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Comment réussir une réunion

de travail ?
Ce projet est élaboré par : Ines Bouzid
Fatma Mechri
Khalil Ben Farhat
Wael Louati
L3MCI
Le Plan :
I. Introduction
II. Les différents types de réunion
III. Les différentes phases de la préparation d’une réunion
IV. Les méthodes de conduite de réunion
V. L’animation d’une réunion
VI. l’utilisation d’une support
VII. Le compte rendu
VIII. Conclusion
Introduction
 La conduite de réunion ne s'improvise pas. Pour atteindre les objectifs fixés et
éviter la réunionite, quelques bonnes pratiques sont à maîtriser. Quels sont les
différents types de réunion ? Quels outils et méthodes pour animer efficacement ?
Quelles sont les différentes phases d'une rencontre ?
 En tant que manager, la conduite de réunion est un art auquel vous ne pourrez
échapper . En effet, le management d'équipe requiert des échanges plus ou moins
réguliers avec vos collaborateurs. Echanges qui se matérialisent, entre autres, par
l'organisation et le pilotage de réunions de travail plus ou moins formelles. Il s'agit là de
la base d'une communication managériale efficace, un pilier de l'intelligence collective.
 Par ailleurs, des échanges avec vos différents interlocuteurs professionnels, notamment
dans le cadre de la gestion de projet, sont essentiels pour atteindre les objectifs fixés et
mener le projet à son terme.
 Pour conduire une réunion de travail efficacement, vous devez ainsi
parfaitement maîtriser les techniques d'animation et connaître les différents outils à
votre disposition.
LES DIFFÉRENTS TYPES DE
RÉUNION
Il existe autant de types de réunions que de raisons d'organiser de telles
rencontres. Lors de ces rendez-vous, l'information peut circuler de manière
horizontale, transversale, descendante ou ascendante, selon toujours le but
défini par l'organisateur.
 Les réunions d'information :
Voici probablement le type de rencontre le plus répandu - mais aussi le plus
mal mené. Lors de ces meetings,  l'animateur donne de manière relativement
structurée des renseignements aux participants qui ont une posture
"passive". L'information circule ici de façon descendante.
 Objectif:
Transmettre un message - plus ou moins détaillé - à toutes les personnes
concernées - et en théorie présentes à ladite réunion. 
Quelques exemples situationnels :  Format d'animation :
 Nomination d'un nouveau L'animation est directive : un
responsable, présentateur, un auditoire.
 Arrivée d'un nouveau salarié dans Quelques approches pour l'animation
une équipe, Présentation classique
  Conférence, type Powerpoint ; pour plus
d'efficacité et lorsque le temps est
  Réorganisation d'un service,
limité :  Pitch , Pechakucha, réunion de
  Rappel de consignes de sécurité, briefe.
  Rachat par une autre entité,
  Formation,
  Fixation d'objectifs,
  Réunion de service etc.
 Les réunions de revue :

Très formelles, ces rencontres sont plutôt protocolaires, mais essentielles à la


réussite de tout projet. Elles regroupent toutes les personnes concernées par un
projet particulier : commanditaire, chef de projet, équipe, partenaires, sponsor,
etc.

 Motif de la rencontre :

Réunir tous les acteurs d'un projet afin de valider les différents
livrables pour faire le point de manière très formelle sur un projet avec tous
les acteurs concernés . En effet, au cours de ces rencontres, les participants
suivent les différentes étapes du projet, valident l'avancement de ces dernières,
rectifient la trajectoire en apportant les modifications nécessaires le cas échéant,
etc.
Quelques contextes : Comment animer ?

Revus de projet Le protocole de ces revues est


Revue de fabrication, relativement formaté . Il est ici
essentiel de le suivre afin d'assurer la
Comité de pilotage, etc.
réussite du projet
 Les réunions d'échanges :

Les protagonistes échangent sur un/des sujet(s) particulier(s) . A l'instar du débat,


chaque participant peut émettre un avis, poser des questions, proposer de nouvelles pistes
de travail, etc. La posture de chacun des protagonistes est donc "participative".
L'animateur, quant à lui, aura plutôt un rôle de "facilitateur".

 Objectif de l'échange :

Mener collectivement un travail sur un sujet particulier de manière à avancer plus


rapidement et plus efficacement.
 Exemples d'échanges:  Type d'animation à privilégier:

-Ambiance du service, Stand-up meeting, kick-off-


-Avancement de chacun sur sa partie meeting pour le lancement d'un projet,
d'un projet, atelier de travail, briefing d'équipe (par
exemple pour faire le point de la
 -Innovation, etc. semaine)
 Les réunions de résolution de problèmes:
Les participants se réunissent dans le cadre d'un dysfonctionnement, une
problématique particulière, un incident quelconque mis au jour et empêchant le
bon déroulement du projet dans le but de faire évoluer positivement la situation. 

 But:
Débloquer une situation, résoudre un problème, trouver une solution à une
difficulté rencontrée, gérer un conflit, etc.

 Format d'animation rencontré:


La posture de l'animateur est ici semi-directive 
 Les réunions de prise de décision :
Comme leur nom l'indique, l'enjeu de ces rendez-vous est ici très clair et bien souvent
stratégiquement essentiel : il s'agit de prendre une décision quant à une situation donnée.
Les participants réfléchissent ensemble ainsi à la meilleure option possible.

 Finalité:
Prendre une décision afin de débloquer la situation, quelle que soit, et faire repartir le
projet dans le bon sens ou lui donner une nouvelle orientation plus favorable.

 Exemples situationnels:
 choix (fournisseur, technologie, etc.),
 recrutement : sélection du candidat retenu,
orientation stratégique, etc.
COMMENT PRÉPARER UNE
RÉUNION DE TRAVAIL

EFFICACE
La réussite d'une réunion de travail se construit dès?sa préparation. En effet, un
objectif mal cerné, un choix de participants incomplet, une logistique
défaillante... peut affecter sérieusement l’efficacité du travail collectif.

Donc il faut :
Clarifier l'objectif, choisir le bon format, constituer l'équipe adéquate…
Les différentes phases de la préparation
voici les étapes à prendre en compte pour organiser et préparer une réunion :

1/ Définir l'objectif de la réunion de travail :

A ce stade, voici une question à vous poser : " Sur quoi la réunion doit-elle aboutir ?
Un plan d'actions ? Des décisions ?"  Vous êtes ainsi en mesure de mieux évaluer les
ressources auxquelles faire appel pour travailler sur le sujet. Par exemple, l'analyse d'un
dysfonctionnement se mène avec des experts. Mais si l'objectif est de décider
immédiatement, le groupe devra intégrer un ou des décideurs. Ces personnes n'étant pas
forcément des spécialistes de la question.

Pour conduire une réunion de travail efficace, l'objectif sert de


fil conducteur tout au long des débats.
2/ Choisir le bon type de réunion :

Réunion de  résolution de problème , de créativité (générer des idées avec la méthode du


brainstorming), de service... ou simplement d'information, le type choisi découle bien sûr
de l'objectif fixé au départ . Vous n'abordez pas de la même façon une rencontre dont le but
est de communiquer auprès de vos équipes avec une autre dont la finalité est de parvenir à
une production collective. Le style d'animation a mettre en œuvre dépend également de la
nature du sujet traité et de la raison d'être de la réunion de travail. Dans certains cas, il peut
s'agir d'une réunion à distance en visioconférence.

3/ Sélectionner les participants

"Qui peut contribuer à l'atteinte de l'objectif ? Qui peut être un obstacle ?" En vous
posant ces questions, il est plus facile de savoir qui inviter. Vous obtiendrez ainsi une équipe
complète en phase avec les objectifs et le sujet. Définir un nombre de participants optimal
pour des échanges et une prise de décision efficace. Avec un temps de parole maîtrisé, la
réunion n'en sera que plus productive.
4/ Définir le plan :
Organisez le déroulement des échanges et des communications. Les différentes
phases de la réunion de travail et les sujets abordés, les ateliers le cas échéant... le
tout consigné dans un ordre du jour en plaçant les sujets prioritaires dans
la première partie de l'agenda.
Associez des temps de travail pour chaque phase. Vous éviterez ainsi les
débordements d'un sujet au détriment d'un autre.

5/ Planifier la réunion :
S'assurer de la disponibilité de tous les participants pour le choix de la date et
du créneau horaire. Puis envoyer les invitations aux participants (ou
convocations) pour une confirmation officielle. Si possible, programmez la
réunion sur une période qui facilite la concentration et l'investissement total de
tous.
6/ Préparer les documents de travail et les autres points matériels :

Recenser les documents nécessaires, les échantillons de produits, etc. Élaborer


le support de présentation . Le fameux PowerPoint sur lequel nous avons tous
passé des heures et des heures !! Définir les règles du jeu. Une tâche essentielle
pour piloter les échanges avec efficacité.
Préparer la logistique (réservation de la salle de réunion, tableau blanc, Paper
board , rétroprojecteurs,. ). Il est toujours perturbant de perdre du temps le
moment venu en palliant à un manque d'organisation. C’est pour ça il est
nécessaire de rédiger un ordre du jour.
Qu'est-ce qu'un ordre du jour ?

L'efficacité d'une réunion se travaille en amont avec la rédaction d'un ordre du


jour bien soigné.

 Globalement, cet outil est une invitation à participer à une rencontre avec
d'autres personnes soigneusement nommées et présentées, en un lieu, à une
date et un horaire spécifiques, sur un thème précisé, Nom et coordonnées
de l'organisateur et/ou du présentateur, liste des points à traiter…

 Trop souvent sous-estimé, un ordre du jour efficace et bien articulé est la


clé de succès d'une réunion. Il définit un cadre aux discussions, prépare
chacun à ce qui va être dit et dessine les objectifs attendus à l'issue de la
rencontre. Par ailleurs, les participants prennent conscience de la valeur de leur
présence, donnant ainsi d’avantage de sens encore à leur mission. 
La conduite de réunion : La méthode de P.A.S
( Préparation, Animation, Suivi)
Une approche plus stratégique de la réunion est indispensable pour anticiper les réaction et favoriser le travail en
commun. La méthode de la conduite de réunion P.A.S apporte des outils d ’analyse, une méthode et des pratiques
efficaces pour atteindre ses objectifs dans ce type de situation.

P.A.S. : les 3 étapes clés d'une réunion réussie


La Préparation d'une réunion
 Qui inviter à la réunion ?
 La préparation matérielle (l'organisation, les participants, le lieu, les supports et le
matériel technique)
 L'invitation à une réunion
 L‘Animation d'une réunion
 Le plan type d'une réunion
 Le discours positif
 Les types de questions
 L'utilisation des supports pédagogiques
 La clôture d'une réunion
 Le Suivi d'une réunion
 Le compte rendu
 L’auto-évaluation de l’animateur
La méthode T.O.P
( Thème, Objectif, Plan)
La méthode T.O.P oblige l’organisateur d’une réunion à expliciter le thème,
l’objectif et le plan. S’il manque l’un de ces 3 piliers alors il doit en conclure que la
session n’a pas lieu d’être et donc la réunion sera ratée.

 Thème : sujet de la réunion ( indiquer dans l’ordre du jour )


 Objectif : ce qui doit en ressortir : brainstorming, information, consultation…
 Plan : Points à aborder dans la réunion : informations avis demandés, rôle de chaque
participant …
La méthode de C.R.I
(Compétent, Responsable, Intéressé)
 La pertinence du choix des participants est un élément essentiel pour atteindre les objectifs que l’on
s’est fixés.
 Au moment d’inviter vos participants, posez-vous les questions suivantes :
 A-t-il une bonne connaissance du sujet traité ?
 Pourra-t-il s’exprimer librement (la présence d’un ou d’autres participants risque-t-elle de le gêner
? ) Soyez notamment vigilant aux relations hiérarchiques entre les individus
 Si vous sentez que la réunion risque d’être très conflictuelle, il vaut mieux en faire une ou deux
préparatoires avec les personnes qui peuvent se confronter de façon à mettre en évidence les points de
tension et de les désamorcer avant de les réunir.
 Un participant n'a pas sa place à une réunion s'il ne répond pas à un de ces critères

C R I
Le CRI de la participation
Compétent par rapport au sujet
Responsable par rapport à la prise de décision
Intéressé par le thème
La méthode de la matrice RACI
 C’est une méthode pour définir les rôles lors des projets. La matrice RACI est un outil qui
permet de visualiser la répartition des rôles et responsabilités de chaque membre d’un
projet ou d’une équipe. Au delà d’être un outil de gestion de projet, il s’agit surtout d’un
outil de coordination et de communication, pour clarifier quelles tâches et quelles actions
sont assignées aux acteurs d’un projet. Cela permet notamment d’éviter une redondance
des rôles, de perdre du temps et d’identifier la responsabilité de chacun.

R A C I
 Responsible pour responsable : c’est la personne opérationnelle qui réalise l’action, la tâche et le
projet.
 Accountable pour autorisé : c’est la personne qui valide l’action du R (responsable) qui supervise.
 Consulted pour consultés : ce sont les personnes chargées de conseiller, de donner une expertise ou
un avis sur le projets.
 Informed pour informer : ce sont les personnes à tenir informées.
L’animation d’une réunion
Phase d’introduction:
Pensez efficacité dès le tout début de la réunion. Il est important de :
  commencer à l'heure,
  saluer tous les participants et les remercier de leur présence et ponctualité,
  faire un tour de table afin que chacun puisse se présenter, le cas échéant,
  rappeler le contexte de la rencontre, l'ordre du jour, les objectifs escomptés,
  rappeler le rôle de chacun des participants ainsi que les règles de
fonctionnement, notamment le temps imparti à la rencontre,
  nommer un éventuel rapporteur.
Phase de production :
Vient ensuite le temps du travail à proprement parler. En tant qu'animateur,
votre rôle est de vous assurer que la réunion se déroule convenablement et
efficacement. Vous allez ainsi :
  amorcer les débats,
  cadrer les échanges et veiller à ce que les sujets de dérapent pas,
  vous assurer que chacun puisse s'exprimer et que les temps de parole sont
justement répartis,
  anticiper les éventuels conflits,
  vous assurer que la réflexion avance dans le bon sens et au bon rythme.
Conclusion

Vous concluez les débats par une synthèse de ce qui a été dit ainsi qu'un rappel
des décisions prises. Cette étape est importante, car elle permet de verrouiller le
travail effectué afin de passer à l'action.
Après la rencontre, vous vous assurerez également de la formalisation
du compte-rendu de réunion par le rapporteur à partir des informations récoltées
pendant les échanges et sa diffusion auprès de l'ensemble des participants et autres
parties prenantes.
 Le temps d'ouverture permet l'appropriation et enrichit la production.
 Le temps de fermeture permet la concrétisation opérationnelle
Des règles pour l’animateur

Structuré, Illustré, Rythmé


Le discours une idée par phrase
des phrases courtes

Simples
LE CHOIX Concrets
DES MOTS Précis
Positifs

Dynamique
Chaleureux
LE TON,
Affirmé
LA VOIX Spontané, Naturel

regard
LES
sourire
ATTITUDES
L'écoute active
L'animation d'une réunion :
le "savoir" et le "éviter de » de l’animateur
Eviter de Savoir
 Imposer son point de vue à tout  Donner envie
prix
 Avoir de l'assurance
 Avoir le trac
 Etre à l'aise
 Etre arrogant
 Regarder le groupe
 Se justifier
 Maîtriser le temps
 Etre impatient
 Etre précis (plan, questions)
 Donner une impression de flou
 Faciliter les échanges
 Dialoguer à deux
 Prendre en compte tous les avis
 Se perdre dans les détails
 Accepter de modifier un point de vue
L’utilisation de support
Pour mieux animer une réunion il est nécessaire d’utiliser quelques supports tels
que :
Le paper-board pour : C'est le support
indispensable pour
 Faire participer les membres du réunion. une bonne
 Visualiser et mettre en évidence la production du groupe. participation

 Dégager et valoriser l'essentiel.


 Garder une trace de ce qui est dit.

C'est le support
Le panneau Créaplan permet :
complémentaire pour
une bonne participation
 pour produire des idées
De réunir l'ensemble des idées du groupe
 De regrouper des idées par thème
 D'avoir au final une vision globale de l'opinion du groupe
Le compte rendu
Le compte rendu permet de synthétiser les résultats de la réunion, d'informer les
collaborateurs et de suivre les décisions prises.
Donc qu’est ce que un compte-rendu ?
Le compte-rendu de réunion est un document professionnel qui rapporte des
faits, des activités, des propos échangés lors d’une réunion ainsi que les décisions
prises à cette occasion.
Les caractéristiques de présentation :
la structure des informations Certains éléments doivent figurer sur le compte-
rendu de réunion :
❶ L’en-tête complet de l’entreprise
❷ Le titre du document
❸ La date de la réunion, l’heure de début et de fin de séance
❹ La date de la réalisation du compte-rendu ;
❺ L’objet de la réunion ;
❻ Le nom et la fonction des personnes présentes, absentes et excusées ;
❼ Le corps du texte mis en page avec titres et sous-titres ;
❽ Conclusions et décisions prises.
Pour être lu, un compte-rendu doit être très synthétique et envoyé dans les délais
convenus avec l’ensemble des participants.
Conclusion

Pour conclure sur l’organisation de réunion, ce sont les participants d’une


réunion qui la transforment en succès ou en échec. Mais une bonne préparation,
avec un ordre du jour précis, des règles de fonctionnement et de conduite connues
de tous et une boîte à idée peuvent faire pencher la balance du bon côté et
transformer votre réunion en un outil efficace de production ou de décision.
Merci pour votre
attention

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