PENGURUSAN

MESYUARAT (1)

MARDIAH IDRIS
ASMA’ ZAINUL MUKHTAR
NURUL FAIZAH UMAR
FARHATUL ALIA ROSLI
Mesyuarat adalah perbincangan formal
di antara dua pihak atau lebih untuk
mencapai objektif bersama melalui proses
komunikasi.
Mesyuarat berbeza di antara satu dengan
yang lain mengikut keahlian, organisasi
dan objektifnya.
 Jenis-Jenis Mesyuarat

• Mesyuarat Agung

• Mesyuarat Tergempar

• Mesyuarat Luar Biasa

• Mesyuarat Jawatankuasa
 Mesyuarat Agung
Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau sekali
dalam dua tahun mengikut perlembagaan.

Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli.

Laporan aktiviti, laporan kewangan akan
dibentangkan dalam mesyuarat ini untuk diluluskan
sebelum dihantar kepada Pendaftar Persatuan.
Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli jawatankuasa
baru akan diadakan.
 Mesyuarat Tergempar

Mesyuarat yang diadakan secara tergempar yang

membincangkan hanya satu agenda sahaja di mana
sesuatu keputusan perlu dibuat dengan segera.
Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah berdasarkan
kepada perlembagaan.
 Mesyuarat Luar Biasa
Mesyuarat yang diadakan untuk mendapatkan
persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu
perkara.
atau
Isu yang perlu diselesaikan. Kehadiran untuk
mesyuarat ini adalah mengikut perlembagaan.
 Mesyuarat AJK
Mesyuarat biasa yang diadakan oleh
persatuan untuk menggerakkan aktiviti
persatuan.

Adakalanya Mesyuarat Jawatankuasa

Pengelola diadakan untuk membincang,
merancang dan mengendalikan sesuatu
projek.
 TINDAKAN PRA- MESYUARAT.

SEMASA MESYUARAT.

SELEPAS MENSYUARAT.
PERANAN-PERANAN

Pengerusi.

Setiausaha.

Ahli
kumpulan
 SEMASA
AWAL. . AKHIR.
PADA AWAL MENSYUARAT.

Maklumkan tujuan / objektif dan agenda

Wujudkan
Datang Mulakan
awal, suasana
sebelumpada
yang
waktunya.
waktu sesuai dan bermula
mesyuarat baik
 SEMASA PERBINCANGAN.

Kekalkan Beri kesimpulan

Galakkan
suasana dari masa ke
penyertaan
harmoni masa

Beri peluang Agenda

Kawal
sama rata dibincang satu
perbincangan
kepada ahli persatu
 AKHIR MESYUARAT.

Maklumkan tindakan Rumuskan

susulan yang perlu perkara utama
diambil yang dibincang

Maklumkan Tetapkan tarikh, masa

keputusan yang dan tempat mesyuarat
telah diambil akan datang
 PERANAN SETIAUSAHA
SEMASA MESYUARAT
• Senarai nama kehadiran mesyuarat
• Senarai nama ahli yang tidak hadir dan
alasan
• Catatkan perkara penting yang
dibincangkan dalam mesyuarat
• Catatkan keputusan yang dibuat
• Catatkan tindakan susulan yang perlu
diambil
 sambungan…

Laporan Maklum Balas Oleh Setiausaha

• Cabutan keputusan
• Ringkasan dan ulasan Urusetia
• Maklum balas dari ahli/anggota
mesyuarat
• Senarai ahli/anggota yang belum
memberi maklum balas
 Selepas mesyuarat
 Menyediakan draf minit ( 3 hari )
 Meluluskan dan mengedarkan minit
( 1 minggu )
 Susunan nama kehadiran ahli
 Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesahan
maklumbalas
 Laporan maklumbalas oleh setiausaha
 Mesyuarat ‘post mortem’
 PERANAN AHLI/ANGGOTA

• Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba

awal
• Semasa mesyuarat - memberi sumbangan
berkesan, mematuhi peraturan dan tatacara
• Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak
berkenaan mengenai apa yang dibincang dan
diputuskan, ambil tindakan atas keputusan dan
maklumbalas kepada Urusetia.
 MESYUARAT BERKUALITI
• Bersiri - pendek (2 - 3 jam)
• Ad-hoc - mengambil masa bersesuaian dengan
isu/perkara
• Memberi banyak maklumat
• Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak
• Keputusan dibuat dengan tegas
• Setiap keputusan diambil tindakan segera
 Format Agenda Mesyuarat
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyurat yang lalu.
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Perkara-perkara baru untuk perbincangan
5. Pembentangan kertas-kertas kerja
6. Hal-hal lain
7. Penutup.
 WHY? WHAT?

HOW? Prinsip WHEN?

5W+1H

WHERE? WHO?
MERANCANG MESYUARAT
Prinsip 5W+1H
•Mengapa perlu diadakan? (Why?)
•Apakah objektif yang hendak dicapai?(What?)
•Bilakah mesyuarat hendak diadakan?(When?)
•Siapakah yang perlu dijemput?(Who?)
•Dimanakah mesyuarat hendak diadakan?(Where?)
•Bagaimana mesyuarat hendak dikendalikan?(How?)
Ini memerlukan perbincangan antara Pengerusi
dan Setiausaha.
Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan

kompromi bagi perbincangan
peserta tidak ramai
Sesuai untuk perbincangan dan
kompromi bagi bilangan peserta
yang ramai.
Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan
kawalan lebih ke atas ahli – ahli
Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.
Contohnya,mesyuarat Agung tahunan
 Tatasusila Mesyuarat

1. Jangan tiba lewat

2. Elakkan gangguan telefon kecuali perkara
terpenting
3. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa
kebenaran
4. Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan
menunjukkan kurang minat
 Tatasusila Mesyuarat

5. Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian

6. Memberi sumbangan
7. Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat
tercapai
8. Mencari perkara-perkara yang positif
9. Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
 Minit Mesyuarat

- Setiap mesyuarat yang dikendalikan

mesti ada minitnya.
- Minit mesyuarat dicatat dan disediakan
oleh setiausaha mesyuarat serta
diedarkan kepada semua ahli sebelum
mesyuarat seterusnya agar tindakan-
tindakan yang perlu, dapat diambil.
• Merupakan laporan sesuatu mesyuarat
• Satu dokumen rasmi mesyuarat
• Mesti tepat, jelas dan kemas
• Perkara yang perlu dalam menyediakan
minit:-
i. Butiran: Nama mesyuarat/tajuk,
bilangan diadakan, tarikh, masa,
tempat.
ii. Senarai kehadiran
iii. Isi minit:-
a. Kehadiran ditulis mengkiut susunan:-
Hadir
Turut hadir
Tidak hadir
iv. Kata-kata aluan pengerusi
v. Pembentangan & pengesahan minit
vi. Perkara Berbangkit
vii. Agenda yang ditetapkan
viii. Hal-hal lain
ix. Ucapan penutup oleh pengerusi
 Penulisannya hendaklah ringkas, tepat dan
padat

Ayat-ayat yang digunakan perlu menggambar –kan

keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan ahli:-
Misalnya:-- Mesyuarat telah bersetuju menerima..
Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa..
Dalam hal memerlukan tindakan nama orang
berkenaan, pangkat perlu dicatat.

Waktu ditangguhkan mesyuarat, perlu catat dalam

minit & guna ungkapan “ditangguhkan”.

Bahagian akhir/penutup mesyuarat, hendaklah

dicatat nama dan jawatan penyedia minit.
 Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kali Ke-2/2009
Persatuan Seni dan Budaya, Maktab Perguruan Perempuan Melayu

Tarikh : 27 Februari 2011

Masa : 2.45 petang
Tempat : Bilik Seri Kesom

Kehadiran: 1. Cik Syarifah Qaseh Mardiah bt Syed Idris– Pengerusi

2. Cik Nurul Faizah bt Umar- Naib Pengerusi
3. Cik Asma’ bt Zainul Mukhtar- S/usaha
4. Cik Farhatul Alia bt Rosli
5. Cik Francisca a/p Peter
Turut hadir : En. Iskandar Zulkarnain – Penasihat Persatuan Seni Fotografi

Bil Perkara Tindakan

1. Ucapan Pengerusi: Untuk
0 1.1 Mengucapkan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. makluman
1.2 Menerangkan tujuan mesyuarat
Mengesahkan Minit Yang lalu:
2. 2.1 Disahkan sebulat suara
0 Perkara berbangkit:
3.1 Pengerusi menjelaskan bahawa kurrsus fotografi ditunda pada tarikh yang akan
3. ditetapkan kemudian.
0
3.2 Bayaran untuk sesi photoshop telah dibayar kepada pengerusi kursus tersebut pada
bulan mac lalu
Penyata Kewangan:
4.1 Baki wang RM 250.00
4.2 Minuman guru kelas fotografi mingguan selama sebulanbelum dijelaskan lagi Bendahari
4.
0
Bil Perkara Tidakan

5.0 Laporan Aktiviti

5.1 Kursus basic photografi yang dijalankan selama seminggu berjalan Makluman
dengan lancar.
Semua peserta menunjukkan minat yang mendalam terhadap bidang Makluman
fotografi
5.2 Lawatan ke Istana Seri Menanti telah memberi pengalaman yang
berguna kepada semua peserta yang menyertai lawatan tersebut. Laporan
hasil lawatan sedang disiapkan untuk didokumentasikan.
6.0
Pengerusi JK Bicara Seni
Aktiviti Bulan April dan Mei
6.1 Satu Simposium Fotografi akan diadakan pada 25 April akan datang
dengan kerjasama Kelab Fotografi Malaysia

7.0 Hal-hal lain

7.1 Pengersui Kebajikan diminta merancang mejlis jamuan perpisahan untuk
ahli
-ahlii semester 7.

Pengerusi JK Kebajikan
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.15 petang.

Disediakan oleh: Disahkan oleh:

(FARHATUL ALIA BINTI ROSLI) (CIK SYARIFAH KASIH MARDIAH)

Setiausaha, Pengerusi,
Persatuan Seni Fotografi, Persatuan Seni Fotografi
IPG Kampus Daeng Anak Jugah. IPG Kampus Daeng Anak Juah