Module 1 :

Intérêt et enjeux de l’implantation d’un

système d’archivage performant 
ur
its
e,
é,

re

1
Conséquences de la définition:
i) les archives se génèrent de façon organique, par
sédimentation ;
2) le document naît archives ; il ne le devient pas.
3) Les archives ne sont pas forcement de vieux
documents poussiéreux. 2
Des supports variés : papiers, photographies, données
électroniques...

Les « archives » peuvent être des supports variés : papiers,

mais aussi films sur support photographique, ou encore
données électroniques stockées sur un disque ou sur un
cédérom...

Exercice d’application N°1:

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 Théorie des trois âges :
 Archives actives, courantes ou du premier âge : elles se trouvent dans les

bureaux producteurs ;
 Archives semi-courantes, intermédiaires ou du deuxième âge : elles se

trouvent au service de pré-archivage ;

 Archives historiques ou du troisième âge : elles sont conservées à la

Direction des Archives nationales / Archives historiques.

 Le principe de respect des fonds, un principe cardinal en archivistique
 Le principe : on ne doit pas mélanger des documents de provenances

diverses = A l’intérieur d’un fonds, il ne faut pas mélanger les documents

produits par différents services.
 Se décline en trois autres principes

 Respect de la provenance

 Respect de l’ordre originel

 Respect de l’intégrité
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 1er âge 2ème âge 3ème âge

Bureaux Service de Pré- AH/DAN

archivage

Transfert Versement

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 Cette hiérarchie n’inclut pas la « collection » qui est également une unité
archivistique mais factice; elle peut également être décrite
 Collection :
 ensemble de documents ayant rapport à un sujet, quels que soient les

supports,
 Ensemble de documents sélectionnés en tenant compte uniquement du

support = un seul support.

 Le dossier : ensemble des pièces relatives à une même affaire.
 Le dossier est l’unité manipulable dans la gestion des archives. On doit décrire des
dossiers, mais on a la liberté de décrire les autres unités archivistiques
 Les archives se gèrent par dossier. En archivistique, tout tourne autour du dossier :
 on décrit le dossier,

 on verse le dossier (le bordereau de versement décrit les dossiers versés).

 on recherche le dossier

 on communique le dossier.

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 On se rendra rarement chez l’archiviste pour demander une pièce précise : si
oui, l’on a déjà eu les références précises de la pièce dans un autre document.
 Par contre, on viendra chez l’archiviste pour demander une pièce que l’on a

produite ou reçue à l’occasion d’un événement, d’une affaire, d’une activité,

ce qui rappelle le dossier
Gestion des archives = gestion de dossiers

Pas de gestion de dossiers = pas de gestion des archives

 DUA : Durée d’utilité Administrative : C’est le temps pendant lequel un

dossier conserve son utilité administrative et juridique dans un service ou une
unité administrative
C’est la durée qui court entre les différents âges (1; 2 et 3)

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 Inventaire ou
Catalogue

Répertoire

Répertoire
état sommaire Ou
état des versements

état sommaire
état des versements
état du fonds ou
Guide

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Chemise dossier + sous chemise + Boite d’archives

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 Point des rappels :
 Définition des archives  Le document naît archives ; il ne le

devient pas.
 Principe de respect de fonds : provenance, ordre originel, intégrité

 Dossier = unité manipulable dans la gestion des archives

 Constat :
 Notre pratique est parfois (souvent) aux antipodes de la gestion des

archives,

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Une université nationale a éprouvé le besoin de renforcer l’effectif de son
personnel. A cet effet, par note de service n° 312 du 15 Janvier 2017 (2 pages),
un Comité d’évaluation des besoins en personnel complémentaire a été mis en
place. Ce comité a déposé son rapport (10 pages) le 18 Mars 2017 et a par
ailleurs élaboré un document intitulé « Profil des postes à pourvoir » (5 pages)
qui décrit pour chaque poste les tâches et le profil requis. Un avis d’appel à
candidatures (1 page) a été élaboré par le Service des Ressources Humaines de
l’université le 25 mars 2017 et diffusé sur son site web et sa page Facebook.

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A la date de clôture, 50 dossiers ont été reçus. Le Recteur de l’université met
en place par note de service n° 451 du 20 Mai 2017 (2 pages) le Comité
d’études des dossiers et de sélection des candidats. Celui-ci dépose son
rapport daté du 2 juin 2017. La lettre n° 478 du 5 juin 2017 est envoyée aux
quatre (04) candidats retenus pour les quatre postes à pourvoir pour les inviter
à signer leur contrat de travail et la lettre n°477 du 5 juin 2017 est envoyée
aux autres candidats pour les informer que leur dossier n’a pas été retenu.

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1 - Désigner un responsable de groupe pour
présenter les résultats de ce travail
2 - Décrire le dossier
3 - Donner les informations essentielles du dossier
4 - Donner la liste des pièces contenues par sous-
dossier
5 - Créer les sous-dossiers correspondants
6 - Donnez l’évaluation quantitative de ce dossier
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 L’archiviste doit s’impliquer dans la gestion des
archives courantes
 Il ne doit pas rester dans son bureau ou service
attendant le transfert des dossiers
 Seule technique de gestion des archives courantes : la
sensibilisation
 Constat aujourd’hui : Les archives ne se constituent pas
toujours en dossiers dans les services
 Conséquence : l’archiviste se retrouve avec des tas de
documents pêle-mêle : le passif

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 L’archiviste
 doit stopper/empêcher la production du passif.
 veille à la création, à la constitution et à l’intégrité des dossiers
 Assure la coordination d’un système qu’il a mis en place
 Fait contribuer chaque agent de l’administration à la gestion des
archives
 Est présent à la création du dossier.
 N’attend pas qu’on décide de lui envoyer des dossiers,
 Sait à l’avance les dossiers à envoyer et fait un rappel aux services
producteurs.
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 Le SRH est le service producteur du dossier (dans ce cas)
 Exemple : Création du dossier par l’archiviste dès que la note de
service n° 312 du 15 Janvier 2017 est prise, donc l’intitulé (ou
analyse) est donné à la création dans le bureau producteur.
 Un code (suivant le cadre de classement) pouvant devenir la cote est
attribué au dossier,
 La Durée d’Utilité Administrative (DUA) est automatiquement
connue (application au dossier entier et nom aux pièces)
 Le SRH ajoute les pièces au fur et à mesure qu’elles sont produites,
 Le SRH garde le dossier jusqu’à la première partie de la DUA,

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 S’il arrive que l’archiviste n’arrive pas à s’impliquer dans la gestion des
archives courantes, il se constitue donc un passif qui peut se présenter sous
forme de vrac
 Conséquence : l’archiviste peut donc se retrouver avec des tas de
documents pêle-mêle : le passif
 Ces dossiers (ou documents) ayant presque tous perdu leur DUA (n’étant
plus actifs), peuvent être traités avec deux outils que sont le Cadre de
Classement (CC) et le Tableau de Gestion (TG)
 L’utilisation des ces outils peut se justifier par la difficulté matériel de
reconstitution des dossiers. L’archiviste qui prend en charge le « fonds
passif » n’étant pas à l’origine de la constitution des dossiers, peut ne pas
pouvoir les reconstituer.

 Exercice d’application°3 : TP sur le Cadre de Classement et le Tableau de

Gestion
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www.archivistes.org
www.piaf-archives.org
www.archimag.org
www.memsic.ccsd.cnrs.fr
www.savoirscdi.cndp.fr

APROGED
Association des professionnels de la gestion
électronique des documents
www.aproged.org

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 Fiches pratiques du CNRS sur la numérisation:
www.irht.cnrs.fr/formation/cours/web/intro_web.htm
 Liste d'éditeurs de solutions de GED
www.forum-geide.com/solutions/geided.htm
 Salon :
Le forum des solutions de Gestion Electronique
d'Informations et de Documents pour l'Entreprise (GEIDE
et GED)
Les 7, 8 et 9 octobre 2003 au CNIT Paris La Défense.
www.forum-geide.com
 www.fntc.org.index.php : Archivage électronique
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