Política de compras e

selecção de fornecedores
A política de compras baseia-se na orientação
que deve ser seguida em relação à qualidade /
preço
pretendida, assim como, da política de
pagamentos estabelecida e o tipo de
especificidade em determinados
artigos, tais como a sua origem, denominação
de origem ou estado (fresco, congelado,
vácuo).
A selecção dos artigos e produtos
pode ser efectuada consultando diversas fontes,
destacando-se a pesquisa selectiva em livros,
páginas
amarelas, anuários de fornecedores, catálogos
recolhidos, feiras da especialidade, Internet,
visitas a
estabelecimentos da concorrência ou com
semelhanças ao conceito pretendido, reuniões e
conversas
com vendedores, entre outros.
Como tal, torna-se necessário seleccionar os
produtos e artigos que, à priori, parecem estar
de acordo
com o conceito pretendido. Serão, depois,
sujeitos a uma avaliação mais detalhada, de
preferência com
a respectiva ficha de produto.
Antes de mais, sugere-se que a relação com os
fornecedores deve ser encarada numa óptica de
realizar o
melhor tipo de negócio para o ERB. Todavia,
deve estabelecer-se uma relação com os
fornecedores onde
ambas as partes ganhem, isto é, criar relações
de “ganhar-ganhar”.
Por outro lado, os fornecedores devem ser vistos
como parceiros do negócio, podendo transmitir
informações
e sinais preciosos relativamente ao mercado e
aos concorrentes.
Na angariação de fornecedores, deve fazer-se
uma recolha geográfica alargada, dado que,
hoje em dia, com
as facilidades de distribuição, importa conhecer
quais as condições e preços que diversos
fornecedores
apresentam. O fornecedor “vizinho” do lado ou
da zona poderá não ter a melhor proposta.
Para terminar, é de destacar que devemos ter
mais de um fornecedor por produto ou
conjunto de produtos.
Critérios para seleccionar os
fornecedores
Notoriedade e prestígio do fornecedor no
mercado;

Conhecer as suas instalações (higiene,

organização, controlo, recursos humanos,
meios de transporte disponíveis, etc.);
Relação qualidade / preço dos artigos
fornecidos;

Relação da quantidade consumida por

produto no ERB;

Assiduidade e pontualidade nas entregas;

Número de entregas semanais;

Possibilidade de fazer entregas de emergência
(SOS);

Prazos de pagamento;

> Descontos de pronto pagamento ou rappel.

Evitar o favoritismo dos fornecedores é
primordial, ou seja, não permitir que se
dependa apenas de um
fornecedor. Auscultar diferentes fornecedores
pode permitir a aquisição de bens com a mesma
qualidade
e especificidade a preços inferiores
O ERB deve possuir um dossier com as fichas de
fornecedores, onde devem estar inscritas todas
as
informações (nome, moradas, contactos,
número de contribuinte, alvarás sanitários e
veterinários etc.).
Nesta ficha, devem anotar-se todas as
ocorrências (datas, horas e motivos) que foram
sendo recolhidas
ao longo do ano, tais como, atrasos, falhas nas
entregas, enganos, produto não conforme,
entre outros,
de modo a que no final do ano se possa fazer
uma avaliação dos fornecedores.
Encomendas
É fundamental saber qual o produto e
quantidade em stock a serem encomendados.
Como tal, deve ter-se
a garantia que o produto a adquirir é de facto
necessário e irá ser consumido antes da Data
Limite de
Consumo (DLC), ou seja, no prazo de
validade.
Nesse sentido, e para facilitar as encomendas,
é indispensável a existência de documentos
próprios, os
quais deverão ser fáceis de preencher,
bastando colocar as quantidades necessárias,
evitando o preenchimento
em folhas isoladas por pessoas com caligrafias
diferentes que podem induzir a enganos nas
encomendas efectuadas
Recomenda-se a elaboração de listas de
encomendas, devidamente
preenchidas e com espaços em branco para
acrescentar produtos novos.
As encomendas dependem sempre do tipo de
produto (maior ou menor perecibilidade),
espaço disponível
nos armazéns (prateleiras ou frio),
necessidades diárias, dias para a próxima
entrega, stock mínimo,
ponto de encomenda, rotação de stocks, dias
limite estabelecidos para as encomendas e
periodicidade
das entregas
Por outro lado, a sazonalidade da procura
(clientes) implica alterações significativas no
volume de vendas e tem uma influência directa
nas encomendas.
Não se deve investir em matérias-primas,
especialmente nas perecíveis, quando não se
tem uma forte
convicção de que venham a ser consumidas
antes da sua data limite de consumo.
Por outro lado, é imprescindível ter um
conhecimento aprofundado sobre a
popularidade e rentabilidade
do menu (engenharia de menus), de forma a
elaborar mapas de produção, tendo em conta o
histórico
das vendas, se há confirmação de vendas a
grupos, bem como aquilo que mais se vende
em média. Nem
todos os pratos têm a mesma venda.
Existem diversas formas de efectuar as
encomendas: telefone, fax, pessoalmente ou
correio electrónico.
Deverá optar-se pela mais eficiente, ou seja,
aquela que melhor funciona com o menor
custo de comunicação.
As comunicações são caras, como tal, devem
ser reduzidas ao mínimo indispensável.
No entanto,
aconselha-se o fax e o correio electrónico, visto
que permitem o registo das encomendas. Este
registo
que é considerado como a nota de encomenda
e servirá para confrontar com a guia de
remessa que
acompanha a mercadoria.
Stocks necessários
O stock é um “mal” necessário, dado que
representa um empate de capital. Como num
ERB existem
centenas de produtos, o valor que os stocks
representam é muito significativo.
Por outro lado, o gestor tem interesse em
conhecer de forma rápida a evolução e variação
dos stocks, sem
ter de despender muito tempo na observação
de longas listas de produtos.
Esta fase de definição de stocks envolve uma
interessante análise do conceito e das
necessidades de
produtos previstas, por forma a ser efectuada
uma correcta distribuição e atribuição do
espaço disponível,
permitindo um correcto armazenamento e
controlo das matérias-primas e consumíveis.
Uma correcta distribuição dos espaços é
importante para a manutenção dos stocks,
tendo em linha de
conta a popularidade de vendas das diversas
iguarias e menus. Por fim, a correcta arrumação
dos produtos
revela-se extraordinariamente importante para
uma maior rapidez na realização dos
inventários.
Qual o interesse de calcular
o stock mínimo?
O interesse é garantir que, à partida e de acordo
com o histórico, determinado produto não entre
em
ruptura de stock, garantindo a sua existência até
ao dia da entrega seguinte.
Igualmente, a rotação de produtos em armazém é
fundamental. Assim, para uma correcta rotação,
importa
definir o stock mínimo para cada produto, de
modo a conhecer o seu ponto de encomenda,
evitando a
ruptura de stocks.
Para calcular o stock mínimo utiliza-se a
fórmula:

Stock mínimo = Consumo médio diário X

Período de aprovisionamento

Nota: o período de aprovisionamento

compreende o dia da encomenda até ao dia
da entrega da
encomenda.
Ao conhecer-se o stock mínimo, também
conhecido como “stock de alerta” estamos
também a definir o
ponto de encomenda, ou seja, o momento em
que se deve fazer a encomenda.
Nos produtos perecíveis é
comum considerar-se uma margem de
segurança de modo a prever que uma
percentagem (%) do produto
possa não estar em condições de ser utilizada.
Neste caso, a fórmula será:

Stock mínimo = Consumo médio diário X

Período Aprovisionamento + Margem Segurança
A margem de segurança é calculada como uma
percentagem (%) do consumo médio diário.

Convém
salientar que as encomendas têm de se
adaptar às quantidades das embalagens,
grades, etc. Isto é, por
vezes, tem de se ajustar para cima o número de
produtos encomendados para respeitar a
quantidade das
embalagens comercializadas.
Stock máximo
É o valor a partir do qual não se justifica
económica e fisicamente (espaço) a compra de
determinado
produto. Excepcionalmente, poderá
ultrapassar-se o stock máximo quando houver
uma oportunidade
muito vantajosa de comprar determinado
produto a um preço baixo, com um prazo de
validade elevado
e que tenha possibilidades de se valorizar ao
longo do tempo.
Rotação de stocks
A rotação de stock é um bom indicador sobre a
quantidade de vezes que um produto roda no
armazém
ao longo de um mês. Com isto, interessa ter
rotações elevadas, dado que pressupõem que o
produto é
comprado diversas vezes durante o mês, o que
nos garante que o empate de capital é
minimizado. Por
outro lado, pretende-se que no inventário mensal
a quantidade de produtos seja a menor possível.
A rotação pode ser calculada da seguinte
forma:

Rotação produtos = Consumo mensal : stock

médio
Recepção de mercadorias
Esta fase é de elevada importância dado que se
dá autorização de entrada da quantidade e
qualidade do
produto no ERB. Caso não seja respeitada esta
fase, todo o ciclo pode ficar em causa
É imprescindível
verificar se o produto entregue corresponde ao
produto encomendado (verificar nota de
encomenda).
Por outro lado, tem de existir a garantia de que
foi transportado nas melhores condições de
higiene e
temperatura (géneros alimentícios perecíveis e
congelados). Importa, ainda, verificar se os
produtos
apresentam datas limites de consumo (prazos de
validade) razoáveis.
Na recepção de mercadorias têm de se
considerar as dimensões dos veículos que
fazem as entregas, de
modo a facilitar sempre que possível a
aproximação dos veículos à entrada dos ERB.
Esta é uma fase
onde podem ocorrer acidentes de trabalho,
dado existir manuseamento de recipientes ou
caixas com
pesos elevados.
Convém salientar que a verificação dos pesos e
quantidades não pode, de forma alguma, ser
descurada
dado que pode haver erros na pesagem, em
especial, nos artigos comprados a peso. Por
isso, deve sempre,
mas sempre, verificar-se os pesos.
Na prática, as pessoas que fazem as entregas são
quase sempre as mesmas e, como tal, existem
relações
de confiança e amizade que se vão criando com os
colaboradores do estabelecimento. Algumas vezes,
esta
relação favorece o “facilitismo”, a não verificação das
encomendas. Este facto, pode dever-se a atrasos nas
entregas, as quais podem coincidir com a hora da
refeição dos colaboradores, fazendo com que a
rapidez
na recepção não permita a verificação adequada dos
produtos recebidos.
Qual a importância da guia de
remessa ou factura?
É o documento que acompanha a mercadoria
que o vendedor remete ao comprador na qual
específica
as designações e quantidades para efeitos de
conferência no acto da entrega. Esta deve
indicar o nome
e morada do cliente, o local de descarga, hora
prevista da entrega e matrícula da viatura que
transporta
a mercadoria
Em que consiste a nota de
crédito?
Consiste num documento emitido pelo
fornecedor, mais concretamente a pessoa que
faz a entrega, onde
é inscrita a rectificação para menos do valor
apresentado na guia de remessa ou a inscrição
de uma
devolução total ou parcial da mercadoria
entregue.
Por outro lado, as encomendas nem sempre vêm
de acordo com o pedido, quer por enganos
internos do
fornecedor quer por falhas na entrega pelo
distribuidor ou por algum acidente que poderá
ocorrer no
transporte ou descarga da mercadoria.
Nesta ocasião, deve ser sempre ser pedida uma
nota de crédito relativamente ao produto em
falta,
danificado, fora da validade ou que não respeite
os padrões acordados com o ERB
Em que consiste a nota de
débito?
Ao contrário da nota de crédito, pode haver
enganos no sentido inverso, ou seja, os preços
que constam
na factura ou guia de remessa são inferiores aos
acordados, ou na verificação das quantidades
apercebe-se
que existe mercadoria em quantidade superior
à inscrita na guia de remessa ou factura. Nestes
casos, é
emitida uma nota de débito.
 Resumindo, que cuidados
devemos ter na recepção de
mercadorias?
> Verificar se a entrega está a ser realizada no
período do dia e hora estabelecida;

> Comparar e conferir a quantidade (peso,

unidades ou embalagens);

> Conferir se a qualidade está de acordo com o

estabelecido;
> Verificar se a especificação do produto é a
acordada, isto é, pode ter sido feita uma
encomenda de robalos com um
peso aproximado de 1 kg/unidade, e o pescado
entregue, embora nas melhores condições,
apresentar um peso de
0,4 kg/unidade, não correspondendo ao
pedido;

> Confirmar se o estado (fresco, congelado, em

vácuo, etc.) do produto pedido corresponde ao
entregue;
> Verificar se as embalagens não se encontram
danificadas ou abertas, ou se existem
produtos sem rótulo;
> No caso dos produtos refrigerados e
congelados verificar a temperatura em que
foram transportados, de modo a
avaliar se houve quebras na rede de frio,
podendo ter danificado a qualidade do
produto. Os gelados são um exemplo
de um produto muito sensível a oscilações de
temperatura;
> Guardar rapidamente os produtos de acordo
com a perecibilidade destes, ou seja, dar
prioridade aos produtos
congelados e refrigerados;

> Guardar todas etiquetas que vêm coladas

nas embalagens dos produtos, de modo a
permitir o rápido reconhecimento
da origem e do lote de determinado produto
(carne, peixe, etc.);
> Garantir que nesta fase não haja desvios ou
roubos. O facto de as mercadorias se
encontrarem à porta de um ERB
aumenta a probabilidade de um eventual
furto.