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REPUBLIQUE DU SENEGAL

UN PEUPLE - UN BUT- UNE FOI


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MINISTERE DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE
ET DES COLLECTIVITES LOCALES
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CENTRE NATIONAL D’ETAT CIVIL
Présente

Hera v1.0
par EditSoft

Logiciel de Gestion des faits d’état civil


Help Regestry Assistance
Déesse du mariage dans la mythologie grecque
Sommaire
1.La présentation
1. L’architecture réseau
2. Une Haute disponibilité.
3. Les logiciels
4. La sécurité
5. La maintenance
6. L’interface
2.Les modules
1. La gestion des centres
2. La gestion des actes de naissance
3. La gestion des actes de mariage
4. La gestion des actes de Décès
5. L’édition des répertoires alphabétiques
6. La numérisation
7. La gestion des recettes d’état civil
8. Le paramétrage
3.Les produits
1. Les actes de naissance
2. Les actes de mariage
3. Les actes de décès
4.Les documents statistiques
1. Le Tableau de bord des naissances
2. Le Tableau de bord des mariages
3. Le Tableau de bord des décès
4. Les relevés trimestriels
1.La présentation

Le gouvernement du Sénégal s’est doté d’un logiciel de gestion informatisé de


l’enregistrement des faits d’état civil « Hera ».
Hera développé par EditSoft Sénégal (entreprise d’ingénierie
informatique.
Hera gère:
• La cartographie des centres;
• L’enregistrement des actes de naissances;
• L’enregistrement des actes de mariages;
• L’enregistrement des actes de décès;
• Les mentions marginales;
• La Dématérialisation des actes (numérisation);
• La gestion des recettes;
• Les statistiques d’état civil.
• 11. Le réseau
Il est conçu pour être installé dans les centres d’état civil avec une
configuration de plusieurs serveurs et clients: (N tiers)
• Serveur d’accès
• Serveur de basse de données
• Serveur d’application

• 1.2. Le système de gestion de base de données relationnelles


Hera utilise une technologie d’accès aux données développée
par Microsoft (ado.net, xml, linq) qui une haute disponibilité des
données.
La licence des bases de données locales dans une
configuration distribuée est gratuite (Sql server 2012 express
édition 10 giga de données)
• 1. 3. Les logiciels
• 1.3.1. Le niveau central
- Sql server 2008 R2 Data center
- Windows 2008 server entreprise Edition
- Hera
• 1.3.2. Le niveau local
- Windows XP SP3 ou Windows 7 ou ultérieur
- Sql server 2012 express Edition
- Hera
• 1.4.La sécurité
• Système et réseau: elle est gérée par Windows 2008
server R2
• Application: Hera présente plusieurs niveaux de
sécurité (Administrateur, Contrôleur, Maintenance,
comptabilité, opérateur, traçage de toutes les actions)

• 1.5.La maintenance :
• Dans une architecture cloud :
Elle est inexistante au niveau du centre local
• Dans une architecture distribuée
Elle se résume à:
• Assurer des sauvegardes régulières des bases de données pour la
remontée des données;
• Effectuer la mises à jour des actes.
• 1.6.1. Les interfaces
• 1.6.1. L’interface de connexion
Pour se connecter, il faut:
• - Choisir son centre en fonction du découpage administratif;
• - Choisir son nom d’utilisateur;
• - Choisir son mode (chiffré, actif ou passif);
• - Entrer son mot de passe;
• 1.6.2. L’interface principale
• 1.6.2.1 Les menus

• Fichier • Edition • Base Numérique


• Nouveau • Annuler • Base numérique
• Ouvrir • Rétablir • Permet la
• Enregistrer • Couper dématérialisation des
• Enregistrer sous • Copier actes
• Imprimer • Coller • Consultation
• Aperçu avant impression • Tout sélectionner • Permet de consulter
• Configuration de la base numérique
l’impression
• Déconnecter
• Quitter
• 1.6.2.1 Les menus (suite)

• Registres • Impressions
1. Naissances 1. Registres
• Gestion des actes de Permet d’imprimer les
naissances registres de naissance,
• Répertoire alphabétique mariage, décès
(Afficher le répertoire 2. Actes
alphabétique des actes de Permet d’imprimer les actes
naissances) de naissances, mariages,
2. Mariages ou décès
• Gestion des actes de
mariage
3. Décès
• Gestion des actes de décès
• 1.6.2.1. Les menus (suite)

• Statistiques • Paramètres
• Relevé trimestriel • Permet de paramétrer et
• Tableaux de Bord d’administrer le système
• Les menus Affichage,
Fenêtres et Aides sont des
menus standards


2. Les modules
• 2.1. La gestion des centres
• 2.2. La gestion des actes de naissances
• 2.3. La gestion des actes de mariages
• 2.4. La gestion des actes de Décès
• 2.5. L’édition des répertoires alphabétiques
• 2.6. La numérisation
• 2.7. L’impression des documents
• Les actes d’état civil
• Les tableaux de bord
• Les relevés trimestriels
• 2.8. Gestion des recettes d’état civil
• 2.9. Le paramétrage et la sécurité
• 2.1. La gestion des centres

Ce module permet de saisir les centres dans le système d’informations


• 2.1.1.Les fonctionnalités:
• 2.1.1.1.La codification du centre
Permet de saisir les centres d’état civil.
Lors de la saisie un code national est attribué, tenant compte de la stratification du
découpage administratif
- Région
- Département
- Ville ou commune
- Arrondissement
- Commune d’arrondissement ou communauté rurale
• 2.1.1.2. La saisie guidée
Code centre(numéro de codification nationale attribuée par la DAF)
Nom du centre d’état civil
Nom de l’officier de l’état civil
Adresse
Email
Téléphone
Numéro de Fax
Type de centre attribué automatiquement par le système: Centre
National (CN); Centre Principal Urbain (CPU); Centre Secondaire Urbain
(CSU); Centre Principal Rural (CPR); Centre Secondaire Rural (CSR) .

• 2.1.1.3. La gestion du personnel


• Permet de saisir le personnel du centre (Prénom, nom, matricule,
• statut, fonction, date de prise de fonction, années de service,
signature, photo)
• 2.1.1.2. Le profil
• Ce module permet de donner un profil au centre d’état civil, données statistiques
(date de création du centre , population couverte par le centre , la volumétrie sur
les registres et les actes, les moyens matériels, bureautiques, informatiques et
humains avec indication des sources de financements, etc.)
• 2.1.2. L’écran du module gestion des centres
• 2.2. La gestion des actes de naissance

Ce module permet d’enregistrer un acte de naissance tout en


respectant les dispositions du code de la famille.
• 2.2.1.Les fonctionnalités
• 2.2.1.1. La saisie guidée
• Un numéro séquentiel (ID Numérique) est attribué pour chaque acte
• Une numérotation linéaire du registre de naissance sans
possibilité de modification
• Une Incrémentation des registres fixée à 50 actes
• Le pas d’incrémentation des registres est paramétrable
• Réinitialisation automatiquement de la numérotation des
registres et des actes chaque 1er janvier
• Les formations sanitaires polarisées par chaque centre sont
déjà identifiées
• La juridiction couvrant le centre est identifié
• Possibilité de récupérer les informations sur le déclarant, le père,
la mère et autres dans la base de données si elles existent.
• Le type de déclaration est déterminé automatiquement en
fonction de la date de déclaration (déclaration normale,
déclaration tardive, jugement d’autorisation d’inscription) et du
type de déclarant( père , mère , autres et auxiliaires de l’état
civil)
• Le nom de l’enfant naturel est généré automatiquement
• Possibilité de numériser les pièces annexes
• 2.2.1.2. Les verrous
• Un acte imprimé (validé par l’administrateur ) ne peut plus être modifié. Seules les
mentions sont autorisées
• Tous les registres sont clôturés le 31 décembre de chaque année civile.
• 2.2.1.3. La biométrie
Cette fonctionnalité offre la possibilité d’acquérir les données
biométriques (empreintes digitales, photo)
• 2.2.2. L’écran du module gestion des naissances
• 2.3. La gestion des actes de mariage

Ce module permet d’enregistrer un acte de mariage suivant les dispositions


du Code de la famille
• 2.3.1. Les fonctionnalités:
• 2.3.1.1. La saisie guidée
• Un Identifiant Numérique est attribué pour chaque acte de
mariage
• Une numérotation linéaire du registre de naissance sans
possibilité de modification
• Une Incrémentation des registres fixée à 50 actes
• Le pas d’incrémentation des registres est paramétrable
• Réinitialisation automatiquement de la numérotation des
registres et des actes chaque 1er janvier
• Les formations sanitaires polarisées par chaque centre sont
déjà identifiées
• La juridiction couvrant le centre est identifié
• Possibilité de récupérer les informations des conjoints et
leurs parents dans la base de données si elles existent.
• 2.3.1.1. La saisie guidée (suite)
• Le type de déclaration est déterminé automatiquement en
fonction de la date de déclaration et du nombre de témoins
(mariage célébré, mariage constaté, déclaration tardive de
mariage , jugement d’autorisation d’inscription de mariage)
• Possibilité de numériser les pièces annexes

• 2.3.1.2. Les verrous


• Gestion de l’option matrimoniale (monogamie, polygamie ou
polygamie limitée )
• Gestion du régime matrimonial( communauté de biens ou
séparation de biens)
• Gestion du montant de la dot
• Prise en compte des prescriptions pour l’enfant mineur
(Consentement des parents ou dispense d‘âge du procureur)
• Prise en compte de la bigamie pour la femme
• Un acte imprimé (validé par l’administrateur) ne peut plus être
modifié. Seules les mentions sont autorisées
• 2.3.1.3. Les mentions
La mention « est marié à….. » est apposée automatique par le système sur tous les actes de
naissance des conjoints.
• 2.3.2. L’écran du module gestion des mariages
• 2.4. La gestion des actes de décès
Ce module permet d’enregistrer un acte de décès conformément aux
dispositions du Code de la famille.
• 2.4.1. Les fonctionnalités:
• 2.4.1.1. La saisie guidée
• Un ID Numérique est attribué pour chaque acte de mariage
• Une numérotation linéaire du registre de naissance sans
possibilité de modification
• Une Incrémentation des registres fixée à 50 actes
• Le pas d’incrémentation des registres est paramétrable
• Réinitialisation automatiquement de la numérotation des
registres et des actes chaque 1er janvier
• Les formations sanitaires polarisées par chaque centre sont
déjà identifiées
• La juridiction couvrant le centre est identifié
• Possibilité de récupérer les informations du défunt et du
déclarant dans la base de données si elles existent.
• 2.4.1.1. La saisie guidée (suite)
• Polarisation des formations sanitaires pour chaque centre
• Le type de déclaration est déterminé automatiquement en fonction de la date
de déclaration et du déclarant (déclaration normale, déclaration tardive,
jugement)
• Numérisation des pièces annexes
• Collecte des causes de décès
• 2.4.1.2. Les verrous
• Un acte imprimé (validé par l’administrateur ) ne peut plus être modifié. Seul les
mentions sont autorisées
• Tous les registres sont clôturés le 31 décembre de chaque année civile.
• 2.3.1.3. Les mentions
La mention « est veuf (ve) de….. » est apposée automatique par le système sur
tous les actes de naissance et de mariage 1 des conjoints.

1 (pour les personnes mariées)


• 2.4.2. L’écran du module gestion des décès
• 2.5. Le répertoire alphabétique

Le répertoire alphabétique est créé automatiquement à partir du


fichier des naissances, mariages et décès. Il est filtré par centre, par registre et par année.
• 2.5.1. Les fonctionnalités:
• La recherche multi critères;
• Affichage des informations des actes;
• Le listing par registre.
• 2.5.2. L’écran du module répertoire alphabétique
• 2.6. La numérisation

Ce module gère les processus de numérisation des actes d’état civil.


Les actes sont numérisés au format PDF1 non modifiable.
• 2.6.1. La numérisation des actes:
• 2.6.1.1. Les fonctionnalités
• La numérisation des actes;
• Le chiffrement2 des actes;
• La sauvegarde dans une base de données;
• La recherche numérique et multi critères;
• La consultation;
• L’impression.
• 2.6.2. La numérisation des pièces annexes:
• . 2.6.2.1. Les fonctionnalités.
• La numérisation des pièces annexes;
• Le chiffrement2 des actes;
• La liaison à l’acte;
• La sauvegardées dans une base de données;
• La consultation;
• L’impression.

1 (Portable Document Format)


2 (Cryptage des documents en AES 128 bits )
• 2.6.2. L’écran du module numérisation


3. Les actes produits
Plusieurs actes sont produits et chaque document porte un code barre pour
facilité la recherche.
Grâce à un lecteur de code barre l’utilisateur peut afficher instantanément
les informations de l’acte sauvegardé dans la base de données.

• 3.1. Les actes de naissance


• L’acte de déclaration de naissance
• Le bulletin de naissance
• L’extrait d’acte de naissance
• La copie littérale d’acte de naissance

• 3.2. Les actes de mariage


• L’acte de déclaration de mariage
• Le certificat de mariage
• L’extrait d’acte de mariage

• 3.3. Les actes de décès


• L’acte de déclaration de décès
• Le bulletin de décès
• L’extrait d’acte de décès
• Le permis d’inhumer
4. Les documents statistiques
• 4.1. Le Tableau de bord des naissances renseigne sur
• La répartition des naissances par sexe.
• Le type de déclaration.
• Les enfants à scolariser
• La volumétrie des actes
• 4.2. Le Tableau de bord des mariages renseigne sur
• Les options de mariage.
• Le type de mariage.
• Le type de déclaration.
• Le nombre de femmes mineurs mariées.
• La volumétrie des actes.
• 4.3. Le Tableau de bord des décès renseigne sur
• La répartition des décès par sexe.
• Le type de déclaration.
• La mortalité chez l’enfant de moins de 5 ans.
• Les causes de décès.
• La volumétrie des actes.
NB la projection des données statistiques est calibrée sur une période de dix ans à partir de
l’année choisie par l’utilisateur
• 4.4. Le relevé trimestriel