1-Terminologie La GED Le « Groupware » Le Workflow 2-Le rôle et les avantages du Workflow Le rôle de l’outil Workflow Les avantages de l’outil Workflow 3-La mise en œuvre d’un Workflow 4-L’automatisation des taches grâce au Workflow Workflow Automation Automatisation des tâches grâce à la GED Workflow Exemple concret Conclusion Introduction
« Aujourd’hui, un retard est très remarquable à cause des documents qui
attendent sur le bureau des collaborateurs ou dans la boîte de réception des emails pour examen et approbation. Le respect des normes telles que l’ISO9001 et les réglementations spécifiques à l’industrie exigent en outre que les processus soient supervisés et que les décisions restent traçables à des fins de vérification. » 1-Terminologie
GED Groupware
Workflow
D'une façon générale, il consiste à gérer de façon
informatique et automatisée, le circuit de traitement d’un dossier, d’un document, d’un projet, d’une facture etc. 2-Les rôles et les avantages de l’outil Workflow. Le rôle de l’outil Workflow
Améliorer le circuit de validation
Signaler Rappeler Partager les de les modes délai l’information validation Les avantages de l’outil Workflow
Automation
Collaboration
Communication
Vue d’ensemble Video qui démontre quelques possibilités et avantages offertes par le Workflow intégré dans une solution GED
https://www.loom.com/share/b86d6ff2368347ffbb392afc74512d74 3-La mise en œuvre d’un Workflow
Il faut modéliser le processus métier concerné en créant un parcours type afin
d’exécuter des actions dans un ordre logique pour arriver à un résultat donné. Cela implique d’analyser le processus concerné afin :
1. D’identifier les actions et leur enchainement
2. D’identifier la ou les personnes et les opérations concernés
3. Fixer le délai de réalisation
En résumé, mettre en place un workflow, c’est répondre à ces 3 questions : qui ? quoi ? quand ?
4. Formaliser le nouveau mode
de travail et accompagner le changement Comment mettre en œuvre un workflow ? 4-L’automatisation des taches grâce au Workflow
Qu'est-ce que « le workflow automation » ?
Automatisation des tâches grâce à la GED Workflow
Le workflow, intégré à une solution de GED, permet d’automatiser les
tâches. Véritable source d’efficacité pour l’entreprise, le workflow réduit les tâches répétitives et permet de dégager du temps pour celles à valeur ajoutée. Ce système d’automatisation de tâches offre une visibilité et une analyse en temps réel, des activités à réaliser. Utiles dans les entreprises de multiples secteurs (privés ou publics), les workflows sont paramétrables en fonction des besoins de chaque groupe de collaborateurs. Ils peuvent notamment générer des documents, automatiser des circuits de validation, (re)distribuer les demandes… Automatisation des tâches et workflow exemple concret
Prenons un exemple de workflow géré à l'aide d'un système de GED : la
demande de devis. Admettons qu’un client effectue une demande de devis depuis le site Internet d’une entreprise. Un membre de cette entreprise reçoit la demande. Il doit ensuite transmettre cette demande au collaborateur qui va la traiter. Le collaborateur en question, par exemple un commercial, va établir un devis détaillé. Celui-ci préfère l’envoyer à son responsable pour validation, avant de la transmettre au futur client. Le responsable lui renvoie ses commentaires et quelques modifications. Le commercial doit donc corriger son document, pour enfin, l’envoyer au potentiel client. Merci pour votre attention Reférences: https://www.indexware.fr/dossiers/workflow-et-automatisation-des-taches
