Vous êtes sur la page 1sur 77

Initiation aux gestionnaires

de base de données.
Access 2007

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 1
et GEII
Base de données
1. Notions de base
1.1. Définitions
1.1.1. Information
« Renseignements sur quelqu’un, sur quelque chose, une enquête, un
examen, une étude … ».
1.1.2. Donnée
« Ce qui est donné, connu déterminé dans l’énoncé d’un problème, et qui sert
à découvrir ce qui est inconnu »
Une donnée devient une information au moment même où elle est
directement utile pour prendre une décision, pour réfléchir à une stratégie,
ou simplement pour agir.
En résumé : Information et Donnée
Une information peut être une connaissance dont la création ou la naissance
nécessite un ou plusieurs traitements ou opérations sur d’autres données

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 2
et GEII
1.1.3. Classification des types de données
Alphanumériques :
• Par ordre chronologique (1990, 1950, 2000…)
• Alphabétique
• Thématiques : population, agriculture, tourisme,…

Graphiques cartographiques :
• échelle, région, thème …

Photographiques :
• Altitude de prise de vue
• Type d’avion
• Saison
• Noir/b, couleur…

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 3
et GEII
Données numériques :
• Livre scanné
• Livre sur fichier texte
• Photo scanné
• Image satellite…
Données non numériques (support papier) :
• Livre
• Photo
• Carte papier…
1.2. Base de données
Une BD est un ensemble de données structurées et inter-reliées et qui sont
fiables (on peut les utiliser avec une grande sureté pour assurer un résultat
fiable), correctes, cohérents (prises la même période (T°, P, Instrument,
opérateur), même âge) et partageables par plusieurs utilisateurs ayant des
besoins d’informations différents et cela sous le contrôle d’une autorité
unique qui est l’administrateur de la base de données.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 4
et GEII
1.2.1. Utilité d’une base de données (BD par Microsoft)
Une base de données permet de mettre des données à la disposition
d’utilisateurs pour une consultation, une saisie ou bien une mise à jour, tout
en s’assurant des droits accordés à ces derniers.

Une base de données peut être locale, c’est-à-dire utilisable sur une machine
par un utilisateur, ou bien répartie, c’est-à-dire que les informations sont
stockées sur des machines distantes et accessibles par réseau.

L’avantage majeur de l’utilisation de base de données est la possibilité de


pouvoir être accédées par plusieurs utilisateurs simultanément.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 5
et GEII
1. 3. Système de Gestion de Fichier (S.G.F)
Dans une entreprise, il convient de faire appel à l’approche BD lorsque les
données à gérer sont de natures diverses (étudiants, cours, enseignants,
personnel, bâtiments…) et possèdent de nombreux liens entre elles (un
étudiant suit un cours, un cours est assuré par un enseignant, un cours est
enseigné dans un bâtiment…

« Un système de gestion de Fichier (SGF) est un logiciel qui permet la


création, la gestion et l’utilisation d’un ensemble de fichiers. Les données
sont organisées stockées et traitées dans des fichiers de données
Indépendants.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 6
et GEII
1.4. Système de gestion de Bases de données
La gestion de base de données se fait grâce à un système appelé SGBD
(Système de Gestion de Base de Données). Le SGBD est un ensemble de
services (applications logicielles) permettant de gérer les bases de données, il
permet surtout :
• Créer et manipuler les bases de données
• l’accès aux données de façon simple
• Autoriser un accès aux informations à de multiples utilisateurs
• Manipuler et mettre à jour les données de la base de données (insertion,
suppression, modification)
• Rechercher efficacement des données
• Visualiser et imprimer les données

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 7
et GEII
Un SGBD peut être défini comme suit :
Une BD est l’ensemble des données stockées de manière structurée sur un
support identique dont la gestion et le procédé de stockage sont assurées par
un logiciel appelé SGBD.

On peut dire que le SGBD peut se décomposer en trois sous systèmes :


• Le système de gestion de fichiers : il permet le stockage des informations
sur un support physique
• Le SGBD interne : il gère l’ordonnancement des informations
• Le SGBD externe : il représente l’interface avec l’utilisateur

Exemple de SGBD
Sur PC : Microsoft Access, FileMaker, MySql
Sur mini et gros système : Oracle, Sybase, SQL Server, informix, DB2

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 8
et GEII
1.5. Avantages et inconvénients des BD
Avantage de BD
• Unicité de l’information/ données bien structurées selon un modèle.
• Indépendance des données vis-à-vis des programmes d’application.
• Accès aux données à travers les programmes et les langages de requêtes.
• Données intégrées
• Possibilité de gestion d’un grand nombre de données.
• Utilisation et partage des données par plusieurs utilisateurs.
• Facilité de saisie, de mise à jour et de consultation.
• Sécurité et protection des données.

Inconvénients des BD
• Coût élevé des logiciels
• Coût des équipements
• Risque de panne pour un système complexe.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 9
et GEII
1.6. Les fonctions d’un SGBD
Un SGBD permet d’organiser les données sur les supports et fournit les
procédures de recherche, de mise à jour, de sélection et d’interrogation des
Données.
En plus, un SGBD assure les fonctions suivantes :
1.6.1 Description
Un SGBD met à la disposition des utilisateurs un outil pour décrire l’ensemble
des données stockées dans la BD.
1.6.2 Utilisation
Cette fonction a pour but d’offrir à l’utilisateur une interaction avec la BD
sous
forme d’un dialogue pour rechercher, sélectionner et modifier des données.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 10
et GEII
1.6.3. Intégrité ou cohérence de la base
C’est-à-dire l’intégrité de toutes les données de l’entreprise en un réservoir
commun de données.
1.6.4 Confidentialité
Etant donné qu’une BD est partagée par plusieurs utilisateurs, certains sous-
ensemble ne doivent être accessibles que par des personnes autorisées. Le
SGBD doit offrir des mécanismes qui permettent de vérifier les droits d’accès
des différents utilisateurs (mots de passe, permission d’accès…).
Administration d’une BD
L’administrateur de la BD est chargé des taches suivantes :
• Création de la BD.
• Gestion des autorités d’accès.
• Amélioration des performances.
• Sécurité et cohérence des données.
• Manipulation du dictionnaire des données.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 11
et GEII
• Structure de stockage et méthodes d’accès.
• Rédaction avec l’utilisateur du schéma externe.
1.6.5 Synchronisation d’accès ou concurrence d’accès
Un SGDB doit être capable de détecter les conflits d’accès et de les traiter
correctement.
Exemple 1 : perte d’information entre deux agences de voyage qui réservent
des places en même temps.
L’agence de Meknes réserve 7 places, l’agence de Rabat réserve 6 places,
alors que le nombre de places disponibles est de 10 seulement.
1.6.6 Sécurité de fonctionnement
A la suite d’un incident d’origine matériel ou logiciel, la BD n’est plus
opérationnelle. Afin d’assurer le redémarrage après suppression de l’incident,
le SGBD doit permettre la reprise de point de contrôle pour remettre la BD à
son état avant l’incident.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 12
et GEII
Exemple : transaction bancaire
Transfert de la somme S1 du compte C1 vers la compte C2 :
• Saisie de la somme S1
• Lecture de C1
• Lecture de C2
• Débiter le compte C1 de la somme S1
• ------------ Hoop ! Panne ! -------
• Créditer le compte C2 de la somme S1
A cause de la panne survenue entre 4ème et la 5ème action, l’opération n’est pas
achevée !!
Le journal des opérations permet une solution :
• Reprendre là où l’exécution est arrêter ou
• Annuler les opérations et refaire le travail depuis le début

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 13
et GEII
Access 2007
A) Introduction
Une base de données est un ensemble d’informations concernant un sujet
particulier. Exemples : La base de données d’un commerce contiendra
toutes les informations concernant les clients, les fournisseurs, les articles
en stock, les factures envoyées, celles payées, ... La base de données
d’une école contiendra toutes les informations concernant les
enseignants, les

élèves (adresses, numéro de téléphone, absences, notes, ...), ...


Quand vous gérez une base de données avec le logiciel Access, vous
utilisez plusieurs types d’objets :

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 14
et GEII
1) Les tables, qui enregistrent l’ensemble des données. En général, les
données sont mémorisées dans plusieurs tables portant à chaque fois sur
un sujet unique. Dans un commerce, il y aura une table pour les données
des clients, une pour les données des articles, une pour les informations
des commandes, une pour les données des fournisseurs, ... Dans une
école, il y aura une table pour les données des élèves, une pour les
données des enseignants, une pour les informations concernant les plans
d’étude, ...
2) Les requêtes, qui permettent de rechercher, d’analyser ou de trier
les informations contenues dans les tables dans l’ordre
alphabétique ou selon un ou des critères donnés. Une requête
permet de sélectionner tous les étudiants habitant un village, ...,
d’afficher tous les élèves ayant une moyenne générale supérieure
à 5, ...

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 15
et GEII
3) Les formulaires, qui servent à afficher les informations à l’écran, à les
saisir, à les modifier, ... selon un certain type de représentation.

4) Les états, qui offrent la possibilité d’imprimer les informations contenues


dans les tables selon une certaine présentation (liste de classe, facture,
…)

5) Les pages, qui permettent de créer une interface pour gérer les données
au travers d’un réseau intranet ou internet.

6) Les macros, qui permettent d’automatiser une ou plusieurs actions, sans


recourir à la programmation.

7) Les modules, qui permettent d’écrire des programmes utilisant des


instructions Visual Basic.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 16
et GEII
Exemple de la fenêtre d’une base de données :

Le logiciel Access est appelé un Système de Gestion de Base de Données


(SGBD) car il permet d’établir des relations entre les données de plusieurs
tables.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 17
et GEII
1) Le démarrage d’Access
Démarche :
1°) Lancez le logiciel Access 2003 à partir du groupe Microsoft Office
2°) Dans la liste déroulante du menu Fichier, sélectionnez l’option « Ouvrir »
pour une base de données existante ou « Nouvelle base de données … »
pour créer une nouvelle base de données dans un nouveau fichier.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 18
et GEII
2) La création d’une nouvelle base de données
Démarche :
1°) Au contraire des logiciels Word ou Excel, il faut d’abord créer le
nom du document avant de pouvoir y insérer son contenu.
Sélectionnez l’option « Base de données vide »

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 19
et GEII
2) Donnez un nom à votre fichier (=base de données) et sauvegardez le dans
votre répertoire personnel.
Access met automatiquement l’extension .mdb au nom du fichier.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 20
et GEII
B) Les tables
La définition d’une table
La table est l’objet fondamental qui permet de mémoriser les informations
d’une base de données au fur et à mesure de leur saisie (temps réel). Une
table est un ensemble de données structurées. Cette structure repose sur
un élément fondamental : le champ. Chaque champ d’une table
caractérise un renseignement (par exemple, le champ E_nomabonné
correspond au nom d’une personne, le champ E_localitéabonné
correspond au lieu de résidence de la personne, ...).

L’ensemble des informations contenues dans les champs constitue un


enregistrement (par exemple, dans une table correspondant au numéros
de téléphone, chaque enregistrement contient les informations détaillées
de chaque abonné : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, ...).
Tous les enregistrements d’une table ont les mêmes renseignements
(même si des champs peuvent rester vides).

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 21
et GEII
L’ensemble des données est représenté sous la forme d’une grille
constituée de colonnes (les champs) et de lignes (les enregistrements).

2) La création de la structure d’une table


Démarche :
Double-cliquez sur la rubrique Créer une table en mode Création

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 22
et GEII
Double-cliquez sur la rubrique Créer une table en mode Création

Vous accédez directement à la fenêtre qui vous permet de définir les


noms des champs, de sélectionner leur type de données, d’insérer une
description et de leur donner des propriétés.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 23
et GEII
Comme la figure le montre, chaque ligne contient les caractéristiques d’un
champ :

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 24
et GEII
1) Le nom du champ (ce nom est limité à 64 lettres ou chiffres ...). Le
caractère espace est interdit.
Nomenclature : La ou les 1ères lettres du nom du champ fait référence
au contenu de la table. Exemple : La table T_Eleves contient l’ensemble
des données des élèves d’une école. Le nom de chaque champ
commence par E_ E_Nom, E_Localite, …
2) En principe, un des champs de la table doit permettre d’identifier chaque
enregistrement de façon unique : il s’agit de la clé primaire. Par exemple,
le numéro de code d’un client ne doit concerner qu’une personne ...
Pour insérer la clef, il faut se positionner sur le 1er champ (en général) et
cliquer sur le bouton . (Par convention, ce champ sera toujours de
type NuméroAuto.).
3) Le type de donnée (qui sera mémorisé dans le champ). La liste déroulante
présente les différents types de champs générés par Access :

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 25
et GEII
Texte : la valeur entrée correspond à des caractères alphanumériques
(lettres et/ou chiffres); la longueur est limitée à 255 caractères.
Mémo : caractères alphanumériques; la longueur de ce type est limitée à
64000 caractères. Convient pour les remarques, commentaires, …
Numérique : valeur numérique; le type de ce champ peut être entier,
entier long, réel simple ou réel double.
Date/Heure : date ou heure. Access vérifie l’exactitude des dates
introduites.
Monétaire : valeur numérique avec l’indication d’un symbole monétaire ...
NuméroAuto : valeur incrémentée automatiquement lors de la saisie d’un
nouvel enregistrement.
Oui/Non : utilisé pour les valeurs ne pouvant prendre que 2 valeurs; oui ou
non; vrai ou faux; -1 ou 0.
Objet OLE : ce type permet d’insérer des objets issus d’autres applications
“Windows”, images, ...
• .....

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 26
et GEII
3) L’enregistrement de la structure d’une table
Pour enregistrer la structure d’une table, vous utilisez double-cliquer
dans la case système et donner un nom à votre table ou utiliser la
rubrique Enregistrer sous... du menu Fichier. Par convention, nous
écrirons toujours les caractères T_ avant le nom de la table, exemple :
T_clients .
4) La saisie des informations
Quand la structure de la table est terminée, le bouton ouvrir
vous permet d’activer une fenêtre dans laquelle vous pouvez introduire
les données.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 27
et GEII
Les données apparaissent sous la forme d’un tableau.

Remarques :
Pour ajouter un nouvel enregistrement à la fin d’une table, vous pouvez
cliquer sur le bouton de la barre d’outils. Le curseur se positionne
dans le premier champ du nouvel enregistrement.
Pour revenir à la structure de la table (mode création), vous pouvez
cliquer sur le bouton afin de visualiser la structure de la table,
d’ajouter un champ ou de modifier les propriétés d’un champ, ...

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 28
et GEII
5) La consultation/sélection d’un enregistrement
Les boutons situés dans le coin inférieur gauche de la fenêtre vous
permettent d’accéder facilement aux enregistrements :

6) La suppression d’un enregistrement


Il faut sélectionner l’enregistrement à supprimer et presser sur la touche
Delete. Attention, cette manipulation ne peut pas être annulée !!!

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 29
et GEII
Quand le champ de la clé primaire est de type NuméroAuto, la valeur
correspondant à l’enregistrement effacé ne sera plus utilisée. Il peut y avoir
ainsi des “sauts” dans la numérotation.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 30
et GEII
C) Les requêtes
Une requête sert à exploiter les données contenues dans les tables. On
distingue 2 types de requêtes, les requêtes “sélection” qui permettent de
lire des informations contenues dans des tables et les requêtes “action”
qui permettent d’agir (effacer, insérer , modifier...) sur le contenu des
tables. Dans le cadre de ce cours, nous nous concentrerons sur les
requêtes “sélection”.

Une requête “sélection” permet, entre autres :


1) classer les informations dans l’ordre alphabétique d’un ou de plusieurs
champs.
2) de rechercher une donnée selon un ou plusieurs critères de sélection.
3) d’effectuer des calculs.
4) de faire des regroupements selon des critères, etc.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 31
et GEII
Le résultat d’une requête peut servir de source pour un formulaire
(présentation des données des champs à l’écran), pour un état
(impression) ou même pour une nouvelle requête.
1) La création d’une requête
Démarche pour créer une requête :
1°) Sélectionnez l’onglet Requête
2°) Cliquez sur le bouton Nouveau
3°) Une boîte de dialogue apparaît : cliquez sur l’option Mode Création
4°) Cliquez sur le bouton OK
5°) Une boîte de dialogue apparaît : cliquez sur le nom de la table à insérer,
puis appuyez sur le bouton Ajouter . Répétez cette opération si une autre
table doit être ajoutée.
6°) Lorsque vous avez sélectionné toutes les tables nécessaires à la création
de votre requête, cliquez sur le bouton Fermer.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 32
et GEII
L’écran de création de la requête affiche la ou les tables sélectionnées en
haut
de la fenêtre. Une grille d’interrogation permet de définir l’ordre des tris, les
critères de filtre, les calculs, ...

Table

Grille
d’interrogation

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 33
et GEII
7) Dans la grille d’interrogation vous sélectionnez les champs que vous
voulez voir apparaître dans l’affichage de la requête ou que vous utiliserez
pour classer, filtrer les enregistrements. Vous définissez éventuellement :
• Les tris (ordre croissant, décroissant) (cf page 11)
• Les critères de filtre (uniquement les enregistrements d’un tel pays ou
d’une telle ville) (cf page 12)
• Les formules de calcul (cf page 16)
• Une propriété pour la requête ou pour des champs affichés (cf page 18)
• Les regroupements (cf page 19)

Pour ajouter un champ dans une requête, il faut cliquer sur le champ, tout
en maintenant le bouton de gauche enfoncé, amenez le champ sur la
grille du bas et relâchez le bouton ...

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 34
et GEII
Pour ajouter un champ dans une requête, il faut cliquer sur le champ, tout en
maintenant le bouton de gauche enfoncé, amenez le champ sur la grille du
bas et relâchez le bouton ...

Pour visualiser le résultat de votre requête,


vous cliquez sur le bouton
Le résultat apparaît sous la forme
d’une feuille de données.Sa présentation
peut être modifiée.
(même principe que dans Excel).

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 35
et GEII
En cliquant sur le bouton , vous revenez sur l’écran de création de
votre requête et vous pouvez la modifier.

Pour enregistrer la requête, cliquez sur le bouton et donnez-lui un nom.


Par convention, le nom donné commence par la lettre R (Ex : R_Eleves).

2) La définition des clefs de tri


Les données fournies par une requête peuvent être classées selon une ou
plusieurs clefs. Pour trier les informations, selon les données d’un champ,
il faut l’indiquer sur la ligne Tri en dessous du champ concerné.
Plusieurs choix vous sont proposés :
• Croissant, pour trier de A à Z, de 1 à 1000, du 01/01/1999 au
01/12/1999, ...
• Décroissant, pour trier de Z à A, de 1000 à 1, ...
• (Non trié), pour ... ne pas trier.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 36
et GEII
Exemple n° 1 :
Le tri défini permet de classer les enregistrements

de la table dans l’ordre croissant des noms des produits.

A l’exécution, vous obtenez ...

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 37
et GEII
Exemple n° 2 :
Le tri défini permet de classer les enregistrements
d’après l’ordre de la catégorie des produits
et ensuite au sein d’une rubrique selon
l’ordre alphabétique de leur nom.

3) Les critères de filtres


a) Les critères de filtre concernant les champs texte ou mémo Il est possible
en définissant un ou plusieurs critères de sélection de n’afficher que les
enregistrements qui correspondent à ce ou ces critères définis.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 38
et GEII
Exemple n° 1 :
Pour sélectionner uniquement les enregistrements ayant le mot légume dans
le champ Cat_prod, il faut écrire légume sous le champ Cat_prod et sur la
ligne critère.

A l’exécution, la requête n’affiche que les


enregistrements contenant le terme légume
dans le champ Cat_prod

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 39
et GEII
Exemple n° 2 :
Il est possible de sélectionner toutes les valeurs d’un champ commençant par
certains caractères. Le critère fr* sélectionne tous les mots commençant par
ces lettres. Le caractère * représente un nombre de caractères quelconque
après les lettres fr
A l’exécution, vous obtenez ...

Le caractère * peut se placer


à différents endroits :
fr *: le texte commence par les lettres fr
*re : le texte se termine par re
*m* : le texte contient la lettre m

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 40
et GEII
b) Les critères de filtre concernant les champs numériques
Exemple n° 1 :
Il est possible de sélectionner les champs numériques contenant une certaine
valeur. Le critère =5.5 sélectionne tous les champs contenant la valeur 5.5

A l’exécution, vous obtenez ...

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 41
et GEII
Les opérateurs de comparaison sont :
• > : supérieur à
• < : inférieur à
• >= : supérieur ou égal à
• <= : inférieur ou égal à
• <> : différent de
• = : égal
Exemple n° 2 :
Il est également possible de sélectionner des valeurs contenues dans un
intervalle de valeurs. Un intervalle de valeurs s’obtient par :
>= 100 et <1000

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 42
et GEII
A l’exécution, vous obtenez ...

c) La combinaison des critères


Il est possible d’utiliser plusieurs critères de sélection. Il suffit de les placer
dans les différentes lignes et colonnes de la grille.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 43
et GEII
si les critères sont placés sur la même ligne,
ils sont liés par un ET (un enregistrement est affiché si les deux critère sont
remplis);
si les critères sont placés sur des lignes différentes,
ils sont liés par un OU (un enregistrement est affiché si l’un des deux critères
est rempli).
Exemple n° 1 :
Les critères utilisés permettent d’afficher la liste des produits dont le prix est
supérieur à fr. 12.- et qui appartiennent à la catégorie fromage.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 44
et GEII
A l’exécution, vous obtenez ...

Exemple n° 2 :
Les critères utilisés permettent d’afficher les produits de la catégorie légume
ou dont le prix est inférieur à fr. 8.-

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 45
et GEII
A l’exécution, vous obtenez ...

d) Les critères de filtre concernant les dates


Les opérateurs de comparaison et leur utilisation sont les mêmes que pour les
champs numériques. Le critère utilisé affiche toutes les commandes dont la
date est inférieure au 30/04/96

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 46
et GEII
A l’exécution, vous obtenez ...

Remarque : Access rajoute automatiquement des # autour de la date.

e) La définition d’une requête “paramétrée”


Il est possible que le critère d’une requête soit introduit dans une fenêtre de
dialogue lors de son exécution. Pour obtenir cet effet, une question écrite
entre des parenthèses [ ] est rédigée sur la ligne critère.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 47
et GEII
A l’exécution, une fenêtre de dialogue s’ouvre
et permet d’introduire le critère de sélection …

Pour le critère fruit, vous obtenez ...

Remarque :
• La [ s’obtient en tapant simultanément sur les touches Alt Gr + è
• La ] s’obtient en tapant simultanément sur les touches Alt Gr + ¨

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 48
et GEII
4) Les formules
Dans Access, les intitulés des champs peuvent être utilisés comme des
variables.
Quand une requête est exécutée, les enregistrements d’une table sont lus les
uns après les autres. A chaque « lecture » d’un enregistrement, le contenu de
ses divers champs est mémorisé dans ces variables.

Les champs calculés


Les valeurs numériques contenues dans une table peuvent être utilisées dans
les requêtes pour obtenir de nouvelles valeurs. Un champ calculé est composé
de deux parties :
• le nom donné à cette formule (qui sera le nom de ce nouveau champ et qui
sera utilisé comme libellé dans l’en-tête de la colonne);
• un calcul utilisant les différents opérateurs mathématiques +, -, /, *, et les ()

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 49
et GEII
Exemple :
Pour obtenir le prix total de chaque article en stock, il faut écrire la formule
suivante (expression) : Prix total:[PrixUnitaire]*[Qstock],
où Prix total: est le nom donné au nouveau champ qui sera utilisé dans l’en-
tête de la colonne dans la feuille de données et
où les noms des champs de la table utilisés dans la formule sont écrit entre
des parenthèses [ ]

A l’exécution vous obtenez ...

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 50
et GEII
5) Requête « sélection » et regroupements
Dans une table on trouve des informations relatives à des enregistrements de
même nature (Exemple 1 enregistrement = 1 employé). Toutefois on peut
souvent en tirer d'autres informations, par exemple si la table contient
l'adresse de chaque employé et son salaire, on doit pouvoir en déduire la liste
de toutes les villes représentées dans la table ainsi que le salaire total des
employés. On utilise dans ce cas des requêtes avec option de regroupement
en activant la ligne dite « Opération ».
La ligne opération est activée ou désactivée en cliquant sur le bouton .
Elle permet d’utiliser des fonctions de statistique :

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 51
et GEII
1) Regroupement : Définit le champ pour lequel vous voulez effectuer un
regroupement.
2) Somme : Totalise toutes les valeurs d’un champ.
3) Moyenne : Calcule la moyenne de toutes les valeurs d’un champ.
4) Minimum : Calcule la valeur la plus petite dans un champ.
5) Maximum : Calcule la valeur la plus grande dans un champ.
6) Compte : Affiche le nombre total des enregistrements répondant à un
critère.
7) Où : Indique la/les valeurs d’un champ qui sont prises ou ne sont pas prises
en compte dans un regroupement. Ce où a la signification d’un si (d’une
condition) !!

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 52
et GEII
Quelques exemples :
La table ci-dessous contient les informations concernant les employés d’une
entreprise.

A partir de cette table et en utilisant la ligne opération, il est possible


d’obtenir ...

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 53
et GEII
a) Avec la fonction Somme … On obtient le montant total des salaires vers

b) Ou encore avec la fonction Max A l’exécution vous obtenez le salaire


le plus élevé

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 54
et GEII
D) Une requête basée sur une autre requête
Il est parfois nécessaire de recourir à plusieurs requêtes pour obtenir un
renseignement statistique.
Exemple :
La base de données d’une entreprise indique les informations suivantes :

Pour connaître la valeur de la différence entre le salaire le plus élevé et le plus


bas, il faut créer une première requête qui affiche le salaire le plus élevé et le
salaire le plus bas.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 55
et GEII
Les paramètres de la requête sont ...
vous obtenez ...

• La requête a créé deux nouveaux champs contenant la valeur de salaire


maximum et la valeur du salaire minimum.
• Cette requête est enregistrée (par exemple sous le nom R_Max_Min) et
servira de base à une nouvelle requête.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 56
et GEII
L’écran de création de la nouvelle requête indique les champs de la première
• requête que vous pouvez utiliser.
Et vous obtenez ...

Remarque :
A l’exécution d’une requête, basée sur une autre requête, « Access » exécute
d’abord la 1ère requête pour sélectionner les données. Les données
sélectionnées
sont mémorisées dans des champs qui servent de source à une 2ème requête lors
de son exécution.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 57
et GEII
E) Les requêtes multi-tables
Lors de la création d’une requête, les relations établies entre les tables se
dessinent automatiquement. Cependant, vous pouvez modifier au niveau de
la requête la jointure ou la créer s’il n’y a pas de relation existante.
1) La création d’une jointure
Démarche :
Cliquez dans la première table sur le champ à lier, laissez le bouton de gauche
enfoncé et glissez ce champ vers le champ correspondant situé dans la
deuxième table.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 58
et GEII
Par défaut, la jointure créée entre les deux tables est une équijointure.

• Par défaut, la jointure inclus seulement les lignes des deux tables pour
lesquelles les champs joints sont égaux. Selon le type de requête, il est
nécessaire de modifier la propriété de la jointure pour voir apparaître tous
les enregistrements de l’une des deux tables.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 59
et GEII
Exemples :
Soit les tables :
T_Joueurs T_Equipes

a) Dans une équijointure, seuls les enregistrements dont les champs joints
contiennent la même valeur sont affichés. Dans cet exemple, seuls les joueurs
faisant partie d’une équipe sont pris en considération dans la requête.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 60
et GEII
seuls les joueurs faisant partie d’une équipe sont pris en considération dans
la
requête.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 61
et GEII
La requête affiche :

b) La jointure externe gauche prend en considération tous les joueurs et


indique le nom de l’équipe dont fait partie un joueur. Si un joueur n’a pas de
n° d’équipe, il apparaîtra tout de même dans la requête.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 62
et GEII
La requête affiche :

c) La jointure externe droite prend en considération toutes les équipes et


indique le nom des joueurs inscrits dans une équipe. Si une équipe n’a pas de
joueur, elle apparaîtra tout de même dans la liste.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 63
et GEII
La requête affiche :

F) Les formulaires
Les informations mémorisées dans une table peuvent être consultées,
modifiées ou supprimées dans des feuilles de données.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 64
et GEII
La feuille de données présente les informations en lignes et en colonnes.
Chaque ligne est un enregistrement, chaque colonne est un champ.

La présentation des enregistrements d’une requête peut être améliorée en


utilisant un formulaire.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 65
et GEII
Il existe deux catégories principales de formulaires, les formulaires
indépendants et les formulaires dépendants. Ces derniers ont pour source
une requête et sont soit de type « colonne simple » (des champs d’un seul
enregistrement sont affichés) ou de type « tabulaire » (plusieurs
enregistrements sont affichés).
Formulaires dépendants :
Type « colonne simple » Type « tabulaire »

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 66
et GEII
Formulaires indépendants :
Vous pouvez également utiliser un formulaire comme Menu général qui
ouvre
d'autres formulaires dans la base de données.

Il y plusieurs façons de créer un formulaire :

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 67
et GEII
1°) utiliser le bouton Nouvel objet : formulaire automatique de la barre de
boutons principale qui crée à partir d’une requête ou d’une table
sélectionnée un formulaire de type colonne simple (un seul enregistrement
est affiché);

2°) sélectionner l’objet Requêtes et utiliser soit


a) travailler sans assistant ( Mode création )
b) utiliser l’Assistant formulaire

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 68
et GEII
2) La création d’un formulaire à l’aide d’un assistant
Cette procédure est utilisée pour créer des formulaires incluant une partie
des champs d’une requête et/ou pour créer des formulaires selon un type
particulier.
Exemple de formulaire de type colonne simple : les données d’un seul
enregistrement sont visibles.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 69
et GEII
Démarche :
Sélectionnez l’objet formulaire en cliquant sur puis sur ;

1°) Dans la fenêtre Nouveau Formulaire,


sélectionnez la rubrique Assistant Formulaire
puis choisissez la requête qui servira de base à votre formulaire ;
puis cliquez sur le bouton OK .

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 70
et GEII
2°) La fenêtre suivante vous permet de sélectionner les champs à insérer
dans
le formulaire.
Cliquez sur pour ajouter tous les champs ou sélectionnez le champ
désiré et cliquez sur > Pour enlever un champ, sélectionnez le champ dans la
fenêtre Champs sélectionnés et cliquez sur
Cliquez sur le bouton Suivant.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 71
et GEII
3°) Dans la nouvelle fenêtre plusieurs types de formulaires vous sont
proposés.
Seuls les types Colonne simple et Tabulaire retiendront notre attention. La
démarche qui suit est identique pour les 2 types de formulaires.
Sélectionnez le type et cliquez sur Suivant .

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 72
et GEII
4°) Cette fenêtre permet de sélectionner un style de représentation pour le
formulaire. Sélectionnez le style Standard et cliquez sur le bouton Suivant.
Sélectionnez le type et cliquez sur Suivant .

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 73
et GEII
5°) Cette fenêtre permet d’enregistrer le formulaire sous le nom de votre
choix. Ce nom sera également le titre (légende) de la fenêtre de ce
formulaire.
Un clic sur le bouton Terminer conclut la création du formulaire.

Le formulaire est “prêt à


l’emploi”.

Il est possible de modifier


un formulaire en cliquant sur
le bouton

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 74
et GEII
L’importation d’une feuille de données à partir d’Excel
Il est possible d’importer dans une base de données ACCESS une table de
données réalisées dans un document Excel. Démarche :
1°) Sélectionner dans le menu « Fichier », la rubrique « Données externes »,
puis la rubrique « Importer ».

2°) Dans la fenêtre « Importer », sélectionner le type de fichiers « Microsoft


Excel *.xls » et votre document.

Cliquer sur le bouton pour continuer.

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 75
et GEII
3°) Une fenêtre « Assistant … » s’ouvre. Elle vous permet de sélectionner la
feuille de votre document Excel que vous voulez importer.

4°) L’étape suivante permet d’indiquer que le contenu de la 1ère ligne de la


feuille Excel correspondra aux noms des champs sous Access.

5°) Les données Excel peuvent être mémorisés dans une nouvelle table, voir
rajouter à une table Access qui a évidemment la même structure …

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 76
et GEII
6°) Dans cette étape, l’assistant vous demande si le premier champ
correspondra à la clé primaire. Confirmer les options proposées …

7°) Laisser Access gérer la clef primaire.


Elle aura la propriété NuméroAuto

8°) Indiquer le nom de la table et cliquer sur le


bouton

Cour11111s d'Informatique I : Filières GIM


16/01/21 77
et GEII

Vous aimerez peut-être aussi