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UN PLAN D’ACTION POUR

LE CONTRÔLE INTERNE

Philippe VERSCHEURE – Agent comptable 07/06/2012 1


LES CHIFFRES CLES
L’UPEC est souvent présenté comme une des plus importantes universités d’Ile-de-France:

- Effectif : 27 000 étudiants et 2 500 personnels permanents

- Nombre de composantes: 12

- Budget de fonctionnement: 235 millions d’euros, dont 169 millions d’euros de charges de personnel (72% des dépenses de
fonctionnement)

- Patrimoine immobilier: 267 millions d’euros

- L’UPEC est passé aux compétences élargies le 01 janvier 2010 et à migré sur le logiciel SIFAC le 01 janvier 2011.

Des données qui ont permis de prioriser les enjeux

2
DES PRE-REQUIS
Un portage politique fort

- un projet piloté au plus haut niveau de l’établissement

A l’UPEC, le Directeur général des services adjoint aux affaires financières anime le projet au niveau
de la Direction.

Un agent comptable pleinement investi

- Un rôle déterminant à jouer liée à sa formation et sa mission

Une démarche partenariale traduite par la signature d’un protocole de modernisation

Il n’y a pas de dispositif de CICF parfaitement déployer sans


l’implication active de ces deux partenaires.

3
DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS
Des moyens

Le recrutement d’un référent placé sous l’autorité du DGS adjoint aux


affaires financières

Il coordonne les différents chantiers mis en œuvre depuis le mois de juin 2010.

Le recrutement d’un responsable du contrôle interne comptable et financier à


l’agence comptable

Des structures

Le comité de pilotage

Son rôle est essentiel: Définir les axes prioritaires à traiter et valider les travaux
réalisés sur le CICF

4
DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS (5)

Des outils
Guide du CICF : outil qui permet de définir l’organisation et les méthodes mises en place pour assurer le fonctionnement de
l’UPEC.

- Fiche des Procédures et logigramme : document formalisant les activités et les tâches à accomplir pour mettre en
œuvre les processus. C’est l’analyse de l’existant.

- Organigrammes Fonctionnels nominatifs: C’est la décomposition des individus. C’est un document qui
retrace qui fait quoi, comment et quand dans un processus.

- Cartographie des risques: outil qui permet de recenser les risques.


- Plan d’actions : outil qui planifie les actions déterminées pour maîtriser les risques identifiés.

- Plan de contrôles :document qui recense le planning des contrôles à réaliser.

5
LE PLAN D’ACTION
Définition du périmètre

Sur la base des constats issus de la cartographie des risques, des actions ont été
définies et mises en œuvre afin de corriger les zones d’ombre et d’anticiper les
risques futurs.

Les actions programmées sont suivies à partir d’un plan d’action régulièrement
actualisé.

6
UN MODELE DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES

7
Critère
Cotation
N° de qualité
Libellés Facteurs Plan d'actions
risque compt
P I C
able

Rémunération à tord d'un agent

Un agent n’est plus pris en


Traçabilité : toute cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) doit faire
charge par l’établissement
l’objet d’un document archivé. (réalisé)
mais continue d’être
Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d’activité (ou
rémunéré (retraite,
changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers
UPEC GP changement d’affectation ou Contrôle
011
 
demission). imparfait
5 2 2 20 de rémunérations.
Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour
les contractuels).
Un agent est rémunéré au-
delà de l'âge limite de
maintien en activité.

Discordances entre les


UPEC GP dossiers des personnels et Organisa-
012
 
les montants de
4 2 2 16  
tion
rémunérations.

L'établissement n'a en réalité pas de dette

La créance n’existe pas


UPEC Contrôle
Réalité (service non fait) ou est 5 3 5 75
GP 019 imparfait Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye.
prescrite.
Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article
UPEC La dépense n’est pas prévue Contrôle 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle.
Réalité 5 3 5 75
GP 020 par la réglementation. imparfait

Compétence juridique du donneur d'ordre

Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la


L’agent comptable prend en
UPEC Contrôle dépense (article 12 du RGCP) .
Réalité charge un mandat émis par 5 3 4 60
GP 021 imparfait Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations
un ordonnateur non habilité.
de signature.

8
UN MODELE DE PLAN D’ACTION

9
Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n

L'établissement n'a en réalité pas de dette


Organisation :
contrôle de la process
certification du us
GIRAF service fait et de rémunér
3 19/20 2010 Réalité E/SIFA l’absence de PV ation 2010 sept-10     sept-10  
C prescription DGFIP /
(article 13 RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.  

Compétence juridique du donneur d'ordre


Organisation :  
contrôle de la
qualité du process
donneur d’ordre us
GIRAF et de la correcte rémunér
Fait dans le cadre du plan de
5 21 2010 Réalité E/SIFA assignation de la PV ation 2010 oct-10     oct-10
contrôle
C dépense (article DGFIP /
12 du RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.

En cours de constitution  
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10   2010  
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.

10
LE PLAN D’ACTION
Définition du périmètre

- Le plan d’action: support essentiel du pilotage des risques

- la note du ministre du Budget, des Comptes publique et de la Réforme de l’Etat du


01juin 2011 confirme cette optique.

- Identifier les processus prioritaires pour orienter les choix des actions à envisager

Le périmètre des actions doit être en cohérence avec la cotation des


risques figurant dans la cartographie : elles constituent en effet
une réponse, un « plan de bataille » face aux zones de défaillance
observées.

11
Critère
Cotation
N° de qualité
Libellés Facteurs Plan d'actions
risque compt
P I C
able

Rémunération à tord d'un agent

Un agent n’est plus pris en


Traçabilité : toute cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) doit faire
charge par l’établissement
l’objet d’un document archivé. (réalisé)
mais continue d’être
Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d’activité (ou
rémunéré (retraite,
changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers
UPEC GP changement d’affectation ou Contrôle
011
 
demission). imparfait
5 2 2 20 de rémunérations.
Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour
les contractuels).
Un agent est rémunéré au-
delà de l'âge limite de
maintien en activité.

Discordances entre les


UPEC GP dossiers des personnels et Organisa-
012
 
les montants de
4 2 2 16  
tion
rémunérations.

L'établissement n'a en réalité pas de dette

La créance n’existe pas


UPEC Contrôle
Réalité (service non fait) ou est 5 3 5 75
GP 019 imparfait Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye.
prescrite.
Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article
UPEC La dépense n’est pas prévue Contrôle 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle.
Réalité 5 3 5 75
GP 020 par la réglementation. imparfait

Compétence juridique du donneur d'ordre

Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la


L’agent comptable prend en
UPEC Contrôle dépense (article 12 du RGCP) .
Réalité charge un mandat émis par 5 3 4 60
GP 021 imparfait Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations
un ordonnateur non habilité.
de signature.

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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n

L'établissement n'a en réalité pas de dette


Organisation :
contrôle de la process
certification du us
GIRAF service fait et de rémunér
3 19/20 2010 Réalité E/SIFA l’absence de PV ation 2010 sept-10     sept-10  
C prescription DGFIP /
(article 13 RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.  

Compétence juridique du donneur d'ordre


Organisation :  
contrôle de la
qualité du process
donneur d’ordre us
GIRAF et de la correcte rémunér
Fait dans le cadre du plan de
5 21 2010 Réalité E/SIFA assignation de la PV ation 2010 oct-10     oct-10
contrôle
C dépense (article DGFIP /
12 du RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.

En cours de constitution  
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10   2010  
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.

13
LE PLAN D’ACTION
Les enjeux

Faire émerger un pilotage de la démarche de maîtrise des risques:


– Valoriser les acquis et mesurer le chemin à parcourir par un suivi régulier du
plan d’action (commentaires);
– Garantir la logique pérenne, progressive et pragmatique de la démarche (fixer
les priorités);
– Maîtriser les risques des processus clefs, en adaptant les exigences aux enjeux
et aux risques;
– Disposer d'un « plan de travail » adapté, personnalisé selon ses missions, ses
contraintes et son niveau d'avancement en terme de maîtrise des risques.

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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n

L'établissement n'a en réalité pas de dette


Organisation :
contrôle de la process
certification du us
GIRAF service fait et de rémunér
3 19/20 2010 Réalité E/SIFA l’absence de PV ation 2010 sept-10     sept-10  
C prescription DGFIP /
(article 13 RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.  

Compétence juridique du donneur d'ordre


Organisation :  
contrôle de la
qualité du process
donneur d’ordre us
GIRAF et de la correcte rémunér
Fait dans le cadre du plan de
5 21 2010 Réalité E/SIFA assignation de la PV ation 2010 oct-10     oct-10
contrôle
C dépense (article DGFIP /
12 du RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.

En cours de constitution  
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10   2010  
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.

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LE PLAN D’ACTION
Les enjeux (2)
- Fixer des objectifs clairs permettant à chacun de comprendre la logique, la
finalité et l'intérêt de la démarche de maîtrise des risques.

Diffusion de l’information aux personnels.

- Associer les personnels concernés dans la définition des processus.

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LE PLAN D’ACTION
Identifier les responsables des actions
- Le pilotage de l'action doit être assuré par une personne (référent, chef de
services), voire par un service dédié.
L'échéance indiquée est généralement annuelle, sachant qu'un plan d'action peut
prévoir des actions à n+1, voire n+2. Il n'est pas conseillé de faire une
programmation à plus long terme. L'échéance peut être précisée afin d'affiner
l'objectif (ex : trimestre1, 2,3...).

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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n

L'établissement n'a en réalité pas de dette


Organisation :
contrôle de la process
certification du us
GIRAF service fait et de rémunér
3 19/20 2010 Réalité E/SIFA l’absence de PV ation 2010 sept-10     sept-10  
C prescription DGFIP /
(article 13 RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.  

Compétence juridique du donneur d'ordre


Organisation :  
contrôle de la
qualité du process
donneur d’ordre us
GIRAF et de la correcte rémunér
Fait dans le cadre du plan de
5 21 2010 Réalité E/SIFA assignation de la PV ation 2010 oct-10     oct-10
contrôle
C dépense (article DGFIP /
12 du RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.

En cours de constitution  
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10   2010  
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.

18
LE PLAN D’ACTION
L’appropriation par les services
Le plan d'action porte sur tous les services concernés par les processus à enjeux
identifiés. Chaque service concerné (l’agence comptable et la DRH) dispose de son
propre plan d'action, reprenant :
• les éléments et consignes « obligatoires » à décliner,
• les actions à réaliser suite à des constats effectués au sein du service

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UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE LA DRH

20
Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n

Compétence juridique du donneur d'ordre


 Risque 1 Mme
Sylvain (contrôleur
process paye) a pris ses
Organisation : us fonctions et effectue les
Séparati Création d’un
GIRAF rémunér missions qui lui ont été
on de
1 1 2010
fonction
E/HAR poste de CL ation 2010 Dec-10   2010  fév-11 réalisé attribuées. A ce jour
PEGE contrôleur paie. DGFIP / l'organisation est encore
s
décemb
re 2009 à approfondir .

process
Organisation : La us
Rattache le suivi est réalisé par la DRH,  Risque 2 envoi d'un
coordinatrice paye est
GIRAF rémunér mais le problème perdure la TG ne
ment à chargée de veiller à la courrier à la trésorerie
2 2 2010 E/HAR NS ation 2010 oct-10   2010 Oct-10  nous transmets pas les documents
la bonne réception des le 10/02/2011
PEGE DGFIP /
période documents dans les
décemb .
en tant voulu
délais par la TG.
re 2009

21
UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE L’AGENCE COMPTABLE

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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n

L'établissement n'a en réalité pas de dette


Organisation :
contrôle de la process
certification du us
GIRAF service fait et de rémunér
3 19/20 2010 Réalité E/SIFA l’absence de PV ation 2010 sept-10     sept-10  
C prescription DGFIP /
(article 13 RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.  

Compétence juridique du donneur d'ordre


Organisation :  
contrôle de la
qualité du process
donneur d’ordre us
GIRAF et de la correcte rémunér
Fait dans le cadre du plan de
5 21 2010 Réalité E/SIFA assignation de la PV ation 2010 oct-10     oct-10
contrôle
C dépense (article DGFIP /
12 du RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.

En cours de constitution  
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10   2010  
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.

23
LE PLAN D’ACTION
Le suivi
– Périodicité: le référent est chargé de s'assurer du niveau d'avancement de chaque
action à échéance régulière (mensuelle, trimestrielle, semestrielle). Par ailleurs,
une actualisation annuelle du plan d’action est réalisée.
– Informations et données utilisées pour le suivi: échanges réguliers entre le
référent et les différents responsables d'actions et consultation des plans
d'actions par service
– Evaluation du niveau d’avancement: l'évaluation du niveau (oui / non / en cours)
de réalisation est fait de manière objective et sincère.

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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n

Compétence juridique du donneur d'ordre


 Risque 1 Mme
Sylvain (contrôleur
process paye) a pris ses
Organisation : us fonctions et effectue les
SEPAR Création d’un
GIRAF rémunér missions qui lui ont été
ATION
1 1 2010
FONCTI
E/HAR poste de CL ation 2010 Dec-10   2010  fév-11 réalisé attribuées. A ce jour
PEGE contrôleur paie. DGFIP / l'organisation est encore
ONS
décemb
re 2009 à approfondir .

RATTA process
CHEME
Organisation : La us le suivi est réalisé par la DRH,  Risque 2 envoi d'un
coordinatrice paye est
NT A GIRAF rémunér mais le problème perdure la TG ne
chargée de veiller à la courrier à la trésorerie
2 2 2010 LA E/HAR NS ation 2010 oct-10   2010 Oct-10  nous transmets pas les documents
réception des le 10/02/2011
BONNE PEGE DGFIP /
PERIOD
documents dans les
décemb .
en tant voulu
délais par la TG.
E re 2009

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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n

L'établissement n'a en réalité pas de dette


Organisation :
contrôle de la process
certification du us
GIRAF service fait et de rémunér
3 19/20 2010 Réalité E/SIFA l’absence de PV ation 2010 sept-10     sept-10  
C prescription DGFIP /
(article 13 RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.  

Compétence juridique du donneur d'ordre


Organisation :  
contrôle de la
qualité du process
donneur d’ordre us
GIRAF et de la correcte rémunér
Fait dans le cadre du plan de
5 21 2010 Réalité E/SIFA assignation de la PV ation 2010 oct-10     oct-10
contrôle
C dépense (article DGFIP /
12 du RGCP) décemb
re 2009
dans le cadre du
plan de contrôle.

En cours de constitution  Action poursuivie sur


Traçabilité : Email de la DRH aux 2011
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
Action renouvelée en
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de mai 2012 à la suite de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10   2010  
actes de signature. la nomination nouvelle
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un Direction. Les actes
décemb
délégations de referentiel de signature. prévoient un spécimen
re 2009
Absence de déleguation de de signature
signature. signature.

26
LE PLAN D’ACTION
Ce qu’il reste à faire
- Associer pleinement les composantes: jusqu’à présent, dans un souci de
pragmatisme, pour vraiment donner l’impulsion nécessaire, la formalisation du
CICF a été restreinte aux services centraux.
- Présenter le dispositif au Conseil d’administration en insistant sur l’intérêt du CICF
qui n’est pas générateur de travail supplémentaire.

27
LE PLAN D’ACTION
Les écueils
- La difficulté d’organiser un suivi continu (mise à jour des processus, réunir
régulièrement le comité de pilotage, respect du plan de contrôle…) dans des
structures où la démarche du contrôle interne est très nouvelle et peu familière. Les
acteurs principaux du contrôle interne doivent de ce fait rester très vigilants afin que
la démarche demeure une priorité. .
- Convaincre les personnels de l’intérêt du dispositif (invoquent le manque de temps, la
lourdeur, le manque d’intérêt du dispositif…). Or, si le personnel n’adhère pas, le
dispositif ne fonctionnera pas efficacement.

28
www.u-pec.fr
Philippe VERSCHEURE
Philippe.verscheure@u-pec.fr
Tél. +33 (0)1 45 17 10 70

29