GESTION OFFICINALE

SYSTEME INFORMATIQUE
DE GESTION DE L’OFFICINE

Présentation Docteur E. GOUEPO

Septembre 2016

1
PLAN
 INTRODUCTION

 1-OBJECTIFS
 2- INTERETS
 3- SYSTEME INFORMATIQUE
 4-GESTION DU FICHIER ARTICLES-
 5- REGROUPEMENT DES ARTICLES
 6- CODE EMPLACEMENT OU CODE GEOGRAPHIQUE
 7- CODE STATUT DES ARTICLES
 8- LES DONNÉES DE PLANIFICATION
 9-MAITRISE DES RISQUES  

2
INTRODUCTION
GESTION OFFICINALE

Nouvel enseignement M1 de l’UFR SBP de l’Université

FHB
Compléter le cours « Acte pharmaceutique officinal »

Compléter la formation de l’étudiant dans les

techniques officinales
Familiariser avec les activités et les pratiques

professionnelles officinales
Préparer aux responsabilités professionnelles

3
OBJECTIFS
 Avoir un aperçu sur le système informatique de
gestion de la pharmacie d’officine
 Présenter le matériel utilisé
 Présenter le logiciel de gestion et ses principales
fonctionnalités
 Montrer l’intérêt et les apports de cet outil dans
le fonctionnement de l’officine de pharmacie
 Montrer l’intérêt et les apports de cet outil dans
la maitrise de la gestion de l’officine

4
PLACE DE L’INFORMATIQUE
 Outil nécessaire, Incontournable dans le bon
fonctionnement d’une officine moderne

 Gérer les différents flux :

 Mouvements E/S produits stock physique /

machine
 Mouvements E/S d’argent.

 Disposer de données claires pouvant être

conservées pour prévoir et affiner les différentes

opérations

 Sécuriser et faciliter toutes les opérations.

 Archiver et conserver données précieuses (statistiques …)
5
 LE MATERIEL INFORMATIQUE A L’OFFICINE

 Configuration classique : 3 postes

 Serveur +

 Caisse +

 Multimédia

6
POSTE SERVEUR

 UC core i3, DD 500 GO, RAM 2GO

 Ecran plat 20’’
 Imprimante matricielle

ORDINATEUR COMPLET
IMPRIMANTE MATRICIELLE

7
 POSTE CAISSE
POSTE CAISSE

AFFICHEUR

ECRAN PLAT

PLATINE

CLAVIER

LECTEUR CODE BARRE

TIROIR CAISSE
IMPRIMANTE TICKET

 Platine terminale
 Ecran plat 20’’
 Clavier Azerty USB, Souris optique
 Imprimante ticket caisse
 Tiroir caisse
 Afficheur client 2 lignes
 Lecteur code barres à douchette

POSTE CAISSE
ECRAN PLAT
8
POSTE MULTIMEDIA

IMPRIMANTE MULTI
ORDINATEUR COMPLET FONCTIONS

 UC core i3, DD 500 GO, RAM 2GO

 Ecran plat 20’’
 Imprimante multi-fonctions
9
ACCESSOIRES DE CONNEXION ET DE PROTECTION

ONDULEUR COMMUTATEUR

REGULATEUR DE TENSION
 HUB commutateur ETHERNET
 Cable parallèle
 Cable USB 1,8m
 Onduleur 2000VA
 Multiprise parafoudre
 Régulateur de tension 2000 VA
 Cablages electrique et informatique
10
CONNEXION RESEAU

11
LE LOGICIEL

 FONCTIONNALITES DE BASE

 FONCTIONNALITES SPECIFIQUES

 EXEMPLES DE LOGICIEL
 
12
 LE LOGICIEL
FONCTIONNALITES DE BASE

 GESTION DU FICHIER ARTICLES

 GESTION DES ACHATS
 GESTION DES VENTES
 Retours Réclamations
 Sorties de stocks
 Traitement des retours en stock
 Historiques et Données Statistiques
 Traitement Inventaire de Stock

13
 LE LOGICIEL
FONCTIONNALITES DE BASE

 GESTION DU FICHIER ARTICLES

 Création des fiches articles
 Référencement des produits avec les quantités en stock
 Modification et ajout des renseignements sur les fiches
articles
 Edition des listes d’articles renseignées
 Historique des mouvements d’un article
 Création, Modification, Suppression et Edition des
nomenclatures de classe ou de famille d'articles
 Création, Modification, Suppression et Edition de diverses
autres formes de regroupement des articles
14
 LE LOGICIEL
FONCTIONNALITES DE BASE

 GESTION DES ACHATS

 Calcul automatique des besoins
 Utilisation des codes de gestion
 Suggestion de commandes journalières en
fonction des paramètres prédéfinis tels que : le
délai de réapprovisionnement, les dates de
facturation, les seuils minima, etc..
 Enregistrement et historique des Achats
 Réception, Contrôle et validation des entrées
en stock machine des produits commandés
15
 LE LOGICIEL
FONCTIONNALITES DE BASE

 GESTION DES VENTES

 Ventes au Comptant
 Ventes à Crédit,
 Facturation et suivi des clients à crédit et tiers
payants
 Historique des ventes

16
 LE LOGICIEL
FONCTIONNALITES SPECIFIQUES

Qualité du calcul des achats



Production et Utilisation de données



statistiques (Ratios)

Prise en charge de codifications pertinentes



 
 
17
 LE LOGICIEL
FONCTIONNALITES SPECIFIQUES

Prise en charge de codifications pertinentes

 Codification CIP
 Codification Catégorie Marchandise
 Familles et Groupe Familles
 Codification des catégories de vente
 Codification géographique
 Codification des Statuts articles
  18
 LE LOGICIEL
EXEMPLES DE LOGICIEL

 PHARMATIC PRESTIGE
 LEA CONSEIL

 EASY PHARMA ,…..

19
GESTION DU FICHIER ARTICLE

 Structure de la fiche article

 Codification CIP des médicaments
 Désignation-Libellé
 Code CIP et AMM
Cas des spécialités pharmaceutiques
 Création ou modification de la fiche articles

20
GESTION DU FICHIER ARTICLE
STRUCTURE DE LA FICHE ARTICLE

 Les données générales de base

 Les données de classification
  Les données de stockage
  Les données comptables
  Les données de planification

21
GESTION DU FICHIER ARTICLE
CODIFICATION CIP DES MEDICAMENTS

Définition


 ARTICLE
 FICHIER ARTICLES

 Exemple


 3016450
 CA C 1000 CP EFFERV T/10
22
GESTION DU FICHIER ARTICLE
DESIGNATION OU LIBELLE

Elément principal d’information



 maximun de renseignements


23
GESTION DU FICHIER ARTICLE
CODE CIP ET AMM-CAS DES SPECIALITES

médicament autorisé n◦


 CIP = AMM (CIP7)

 JANV 2011  marquage GSI Data



Matrix™
 CIP 13 + n◦ LOT + DP

24
GESTION DU FICHIER ARTICLE
CREATION OU MODIFICATION DE LA FICHE ARTICLE

 Situations de création

 Situations de modification

 Situations de suppression

  25
REGROUPEMENT DES ARTICLES

 Catégorie de marchandises

 Familles d’articles et groupe de familles

 Classification ABC ou Catégories de vente

ABC

26
REGROUPEMENT DES ARTICLES
CATEGORIES DE MARCHANDISES

 Codification LMP

 Le Taux Marque

27
REGROUPEMENT DES ARTICLES
FAMILLES D’ARTICLES ET GROUPE FAMILLES

 Définition
Nature
Caractéristiques

Fonctions

 Code numérique
Groupe Famille  10
Famille  1010
28
REGROUPEMENT DES ARTICLES
FAMILLES D’ARTICLES ET GROUPE FAMILLES

Intérêt

 TMQ

 Données statistiques objectives et pertinentes  

 Catégories de vente -vitesse de rotation 

29
REGROUPEMENT DES ARTICLES
CLASSIFICATION ABC

CATEGORIE % DES
% DU CA PRODUITS
DE VENTE ARTICLES

A 80% 20% 20/80

Ni 20/80
B 15% 65%
Ni Non 20/80

C 5% 15% Non 20/80

30
REGROUPEMENT DES ARTICLES
CLASSIFICATION ABC

 
 Les articles de la classe A

Aucune rupture tolérée

31
REGROUPEMENT DES ARTICLES
CLASSIFICATION ABC

 
 Les articles de la classe B

32
REGROUPEMENT DES ARTICLES
CLASSIFICATION ABC

 
 Les articles de la classe C

33
REGROUPEMENT DES ARTICLES
exemple de regroupement
CAT. GROUPE CODE FAMILLE
  MARCH FAMILLE FAMILLE
LAIT 10 1010 Lait GR
1017 Laits Infantiles

MEDICAM. 20 2060 Médicaments GR

2061 Médic. Public
2062 Médic. Génér.

PARA. 30 3000 Para. GR

3001 Parfumerie Hyg.
3002 Pansements

34
CODE EMPLACEMENT OU
CODE GEOGRAPHIQUE

Intérêt dans la gestion du stockage



Utilisations


Codification SATE


35
 CODE EMPLACEMENT OU
CODE GEOGRAPHIQUE

 Intérêt dans la Gestion du Stockage

 
Entreposer toute la marchandise à vendre dans les
zones ou aires de stockage (+4000 références)

 Facilité et rapidité à retrouver le produit dans

l’officine par la lecture du code emplacement ; même
pour les personnes non habituées à l’officine

36
 CODE EMPLACEMENT OU
CODE GEOGRAPHIQUE

 Intérêt dans la gestion du stock

 Pointage du fichier actif en machine c'est-à-dire qu’il permet d’identifier
dans le fichier, les articles qui sont utilisés et ceux qui ne sont plus utilisés,
 facilité à mettre à jour le fichier article,
 facilite la procédure d’inventaire.

37
CODE EMPLACEMENT OU
CODE GEOGRAPHIQUE

UTILISATIONS


 Exploitation quotidienne

 Inventaires

38
CODE EMPLACEMENT OU
CODE GEOGRAPHIQUE


Codification SATE  ED

Adresse géo. du médicament

39
CODE STATUT DES ARTICLES

DISPONIBILITE & ETAT EXACT


CODIFICATION MO1
 Position ds fichier actif grossiste principal


CODIFICATION FASTER 289
 Position ou retrait ds fichier actif grossiste
principal
 Motif

40
LES DONNEES DE PLANNIFICATION

 VENTE MOYENNE MENSUELLE

 SEUIL DE REAPPROVISIONNEMENT

 QUANTITE DE REAPPROVISIONNENT

 CODE GESTION

41
MAITRISE DES RISQUES

 Surveillance de l’environnement

 Procédures et enregistrement liés à

l’outil informatique

 Maintenance

42
 MERCI
POUR VOTRE ATTENTION

43