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LES FONDEMENT DE

LA GESTION DU TEMPS
DÉFINITION DU TEMPS
Outil de mesure de
performance
Facteur de production de
biens et de services
Facteur critique
GERER LE TEMPS
C’est être mieux organisé,plus
efficace et plus performant.
Atteindre les objectifs plus
aisément
Etre mois stressé pour plus
d’efficacité
LES NEUFS LOIS
PRINCIPALES DU TEMPS
Loi de parkinson:
« plus il y a le temps pour
réaliser une tache, plus cette
tache prend du temps ».
LES NEUFS LOIS PRINCIPALES DU
TEMPS

Loi de Murphy:
« toute tache prend plus de
temps que ce qui avait été
prévu »
LES NEUFS LOIS PRINCIPALES DU
TEMPS

Loi d’Illich:
« Au-delà d’un certain seuil
de travail,l’efficacité
humaine décroit »
LES NEUFS LOIS PRINCIPALES DU
TEMPS

Loi de Carson
« Un travail réalisé en continu
prend moins de temps et
d’énergie que lorsqu’il est
réalisé en plusieurs fois »
LES NEUFS LOIS PRINCIPALES DU
TEMPS

Loi de Doudlas
« Plus il y aplace dans notre
bureau,plus les affaires sont
étalées »
LES NEUFS LOIS PRINCIPALES DU
TEMPS

Méthode des 5 S:
Seiri: trier,jeter,recycler et archiver
Seiton: ranger et classer
Seiso: nettoyer et réparer
Seiketsu: ordonner le plan de travail
 Shitsuke: etre rigoureux et appliquer
les règles
LES NEUFS LOIS PRINCIPALES DU
TEMPS
Pricipe de Pareto:
« 20%de nos activités produisent
80%de nos résultats »
Principe de Pareto:
1-Hiérarchiser les priorité
2-Savoir dire non
3-Déléguer les taches non indispensable
LES NEUFS LOIS PRINCIPALES DU
TEMPS

Loi de Fraisse:
« une heure n’est pas
toujours égale à une heure !
»
LES NEUFS LOIS PRINCIPALES DU
TEMPS

Loi de Laborit :
« Réaliser en premier
l’activité pour laquelle nous
avons les plus d’attirance »
LES NEUFS LOIS PRINCIPALES DU
TEMPS

Loi de Hofstadter:
« il est presque impossible de
prévoir le temps qui sera
nécessaire a
l’accomplissemnt d’une
tache complexe »
IDENTIFIER LES VOLEURS DE TEMPS

Outils d’information et
communication
Communication interpersonnelle
Problème d’organisation
Difficulté de posture
GÉRER LES OUTILS CHRONOPHAGES

Maitriser le télephone:
Constat: après une sonnerie, on est
déconcentré pendant 7 min.
Eteindre le téléphone pour terminer
les taches
GÉRER LES OUTILS CHRONOPHAGES

Les notifications
Pertede temps et d’attention
Désactiver les notifacations
Déplacer les applications en
deuxième page
GÉRER LES OUTILS CHRONOPHAGES
Bien utuliser les e-mails
 Constat:aprés une interruption ,on est déconcentré
pendant 7 min.
 Quitter les messagerie pour rester concentré

Optimiser l’utilisation des e-mails:


 Ni lire,ni répondre immédiatement

 Définir des moment pour le traitement

 Utiliser des codes couleurs pour créer des catégories

 Eviter la perte de temps due à l’infobésité


GÉRER LES OUTILS CHRONOPHAGES
Maitriser les réseaux sociaux
Risque :effet domino sur la
lecture intiale
Se donner un temps fixé
d’utilisation 15 min par jour pour
une veille efficace
MAITRISER LES CLÉS DE LA
COMMUNICATION POSITIVE
 Fitre de déprdition : 100%
1-langage 80%
2-perturbation 70%
3-Interprétation 60%
4-compréhension 50%
5-mémorisation 20%
6-décision 10%
MAITRISER L’ÉCOUTE ACTIVE
Manque d’écoute:
Perte d’information pour la bonne compréhension
Source de perte de temps
Perturbation néfatse à la concentration
Impatience à exprimer nos idées
Peur du silence
« pratiquer l’ecoute active fait gagner du temps »
MAITRISER L’ÉCOUTE ACTIVE
 Reformuler et faites valider la reformulation
Reformler le contenu pour une bonne clarté
Recentrer la question pour éviter les digressions
Recadrer pour déduire l’idée du message
 Maitriser le silence

Se taire,c’est manifeter l’écoute


Se taire pour réfléchir et s’exprimer ensemble.
MAITRISER L’ÉCOUTE ACTIVE

L’écoute active:
Questionner et reformuler le message
Exclure les idées préconçues et les
interprétations
Donner des signes visuels et verbaux
d’intetret
MAITRISER L’ÉCOUTE ACTIVE
Les questions de l’écoute active:
Question ouvertes pour engager l’échange exp: « quelle
information vous manque? »
Question fermées pour canaliser le dialogue exp: « avez-
vous compris? »
Question de clarification pour préciser le propos exp:
qu’entendez vous par « trop comliqué ?»
Question miroir pour développer on point précis exp:
«incompréhensible? »
Eviter les les questions inductives qui influcent les
réponses: « n’est ce pas votre mauvaise organisation qui
vous a fait prendre du retard? »
MAITRISER L’ÉCOUTE ACTIVE
 Reformuler et faites valider la reformulation
Reformuler le contenu pour une bonne clarté
Recentrer la question pour éviter la digressions
Recadrer pour déuire l’idée du méssage
 Maitriser le silence

Se taire,c’est manifester l’ écoute


Se taire pour réfléchir et s’exprimer l’écoute ensemble
GÉRER LES CONFLITS
 Trouver une issue rapide au mécontentement
 Poser des questions ouverte et reformuler

 Etre empathique et copréhensif

 Agir et indiquer les solutions attendues

 Expliquer les raisons du conflit

 Prendre en compte les enseignement pour ne pas


reprduire ce conflit
ABORDER LES PRINCIPAUX OUTILS DE
GESTION ET ORGANISATION DU TEMPS
 Objectifs de la to do list
 Lister les taches à réaliser pour ne pas les oublier

 Atteindre les objectifs sans procrastiner

 Caractériser les taches

1-lister toute les taches à réaliser


2-estimer le temps d’exécution
3-fixer les échéances
4-déterminer les priorités
5-définirle moment opportun de réalisation
 Outils pour gérer les listes de taches:To do list «papier
»,microsoft outlooket microsoft One Note,trello,….ext
ABORDER LES PRINCIPAUX OUTILS DE
GESTION ET ORGANISATION DU TEMPS
 To do map catre mentale,carte heuristique
 Shéma visuel des relations entre les taches

 Liste de leins entre les taches et les actions

 Ouvrir et fermer les taches

 Différencier et prioroser l aide de codes de couleur

 Signaler des particularités à l aide des icones

 Préenregistrer les taches réccurentes


ABORDER LES PRINCIPAUX OUTILS DE
GESTION ET ORGANISATION DU TEMPS

Planifier les taches


Estimer la fin du projet avec ses
contraintes
Avoir une visoin globale sur une
période donée
Suivre et adapter le planning
dans le temps
ABORDER LES PRINCIPAUX OUTILS DE
GESTION ET ORGANISATION DU TEMPS
 T out noter des activité à acomplir
 E stimer la duréé des réalisations

 M énager les imprévus

 P oser les priorités

 S’ assurer de ce qui a été fait et pas fait


ABORDER LES PRINCIPAUX OUTILS DE
GESTION ET ORGANISATION DU TEMPS
Le rétroplaning
 Partir de la date de fin du projet

 Planifier les taches nécessaires

 Découper le projet global en taches élémentaires

Il y a 4 étapes dans le rétroplaning:


1-Lister toutes les taches du projet
2-Placer les taches par ordre de réalisation
3-Déterminer les dates butoirs de chaque étape
4-Répartir les taches et attribuer les roles
ABORDER LES PRINCIPAUX OUTILS DE
GESTION ET ORGANISATION DU TEMPS
Maitriser le diagramme de gantt
 Matrice à deux entrées:tacheset temps
 Lister les taches du projet

 Ordonner les taches chronologiquement

 Etablir un lien entre les taches

 Etablir le responsable de chaque tache

 Evaluer la durée des taches

 Visialiser le chemin critique


ABORDER LES PRINCIPAUX OUTILS DE
GESTION ET ORGANISATION DU TEMPS
La Matrice d’Eisenhower
 Prioriser les taches

 Se focaliser sur les compétences

 Differencier l’urgence et l’importance

Catégorie des taches :


 Importante et urgente

 Pas importante ,mais urgente

 Importante mais pas urgente

 Ni imopratante ni urgente
CHANGER DE POSTURE POUR GADNER
EN EFFICACITÉ
 Définir des taches SMARTE
 S pécifique

 M esurable

 A tteignable

 R éalister

 T emporellement défini

 E thique
SAVOIR DÉLÉGUER
 La délégation :procesus d’apprentissage qui
nécessite le ci-investissemnt et la co-
responsablilté
1-Quelle est la tache à réaliser?
2-Qui pour l’accomplir
3-Pourquoi est -ce cette personne?
4-Comment doit-elles’y prendre?
5-Quand doit -elle etre terminée?
SAVOIR DIRE NON
Donner une réponse négative:
1-Exprimer la compréhension de la demande
2-Expliquer les inconvénions d’une acceptation
3-Proposer une alternative raisonéé
SAVOIR SE FIXER DES LIMITES

Déterminer une duréé pour


chaque tache
Définir des temps de non-
disponiblilité
SAVOIR GÉRER LES IMPRÉVUS

Ne planifier que 60% du temps de


travail
40% du temps pour gérer les
imprévus
Utiliser le temps des taches «
soupapes » pour les taches
récurrentes.
CONSTRUIR SON PLAN D’ACTION
PERSONNEL
Temps et personnalités
 Le rythme naturel est perturbé par les exigences

 La perturbation engendre des difficultés

 Mieux se connaitre pour mieux gérer son temps

 Nous somme influencés par nos croyances limitantes


 L’efficacité:
La capacité d’une personne ,d’un groupe ou d’ un système
à parvenir à ses fins
Le sentiment d’ efficacité personnelle est important dans la
réussite des objectifs
Sentiment d’efficacité personnelle:
Expérience antérizurs
Persuasion verbale
Experiences vicariantes
Etats physiologiques et émotionnels
 Stratégie de reconquête du temps:

1-Lister les taches d’une journée de


travail
2-Connaitre les voleurs de temps
3-Déterminer les objectifs d’
amélioration
4-Exploiter les outis de gestion du temps
Merci et
saha ftorkoum