Initiation à Access:

Mode d’emploi
&
Fonctions principales

TD MSI
2ème Année GI
 Plan

• Access ?

• Quelques définitions

• Les objets de base

• L’aide intégrée

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 Access

• Un logiciel du package Microsoft Office

• Système de Gestion de Bases de Données

Relationnelles “SGBDR”

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 Quelques définitions

• Base de données : ensemble de données

structurées gérées par ordinateur (BDD ou
Data Base)

• Les logiciels qui gèrent les BDD  SGDBR

(Access, MySQL, SqlServer, Oracle)

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 Avant de commencer …

• Une analyse complète du projet

• Identification des besoins

• Conception de la base (modèle relationnel)

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 Par où commencer ?

A partir du modèle relationnel :

• Création des tables et des liens

• Prototypage fonctionnel : tests (modèle relationnel) + saisie de données
• Définition des requêtes et des interfaces utilisateurs (formulaires, états)
• Améliorations (macros, sécurisation,…)
• Prototypage fontionnel : tests (interfaces, sécurisation …)
• Améliorations éventuelles
• Livraison

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 Les objets de base

• Les tables
• Les requêtes
• Les formulaires
• Les états
• Les pages
• Les macros
• Les modules

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 Les tables

• Créer une table

• Déclarer ses attributs (champs) + spécifier leurs
domaines (types de données)
• Déclarer la clé primaire de la table
• Déclarer les liens entre tables

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 Les tables -- Créer une table +
champs

Aide pour la création

Types de données

Propriétés
du champ

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 Les tables – Définir la clé
primaire

Clé primaire?
Un ou plusieurs champs pour identifier les
enregistrements dans la base d’une manière
unique.
La valeur de la clé primaire est obligatoire et
elle est unique (deux clients ne peuvent pas
avoir le même numéro).

Le numéro du client

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 Les tables – Définir les liens
entre tables

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 Les tables -- Définir les liens entre tables
Comment ?
Pour relier deux tables, il faut qu’il existe dans chacune des tables un champ en
commun (qui dans l’une est défini comme clé primaire et dans l‘autre comme clé
étrangère).
Ex : pour la relation entre les tables Clients et Commandes c’est le numéro de
client (Num-client) qui apparaît dans les deux tables (ces champs n’ont pas
nécessairement le même nom, mais des domaines compatibles)

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 Les tables –- Prototpage
fonctionnel

Remplir les tables

Vérifier les contraintes sur les champs (type de données, attribut obligatoire
…) et les contraintes sur les liens entre tables (intégrité référentielle)

Deux façons de faire :

1. Saisie : mode ‘feuille de données’

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 Les tables –- Prototypage
fonctionnel

2. Import de données :
– Vérifier la structure (cohérence de la table)
– Vérifier les types de données à intégrer

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 Les requêtes

Comment ?
Access fournit un outil graphique pour créer les requêtes. Un
code SQL est automatiquement généré et peut être modifié. Les
étapes à suivre pour créer une requête:

– Choisir les tables

– Sélectionner les champs nécessaires
– Spécifier les conditions

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 Les requêtes

Champ

Table

Tri

Affichage

Critère(s)

Code SQL
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 Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 1:
La liste des clients (Nom + Numéro) ayant passé au moins une
commande

Mode SQL Résultat

Mode graphique
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 Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 2:
La liste des commandes en préparation (condition sur ‘statut’) et leurs montants
(=>sous-requête pour le calcul du montant de la commande)

Condition “en_preparation”

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 Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 3:
La liste des clients n’ayant passé aucune commande !
 Modifier la jointure au niveau requête

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 Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 4:
La liste des clients ayant commandé un produit X le mois dernier
- Jointure entre les tables,
- Input pour la référence de l’article,
- Condition sur la date (mois et année)

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 Les requêtes -- Exemples

Exemple n° 5:
Mettre à jour les montant des commandes en cours:

1. Calcul du montant de chaque commande en cours.

2. Créer une table intermédiaire Montant de chaque commande.
3. Mettre à jour la table Commande.

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 Les requêtes -- Exemples

1. Calcul du montant de chaque commande en cours.

- Calcul du montant (utiliser la table LigneCMD)
- Les commandes en statut préliminaire ou prête

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 Les requêtes -- Exemples

2. Création de la table intermédiaire “Table_Inter_Montant”.

SELECT Calcul_Montant_Commande.Montant_CDE, Commande.[Num-

CMD] INTO Table_Inter_Montant
FROM Commande INNER JOIN Calcul_Montant_Commande
ON Commande.[Num-CMD] = Calcul_Montant_Commande.[Num-CMD];

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 Les requêtes -- Exemples

3. Mettre à jour le champ “Montant” de la table “Commande”

UPDATE Commande INNER JOIN Table_Inter_Montant ON

Commande.[Num-CMD] = Table_Inter_Montant.[Num-CMD] SET
Commande.Montant = Table_Inter_Montant.Montant_CDE;

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 Les requêtes

Autres points :
- Eviter les doublons  Distinct
- Les champs calculés  utiliser les formules (sum, avg, min…)
- Le tri des valeurs dans un champ  méthodes de tri

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 Les formulaires ?

- Inteface Homme Machine (IHM)

- Accès aux tables en lecture et écriture
- Rajouter et/ou supprimer des données
- Editer des données existantes

- Access offre un outil graphique pour créer les

formulaires => 2 modes : manuel / avec un assistant

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 Les formulaires -- exemples

Formulaire
permettant de voir,
par personne, les
produits achetés

Résultat à 2 niveaux
intégrant 2
requêtes.

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 Les formulaires -- exemples

Formulaire visualisant le Chiffre d’Affaires d’un

produit sélectionné en appuyant sur un bouton

utilisation :
1) on choisit le produit,
2) on appuie sur le bouton,
3) le CA du produit apparaît dans une fenêtre

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 Les formulaires -- exemples

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 Les formulaires – Création

- Tables, requêtes

- Utiliser les liens pour afficher des données issues de

tables différentes (Commande et produits associés,
Commande et client associé)
- Formulaire (Commande) – Sous formulaire (Ligne-commande)
- Formulaire (Commande) appelant un autre formulaire (Clients)
- Afficher résultats de requêtes

- Attention à la synchronisation (les 2 formulaires doivent

avoir un champ commun)

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 Les formulaires -- Exemples

Formulaire
principal

Sous-
formulaires

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 Les formulaires – Création (assistant)

…Suivez le guide,
en fonction des questions
que vous voulez poser aux données
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 Les formulaires – Création (assistant)

Ex : Inscription d’une nouvelle commande pour un client

Mode assistant : façon simple mais les résultats sont parfois décevants
=> pas de personnalisation

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 Les formulaires – Création (manuel)

• Choisir la table/requête
• Sélectionner les champs à rajouter au formulaire
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• Ajouter des boutons, du texte, des images…
 Les formulaires -- Exemples

Barre d’outils :
- Ajouter des boutons (aide sur les fonctionnalités)
- Listes de valeurs
- Intégrer des sous –formulaires
- Images, mise en forme …

Menu contextuel :
- Les propriétés du champs (format, valeur par défaut …)
- Développer des évènements (VBA)

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 L’aide sous Access !

Recherche par mot clés Exemples de code…

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