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Organisation,

Normes et rôles
Travail en Équipe
Collaboratif
Plan de la séance

– La complexité
• Définition
• Intelligence collective

– Réaliser des projets complexes


• Les 6 questions incontournables
• La prise de décision
• La conduite des réunions

– Les normes et les rôles dans une équipe


• Définition
• Utilité et mise en place
• Processus d’émergence
La complexité et
l’intelligence
collective
Complexité et intelligence collective

La complexité :
On peut dire qu’un projet est complexe lorsque les
éléments sont nombreux, interagissent entre eux et
créent des situations (ou problématiques) difficilement
prévisibles. Dans les situations complexes, on se sent
embrouillé, incertain en raison de ce qu’on perçoit comme
étant ambigu.
• Attention de ne pas confondre compliqué et complexe :
ce qui est compliqué peut être décomposé en
différentes étapes systématiques et on peut finir par le
comprendre.

(Mack, 2004, dans Zaïbet-Greselle, 2007, page 11)


Complexité et intelligence collective

L’intelligence collective:
L’intelligence collective est vue comme « une
capacité qui, par la combinaison et la mise en
interaction de connaissances, idées, opinions,
questionnements, doutes… de plusieurs
personnes, génère de la valeur supérieure à ce
qui serait obtenu par la simple addition des
contributions de chaque individu ».

(Mack, 2004, dans Zaïbet-Greselle, 2007, page 11)


Complexité et intelligence collective : mise en
action

Pour travailler de manière collaborative et utiliser


l’intelligence collective du groupe, trois types d’action
peuvent être mises de l’avant:

1. Les 6 questions incontournables: Se poser des


questions pour créer une vision commune et identifier
les actions pour la réaliser;

2. La prise de décision: Miser sur une prise de décision


collaborative;

3. La conduite des réunions: Structurer les interactions


de l’équipe dans le temps et l’espace.
Réaliser des
projets
complexes
1 - Les 6 questions
incontournables
Action 1.
Les 6 questions incontournables

• Que devons-nous accomplir ?


Quoi • Que comprenons-nous de la tâche ?

choix (d’objectifs, de méthodes, de lieu, etc.) sont


Assurez-vous que tous comprennent pourquoi ces
• Quelles méthodes de travail et règles

effectués et valider leur cohérence.


Comment de fonctionnement devons-nous
adopter ?

Pourquoi
• De quels rôles avons-nous besoin et
quelles en sont les attentes ?
Qui • Qui occupera les rôles (organisation
et tâche) ?

• Quel est notre échéancier ?


Quand • Quand devrons-nous nous rencontrer
?

• Où devrions-nous nous rencontrer ?


• Où devons-nous déposer les
Où informations partagées (documents,
tâches) ? 8
Réaliser des projets
complexes
2 – La prise de décision
Action 2.
La prise de décision – Les règles
Règle de la majorité
• Votes (ouvert, secret): Proposer quelques choix et
demander à chacun d’identifier son option favorite
– main levée, bulletin, etc.
Règle de l’autorité
• Véto (statut, expertise): Le poids décisionnel de
l’un des membres est supérieur à celui des autres.
Règle de l’unanimité
• Vise l’accord complet de tous les membres envers
un choix unique.
Règle du consensus
• « Accord général obtenu dans un groupe, la
plupart des membres appuyant la solution choisie
et les autres acceptant de s’y rallier »
(Schemerhorn, 2006, p.228).
Action 2.
La prise de décision par consensus
– La prise de décision par consensus favorise la prise de
décision collaborative et l’utilisation de l’intelligence
collective.
– Permet de :
• Conserver la motivation et l’engagement des membres
• Favoriser la participation optimale (St-Arnaud)
– Comment y arriver ?
• Attitudes collaboratives (ouverture, écoute, affirmation,
émotions, etc.);
• Gestion de la dynamique de l’équipe (règles et normes, rôles
de facilitation, cohésion, enjeux de pouvoir, etc);
• Outils d’organisation de la prise de décision (ex. matrice de
décision)
• Moyens de communication divers – outils communicationnels
Action 2.
La prise de décision avec matrice

1. Identifier collectivement des critères décisionnels et les


hiérarchiser ou les pondérer;
2. Clarifier l’ensemble des idées afin d’être en mesure de les
évaluer;
3. Attribuer une note à chaque idée.
** Il est essentiel de permettre à chacun de s’exprimer et de se
souvenir que c’est l’idée exprimée qui est évaluée et non la personne
qui l’a exprimée.**

Idées/Critères Bas coûts Original Faisabilité TOTAL


Utiliser une 3–4–2–3 6 -7-7-9 2-1-1-3 48 points
structure en
béton
Utiliser une 1-1-2-5 5–5–4-2 5–5–4-7 46 points
structure en
acier
Utiliser une 10 – 10 – 9 - 8 3–2–4-2 9–9–9-8 83 points
structure en
bois
Réaliser des projets
complexes
3 – La conduite de réunion
Action 3.
La conduite de réunion: périodes et fonctions
Structurer et animer la réunion permet de faciliter son déroulement et de
favoriser la dynamique collaborative désirée.

3 périodes à structurer :

1. Démarrage : Ouvrir la rencontre, chacun comprend pourquoi et comment cette


réunion va se dérouler;

2. Déroulement: Discuter et prendre les décisions de façon à utiliser l’intelligence


collective du groupe;

3. Clôture: Fermer la rencontre, chacun comprend les décisions prises, les tâches
attribuées et le plan d’action pour la prochaine rencontre.
• Débriefing: pour clore une réunion, l’équipe gagne à se questionner sur le
déroulement de celle-ci (satisfaction de chacun?) pour ainsi s’autoréguler et
favoriser l’évolution du groupe.
Exemple de réunion efficace

Exemple d’un ordre du jour:

1. Accueil et climat
2. Définition des objectifs de la réunion (quoi, pourquoi)
Démarrage 3. Établir les méthodes de travail (comment)
4. Établir les rôles utiles à la réunion (qui)
5. Partage et vérification de l’avancement des tâches de
chacun (tour de table)
Déroulement 6. Points de discussion d’équipe (prises de décision)
7. Résumé des décisions
8. Répartition des tâches jusqu’à la prochaine séance et
échéanciers
Clôture
9. Débriefing d’équipe (ce que nous devons continuer et
améliorer)
3 fonctions à soutenir :

1. Clarification (cognitif) des idées, buts, décisions et de


la tâche;

2. Organisation (structure) des méthodes, règles, outils,


de l’espace et du temps;

3. Facilitation (affectif) d’un climat agréable, des


échanges entre les membres, de la circulation de
l’information, de la participation de chacun.
Animation d’une réunion
Périodes
Fonctions Clarification Organisation Facilitation
Démarrage Clarifier le but de la Organiser le Accueillir les membres.
rencontre. fonctionnement
(autres rôles et règles
de réunion).
Déroulement Gérer les Rappeler les règles Maintenir un climat
différences, réduire (gérer les collaboratif, gérer les
la confusion. perturbations). émotions, réfréner les
plus bavards, aller
chercher les silencieux.
Clôture Identifier les Planifier la prochaine Discuter des
éléments à rencontre, attribuer satisfactions et
reporter, résumer les tâches. insatisfactions des
les décisions. membres.

Les règles de l’animateur


• Il ne tranche pas les décisions
• Il n’est pas l’expert du contenu
• Il n’est pas (nécessairement) le gestionnaire de projet ou le leader.
Les normes dans
une équipe
Les normes: définition et mise en place
Se définissent
Elles graduellement, Peuvent être
prescrivent les dès le début du fonctionnelles ou
comportements groupe. dysfonctionnelles.
à éviter et les Stabilisation et C’est pourquoi il faut
renforcement les prendre en charge.
comportements dans le temps.
à favoriser.
Fonctionnelle

Implicites

Dysfonctionnelle
Normes

Fonctionnelle
Partagées par les
membres d’une
équipe de travail Explicites
pour mieux gérer
son Dysfonctionnelle
fonctionnement.

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Utilités des normes

– Permettent d’identifier ce qui est important (en


termes de comportements) pour l’équipe; ce
qui est acceptable ou non de faire.
• Permettent à chacun de se comporter
correctement
** Nécessite que l’équipe sanctionne les comportements
inadéquats

– Aident à réduire les tensions/appréhensions


dans l’équipe
Les rôles dans une
équipe
Les rôles: définition et utilités

Définition
– «Les rôles sont des comportements spécialisés
attendus d’une personne qui remplit une
fonction particulière dans une équipe de
travail». (Landry, 2007)

Utilités
– Permet une meilleure organisation dans
l’équipe, voire une efficacité
– Libère les tensions et augmente la cohésion
Les rôles: mise en place

« Les groupes enseignent aux membres


leurs rôles.» (Bormann, 1975)
• Les rôles se co-construisent par les
interactions entre les membres.
• Lorsqu’un membre ne répond pas aux rôles
vers lesquels le groupe le pousse : peut créer
une mauvaise perception.
Émergence d’un rôle
Une niche se crée pour un rôle nécessaire
à la structure d’interaction du groupe.

Un membre propose des comportements


pour occuper cette niche.

Le groupe désapprouve le Le groupe est ambigu face au


Le groupe soutient, appuie, le
comportement, y résiste. comportement proposé.
comportement proposé.

Le comportement du membre Le membre tend à répéter le


commence à s’éteindre. comportement jusqu’à l’obtention
Le membre poursuit son d’une réponse claire du groupe.
comportement, le développe
et le « spécialise » modifiant
Le groupe sollicite d’autres ou renforçant ainsi la structure
membres pour occuper cette d’interaction du groupe. Le groupe sollicite d’autres
niche. membres pour occuper la niche.