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Gestão do Tempo
DIMENSÕES DO TEMPO
“Tempo é dinheiro”.
DIMENSÕES DO TEMPO
TEMPO PRODUTIVO
É o tempo no qual realizamos actividades que nos
levam aos resultados desejados. Por resultados,
entendemos, não somente o atendimento das
nossas metas profissionais, como também o
atendimento das nossas metas pessoais e
familiares).
TEMPO IMPRODUTIVO
É aquele no qual realizamos actividades que não
nos levam a resultados desejados.
Gestão do Tempo
EFICÁCIA VS EFICIÊNCIA
A situação de competitividade
actual, tem incidido não apenas:
• numa oferta mais diversificada de
produtos
• na melhoria da qualidade de serviços
...como também na redução dos
prazos do serviço
DESPERDIÇADORES DE
TEMPO
Gestão do Tempo
Gestão da crise
Procrastinação
Visitas inesperadas
“Conversas de corredor”
Indecisão
REUNIÕES
VANTAGENS
REUNIÕES
CAUSAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES
Reuniões desnecessárias Limitar as reuniões às
estritamente necessárias
Deficiente preparação da
reunião Escolher os participantes
Falta de agenda ou adequados, assim como o
agenda longa dia e hora mais
convenientes
Participantes mal
escolhidos Preparar um guia da
reunião e no final definir 1
Má condução da reunião plano de acção
Respeitar os horários
Falta de método na previstos
abordagem dos temas
Controlar o tempo de
Incapacidade de controlar intervenção dos
as intervenções participantes
Gestão do Tempo
PLANEAMENTO
CAUSAS POSSÍVEIS
Falta de objectivos
Prioridades pouco claras
SOLUÇÕES
Organizar o trabalho e a documentação
Fazer um plano com as rotinas e as marcações
diárias, semanais e mensais
DECISÃO
TELEFONEMAS
CAUSAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES
Filtragem incorrecta dos Ter um bloco de
telefonemas recebidos apontamentos junto ao
telefone
Falta de preparação dos
telefonemas a fazer Preparar os telefonemas a
Não registar e anotar as efectuar
informações
Transferir chamadas para
Desconhecimento da outra pessoa
organização e
funcionamento do Controlar a comunicação
serviço centrando o interlocutor
no objectivo
Falta de método na Agrupar os telefonemas a
abordagem dos temas realizar
Comunicações longas e Pedir para filtrarem as
dispersas do objectivo chamadas que recebe
Gestão do Tempo
COMUNICAÇÃO
DELEGAÇÃO
CAUSAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES
Medo de obter resultados Escolher as pessoas
de qualidade inferior mais indicadas para
delegar determinadas
Falta de tempo para tarefas
delegar
Explicar-lhes os
Receio de parecer objectivos da tarefa e
desocupado e de
consequentemente “estar os resultados
a mais” pretendidos