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L’audit des achats

Réalisé par:
CHENTOUF Sara
ZELLAL Salma

Encadré par: Mme. S. BOUNGAB

Année Universitaire: 2009-2010


L’audit achat

Introduction
PLAN

Introduction
I. Généralités
1.1 Achats ou approvisionnement:
1.2 Fondement historique1.3 Fondement financier:
1.4 Fondement commercial:
1.5 Facteurs d’influence :
1.6 Les missions de la fonction achat :

II. Audit des achats:


2.1 Comment lancer un audit achat?
2. 2 Audit à moyen et long terme
2. 3 Audit des opérations répétitives

III. Etude de cas


Conclusion
L’audit achat
I. Généralités
1.1 Achats ou approvisionnement:

Achats

approvisionnements
L’audit achat
I. Généralités
1.1 Achats ou approvisionnement:

Les achats sont en charge de :


Répondre à un besoin exprimé ;
Consulter et sélectionner les fournisseurs ;

Négocier les conditions d'achats (prix, conditions de paiement...).


L’audit achat
I. Généralités
1.1 Achats ou approvisionnement:

Les approvisionnements sont en charge de  :


La quantité à commander et de la date à laquelle cette quantité doit
être livrée,
Le passage de commandes,
Le suivi de livraison,
La gestion des stocks.
L’audit achat
I. Généralités
1.2 Fondement historique:


● 1945

● 1974

Préhistoire
L’audit achat
I. Généralités
1.2 Fondement historique:

Le contexte:

Les producteurs réalisent « ce qu’ils veulent »


 les clients achètent ce qu’ils trouvent
 quand c’est disponible

L’objectif essentiel des entreprises :

Développer la production augmenter le chiffre d’affaires


garantissant par ailleurs une marge très confortable.
les achats ne représentaient que 20% du chiffre d’affaires
L’audit achat
I. Généralités
1.2 Fondement historique:

Le contexte:

Les producteurs réalisent « ce qu’ils veulent »


 les clients achètent ce qu’ils trouvent
 quand c’est disponible

L’objectif essentiel des entreprises :

Développer la production augmenter le chiffre d’affaires


garantissant par ailleurs une marge très confortable.
les achats ne représentaient que 20% du chiffre d’affaires
Audit des achats
I. Généralités
1.2 Fondement historique:
Prix de vente MARGE
Coût de revient
Frais généraux

Main-d’œuvre

Matière première

Fonction achats marginalisée


L’audit achat
I. Généralités
1.2 Fondement historique:

Le contexte:

premier choc pétrolier


baisse de la confiance des ménages réduction de l’investissement
L’économie de marché remplace l’économie de production

L’objectif essentiel des entreprises :

Développer des produits dont le prix est dicté par le marché


Dégager une marge de survie.
L’audit
AUDIT DES achat
ACHATS
I. Généralités
1.2 Fondement historique:
Prix de vente
MARGE
Coût de revient
Frais généraux

Main-d’œuvre

Matière première

Importance de la maîtrise des achats


L’audit achat
I. Généralités
1.2 Fondement historique:

Le contexte:

l’éclatement de la bulle Internet


Ouverture des barrières géographiques
Marché ultra mondial

L’objectif essentiel des entreprises :

développement d’achats stratégiques


Focus sur la marge
AUDIT DES ACHATS
I. Généralités
1.2 Fondement historique:
1945 Economie de production
Entreprises
Cr + M = Pv orientées
% achats: 20% du CA
CA
« Les 30 Glorieuses »
Economie de marché

1974
Pv – M = Cr
% achats: 50% du CA Coûts
« Les 25 d’inflation »
Globalisation

1989 M = Pv - Cr
% achats: 60% du CA Marge
« la mondialisation »
L’audit achat
I. Généralités
1.3 Fondement financier:

les prix de vente ne peuvent croître

les achats se révèlent comme un levier plus efficient que celui


traditionnellement proposé par la force de vente
L’audit achat
I. Généralités
1.3 Fondement financier:

Même marge
Situation de Gain de 5% sur
avec achats
départ les achats
inchangées

Ventes (CA) 1000 1000 1125 (+12,5%)

Achats 500 (50%) 475 (-5%) 563 (50%)

VA 300 (30%) 300 337 (30%)

Frais fixes 100 (10%) 100 100

MARGE 100 125 (+25%) 125


L’audit achat
I. Généralités
1.4 Fondement commercial:

La qualité des produits fabriqués commence par la qualité des matières


premières

Différenciation de la concurrence

Développement des ventes


Audit achat
I. Généralités
1.5 Facteurs d’influence :
Aujourd’hui
1980 2000
Industrie
Secteur Tertiaire

Grandes entreprises
Taille PME

De production (directs)
Visibilité/client Hors production (indirects)

Matériel
Matérialité Prestation de service
P. intellectuel
L’audit achat
I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat:

Analyser les
Présélectionne Gérer
besoins/mar Consulter Négocier – Piloter la
r les contractualiser
l’exécution des
chés –définir formellement performance
fournisseurs contrats
la stratégie
L’audit achat
I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat :

Analyser les besoins/marchés – définir la stratégie

Elle inclut principalement:


 la segmentation du portefeuille
les axes opérationnels de travail par domaine d’achat,
 les orientations pour la recherche de fournisseurs (« sourcing »)
 l’organisation (création ou aménagement de la structure achats).
La donnée de sortie principale est la description de la stratégie
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I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat :

Présélectionner les fournisseurs

Il s’agit de qualifier les fournisseurs à partir de critères globaux les


rendant aptes à être consultés formellement par la suite
L’audit achat
I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat :

Consulter formellement

L’acheteur obtient du client interne la description détaillée du besoin à


servir: cahier des charges
 Il lancer un appel d’offre consistant à interroger des fournisseurs
présélectionnés.

« short list »: Cette liste doit recevoir l’agrément direct ou délégué du


client interne.
L’audit achat
I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat :

Négocier –contractualiser

Pour les entreprises ayant peu de culture achats, c’est le seul domaine

d’intervention d’un acheteur


L’audit achat
I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat :

Gérer l’exécution des contrats

Elle concerne des projets comportant des interventions multiples de la


part du fournisseur et de son donneur d’ordre :

 Développements comportant des prestations préalables (tests,


échantillons, protocoles, prototypes…) ;
Industrialisation, qualification spécifique des ressources du
fournisseur, puis de son produit ;
Montée en puissance de la solution proposée ;
L’audit achat
I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat :
Piloter la performance

Retours d ’expérience;
Plans de progrès;
L’audit achat
I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat :
Missions « cœur de métier »

Viser à la satisfaction des besoins des clients internes.


Obtenir auprès des fournisseurs des niveaux de flexibilité et de
respect des délais correspondant aux attentes logistiques.
Maitriser les achats en termes de coût global.
Atteindre les exigences qualité fixées par l’entreprise
L’audit achat
I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat :
Missions stratégiques:

Anticiper les évolutions des marchés amont (risques et opportunités)


notamment en matière d’innovation et de création de valeur;
Élaborer et piloter la politique fournisseurs;
Maîtriser les risques juridiques (confidentialité, propriété
intellectuelle, réglementations sociales, éthiques, environnementales…).
Fiabiliser et sécuriser les sources d’approvisionnement;
L’audit achat
I. Généralités
1.6 Les missions de la fonction achat :

productio
bureauapprovisionne
Direction
d'étude.n. ment.
comptabilité
Générale
Générale
qualité.
achats
L’audit achat
I. Audit des achats:
1.1 Généralités

Pourquoi ?

La fonction achats n’est pas seulement une fonction d’amont; elle est une fonction
carrefour entre les divers utilisateurs
L’audit achat
I. Audit des achats:
1.1 Généralités

Pourquoi ?
Assurer aux utilisateurs un approvisionnement en matériels, matières, marchandises,
services et fournitures qui soient :

Conformes aux spécifications des utilisateurs et contrôlables par les


réceptionnaires;
Obtenus dans des conditions compétitives de coût net;
Disponibles dans la forme, et les conditions nécessaires et souhaitées;
L’audit achat
I. Audit des achats:
1.1 Généralités

Quand ?

En cas de crise; 

Quand on remarque une augmentation de l’importance


relative des achats; 

Quand la concurrence l’oblige ;

Quand il y a une augmentation des volumes traités;


L’audit achat
I. Audit des achats:
1.1 Généralités

Qui ? Faut –il choisir un des collaborateurs de l’entreprise ou un auditeur externe?


L’auditeur extérieur 

- Recueille facilement des informations dépouillées d’influences;


Avantages
- Dispose d’un savoir-faire lui évitant de s’enliser dans les fausses
routes;

Des recommandations irrecevables chez l’entreprise.


Inconvénient 
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I. Audit des achats
1.1 Généralités

Qui ? Faut –il choisir un des collaborateurs de l’entreprise ou un auditeur externe?


le collaborateur interne  

-Parle le même langage, et évitera de mettre en cause ce qui est


Avantage institutionnel.

homme de l’intérieur, il peut être tributaire d’influences et d’effets


Inconvénient 
reçus
L’audit achat
I. Audit des achats:
1.1 Généralités

Qui ? Faut –il choisir un des collaborateurs de l’entreprise ou un auditeur externe?

Conseiller extérieur

.
Il est recommandable de faire l’étude par un conseiller extérieur
disposant d’un assistant de l’entreprise
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 2 Audit à moyen et long terme
La fonction achat doit agir d’une façon à assurer aux utilisateurs un approvisionnement
en matériels, matières, qui soit :

- Conformes aux spécifications des utilisateurs

- Obtenus dans des conditions compétitives de cout net

- Disponible dans la forme et les conditions nécessaires et


souhaités

Les trois missions énoncés ci-dessus ont des implications selon que l’on se situe sur un
horizon de :
Long terme
moyen terme
Court terme
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 2 Audit à moyen et long terme

A long terme: Les risques identifies


Les risques auxquels est exposée la fonction achats dans une
perspective de long terme sont :

Elle peut ne pas remplir la fonction d’interface entre les


utilisateurs et les marchés 

Elle peut ne pas anticiper ses besoins en personnel qualifié,


technologiquement, ou techniquement.
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 2 Audit à moyen et long terme

A long terme: Les principales sources de risques

Une mauvaise connaissance dans les Quels s’incorporent les


approvisionnements

Une information insuffisante sur les tendances des marchés


d’amont ;

L’inadaptation progressive des acheteurs aux évolutions des


technologies.
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 2 Audit à moyen et long terme

A long terme: L’audit doit s’assurer


Le recrutement, la formation initiale et continue des
acheteurs sont conçus de manière à disposer de compétences
adaptées

Les acheteurs consacrent un temps suffisant au suivi des


marchés amont ;

L’information accessible aux acheteurs est utilisée par eux et


est de qualité ;

L’entreprise connaît le coût net de ses approvisionnements ;


L’audit achat
II. Audit des achats
2. 2 Audit à moyen et long terme

Au moyen terme :
A. La fonction achats propose les politiques d’achats qui
lui semblent les plus adaptées à la stratégie de l’entité.

Les risque identifies

L’absence de formalisation minimum des relations avec les


fournisseurs en réseaux ;

L’absence de sanction vis-à-vis du fournisseur lorsque des fuites se


sont produites par son canal.
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 2 Audit à moyen et long terme

Au moyen terme :L’audit doit s’assurer

L’audit doit, d’une manière générale, veiller à l’existence


d’une formalisation en harmonie avec les politiques
développées : charte, cahier de charge, détention de
savoir faire partagé, processus de renégociation;
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 2 Audit à moyen et long terme

Au moyen terme :
B. La fonction achats contribue à la prévision car elle :

prévoit compte tenu des besoins des utilisateurs politiques


de stockage, les programmes et les charges
d’approvisionnement induits par les produits de l’entreprise,

Fournit les indications nécessaires à la prévision financière


qui en résulte, notamment quant aux délais de règlement.
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 2 Audit à moyen et long terme

Au moyen terme : Les principaux risques

Un niveau d’indépendance des acheteurs, engendrant l’absence de


coordination vis-à-vis des utilisateurs, ou des fonctionnels 

Une incohérence entre la stratégie de l’entreprise et la politique


de sélection des fournisseurs ;

L’insuffisance d’informations prévisionnelles.


L’audit achat
II. Audit des achats
2. 2 Audit à moyen et long terme

Au moyen terme : L’audit doit s’assurer


S’assurer que l’entreprise a établi une politique d’achat à tous les
niveaux, décrite par un document communiqué aux vendeurs en
amont ;

Vérifier que les modes de coordination entre la fonction achats et


les utilisateurs permettent de penser que les priorités stratégiques
sont respectées ;

Vérifier que les relations stables avec certains fournisseurs


donnent lieu à une évaluation périodique qui permette de remettre
en cause, la politique de coopération ou d’exclusivité
antérieurement choisie ;
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins 

La décision d’approvisionnement 

La sélection des fournisseurs

La négociation

La passation de la commande 

Le suivi du sort de la commande

La réception de la commande 

 Le règlement 
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins : Risques possibles

Le caractère incomplet ou obsolète des outils de prévision


manuels ou informatisés

L’inexactitude ou l’inadaptation des informations utilisées


dans l’identification des besoins,

Le retard de la demande d’achat,


L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins : Risques possibles

L’audit doit porter donc

L’examen des outils de prévision qui gouvernent les demandes d’achat 

L’analyse de la qualité des informations utilisées dans les estimations des


besoins 
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins 

La décision d’approvisionnement 

La sélection des fournisseurs

La négociation

La passation de la commande 

Le suivi du sort de la commande

La réception de la commande 

 Le règlement 
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La décision d’approvisionnement
L’approvisionnement Risque Besoin exprimé

Répondre d’une façon non optimal à un besoin réel

Dépassement du Budget alloué ou des plans à CT établies

Décision d’achat prise par une personne non qualifiée

Produit difficilement disponible


L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La décision d’approvisionnement

l’audit doit évaluer les procédures d’information internes et externes, en


vue de vérifier que :

les personnes habilitées autorisée à émettre la demande d’achat sont


identifiées ;

Vérifier que les demandes d’achats sont rapprochées aux budgets prévus ou
plus à court terme,
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La décision d’approvisionnement

Vérifier que les contrats permettent une certaine souplesse pour faire face
soit à des accroissements soit à des allégements de besoins.

Tester la fréquence d’annulation des commandes et étudier les causes de


ces annulations associées à des variations des besoins.
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins 

La décision d’approvisionnement 

La sélection des fournisseurs

La négociation

La passation de la commande 

Le suivi du sort de la commande

La réception de la commande 

 Le règlement 
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La sélection des fournisseurs

Risques liées à cette opération

dégradation de la performance des


fournisseurs

non prise de conscience à temps de la


nécessité de réviser la cotation de ses
fournisseurs référencés.
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La sélection des fournisseurs


L’audit doit par conséquent examiner  :

La qualité des tableaux de bord mis en place pour suivre les


performances des fournisseurs;

Les systèmes d’information mis en place pour suivre la compétitivité


des fournisseurs habituels relativement aux fournisseurs possibles,

L’information provenant des services de contrôle des factures des


fournisseurs sur les achats « pirates » effectués par les utilisateurs.
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins 

La décision d’approvisionnement 

La sélection des fournisseurs

La négociation

La passation de la commande 

Le suivi du sort de la commande

La réception de la commande 

 Le règlement 
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La négociation
Négociation Efficacité / efficience de
l’acheteur

Les risques associés à la négociation sont :


Perte d’image vis-à-vis du marché des fournisseurs

Perte de crédibilité de la fonction vis-à-vis des


autres parties prenantes internes

Performance insuffisante
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La négociation
L’audit portera son action sur : 

La formalisation de la négociation 

Le système de suivi des engagements verbaux

Le système de documentation, de notation,


d’enregistrement des phases successives de la
négociation,
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins 

La décision d’approvisionnement 

La sélection des fournisseurs

La négociation

La passation de la commande 

Le suivi du sort de la commande

La réception de la commande 

 Le règlement 
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La passation de la commande
Engage
La commande L’entité

Prix ,qualité ,délai

Modalités d’exécution

Paiement

Le risque Libeller les clauses de la transaction d’une


façon incorrecte
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La passation de la commande

L’audit a donc la charge de vérifier :

Le respect de délais normaux voire légaux entre la décision


d’achat et la passation de commande.

L’utilisation systématique de bons de commande formalisés,

L’existence de bons de commande appropriés et pré


numérotés,
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins 

La décision d’approvisionnement 

La sélection des fournisseurs

La négociation

La passation de la commande 

Le suivi du sort de la commande

La réception de la commande 

 Le règlement 
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

Le suivi du sort de la commande

Assurer le respect des conditions prévus et


réagir en cas de problème

Risques à recenser :
Le fait d’ignorer ou d’apprendre tardivement l’incapacité
du fournisseur à faire face à la demande,

Le fait de ne pas réagir à temps aux incidents qui


peuvent survenir
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

Le suivi du sort de la commande


L’audit doit s’assurer que :

l’existence d’accusés de réception adressés par les


fournisseurs confirmant l’acceptation de la commande
dans les conditions spécifiées ;

En cas de non respect prévu ou constaté des délais, le


service achats relance le fournisseur et informe les
utilisateurs de l’état de la commande
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

Le suivi du sort de la commande

La fonction achat procède au suivi de la commande acceptée


par le fournisseur,

Procédures adaptées en cas de refus de la commande


par le fournisseur
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins 

La décision d’approvisionnement 

La sélection des fournisseurs

La négociation

La passation de la commande 

Le suivi du sort de la commande

La réception de la commande 

 Le règlement 
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives
La réception de la commande
Il faut s’assurer que les biens livrés ou les prestations effectuées
sont conformes aux spécifications de la commande ;

Risque

Accepter une commande non-


conforme

De ne pas traiter de manière efficace les


incidents de livraison
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives
La réception de la commande
Il en résulte que l’audit doit s’assurer que :

La procédure de réception est conçue de manière à éviter une


fraude sur les quantités ;

Les tests de qualité permettent la détection du non-respect des


normes prévues ;

informations nécessaires pour vérifier la conformité de la livraison


L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

La détection des besoins 

La décision d’approvisionnement 

La sélection des fournisseurs

La négociation

La passation de la commande 

Le suivi du sort de la commande

La réception de la commande 

 Le règlement 
L’audit achat
II. Audit des achats
2. 3 Audit des opérations répétitives

Le règlement
régler une facture qui ne
Risque majeur
correspond pas à la livraison
acceptée

L’audit doit vérifier donc :

Un seul original de la facture


Une commande annulée, ne peut être réglée 
Les factures réglées sont identifiées 
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.1 PRÉSENTATION DE SOCIETE

 Raison sociale : ESPOIR.


 Capital social  : SARL.
 Siége social : Lot 77; zone industrielle Gznaya, Tanger.
 Tél  : 039302510.
 Fax : 039302560.
 CNSS n° : 2655823.
 Patente n° : 54892176.
 R.C n° : 13652.
 Activité : Industrie de confection des vêtements.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.2 PROCESSUS ACHAT

 Etablissement
Passation
 La réception
d’un bon de
des
de fournitures
commande
commande

L
e
s
ui
vi
d
es
fa
ct
u
re
s
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.2 PROCESSUS ACHAT

Etablissement d’un bon de commande:

l’inexiste
besoi nce
BC
Au
n magasin

APPROBATION
DU
MANAGER
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.2 PROCESSUS ACHAT

Passation de commande :
Achats habituels
Service
fournisseur
demandeur
BC

Achats projets Fournisseurs


Service potentiels
demandes
demandeur Fournisseur
de prix
sélectionné

BC
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.2 PROCESSUS ACHAT

Le BC, doit être obligatoirement signé par la manager du département


concerné , il doit mentionner le nom du fournisseur, la désignation, la
date, la quantité de l’article demandé et les différents calculs.
Il doit être établi en 4 exemplaires :

L’original « blanc » est transmis au fournisseur.


La souche « Verte » sera gardée au niveau du service demandeur.
La souche « Rose » sera transmise au service « achats- Comptabilité ».
La souche « bleue » sera gardée au carnet pour l’archivage.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.2 PROCESSUS ACHAT

La réception des fournitures:

Les fournitures sont livrées et réceptionnées au niveau du


département demandeur.
Le fournisseur est tenu d’envoyer au service « Comptabilité » la
facture en 2 exemplaires ainsi que le bon de livraison indiquant la
nature des articles, la quantité livrée et la date de livraison.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.2 PROCESSUS ACHAT

Le suivi des factures


le responsable des achats procède aux vérifications suivantes :
 Contrôle arithmétique de la facture.
Contrôle de numéro de patente du fournisseur.
Cachet et signature du fournisseur.
L’existence de BC et du BL correspondants.
Contrôle de la conformité des deux documents.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 Déroulement de la mission d’audit

conclusion

réalisation

préparation 
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 Déroulement de la mission d’audit

1/ Ordre / lettre de mission

Il s’agit d’un mandat donné par le directeur général en vue d’informer


les principaux responsables concernés par l’intervention imminente des
auditeurs.
Lorsqu’il s’agit d’une mission externe, on parle de lettre de mission,
qui est un document contractuel entre l’E/se et l’auditeur.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

1.PHASE DE PREPARATION:
Ordre de mission:
Société « ESPOIR » Tanger, le 15/12/09
Lot 77; zone industrielle Gznaya,
Tanger

Destinataire : Le directeur de l’audit interne.


Copie pour information : le directeur des ressources humaines.
Objet : Audit du circuit achats- fournisseurs.
Dans une perspective d’amélioration continue, nous avons l’honneur de vous charger d’un audit
concernant tous les services susceptibles d’être intéressés par le circuit achats- fournisseurs.
Toutefois; le DRH portera l’ordre de mission à la connaissance de tous les responsables concernés.
Le PDG
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

2/ La prise de connaissance :

Son efficacité dépend de:


Les données sectorielles;
résultats du questionnaire de prise de connaissance;
des grilles d’analyse des tâches;
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

Les données sectorielles :

Le secteur d’activité.
La position sur le marché.
La structure et facteurs clés de la réussite du secteur.
Etc.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

Le questionnaire de prise de connaissance


Les grands axes du questionnaire de prise de connaissance sont :

 Les données quantitatives :


Le nombre de fournisseurs;
Le nombre de personnes intervenantes dans le service;
La consommation de l’exercice;
Le nombre de commandes;
Le coût de passation;
Les barèmes appliqués par les fournisseurs;
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

Les données qualitatives :

Le nombre de retour des commandes;


Le nombre de litiges;
Le nombre de réclamations;
L’existence d’un service qualité;
Etc.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

 Les données réglementaires :


Les formalités administratives;
Les subventions à recevoir;
Les contrats spéciaux;
Les tarifs imposés;
Les avantages fiscaux;
Etc.

 Les procédures :
L’existence ou non d’un manuel des procédures
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT
b. Les grilles d’analyse des
tâches
ENTREPRISE « ESPOIR » Grille d’analyse des tâches
Etablissement du bon de commande ¼

Opérations Intervenants

Utilisateur final Manager Non exécuté

Etablissement d’un bon de commande x


interne

Consultation du magasin x

Etablissement du BC X

Approbation du BC x

Rapprochement BC/ Besoin x

Etablissement d’un bon de sortie en cas x


d’existence de la marchandise en stock.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT
ENTREPRISE « ESPOIR » Grille d’analyse des tâches

Passation de la commande 2/4

Opérations Intervenants

Services demandeurs Section achat Non exécuté

Consultation de plusieurs fournisseurs x

Réception des devis x x

Choix du fournisseur
x

Contact du fournisseur
x
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT
ENTREPRISE « X » Grille d’analyse des tâches
Réception de la commande 3/4

Opérations Intervenants

Services demandeurs Section achat Non exécuté

Réception des fournisseurs x

Contrôle des conformités


x

Etablissement des bons d’entrée x

Mise à jour la fiche de stock x

Réception du bon de livraison x x

Réception de la facture x

Contrôle arithmétique de la facture x

Rapprochement facture/B.C/B.L x
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.3 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT
ENTREPRISE « ESPOIR » Grille d’analyse des tâches
Paiement de l’achat 4/4

Opérations Intervenants

Section achat Section Banques D.A.F D.G Non exécuté

Validation des pièces justificatives x

Constitution du dossier achat x

Enregistrement comptable de l’achat x

Etablissement du chèque de paiement x

Signature du chèque x x

Enregistrement de l’opération de paiement x


L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.5 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

1. PHASE DE PREPARATION

L’identification des risques.

En se basant sur les données recueillies du questionnaire du contrôle


interne (1ère version du QCI) et du diagramme de circulation,
l’auditeur créera le tableau de forces et faiblesses apparentées (TFFA).

Questionnaire de contrôle interne 1ere Tableau de forces et faiblesses


C’est un questionnaire qui pose des C’est un tableau qui permet de dégager
version apparentées
questions afin de vérifier le respect des les différentes Forces et faiblesses
principes du contrôle interne relatives au processus achat.
principalement la séparation des tâches.
ENTREPRISE «ESPOIR » Q.C.I sur le cycle achats -fournisseurs
Objectif N°1 : Formalisation et autorisation des commandes 1/7 L’audit achat

Q.C.I Moyens utilisés Evaluation

1- qu’est ce qui assure que toute les commandes ne peuvent Tout B.C doit être signé par le manager du département avant d’être Force
être passées sans l’autorisation des personnes ayant autorité à envoyé au fournisseur
l’approuver ?

2- qu’est ce qui assure que toute commande est passées dans Chaque département procède au suivi des achats effectué à travers Force
les limites budgétaires autorisées ? l’établissement d’un état des achats périodiques faisant ressortir le cumul
des dépenses.

3- qu’est ce qui assure que toute commande est conformes aux Aucun repère à signaler puisqu’il n’y a aucun contrôle effectué. Faiblesse
besoins exprimés ?

4- qu’est ce qui assure que le B.C est correct quant aux Aucun contrôle n’est effectué. Faiblesse
montants ?
ENTREPRISE «ESPOIR » Q.C.I sur le cycle achats -fournisseurs
Objectif N°2 : Efficacité de la procédure des choix des fournisseurs 2/7

Q.C.I Moyens utilisés Moyens utilisés

1- qu’est ce qui assure que tous les Aucune base de données des fournisseurs Faiblesse
fournisseurs potentiels sont pris en potentiels n’est établie
compte

2- comment se fait le choix des Un accord est établit avec un fournisseur sur les Faiblesse.
fournisseurs ? prix à pratiquer, le délai de livraison, le mode et
le délai de paiement.

ENTREPRISE «ESPOIR » Q.C.I sur le cycle achats -fournisseurs


Objectif N°3 : Suivi des commandes en cours 3/7

Q.C.I Moyens utilisés Evaluation


1- qu’est ce qui assure que tous les commandes A l’envoie du bon de commande au fournisseur, Force
en cours sont suivies ? l’initiateur de la demande reste en attente de la réception
de la commande. En cas de retard, il contacte le
fournisseur par téléphone.

2- Comment se fait la relance des fournisseurs A expiration du délai de livraison, le chef du service de Force
en retard de livraison ? gestion des stocks informe le service approvisionnement
qui envoie un fax urgent au fournisseur pour rappel. En
vaine, on constate un autre fournisseur.
ENTREPRISE «ESPOIR » Q.C.I sur le cycle achats -fournisseurs
Objectif N°4 : Suivi de la réception 4/7

Q.C.I Moyens utilisés Moyens utilisés

1- qu’est ce qui assure que toue les Toute réception de marchandise est éffectuée Force
réceptions correspondent à des sur la base du B.C correspondant.
marchandises commandées ? En outre, aucune réception ne peut être faite
sans B.C.

2- qu’est ce qui assure que toutes les Aucun contrôle de la qualité n’est effectué, par Faiblesse.
réceptions sont conformes aux ailleurs le magasinier vérifie seulement la
commandes quant aux quantités et la quantité reçue.
qualité ?
ENTREPRISE «ESPOIR » Q.C.I sur le cycle achats -fournisseurs
Objectif N°5 : Rapprochement entre réception et facturation 5/7

Q.C.I Moyens utilisés Evaluation

1- qu’est ce qui assure que toue les Le magasinier fait un rapprochement des Force
marchandises reçues sont facturées ? quantités livrées et les quantités mentionnées,
respectivement, sur le B.L et le B.C.

2- qu’est ce qui assure que toutes les Un contrôle arithmétique des factures est Force.
factures sont correctes quant aux effectué sur la base des éléments du bon de
montants commande.
ENTREPRISE «ESPOIR » Q.C.I sur le cycle achats -fournisseurs
Objectif N°6 : Rapidité exactitude et exhaustivité de l’enregistrement comptable des factures 6/7

Q.C.I Moyens utilisés Moyens utilisés

1- qu’est ce qui assure qu’il est gardé une trace de la A la réception de la facture, le responsable de la section Achat Force
réception des factures ? accuse réception de la facture et met un cachet sur une facture
Duplicata remise au fournisseur.

2- qu’est ce qui assure que toutes les factures sont Le délai normal de paiement est un mois. Toute facture non Force.
comptabilisées ? comptabilisée aura pour conséquence une réclamation de la part du
fournisseur.

3- qu’est ce qui assure qu’une double comptabilisation Le responsable de la section « achat », effectue, à l’aide du relevé Force.
des factures est impossible ? fournisseur, un suivi mensuel des enregistrements des achats
effectués pendant le mois.
ENTREPRISE «ESPOIR » Q.C.I sur le cycle achats -fournisseurs
Objectif N°7 : Régularité du paiement 7/7

Q.C.I Moyens utilisés Moyens utilisés

1- qu’est ce qui assure que tout Le chèque n’est établi par le responsable Force
paiement est justifié par une facture qu’après validation de la facture et sa saisie
acceptée? dans le journal des achats.

2- qu’est ce qui assure que l’ordre de Le chèque est signé conjointement par le D.G et Force.
paiement est donné par des personnes le D.A.F.
autorisées ?

3- qu’est ce qui assure qu’un double La technique de lettrage sur le logiciel utilisé Force.
paiement des factures est impossible ? permet de marquer les factures réglementées par
le chèque à établir.
TFFA
Tâches Objectifs Risques

Séparation des fonctions, réception et comptabilisation Séparation des tâches Détournement de la marchandise

Recensement et suivi des besoins réels de l’entreprise Rationaliser les achats Engagement des achats sans rapport avec les besoins réels de
l’entreprise

Envoi des bons de commandes aux fournisseurs Suivi des commandes

Autorisation préalable des commandes et contrôle de cette Harmonie au niveau du travail du service achats Sur stockage et risque d’obsolescence des stocks
autorisation

Rapprocher des éléments de la facture avec des éléments de Eviter les litiges et surévaluation des coûts pour Surévaluation ou sous évaluation des coûts
la commande l’entreprise
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.5 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

1. PHASE DE PREPARATION

Rapport d’orientation

C’est un rapport qui permet de cerner les objectifs généraux, les


objectifs spécifiques et les champs d’application.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.5 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

2. PHASE DE REALISATION
Réunion d’ouverture

Cette réunion marque le commencement des opérations de réalisation, elle doit


être organisée suivant le planning ci-après:

Présentation des auditeurs et des audités


Rappel sur l’audit interne
Présentation du rapport d’orientation
Rendez vous et contact
Logistique de la mission
Rappel sur la procédure d’audit
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.5 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

2. PHASE DE REALISATION
b. Programme d’audit

C’est un document interne et contractuel qui permet de répartir les


tâches entre les différents membres de l’équipe d’audit.
Le travail sur le terrain.

Dans cette étape les auditeurs procèdent à des observations et des


tests pour affiner le questionnaire du contrôle interne et établir les
feuilles de révélations et analyses des problèmes (FRAP).
Feuilles de Révélation et d’Analyse de Problèmes (FRAP)
Les FRAP permettent de relever les problèmes à travers les constats des auditeurs. A
travers cet outils l’auditeur peut aussi formuler ces recommandations spécifique au
problème.
Département
Section achat FRAP N° : 01

Problème : non assurance de l’existence du besoin d’achat


 Les B.C sont signés sans s’assurer que le besoin existe
 Les commandes passées ne sont pas justifiées.

Constat :
 Chaque département est libre de passer des commandes.
 Aucune justification ne figure dans les B.C quant à l’utilisation de la marchandise commandée.

Causes :
 Non établissement d’une fiche suiveuse du stock.
 Non optimisation de l’utilisation des articles commandés.
 L’absence de contrôle quant à la consommation de chaque département.

Conséquences :
 Gaspillage de la fourniture.
 Risque de fraude et de détournements.
 Mauvaise gestion du stock.

Recommandations :
 Etablissement d’une fiche suiveuse des stocks avec précision des stocks minimums pour chaque article.
 Création d’un bon de commande interne dans lequel est mentionné la destination ou l’utilisation de l’article demandé.
Département
Section achat FRAP N° : 02

Problème : Des fournisseurs uniques pour la société


 L’approvisionnement se fait à travers un seul fournisseur.
 Se rattacher à un seul fournisseur est un mauvais choix.

Constat :
 Chaque fois qu’une commande est passée, c’est le même fournisseur qui est contacté.

Causes :
 Relation de confiance avec le fournisseur.
 Non volonté de multiplier les fournisseurs pour ne pas rendre leur gestion compliquée.

Conséquences :
 Non bénéfice des baisses des prix de certains articles au cours de l’année.
 Risque de se contracter avec un fournisseur moins avantageux.

Recommandations :
 Nécessité d’établir une base de données des fournisseurs potentiels.
 Recours aux appels d’offre surtout pour les grandes dépenses.
Département
Section achat FRAP N° : 03

Problème : contrôle de la qualité


 Aucun contrôle de la qualité.

Constat :
 Absence de rapprochement entre la commande passée et la marchandise livrée quant à la qualité.
 Le magasinier se contente du contrôle des quantités.

Causes :
 Non formalisation de la procédure.

Conséquences :
 Réception de marchandises de qualité inférieure.

Recommandations :
 Obligation de contrôler la qualité de la livraison.
 Formaliser la procédure.
Département
Section achat FRAP N° : 04

Problème : Etablissement du bon de commande


 La commande se fait par téléphone.

Constat :
 Le constat des fournisseurs se fait par téléphone ou par faxe.
 Le non établissement du bon de commande qu’après la réception de la marchandise.

Causes :
 Relation de confiance entre le fournisseur et le demandeur.
 Absence de contrôle.

Conséquences :
 Risque de non satisfaction de la commande.
 Risque d’envoyer une marchandise non conforme.

Recommandations :
 Obligation de produire le B.C.
 Obligation de recevoir un accusé de réception de la part du fournisseur.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.5 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

3. PHASE DE CONCLUSION

Dans cette phase l’auditeur va rédiger un projet de rapport d’audit pour permettre la
validation générale lors de la réunion de clôture afin d’aboutir au rapport d’audit en
état final.

Projet de rapport d’audit

C’est déjà le Rapport d’Audit, à ces trois différences près, c’est pourquoi on le
nomme «provisoire »:
Absence de validation générale.
Absence de réponses aux recommandations.
Absence de plan d’action.
Ce document va constituer l’ordre du jour de la réunion de clôture.
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.5 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

3. PHASE DE CONCLUSION
. Réunion de clôture

Elle réunit exactement les mêmes participants que la réunion d’ouverture, et doit
respecter les quatre principes suivants :

Le principe Le principe


du « livre de la « file
ouvert »  d’attente » 

Le principe Le principe


du « ranking de « l’action
»  immédiate » 
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.5 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

3. PHASE DE CONCLUSION

c. Le rapport d'audit:
Il communique aux principaux responsables pour action et à la direction
pour information les conclusions de l’audit concernant la capacité de
l’organisation auditée à accomplir sa mission en mettant l’accent sur les
dysfonctionnements pour faire développer des actions de progrès
L’audit achat
III. Etude du Cas « ESPOIR »
3.5 DÉROULEMENT DE LA MISSION D’AUDIT

3. PHASE DE CONCLUSION

d. Le suivi des recommandations :


L’état des actions de progrès communique régulièrement à la
direction les suites données aux recommandations formulées par
l’audité et éventuellement les résultats obtenus par des actions
correctives des audités
L’audit achat

CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
 
 « audit opérationnel », efficacité, efficience ou
sécurité, Jean-charles BECOUR & Henri BOUGUIN.
Edition Economica, 2eme edition ; 1996

 «  l’audit du service achat » X. Leclerq,Edition Dunod


entreprise,2003

 « Audit opérationnel » Bécour J-C., Bouquin H.,.


Edition Economica, 1991.
MERCI POUR VOTRE
ATTENTION