

 Le système documentaire : concept et utilité


1. Définitions et enjeux
2. La perception de contrainte
3. Les objectifs du système documentaire
4. Système documentaire : outil qualité

 Les composants du système documentaire

 Le cycle de vie des documents


1. Création d’un document
2. Le contenu du document
3. Zoom sur les Recommandations de bonnes pratiques (RBP)
4. Approbation/Diffusion
5. Archivage/Conservation
6. Gestion informatique du système documentaire

 Le rôle de l’IDE
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Pour vous, qu’est ce qu’un système
documentaire réussi ?

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Définition

Un système documentaire est un ensemble structuré et organisé de


documents de natures différentes. Cet ensemble de documents
formalisent l’organisation de l’établissement.

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Enjeux

• 1-Uniformiser les pratiques, en raison par exemple de contraintes normatives ou


réglementaires.

• 2 - Capitaliser les savoirs et savoir-faire, dans une perspective de gestion des


connaissances et/ou des compétences. La procédure est utilisée pour servir de
base au développement ou au maintien des compétences, notamment des
nouveaux salariés.

• 3 - Assurer l’organisation , du fait de la complexité des prises en charge et de la


pluralité des acteurs. Le but étant de prévenir les dysfonctionnements

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 La perception de contraintes

• L’apparence d’un formalisme excessif qui bouscule les


pratiques.
- Le ressenti d’être submergé de documentation diverse pas toujours pertinente par rapport
au métier. Une lourdeur au quotidien : accumulation de documents de source de nature, de
contenu, d’objet, de visée divers, des documents en doublons…

- Des volumes croissants de documentation à exploiter et à gérer par les professionnels

• La lourdeur administrative de la gestion documentaire.


- Rédaction, modifications, circuit de signature, révision des documents à périodicité définie
- …

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 Objectifs

• Formaliser par écrit les règles de fonctionnement et les pratiques


professionnelles.

• Sauvegarde du savoir-faire.

• Harmoniser les pratiques entre les différents acteurs réalisant


entièrement ou partiellement une même tâche ou activité.

• Rendre l’information accessible.

• Prévenir les risques et les dysfonctionnements.

• Formation des nouveaux arrivants.

• Appropriation des professionnels.

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 Outil nécessaire à la qualité

• La gestion documentaire est un critère investigué par les experts visiteurs lors de la
visite de certification (réserve V2010 pour le CH de Carcassonne).

• Un système documentaire appliqué et entretenu à pour but d’améliorer en continu


la qualité et la sécurité des soins.

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Quels documents composent un système
documentaire ?

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Les soignants depuis longtemps formalisent leurs pratiques de soin au moyen
d’outils tels que protocoles, procédures, etc..
Il est essentiel de bien définir les différents termes utilisés.
 Les Procédures

Document organisationnel : Qui fait quoi, Où, Quand ?

La procédure :
• Définit un processus dans sa globalité
• Détaille les étapes générales à entreprendre pour réaliser une tâche, les
responsabilités de chacun, l’organisation
• Fait référence à des Protocoles, enregistrements...

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 Les Protocoles

Document opérationnel : Comment réalise t-on une tâche et avec quoi ?

« Le protocole est un descriptif de techniques à appliquer et/ou de consignes


à observer».  (ANAES ancienne HAS)

Le protocole :
• décrit en détail la manière dont une tâche élémentaire doit être réalisée.
• peut être un document d’approfondissement d’une procédure sur un aspect
particulier.
• spécifie les moyens nécessaires pour réaliser l’opération (matériel et méthode)

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 Les Fiches Techniques

Document opérationnel : Description en détail d’un soin, d’une activité…

«La fiche technique est la description méthodique et chronologique des


opérations successives à effectuer pour la réalisation d’une tâche, d’un
acte de soins »

• La fiche technique est de portée restreinte dans la mesure où elle


concerne un objet très restreint, éventuellement, centré sur une tâche.

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 Les Enregistrements

Traçabilité : Quelle preuve a-t-on que l’action a été réalisée?

L’enregistrement:
• trace du respect des procédures et protocoles.
• preuves tangibles de la réalisation d’une activité ou de résultats obtenus.
• exemple : formulaire ou imprimé à renseigner, bordereau, tableau de
bord, liste…

Exemple :
Procédure de déclaration des Evènements Indésirables à laquelle sont
associés plusieurs enregistrement dont la « Fiche de déclaration des
Evènement Indésirable ». Preuve de la traçabilité des déclarations
d’évènements indésirables.

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 Les documents

• Documents complémentaires

• Tous documents internes ou externes nécessaires à la bonne organisation de


l’hôpital : Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles, Politiques
institutionnelles, Manuels, Fiches d’information, recommandations des sociétés
savantes…
• Documents annexes à des procédures, protocoles ou fiches techniques qui
nécessitent une intégration dans le système de gestion documentaire.

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 Création d’un document

Maquette Procédure au Centre Hospitalier de Carcassonne

Il est nécessaire de structurer les documents qualité et de faire figurer sur


ceux-ci :

•Le titre
•La codification
•La date et l’indice de révision
•La pagination et l’indication du nombre total de pages, l’unité émettrice
•Le personnel concerné par son application
•Les signatures des personnes qui les ont approuvés
•La mise en évidence des différentes modifications précédemment
effectuées

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De plus, les nombreuses personnes
signataires ont des responsabilités
différenciées selon leur statut :

• Rédacteur : responsable de la qualité


technique du contenu et de son
adaptation aux besoins des
professionnels

• Vérificateur : assure le contrôle de la


qualité de la présentation du
document et de la cohérence du
contenu

• Approbateur : donne le feu vert pour


la diffusion

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 Le contenu du document

Tous les documents doivent contenir les chapitres suivants :

Objet et domaine d’application


• Etablir clairement et de façon concise la raison du document et décrire le personnel et les
circonstances pour lesquelles le document s’applique.

Définition et abréviation
• Définir des mots et expressions ou sigles qui peuvent ne pas être familier pour l’utilisateur .

Référence
• Les documents peuvent être des textes de loi, des recommandations de bonnes pratiques*, des
guides, des livres, des référentiels, utilisés pour la rédaction du document.

Documents associés
• Les documents associés sont les documents du système qualité (codifiés et intégrés dans le
système documentaire du CHP) référencés dans le texte du document. Ces documents peuvent
être des : annexes, liste de bons, formulaires, qui sont cités dans le contenu du texte, liste de
procédures, protocoles, fiches techniques, enregistrements ou tout autre document qui sont en
lien avec le thème du document.
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Description
• Correspond au contenu du document.
• Pour faciliter la lecture et la compréhension du document, il est conseillé d’utiliser
un ou plusieurs logigrammes.
• Des schémas, images, photographies peuvent être intégrés .

Logigramme

• Il peut clarifier l’enchaînement d’actions


• Il peut se suffire à lui-même

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Merci de votre attention

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