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Conduire une mission

d’audit interne

Séminaire MDI
2 et 3 Février 2013
1
Objectifs du séminaire
Préparation de la mission
• Connaître les différentes étapes d'une mission d'audit.
• Identifier les objectifs de la mission en fonction des risques de l'activité
auditée et de la demande des clients de l'audit.

Réalisation de la mission
• Mettre en œuvre les outils et le procédures d’Audit Interne
• Élaborer des constats structurés.
• Identifier les documents devant constituer le dossier d'audit.

Conclusion de la mission
• Installer une relation de confiance et de coopération avec les audités
(restitution) et favoriser l'acceptation des constats et des
recommandations.
• Connaitre les techniques de communication écrites et orales
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Architecture du séminaire
Conduire une
Rappel
(Concepts mission d’audit
généraux) :
Audit Interne, interne: Outils d’Audit
Normes, CI, Préparation
Organisation,
Plan Réalisation
Conclusion

Communication
et Audit

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Programme
Un aperçu général sur les concepts (Rappel) : Définition Audit
Interne, Normes, CI, Organisation, Plan d’Audit

Conduire une mission d’Audit Interne :


Processus d’Audit interne (flow chart)
Préparation
Réalisation
Conclusion
Les Outils d’Audit
La Communication et l’Audit interne

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Rappel
Définition de l’audit interne : Version française de la définition
internationale de l’IIA.

• L’Audit Interne est une activité indépendante et objective qui


donne à une organisation une assurance raisonnable sur le
degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils
pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée.

• Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant,


par une approche systématique et méthodique, ses processus
de management des risques, de contrôle, et de
gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions
pour renforcer leur efficacité.
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Rappel
Définition de l’audit interne (suite)
• Indépendante et objective: l’audit interne ne saurait subir
d’influences ou de pressions susceptibles d’aller à l ’encontre des objectifs
fixés. Il doit être indépendant à l’égard de son sujet. Enfin la limite de son
indépendance se situe au niveau du respect des normes d’audit interne
• Assurance raisonnable: l’obligation de l’audit interne ne saurait être
qu’une obligation de moyens
• Degré de maîtrise de ses opérations : l’objectif est d’aider à
améliorer la performance. L’audit interne ne doit pas juger les hommes.
• Conseils: l’audit interne est porteur de recommandations devant
améliorer la performance
• Créer de la valeur ajoutée: Par son action, l’audit interne doit
contribuer à créer de valeur ajoutée, par l’optimisation des opérations.

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Rappel
Les normes d’audit interne
• Les normes se proposent de définir les principes de base, de
fournir un cadre de référence, d’établir des critères
d’appréciation pour la pratique professionnelle de l’audit
interne.
• Le document regroupant les normes est composé de :
 Code de déontologie
 Normes de qualification
 Normes de fonctionnement
 Normes de mise en œuvre
 Modalités pratiques d’application (MPA)

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Rappel

La conduite d’une mission d’audit s’inscrit


dans un cadre normatif.

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Rappel
Position de la fonction au sein de l’Entreprise
• La fonction Audit interne est en relation avec d’autres fonctions
et activités …d’évaluation et de contrôle :
– Audit externe
– Contrôle de gestion
– Inspection
– Audit Qualité
– Contrôle interne
– Risk Management

L’Audit interne n’est pas le seule fonction ou activité


d’évaluation et de contrôle au sein d’une organisation
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Rappel

Audit interne et contrôle de gestion


(Pour une meilleure collaboration)

Jacques Renard
Sophie Nussbaumer
Groupe Eyrolles, 2011
ISBN : 978-2-212-55246-1

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Rappel
Le contrôle interne, finalité de l’Audit interne

• Différentes définitions du contrôle interne


• Spécificités du contrôle interne (dimension culturelle,
universelle et relative)
• Objectifs du contrôle interne
• Evolution du concept
– COSO I ( Cadre de référence du contrôle interne)
– COSO II ( Cadre de référence de la Gestion des Risques ERM)

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Rappel
Le contrôle interne, les préalables

• La mission de l’entreprise

• Facteurs de réussite

• Règles à respecter

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Rappel
Le contrôle interne, les préalables et dispositifs
Mission
Les
Facteurs Règles
Préalables de à
réussite respecter

Objectifs

Moyens
Les
Pilotage
dispositifs
Organisation

Procédures

Supervision
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Source : Jacque Renard
Rappel
Organisation d’un service d’Audit Interne (cartographie des
principaux processus du service)

Etablir les règles


et le procédures Gérer les ressources (2030)
(2040)
Conduire les Suivre les
Etablir le Plan
missions (2200 recommandations
d’audit (2010)
et 2300) (2500)
Communiquer Communiquer
Communiquer
les résultats le bilan et
le plan d’audit
des missions résultats des
(2020)
(2400) missions (2060)
Coordonner les activités d’assurance et de conseil (2050)

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Rappel
Le Plan d’Audit (Norme 2010)

• Le Responsable d’audit interne doit établir un plan


d’audit interne fondé sur les risques, afin de définir les
priorités cohérentes avec les objectifs des l’organisation.
• Le plan d’audit interne exige :
– un contenu exhaustif,
– un étalement sur plusieurs années,
– Une analyse globale des risques
– Une structure préétablie (Tableau).

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Rappel
Le Plan d’Audit : L’analyse des risques dans la démarche
d’élaboration du plan est capitale.
La cartographie des risques
Véritable inventaire des risques de l’organisation, élaborée
par le Risk Manager.

En l’absence d’une cartographie des risques, l’Audit interne


va devoir l’élaborer, suivant des méthodes spécifiques de
l’Audit Interne (Cf. Théorie et Pratique AI, J.Renard) :
– Système RADAR
– Système GRID Model
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Rappel
Synopsis de la réalisation du Plan d’Audit

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Processus d’Audit Interne

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Processus d’Audit Interne
Planification de la mission

Programme de
travail
Normes

Réalisation de la mission
ETAPES Résultats de la 2200
DE LA mission 2300
MISSION
Communication des résultats aux audités

Rapport (s) 2400

Suivi des recommandations 2500

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Processus d’Audit Interne
Préciser les Lettre de
objectifs de la mission
mission
Analyser les processus et leurs
objectifs
Identifier et évaluer les risques
Evaluer le dispositif de contrôle
interne mis en place (existant)

Tableau de
risques

PREPARATION DE LA MISSION
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Processus d’Audit Interne
Tableau de
risques

Valider le tableau des risques

Sélectionner les objectifs de l’audit

Objectifs d’audit

PREPARATION DE LA MISSION
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Processus d’Audit Interne
Objectifs d’audit

Elaborer le programme d’audit


(de travail, d’intervention)
Etablir le budget (Durée…) et
allouer les ressources
Informer et
Valider Note
l’organisation de d’orientation
la mission Conduire la réunion
d’ouverture

PREPARATION DE LA MISSION
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Processus d’Audit Interne
Information

Début des travaux sur terrain :


Collecter les informations et
constituer les preuves d’audit
Dossier d’audit :
document des
preuves d’audit Validation des preuves

Analyser les causes,


Points forts Elaborer les
recommandations
Observations
d’audit validées

REALISATION DE LA MISSION
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Processus d’Audit Interne
Information

Observations
Points forts
d’audit validées

Conduire la réunion de
clôture
Rédiger le rapport Ebauche du
plan d’actions
Valider
le Rapport d’audit Finaliser le
rapport plan d’actions

Rapport Rapport
validé validé
REALISATION ET CONCLUSION DE
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LA MISSION
Préparation de la mission d’audit

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Préparation de la mission d’audit
A. Objectifs :

Formalisation des objectifs, du champ d’action (scope) de


la mission, programme de travail et planning
d’intervention.
La note d’orientation consacre l’essentiel des résultats
des travaux de préparation de la mission.

Acquérir des connaissances et non pas de faire des


tests d’audit
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Préparation de la mission d’audit
B. Caractéristiques :
– Vision d’ensemble de l’organisation
– Identification des risques et des contrôles internes
spécifiques à la fonction ou processus à auditer
– Mise en évidence des problèmes essentiels et
questions importantes pour le management
– Organisation de la mission d’audit (Equipe d’audit,
Planning…)
– Travaux réalisés principalement aux bureaux et
visite des lieux.
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Préparation de la mission d’audit
C. Travaux :

1. La prise de connaissance :
 Axes :
– de l’organisation (organigrammes, éléments chiffrés…)

– des objectifs et de l’environnement de l’activité ou fonction à


auditer (points forts, faibles, contraintes…)

– des techniques de travail utilisées et des contrôles existants

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Préparation de la mission d’audit
Techniques et moyens utilisées:
Premiers contacts :
– Chef de mission : interview délicats avec l’audité, rôle de
l’audit, préoccupations et priorités du management…
– QCP (Questionnaire de prise de connaissance):
 Contexte socio-économique
 Contexte organisationnel de l’entité
 Fonctionnement de l’entité à auditer
 Eléments statistiques de l’entité (volumes et valeurs)
Important : Faire l’inventaire des situations d’exception.
Consulter le dossier permanent de l’entité.

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Préparation de la mission d’audit
Techniques et moyens utilisées :

– Interview
– Observations
– Grilles d’analyses
– Diagramme de flux (flow chart)
– Revue de documents

Important : Formations et séminaires sur le thème si


nécessaire

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Préparation de la mission d’audit
2. Identification et évaluation des risques
 Caractéristiques :
Les risques sont appréciés tache par tache (Norme 2210) :
Les risques sont formalisés dans un Tableau
 Tableau d’identification des risques (les étapes) :
1. Découper l’activité en taches ou opérations élémentaires
2. Indiquer les objectifs de chaque tache ou opération
3. Identifier les risques liés aux taches et objectifs assignés
4. Evaluation sommaire des risques (IMF)
5. Dispositif de contrôle interne que l’on doit trouver
6. Constat (le dispositif existe ou non)
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Préparation de la mission d’audit
Tableau d’identification des risques (les étapes) :
Tache Objectif Risque Evaluation Dispositif du Constat
CI

Le Tableau des risques va nous permettre de préciser les objectifs


de la mission
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Préparation de la mission d’audit
3. Définition des objectifs d’audit :

Les objectifs d’audit découlent des résultats issus du tableau des


risques.

 Caractéristiques :
 Les objectifs sont définis dans un document
 Le document va constituer un contrat avec l’audité, porté à sa
connaissance dans la note d’orientation.

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Préparation de la mission d’audit
 Contenu de la Note d’orientation :
– Les objectifs généraux du contrôle interne ( sécurité des
actifs, fiabilité des informations, respects des lois et
règlements, optimisation des opérations et suivi des audits
précédents)
– Les objectifs spécifiques : les dispositifs du contrôle interne
objets des tests d’audit
– Etendue des travaux (scope d’audit) issue des choix de
l’auditeur (risque d’audit)
– Evaluation du risque résiduel non couvert par le CI.
– Le champ d’action fonctionnel, géographique…

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Préparation de la mission d’audit
Important : Retouche du travail d’arbitrage

Les objectifs spécifiques découlent du tableau des risque. Un travail


de retouche sur les choix initiaux peut être conduit pour réévaluer
les risques d’audit et les risques résiduels :

– Domaines a risques reconnus comme importants : Appel


d’offres, les menaces, catastrophes naturelles, fraudes
– Domaines d’organisation dont les procédures ont été modifiés
ou devant l’être prochainement
– Points non retenus lors des audits antérieurs.

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Préparation de la mission d’audit

Produits de la phase de préparation de la mission

• Le dossier permanent (ouvert ou mis à jour)


• La note d’orientation
• Le programme d’audit

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Réalisation de la mission d’audit

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Réalisation de la mission d’audit
A. Objectifs :

Collecter et réunir les preuves d’audit conformément au


planning et programme d’intervention, afin d’établir les
constats et formuler les recommandations.

Mise en œuvre des tests d’audit en vue d’établir des


constats et formuler des recommandations.

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Réalisation de la mission d’audit
B. Caractéristiques :

– Travaux sur le terrain


– Mise en œuvre des tests
– Validation des constats
– Supervision des travaux

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Réalisation de la mission d’audit
C. Travaux :

1. Réunion d’ouverture ( réunion d’orientation, de


début d’opération) :
• solennelle, elle marque le commencement des opérations
de réalisation et le non le début de mission.
• Ne se tient tant que si le programme d’intervention peut
être présenté a l’audité.
• Tenue chez l’audité pour des raisons symboliques et
pratiques
• Organisée selon l’importance de la mission

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Réalisation de la mission d’audit
C. Travaux :

— Organisée selon l’importance de la mission :

 Présence des auditeurs en charge de la mission...


 Présence des audités …
 Désignation d’un rapporteur pour établir le compte
rendu
 Ordre du jour (six points a discuter) envoyé aux
participants, accompagné de la note d’orientation, dans
un délai suffisant :
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Réalisation de la mission d’audit
C. Travaux :

– Ordre du jour (six points a discuter) envoyé aux participants,


accompagné de la note d’orientation, dans un délai suffisant :
 Présentation des auditeurs et des audités
 Rappel sur l’audit interne
 Note d’orientation (essentielle de l’ordre du jour)
 Rendez-vous et contact
 Logistique de la mission
 Rappel sur les procédures d’audit

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Réalisation de la mission d’audit
C. Travaux :

Au terme de cette réunion, on va apporter à la note d’orientation les


modifications aux retouches décidées en commun (lacune de
l’analyse préalables, points intéressés par les audités).

On dispose ainsi d’un document connu de tous et contient de façon


précise les objectifs spécifiques de la mission d’audit et le champ
d’application.

Ce document devient un contrat entre les deux parties. L’un s’engage


à le réaliser, l'autre à permettre sa mise en œuvre.
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Réalisation de la mission d’audit
C. Travaux :

2. Le programme d’audit ( programme de vérification


ou planning de réalisation):

 Document interne au service audit


 Sert à déterminer et à repartir les taches
 Etabli par l’équipe d’audit sous la supervision du Chef de
mission

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Réalisation de la mission d’audit
C. Travaux :

 Contractuel au sein du service Audit


 Planning de travail
 Fil conducteur de la mission
 Point de départ du QCI
 Suivi du travail global et individuel
 Documentation pour les audits à venir

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Réalisation de la mission d’audit
C. Travaux :
Le contenu du programme d’audit :

 Modalités d’intervention : Période couverte par l’Audit /


Planning d’intervention .
 Intendance : Déplacements, bureaux, accès internet….
 Répartition des tâches entre auditeurs .
 Approche de travail : Obtenir les documents, réaliser les
entretiens, obtenir les informations…
 Vérifications à effectuer
 Outils à utiliser
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Réalisation de la mission d’audit
3. Exécution des travaux d’audit : Validation des processus
(Achat, Trésorerie, Facturation, Production, Stock….) et
identification des objectifs de contrôle

i. Les outils a utiliser :


• Le QCI
• Les matrices de séparation des tâches
• Les diagrammes de flux
• Les tests de cheminement, piste d’audit
• Les Entretiens
• Les observations

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Réalisation de la mission d’audit
ii. Tests des dispositifs de contrôle

Principales étapes :
1. Préparer un plan de tests ( Feuille de tests)
• Déterminer les contrôles à tester
• Déterminer la nature des tests
• Décider de l'échantillon
2. Effectuer les tests
3. Rédiger les conclusions sur l'efficacité des contrôles
4. Valider les conclusions auprès des responsables
5. Élaborer conjointement avec les responsables un plan
d'actions visant à corriger les faiblesses identifiées
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Réalisation de la mission d’audit
Important : Préparer un plan de test dépend :

 De la durée de la mission à maitriser , il convient de :


– se concentrer sur les risques majeurs en premier lieu
– faire une première phase de test succincte (test de
cheminement par exemple)
– décider que certains contrôles ne feront pas l'objet de tests mais
seulement d'un entretien descriptif

 L’ampleur du plan de test fait appel au jugement professionnel :


couverture des contrôles testés et la taille des sélections
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Réalisation de la mission d’audit
La taille des échantillons dans le cadre de test d’analyse de données
fait appel à des méthodes statistiques

 Les outils à disposition des auditeurs


– Les sondages
– Les entretiens
– L’observation
– Les tests de cheminement
– Les tableaux de bord
– Les requêtes informatiques
– Les rapprochements et reconstitutions
– Les questionnaires

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Réalisation de la mission d’audit
iii. La documentation des travaux

Objectifs :

— Matérialiser les travaux effectués et la progression de la


mission
— Recueillir et conserver les informations obtenues
— Identifier les faiblesses et les justifier
— Étayer les constats

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Réalisation de la mission d’audit
Caractéristiques :

— Les documents détaillant les travaux effectués doivent être


«signés»
— Les documents doivent être conçus pour permettre leur
lecture et leur révision par un tiers (écriture lisible, absence
d’abrégés…)
— Les documents doivent être référencés (date, lien avec la
démarche générale d’audit, cross referencing avec d’autres
documents…)

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Réalisation de la mission d’audit
iv. Les fiches de recommandations

Que doit faire l’auditeur lorsqu’il constate une faiblesse de contrôle


interne ?
Etablir un constat.
Le constat ne vaut qu’une fois correctement établi :
 Etayer l’observation par des faits tangibles (faits)
 Appuyer le commentaire sur un raisonnement (expliquer les
causes)
 Qualifier le risque encouru (probabilité, impact, coût,
exposition…)(conséquences)
Et surtout :
53
Réalisation de la mission d’audit
Et surtout :
Communiquer avec les audités
pour valider l’observation et
analyser les moyens à mettre en œuvre
pour résoudre les dysfonctionnements
(recommandations)

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Réalisation de la mission d’audit
Le constat : Un constat est considéré comme prouvé, reconnu et
intéressant, s’il réunit les caractéristiques suivantes:
Norme 2310.

• Suffisant: comprenant tous les éléments d’information


nécessaires et indispensables pour qu’une personne compétente
puisse apprécier la situation,

•Significatif et Fiable: dont l’incidence potentielle nécessite une


prise en compte évidente pour tout responsable informé et dont
l’énoncé factuel ou indiscutable permet d’aboutir à une conclusion
aussi précise que possible,
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Réalisation de la mission d’audit
•Pertinent: en rapport et conforme aux objectifs de la mission, ou
hors des objectifs de la mission mais présentant un intérêt
indéniable et apprécié de l’audité, dont les améliorations proposées
(recommandations, plan d’actions) sont claires, adaptées, réalistes
et constructives.

•Utile: permet d’atteindre un meilleur niveau de contrôle interne


(soit plus performant (élevé, rapide, compréhensible...) à un coût
identique ou raisonnable; soit identique à moindre coût).

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Réalisation de la mission d’audit
La Feuille de
Révélation et
d’Analyse de
Problème
FRAP

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Réalisation de la mission d’audit
La Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème FRAP
est :

• Produite au fur et à mesure


• Validée
• Supervisée

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Réalisation de la mission d’audit
Comment élaborer la fiche de recommandations

dites Améliorations
au
le s
avec
a nte
on st Problème
nc
catio
m un i
C om Conséquences

Causes

Faits

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Réalisation de la mission d’audit
v. Les validations

Validation est le maitre mot de la procédure d’audit interne.

• Validation individuelle : réalisée pour chaque constat et FRAP. Elle


est utile.

• Validation générale : réalisée en fin de mission. Elle systématique


et obligatoire.

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Réalisation de la mission d’audit
vi. Le suivi d’exécution du programme d’audit

Les observations, l’analyse préliminaire des processus et des risques


doivent permettre de suivre avec une grande précision le programme
de la mission.

Pendant la réalisation de la mission des contraintes sont à gérer pour


contenir la période initiale, en raison :
– des ressources mises à disposition ( nombre et compétences)
– des thèmes et problématiques qui n’avaient pas été identifiées
préalablement

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Préparation de la mission d’audit
Produits de la phase réalisation de la mission. Le dossier de
mission contenant :

• La fiche de suivi
• Les papiers de travail indexés (Feuille de tests, programme,
QCI et autres outils utilisés…)
• Les feuilles de couverture
• Les FRAP
• Le programme d’audit
• La note d’orientation
• Eventuellement le projet de Rapport

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Conclusion de la mission d’audit

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Conclusion de la mission d’audit
1. La réunion de synthèse des travaux de la mission d’audit :

• Elle est destinée au premier responsable de la structure auditée


• Elle constitue un premier constat global sur la mission
• Elle doit permettre de tester l’acceptabilité des observations
avant leur intégration dans le rapport (validation générale)
• Elle prépare la rédaction du rapport final

Elle ne constitue pas une conclusion mais une ouverture et doit


ménager le temps nécessaire de recul pour la rédaction du rapport
et des conclusions définitives
64
Conclusion de la mission d’audit
2. La rédaction du Projet de Rapport d’audit

Le rapport est rédigé au bureau et constitue un projet de rapport,


pour 3 raisons :
– N’a pas fait l’objet de validation générale
– Ne comporte pas la réponse des audités
– Ne comporte pas le plan d’action

Le projet de Rapport d’audit est transmis a la structure audité et


constituera l’ordre du jour de la réunion de clôture.

65
Conclusion de la mission d’audit
3. La réunion de clôture

Les présents :
– L’équipe d’audit
– Les Audités
– La hiérarchie éventuellement

L’objectif est de valider et conclure le projet de Rapport.

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Conclusion de la mission d’audit
Ordre du jour : Présentation du projet de Rapport.

• Vivante et illustrée
• Pas d’affirmation, ni jugement
• Participation des auditeurs
• Disponibilité des papiers de travail et preuves classées et indexées
• Présentation des constats et des recommandations
• Présentation des commentaires des audités
• Etablissement du plan d’action

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Conclusion de la mission d’audit
Principes directeurs de la réunion de clôture:

• Livre ouvert : transparence


• Fil d’attente : informée exclusivement l’audité et en priorité
• Ranking : éviter de donner de l’importance
• Action immédiate : mise en œuvre des recommandations au
plutôt.
• Connaissance commune : discussion sous la forme de cercles de
qualité

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Conclusion de la mission d’audit
4. La rédaction du Rapport Final d’audit

• Pas d’audit interne sans rapport d’audit.


• Document d’information pour la hiérarchie (synthèse) et
document de travail pour les audités (Rapport détaillé)
• Les principes à respecter : la communication doit être exact,
objectif, clair, concis, constructif, complet, établi en temps utile…
(Normes 2420)
• La diffusion du Rapport uniquement aux personnes appropriées.
(Normes 2440)

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Conclusion de la mission d’audit
• Structure du Rapport
– Une page de garde
– Un sommaire
– Une Introduction : Présentation succincte de l’entité(maximum une page)
– Une synthèse du Rapport
– Le détail du rapport l’audit (Les fiches de recommandations (1 page
par fiche)
– Une Conclusion
– Le Plan d’actions
– Les annexes

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Conclusion de la mission d’audit
Le plan d’action

La valeur ajoutée de la mission d’audit est démontrée par la capacité


à définir, faire accepter et faire mettre en œuvre les
recommandations

• Le plan d’action est


– Élaboré par les audités sur la base des recommandations des
auditeurs ;
– décidé par eux avec leur hiérarchie;
– Communiqué à l’audit interne pour validation

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Conclusion de la mission d’audit
Pour chaque recommandation émise :

• Un responsable est nommé et tenu de suivre la mise en place des


actions

• Le service d’audit est alerté si le planning n'est pas respecté ou si


la recommandation a des difficultés à être appliquée

• Une date «au plus tard» de mise en place est arrêtée

72
Conclusion de la mission d’audit
5. Le suivi des recommandations

Le plan d’action constitue une sorte de «contrat» entre les auditeurs


(qui émettent les recommandations) et les audités (qui acceptent de
résoudre les problèmes)

La mise en œuvre effective du plan d’action est vérifiée et suivie


différemment d’une organisation à une autre :

– Suivi direct par l’audit interne (Retour ou mission d’Audit)


– Suivi par la hiérarchie (audité) avec information de l’audit interne

73
Communication et Audit

74
Communication et Audit

LA CONDUITE DES ENTRETIENS D’AUDIT

Être efficace dans le recueil de l’information :


• Quelques principes de communication
• Conduire un entretien

75
Communication et Audit
1. Quelques principes de communication

• La communication passe avant tout par l’attitude !


– Le sens des mots représente moins de 10% de l’information transmise
– Les gestes, l’attitude véhiculent 90% de l’information !

• Dans une rencontre, les 5 premières minutes sont décisives !


Pour faire bonne impression, veillez à:
– avoir une tenue correcte
– donner une poignée de main énergique
– sourire
• Au cours de la conversation, si vous souhaitez mettre à l’aise
l’interlocuteur, pensez à:
– faire des gestes hauts (positifs)
– faire des gestes vers l’autre (convivialité)
76
Communication et Audit
2. La conduite d’un entretien : Trois étapes clefs
AVANT :
• Organiser le déroulement : choisir les participants, désigner l’auditeur
organisateur, choisir la date/heure/durée
• Rédiger le guide d’entretien, qui contient les sujets à aborder et les tests
à mener
PENDANT :
• Commencer par donner le TOP (Thèmes, Objectifs, Plans)
• Toujours aller du général au particulier, de la question ouverte à la
question fermée
• Reformuler au fur et à mesure les éléments que vous avez peu ou mal
compris
• Être factuel
• Savoir conclure 77
Communication et Audit
APRES :

• Adapter le niveau de formalisation (détail) à l’enjeu et à la


complexité de la mission

• Établir le compte-rendu dans les plus brefs délais

• Tirer la synthèse (conclusions, réorientations)

• Analyser, recouper : à confirmer, à préciser, à suivre

78
Communication et Audit
Rédiger le guide d’entretien

Pourquoi un guide ?
• Pour être sûr de recenser l’ensemble des thèmes abordés

Que doit contenir le guide ?


• L’ensemble des sujets à aborder (questions ouvertes)
• Un recensement des principaux tests à mener (liste non exhaustive)

Quels sont les pièges à éviter ?


• Aborder des thèmes qui sont en décalage avec le niveau hiérarchique
ou les compétences de son interlocuteur

79
Communication et Audit
Savoir démarrer l’entretien

ICE BREAKER

• Une règle : Ne pas commencer l’entretien directement par le


sujet de l’entretien

• Une idée : Mettre à l’aise l’interlocuteur

80
Communication et Audit
Commencer par le TOP

• Thème
– Restituer la mission dans son contexte
– Présenter l’audit interne
– Se présenter
• Objectifs
– Présenter les objectifs de la mission
– Présenter les objectifs de l’entretien
• Plan
– Annoncer les sujets à aborder
– Proposer une durée pour l’entretien

81
Communication et Audit
Commencer par le TOP

Le TOP, c’est :

• l’unique moyen pour mettre unique à l’aise l’interlocuteur


interlocuteur
• une marque de respect et de politesse envers quelqu’un qui
accorde de son temps
• ressenti comme une preuve de professionnalisme

82
Communication et Audit
Aller du général au particulier, des questions ouvertes aux questions
fermées : Exemple d’une séquence d’entretien
Temps

Pouvez-vous m’expliquer vos


missions et responsabilités ?

Quelles sont vos relations avec le


Service Commercial ?

Si on prend l’exemple du
«traitement de la commande»,
comment êtes-vous au courant
d’un contact client ?
Vous arrive-t-il d’être mis au
courant de ce contact par le
Degré de précision
client lui-même ?
des questions 83
Communication et Audit
Écouter et reformuler au fur et à mesure

• Laisser l’interviewé s’exprimer :

– Écouter (80 % du temps de l’interview !)


– Orienter, ne pas porter de jugement
– Identifier les objectifs cachés (réponses évasives, à côté,…)
– Susciter confidences et digressions

En conclusion: il faut s’adapter à la personnalité, la culture de


l’interlocuteur

84
Communication et Audit
Être factuel
Ne pas hésiter à :
• effectuer des tests
Par exemple, des tests de cheminement, afin d’identifier les
transactions/contrôles qui se succèdent dans le traitement d’une
commande client avec un ERP spécifique.
• demander des preuves
Collecte de documents papier, e-mails, rapports.
• recueillir des données ou chiffres qui pourront étayer le rapport
• noter au fur et à mesure, en marge, les documents intéressants à
collecter en fin d’entretien
Recouper les informations !
85
Communication et Audit
Savoir conclure
Quelques principes :

• Reformuler les trois (quatre maximum) idées maîtresses de l’entretien


• Demander s’il existe des points importants qui n’ont pas été abordés
• Demander, si nécessaire, le nom de collaborateurs avec lesquels il serait
intéressant de «creuser» certains points précis
• Remercier son interlocuteur pour le temps passé et la qualité de
l’entretien

La conclusion est la dernière impression que l’on laisse à son


interlocuteur. Il convient de ne pas la négliger !

86
Communication et Audit
Adapter le niveau de formalisation à l’enjeu et à la complexité de la
mission
Quand faut-il formaliser un compte-rendu d’entretien ?

Faire un compte-rendu
Fort>4

Diffuser les compte


systématique de tous les
rendus (lisibles) de
entretiens, diffusé à toute
Complexité

l’entretien à toute l’équipe


l’équipe

Recycler l’ensemble des


Faible <4

Pas de traitement
informations recueillies
spécifique des entretiens
lors d’entretiens dans les
à prévoir
annexes du rapport
Faible Fort
Enjeu de la mission

Nb : C’est au Manager/Directeur de décrire l’enjeu de la mission et de décider du niveau


de formalisation à suivre, lors de la réunion de lancement interne. 87
Communication et Audit

LES ECRITS D’AUDIT

Valoriser ses écrits pour convaincre :


• S’exprimer par des messages clairs
• Structurer sa communication
• Soigner la rédaction
• Point d’approfondissement : rédiger des recommandations88
Communication et Audit
Le rapport final
Un acte de communication , non un simple compte rendu de travaux
Decision / Action
DG Utilité Information

Decision / Action
Destinataires Comité de Direction
du Rapport et/ou hiérarchie Information
Final intermédiaire Utilité
Rapport pour le suivi
opéré par l’Audit Interne
Audités et leur
hiérarchique
immédiat Utilité Decision / Action

Il est donc nécessaire de bien soigner sa conception et sa rédaction !


89
Communication et Audit
Pour rédiger un rapport clair et efficace, 3 points importants :

• S’exprimer par des messages clairs

• Structurer sa communication
– L’induction et la déduction
– Les fiches de recommandation
– Les rapports

• Soigner la rédaction

90
Communication et Audit
• S’exprimer par des messages clairs
Avantages d’une communication visuelle claire

91
Communication et Audit
• S’exprimer par des messages clairs
Véhiculer des messages plus efficaces

• Apporter une valeur ajoutée au-delà des faits en interprétant et


en s’engageant sur ses recommandations

• Faire gagner du temps au lecteur en soulevant une question qui le


pousse à lire plus avant

• S’obliger à un exercice rigoureux de formulation puisque le


message implique un engagement

92
Communication et Audit
• S’exprimer par des messages clairs
Trois types de messages, un degré croissant d’engagement de
l’auteur

93
Communication et Audit
• S’exprimer par des messages clairs
D’une même information, on peut souvent tirer tous les types de
messages

94
Communication et Audit
• S’exprimer par des messages clairs
Le choix du type de message est dicté par l’objectif de la
communication

95
Communication et Audit
• Structurer sa communication
Pour structurer des idées, deux méthodes : l’induction et la
déduction

96
Communication et Audit
• Structurer sa communication
Les deux types de regroupement présentent des objectifs
différenciés

Utiliser le regroupement adéquat en fonction de l’objectif


97
Communication et Audit
• Structurer sa communication
Différentes phases d’études, différents objectifs
Critères de la communication suivant la phase de l’étude :

98
Communication et Audit
Conception d’un rapport :un exemple

99
Communication et Audit
Phase d’analyse: collecter les idées brutes,
puis les trier

100
Communication et Audit
Phase de communication: Établir le lien entre le rapport et la lettre
de synthèse. Exemple :

Les informations qui ne contribuent pas aux idées maîtresses sont en annexe.
La lettre de synthèse est exactement structurée comme le rapport d’audit.
101
Communication et Audit
• Soigner sa rédaction

5 règles de base
Règle 1: Chaque page constitue une entité logique
Règle 2: Le style employé est précis et synthétique
Règle 3: Les graphiques sont privilégiés par rapport au texte
Règle 4: Les illustrations sont directement raccordées au message
Règle 5: L’ensemble des renseignements nécessaires à la bonne
compréhension figurent sur la page

102
Communication et Audit
• Soigner sa rédaction

Règle 1 : Chaque page constitue une entité logique

– Un seul message par page…


– …une seule idée par message.
– Le message est en haut de la page.
– Chaque page constitue une entité qui s’inscrit dans la
continuité de la réflexion.

Le lecteur doit pouvoir avoir une idée précise du rapport en tournant les
pages et en ne lisant que les messages.
103
Communication et Audit
• Soigner sa rédaction

Règle 2 : Le style employé est précis et synthétique

– Faire des phrases courtes, structurées, bien ponctuées


– Choisir un vocabulaire simple et concret
– Employer chaque fois que possible des termes précis
– Bannir les abréviations

Un lecteur complètement étranger au sujet doit être capable de


comprendre le rapport.

104
Communication et Audit
• Soigner sa rédaction
Règle 3:Les graphiques sont privilégiés par rapport au texte

105
Communication et Audit
Faire des graphiques exacts, parlants et “interprétés”

106
Communication et Audit
• Soigner sa rédaction
Règle 4 : Les illustrations sont directement raccordées au message

107
Communication et Audit
• Soigner sa rédaction
Règle 5 : L’ensemble des renseignements nécessaires à la bonne
compréhension figurent sur la page

108
Communication et Audit
2.4 Point d’approfondissement:
Comment rédiger des recommandations

Règle : Numéroter les recommandations et utiliser le «AAA»

N°n :Le manager de ceci doit / devrait / devra faire cela

Adressée Affirmative Action


Exemple :
1.Le Chef Comptable devra effectuer mensuellement la réconciliation des résultats de
comptabilités analytique et générales, conformément à…
2.Le Directeur Commercial et le Crédit Manager devraient ensemble définir les conditions
d’acceptation des commandes clients. Ceci devrait comprendre notamment : …

109
Communication et Audit
2.4 Point d’approfondissement:
Comment rédiger des recommandations

Trois manières d’adresser les recommandations :


• Vers le DG qui décide des suites qu’il veut leur donner
– Condition : Entreprise de petite taille et/ou DG proche du terrain
• Aux audités via le DG qui appuie les recommandations et les fait
redescendre par la hiérarchie :
– Le DG est amené à signer sans chercher à comprendre
– Les recommandations deviennent des ordres : déresponsabilisant
– Cette méthode maintient la sujétion de l’audit interne à la DG
• Directement vers les audités qui doivent répondre directement et agir
– L’audit interne évalue les réponses et tient le DG informé

110
Communication et Audit
2.4 Point d’approfondissement:
Comment rédiger des recommandations

Présenter les recommandations au décideur sous l’angle des


avantages qu’il doit en tirer dans la situation et le fonctionnement
futurs de son organisation.

• Favoriser la perception du décideur :


– Être logique, clair, simple, solide
– Lui laisser le temps de se faire au problème
– Lui faire développer sa solution
– Lui présenter son rôle : responsable de la solution = «sauveur»

111
Communication et Audit
2.4 Point d’approfondissement:
Comment rédiger des recommandations

• Valoriser les avantages par rapport aux inconvénients :


– Rentabilité, sécurité(de l’entreprise, des actifs, des personnes)
– Utilité pour les opérateurs : efficacité/ agrément de leur travail
– Réputation / prestige, influence / pouvoir du décideur
• Présenter le changement :
– Comparer les coûts du changements aux bénéfices
– Réfléchir à ce que sont les travaux préparatoires et qui va les faire ?
– Réfléchir sur les problèmes éventuels d’interface avec les autres services ?
– Considérer les capacités des collaborateurs (risque d’échec,
d’insubordination, besoins en formation) et les capacités du décideur
(compétences, autorité, poids social)
112
Les Outils d’Audit Interne

113
Exercices

114
Bibliographie

Théorie et Pratiques de l’Audit Interne , Jacques Renard


Documents du Projet de Développement d’Audit Interne de Sonatrach conduit par
Deloitte ERS France
Documents de l’IFACI

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