LES TYPES D’ÉCRITS

LA LETTRE TECHNIQUE

Une lettre transmet une information mais

laisse aussi une trace

Strictement utilitaire, elle présente une

demande précise à un interlocuteur dont
c’est le métier est d’y répondre
1. Le corps du texte dépend de l’objectif
de la lettre
Pour ce qui est d’une lettre administrative son but est une
information objective qui ne doit trahir aucun avis personnel;
le rédacteur administratif écrit en lieu et place de
l’administration à laquelle il appartient et, même si la lettre qu’il
rédige exprime une décision, ce n’est pas la sienne en tant
qu’individu.

C’est l’administration concernée qui s’exprime par le truchement

du responsable de l’établissement ou de celui du dossier traité.
Si l’on s’adresse à une personne précise dans l’exercice de ses
fonctions, on lui donne son titre : Maître (avocat, notaire), Docteur
(médecin)
Donc, qu’elle soit commerciale, administrative, militaire
ou privée, la correspondance doit être :
Efficace et s’abstenir de tout bavardage,
seuls figurent les éléments utiles au
destinataire

Suivre un plan simple: l’expéditeur expose

d’abord sa situation, son problème, puis
indique ce qui l’attend

Ne traiter qu’un sujet par lettre

Conserver un double de la lettre et l’on

souhaite une preuve qu’elle a été reçue,
l’envoyer avec accusé de réception
 2. Le premier paragraphe rappelle la
demande ou présente la situation
Ilne faut jamais perdre de vue qu’une lettre peut être
produite comme preuve, le plus souvent à la charge de celui
qui l’a écrite. Mais ce n’est pas pour autant qu’il faut écrire
des lettres laconiques. Au contraire, c’est exactement pour
cela qu’elles doivent être extrêmement précises.

Dans un dossier, la seule lecture d’une lettre, doit indiquer à

quel moment de l’affaire elle se situe ; ce qui l’a rendue
nécessaire ; ce qu’elle a affirmé ; ce qu’elle a annoncé,
conseillé ou commandé. Et c’est précisément pour cela,
qu’au lieu de se contenter de répondre à la question posée il
est indispensable de reformuler, au préalable, cette question
afin d’attester les propos du demandeur.
Futur Présent Passé
•Réponse à la demande,
• Annonce de ce précise et motivée
• Reformulation
qu’on va faire (sources, règlements, précise de la
• lois…) et personnalisée en demande, de la
Ou fonction des
• de ce qu’on renseignements fournis situation
conseille au par le demandeur • Ou
•Motif, historique,
destinataire détails…
• Présentation (de
• Ou •Conditions de réalisation soi, de
• en cas de demande de l’établissement, de
Expression du devis ou de passation de
souhait commande
son action…)
découpées à leur tour :
parties, éventuellement
On peut résumer le plan d’une lettre à trois grandes
La méthode de Quintilien résume au bilan de la
connaissance d’une situation à travers les
questions :
Pourquoi? Qui?

Quand? Quoi?

Où? Comment?

Combien?
3. Des précisions sur le signataire et le destinataire, la
date et le lieu d’émission sont des éléments
indispensables à la fonction de preuve des
documents écrits

• dans le secteur privé, appelée timbre* dans

l’Administration, regroupe tous les
L’en-tête renseignements nécessaires à l’identification
et à la localisation de l’émetteur

L’absence de lieu • fait perdre toute valeur de preuve au

document. Ainsi, une compagnie d’assurance
d’émission et de peut ne donner aucune suite à une déclaration
de sinistre non datée
date
• facilitent le classement du document émis et la
localisation des documents auxquels il est fait
Les références allusion et qui justifient le sens de la réponse
qui est donnée
 • résume précisément et
succinctement le motif du
document émis
La rubrique « objet »

Les pièces jointes • sont citées et quantifiées afin

(chèque pour un qu’elles ne s’égarent ni au départ ni
paiement, photocopie à l’arrivée du courrier. Leur
énumération atteste également aux
d’un document contesté yeux du lecteur futur, inconnu et
ou d’un règlement sur extérieur que le texte était
lequel se fonde la accompagné de tous les justificatifs
réponse, etc.) nécessaires
 4. La signature authentifie le texte
« La signature est l’apposition de son nom de famille au bas et à droite d’un écrit. Elle
est généralement précédée ou suivie d’un paraphe (signature abrégée) destiné à rendre
son imitation plus difficile, mais ce trait de plume n’est que facultatif. »
La signature officialise les dires d’un écrit elle doit donc être celle de l’autorité qui en
endosse la responsabilité. C’est pour cela qu’un particulier signe lui-même ses écrits et
qu’il doit porter de sa main la date ou une mention d’approbation lorsqu’on lui réclame
un visa. À la quasi unanimité des chartes graphiques, la signature se place à la fin de
l’écrit, de préférence à droite, sur une hauteur de 3 cm environ.
La signature doit être toujours semblable et autant que possible lisible.
Si elle est indéchiffrable, elle doit être suivie de sa traduction dactylographiée.
Pour éviter les éventuels abus, dans l’Administration, l’emploi de la griffe est
désormais interdit.
Le monde de l’entreprise se contente de faire suivre les nom et prénom de la fonction
occupée par le signataire. Cependant, dans l’Administration, lorsque le signataire n’est
pas la plus haute autorité sur place mais un délégataire, la présence d’une attache
explicitant cette délégation est indispensable. Tandis que lorsque le plus haut
responsable signe personnellement, l’attache qui figure en suscription suffit. Cette
attache mentionne le grade, le nom et la fonction du signataire, les conditions
d’exercice de cette fonction (par intérim ou provisoirement) et du pouvoir consenti en
matière de signature
La présentation matérielle

La lettre
◦ Ménager des marges suffisantes sur les bords
et en haut de la page; ne pas écrire jusqu’en
bas. Si la lettre comprend plusieurs pages, les
numéroter et signaler par le symbole …/…
qu’il y a une suite
◦ ..\..\2010-11-12 DINA\Lettre
de motivation Chef Svc.doc - Copie.docx
L’enveloppe

Elle est suffisamment affranchie

Elle est de préférence doublée, et, comme le

papier à lettre, de bonne qualité

L’adresse est écrite lisiblement, dans la moitié

inférieur. Le nom du destinataire est précédé
des mentions: Madame, Monsieur, Maître,
Monsieur le Docteur, e, toutes lettres. Une
lettre envoyée à un destinataire résidant chez
une autre personne porte la mention Aux bons
soins de … ou Chez ….
La lettre est pliée proprement

On ne cachette pas une lettre

confiée à un intermédiaire