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Procédure d’Inventaire physique

Date de prise d’inventaire :


sommaire :

I. Cadre juridique et Objectifs


II. Logigramme du processus inventaires
III. Les Biens concernés par les inventaires
IV. Les Zones de comptages
V. Organisation des équipes de travail
1. Organigramme des équipes de travail
2. Missions et responsabilités de la commission centrale des inventaires;
3. Missions et responsabilités des Sous Commissions d’inventaires;
VI. Les Documents de travail
VII. Procédure de comptage
Cadre juridique et Objectifs
A. Base réglementaire :
 Loi 07/11 du Dhou El Kaada1428 correspondant au 25 Novembre 2007 portant système comptable et financier: Article 14
 Ordonnance N°75-59 du 26 Septembre 1975 portant code de commerce, modifiée et complétée : Articles 9 et 10.

B. Objectifs :
 S’assurer et attester de l’existence physique des stocks et des Investissements ;
 Permettre le rapprochement avec l’inventaire comptable ;
 S’assurer de la saine gestion des actifs de l’entreprise ;
 Garantir la présentation d’une image fidèle des comptes de l’entreprise.
Logigramme du processus inventaire

Lancement de la compagne d’inventaire

Le Directeur Général / Gérant Installation de la commission centrale des inventaires

Commission centrale des inventaires Installation des sous commissions des inventaires

Sous commissions des inventaires Délimitation des zones d’inventaire

S.C.I / D.F.C Préparation des documents de travail

S.C.I Réunions de sensibilisation

Responsables des sites Rangement et préparation des biens à inventorier

Equipes de comptage Recensement des biens

D.F.C Contrôle des travaux de prise d’inventaire

IT Injection des inventaires dans le SI

NON
Ecarts justifiés
Soumettre au Conseil
OUI
d’Administration
D.F.C Prise en charge des écarts d’inventaire

Fin de l’opération
Les Biens concernés par les inventaires
1. Les Investissements :

2. Les stocks appartenant à la société, qu’ils soient situés dans ses magasins ou dans des dépôts en location ou gestion pour
compte :
 Matières Premières ;
 Pièces de rechange et fournitures ;
 Produits finis.

3. Les caisses et les bien de valeur :


 Procès verbale PV de la caisse principale et des caisses régies existant sur chaque site ;
 Inventaire des chèques.
Les Zones de comptages
ZONE TYPE D'INVENTAIRE EMPLACEMENT RESPONSABLE
ZONE
E

D
Organisation des équipes de travail

Commission centrale des inventaires

Sous commission 1 Sous commission 2 Sous commission 3 Sous commission 4

Superviseurs Superviseurs Superviseurs Superviseurs

1e Equipe de comptage 1e Equipe de comptage 1e Equipe de comptage 1e Equipe de comptage

2e Equipe de comptage 2e Equipe de comptage 2e Equipe de comptage 2e Equipe de comptage

Agent de saisie Agent de saisie Agent de saisie Agent de saisie


Missions et responsabilités de la commission centrale des inventaires

La commission centrale des inventaires à pour taches principales :

 Prendre en charge la préparation et la réalisation des inventaires ;

 Désigner les Sous-Commissions d’inventaires ;

 Désigner les équipes de contrôle ;

 Examiner et étudier les rapports finaux des d’inventaires présentés par chaque sous-commission ;

 Présenter un rapport final sur les inventaires ;

 Soumettre aux organes habilités le projet des décisions concernant le traitement des écarts sur inventaire ;
Mission et responsabilité des Sous Commission d’inventaires
La Sous-Commission des inventaires a un rôle majeur :

a) Remise des supports d’inventaire


La Sous Commission d’inventaire met à la disposition des équipes de comptages les papillons de comptage et feuilles
d’inventaires, et vérifie l’existence des fiches d’indentification des produits.
Elle doit tenir également les états récapitulatifs des feuilles d’inventaire.

b) Contrôle:
Avant les opérations de comptage :
La Sous-Commission doit s’assurer:
• Que toutes les aires de stockages ou les produits à inventorier sont soigneusement rangés ;
• Que chaque lot possède une fiche d’identification ;
• S’assurer quel la mise à jour des stocks permanent sur AX est bien respectée.
Missions et responsabilités des Sous Commissions d’inventaires
Pendant le comptage :
son rôle pendant cette phase consiste à :
Assister les superviseurs régulièrement au niveau des lieux de déroulement des inventaires pour orienter les équipes de
comptages en cas de difficultés.
S’assurer du bon déroulement des opérations d’inventaires conformément à la procédure de prise d’inventaire.
Superviser le déroulement des travaux d’inventaires et prendre les mesures correctives selon le planning fixé par la
commission centrale et les procédures en vigueur,
Après le comptage:
La Sous-Commission d’inventaire doit:
Récupérer les papillons et feuilles de comptage tout en vérifiant les séquences numériques pour n’en oublier aucun, et les
remettre à la DFC.
Missions et responsabilités des Sous Commissions d’inventaires
a) Equipe de comptage n°01 et 02 :

La sélection des éléments des équipes de comptage doit se faire en prenant compte des deux critères :
 Indépendance de la zone inventoriée ;
 Compétence en la matière.

Pour ce faire, chaque équipe doit être composée :

 D’un superviseur
 Agents de comptages (Le nombre varie selon le volume de la zone à inventorier)
 D’un agent de saisie, assisté par les équipes IT, pour l’intégration des données physiques sur le SI.
Missions et responsabilités des Sous Commissions d’inventaires
Missions et responsabilités du superviseur :

Le superviseur doit s’assurer que :

 Les informations inscrites sur le papillon de comptage sont enregistrées avec attention ;
 La retranscription sur la feuille d’inventaire doit être effectuée avec un maximum d’attention et de soin ;
 Les ratures et les surcharges ne doivent pas être tolérées ;
 Tous les papillons de comptage et feuilles d’inventaire (Excel + papier) ont été remis au président de la Sous-
Commission d’inventaire dans un délais ne dépassant pas les 48 h après l’inventaire.
Les Documents de travail :

Papillons de comptage :
Il doit être composée de trois feuilles «A, B et C» reprenant des Informations en matière de:

 Désignation de la zone d’inventaire ;


 Numéro de code article ;
 Emplacement ;
 Désignation ;
 Quantité inventoriée ;
 Unité de mesure ;
 Noms et signatures des responsables des comptages contradictoires et du superviseur ;
 Les Dates de passage et des comptages des équipes.
Les Documents de travail :
Feuilles d’inventaire

Ce document sera utilisé pour la transcription des résultats des papillons de comptages, il doit contenir les
informations suivantes:

 Désignation de la zone d’inventaire (pré renseignée) ;


 Code article (pré renseignée) ;
 Emplacement (pré renseignée) ;
 Désignation (pré renseignée) ;
 Quantité définitive inventoriée ;
 Unité de mesure ;
 Noms et signatures des responsables des comptages contradictoires, du superviseur et du responsable du site ;
 La date de validation.
Les Documents de travail :

L’état récapitulatif d’affectation des feuilles d’inventaire :


Afin de maitriser la consolidation des feuilles d’inventaire, ce document est destiné à s’assurer
de la récupération de tous les feuilles d’inventaires, il doit comporter les renseignements
d’identification notamment :

 La série séquentielle des numéros des feuilles d’inventaire remises pour chaque équipe ;
 Le nom des superviseurs ;
 La zone d’inventaire ;
 La signature du président de la sous-commission d’inventaire ;
 Les observations éventuelles sur le déroulement de l’opération.
Les Documents de travail :
Mode opératoire de la procédure de comptage :
Lors de son passage, la première équipe effectue le comptage, prend l’exemplaire «A» du papillon de comptage et
le remplit en indiquant:
 L’indentification des produits en se référant à la fiche d’identification et au papillon d’inventaire.
 La quantité inventoriée.
 L’état de qualité des articles inventoriés.
Les mentions d’appréciation de l’état de qualité de l’article sont les suivantes :
C: Produit Conforme ;
X: Produit défectueux ;

Afin d’éviter les omissions ou les doubles comptages, à chaque fois qu’un lot est inventorié, un visa (colorié)
est posé sur la fiche d’indentification.
Les Documents de travail :

La seconde équipe de comptage, procède de la même façon en utilisant l’exemplaire «B» des
papillons de comptages.
A la fin du comptage de chaque zone, chaque équipe transmettra au superviseur les papillons
de comptage, ce dernier procédera avec les équipes de comptage à une comparaison des
quantités et en cas d’écart il dégagera une troisième équipe de contrôle. (Troisième comptage),
qui effectue un comptage de validation de l’article qui affiche un écart de comptage entre les
deux premières équipes.
Les feuilles d’inventaire sont remplies en s’appuyant des papillons de comptage
éventuellement corrigées.

Les Feuilles d’inventaire doivent être signées conjointement par le superviseur et son
équipe ainsi que le responsable du site

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