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Introduction

1-Terminologie
 La GED
 Le « Groupware »
 Le Workflow
2-Le rôle et les avantages du Workflow
 Le rôle de l’outil Workflow
 Les avantages de l’outil Workflow
3-La mise en œuvre d’un Workflow
4-L’automatisation des taches grâce au Workflow
 Workflow Automation
 Automatisation des tâches grâce à la GED
Workflow
 Exemple concret
Conclusion
Introduction

« Aujourd’hui, un retard est très remarquable à cause des documents qui


attendent sur le bureau des collaborateurs ou dans la boîte de réception
des emails pour examen et approbation. Le respect des normes telles que
l’ISO9001 et les réglementations spécifiques à l’industrie exigent en outre
que les processus soient supervisés et que les décisions restent traçables à
des fins de vérification. »
1-Terminologie

GED Groupware

Workflow

D'une façon générale, il consiste à gérer de façon


informatique et automatisée, le circuit de traitement d’un
dossier, d’un document, d’un projet, d’une facture etc.
2-Les rôles et les avantages de l’outil Workflow.
Le rôle de l’outil Workflow

Améliorer le
circuit de
validation

Signaler
Rappeler
Partager les de
les modes délai
l’information
validation
Les avantages de l’outil Workflow

Automation

Collaboration

Communication

Vue d’ensemble
Video qui démontre quelques possibilités
et avantages offertes par le Workflow
intégré dans une solution GED

https://www.loom.com/share/b86d6ff2368347ffbb392afc74512d74
3-La mise en œuvre d’un Workflow

Il faut modéliser le processus métier concerné en créant un parcours type afin


d’exécuter des actions dans un ordre logique pour arriver à un résultat donné.
Cela implique d’analyser le processus concerné afin :

1. D’identifier les actions et leur enchainement

2. D’identifier la ou les personnes et les opérations concernés

3. Fixer le délai de réalisation


En résumé, mettre en place un workflow, c’est répondre à ces 3
questions : qui ? quoi ? quand ?

4. Formaliser le nouveau mode


de travail et accompagner le
changement
Comment mettre en œuvre un workflow ?
4-L’automatisation des taches grâce au Workflow

Qu'est-ce que « le workflow automation » ?


Automatisation des tâches grâce à la GED Workflow

Le workflow, intégré à une solution de GED, permet d’automatiser les


tâches. Véritable source d’efficacité pour l’entreprise, le workflow
réduit les tâches répétitives et permet de dégager du temps pour celles
à valeur ajoutée. Ce système d’automatisation de tâches offre une
visibilité et une analyse en temps réel, des activités à réaliser. Utiles
dans les entreprises de multiples secteurs (privés ou publics), les
workflows sont paramétrables en fonction des besoins de chaque groupe
de collaborateurs. Ils peuvent notamment générer des documents,
automatiser des circuits de validation, (re)distribuer les demandes…
Automatisation des tâches et workflow  exemple concret
 

Prenons un exemple de workflow géré à l'aide d'un système de GED : la


demande de devis. Admettons qu’un client effectue une demande de devis
depuis le site Internet d’une entreprise. Un membre de cette entreprise reçoit
la demande. Il doit ensuite transmettre cette demande au collaborateur qui va
la traiter. Le collaborateur en question, par exemple un commercial, va établir
un devis détaillé. Celui-ci préfère l’envoyer à son responsable pour validation,
avant de la transmettre au futur client. Le responsable lui renvoie ses
commentaires et quelques modifications. Le commercial doit donc corriger son
document, pour enfin, l’envoyer au potentiel client.
Merci pour votre
attention
Reférences:
https://www.indexware.fr/dossiers/workflow-et-automatisation-des-taches 

https://www.avanteam.fr/fr/Logiciels/Solutions-Avanteam/Logiciel-Ged-Workf
low-courrier?AspxAutoDetectCookieSupport=1
 

https://www.ged.fr/workflow/ 

https://locarchives.fr/actualites/ged-le-workflow-au-service-de-lautomatisatio
n-de-vos-processus/
 

https://www.loom.com/share/b86d6ff2368347ffbb392afc74512d74

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