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REDACTION

ADMINISTRATIVE

Present par:
SAM Etiassé Jean-Baptiste
Préfet Hors Grade
2
BIBLIOGRAPHIE
 
 
M. LEFEVRE (1972) Cours de rédaction administrative

ZOGUEHI Auguste (1995) Rédaction administrative (non


publié)

JACQUES Gandin, ROUSSI GNOL Jean Marie Rédaction


administrative / Afrique, Edition Armand Colin
Objectifs du cours-Généralités-Introduction
 
 

Les rapports entre l’État (administration) et les administrés se


manifestent par des échanges de documents écrits qui
prennent des appellations diverses selon les cas (lettres,
bordereau, compte-rendu, procès-verbal, rapport etc…)
 
D’où la nécessité pour les fonctionnaires qui sont les
animateurs des structures de l’Etat de maîtriser la confection
desdits documents conformément aux exigences du style
administratif.
Objectifs du cours-Généralités-Introduction

 
L’origine de cette spécificité remonte à la fin du 19ème siècle
au moment où en France se constituait une « Fonction
publique » autonome parmi les diverses branches d’activités.
 
 
L’objet de ce cours est de vous initier aux règles qui
gouvernent le style administratif.
Il y a en effet un style administratif et je vais m’efforcer au
cours de cette introduction de vous exposer pourquoi
l’Administration s’exprime d’une manière qui lui est propre.
Objectifs du cours-Généralités-Introduction

L’homme est un être social et la vie en société n’est possible


que par l’échange des idées.
Vous avez certainement remarqué au cours de vos études
que le style du romancier et celui du poète diffèrent du style
du philosophe, que l’historien, l’homme de science ont aussi
une manière particulière de s’exprimer.

Vous ne serez donc pas étonné qu’il en soit de même de


l’administrateur, du fonctionnaire.
Et pourquoi? Parce que chacun de ces genres : littéraire,
scientifique, administratif est déterminé par les fins qu’il se
propose d’atteindre.
Objectifs du cours-Généralités-Introduction

Quelles sont ces fins ?


Le romancier fait vivre des personnages dont il décrit la
psychologie, il exprime des états d’âme, il peint des paysages
qui lui inspirent des sentiments esthétiques. Son style
exprime avant tout sa personnalité.

L’homme de science au contraire exprime des vérités


universelles dans un style, un langage universel.
Quand au rédacteur administratif, il nous paraît plus proche
de l’homme de science que de l’homme de lettre. Il n’exprime
pas ses états d’âme et s’il décrit parfois un paysage, ce ne
sera pas en poète, mais en observateur objectif
Objectifs du cours-Généralités-Introduction

On ne lui demande pas d’exprimer des sentiments


personnels, mais on le charge de transcrire des ordres, des
décisions, des prescriptions, de rendre compte à des
supérieurs hiérarchiques, d’informer des particuliers.

Et chaque fois qu’il rédige un document qu’il fera directement


appliquer, ou qu’il rédige pour, un supérieur hiérarchique qui
le signera et en prendra la responsabilité, le rédacteur
administratif s’exprimera au nom d’une tierce personne :
l’État, l’Administration qui est l’appareil de l’État.
Objectifs du cours-Généralités-Introduction

 A ce stade de mon propos, je voudrais vous dire donc que


LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE EST UN ART PRESQUE
RESERVE D’ÉCRIRE, D’EXPRIMER SA PENSÉE SELON
UN STYLE QUI EST PROPRE A L’ADMINISTRATION.
Ainsi donc nous pouvons définir LE STYLE ADMINISTRATIF
COMME ÉTANT LE LANGAGE PROPRE A
L’ADMINISTRATION. Ce style a ses caractéristiques.
10
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

Ils se manifestent dans les écrits administratifs qui présentent des


traits communs et qui permettent de les reconnaître comme tels,
par le choix des mots et des formules consacrées par un long
usage ; ce sont :
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
1- LA DIGNITE
 
Le souci de dignité se traduira dans les documents
administratifs par la politesse, la courtoisie et la considération,
mais aussi par le respect des règles grammaticales.
Le fonctionnaire qui rédige au nom de l’Administration, de
l’État, de la puissance publique doit utiliser un langage dont il
convient d’exclure tout terme non consacré par l’usage
officiel, toute expression triviale toute tournure de style dont
l’orthodoxie grammaticale ou syntaxique est douteuse.
Le langage de l’Administration doit être irréprochable dans
son expression, académique au noble sens du terme.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
1- LA DIGNITE
 
Le rédacteur doit se garder de toute familiarité qui est toujours
signe de négligence. Il doit suivre le bon ton. Point
d’argotisme de mots repris au langage familier ou populaire.
Ou s’il vous arrive de devoir employer un terme vulgaire par
souci par exemple de respecter la lettre d’un témoignage,
vous mettrez ce terme entre guillemets.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
2- LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
 
De même que la discipline fait la force des armées, le respect
de la hiérarchie est la règle d’or, l’armature de
l’Administration.
Ce principe se traduit dans la rédaction administrative par
l’usage de mots différents selon que le rédacteur est le
supérieur ou l’inférieur du destinataire.
C’est ainsi que le supérieur informe, fait savoir, fait connaître,
fait remarquer à…………demande à ……….. Prie,
demande l’avis à…………, ordonne, prescrit,
enjoint………….
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
2- LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
 
Le subordonné rend compte, expose, sollicite, suggère.
Le supérieur prie son subordonné de vouloir
bien………………….
Le subordonné prie son supérieur de bien
vouloir…………………..
Le subordonné prie son supérieur d’agréer, l’expression et
non l’assurance de son dévouement…
Le supérieur attache le plus grand prix…. le plus grand intérêt
Le subordonné enfin emploie fréquemment le conditionnel qui
réserve la faculté de décision de l’autorité la plus élevée.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
2- LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
 
Du haut partent les décisions, ordres et instructions tandis
que les collaborateurs émettent des suggestions et
requêtes.
Un chef de service n’expédiera jamais, par soit-transmis ou
par bordereau d’envoi, des documents à un autre chef de
service qui occupe une position hiérarchique par rapport à
lui. Il le fera toujours par une lettre de transmission. Seul le
chef a ce droit.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
2- LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

Tous les ministres (ministres d’État et autres ministres) étant


au même niveau hiérarchique, la délégation de signature
qu’ils accordent à leurs collaborateurs respectifs (directeurs
de cabinet) ne peut comprendre les correspondances que
les uns adressent aux autres. En effet, il n’y a pas de rang
hiérarchique entre les ministres mais simplement un ordre
protocolaire clairement établi par le décret de nomination
de l’ensemble des membres du Gouvernement.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
2- LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
 
De manière générale, il est contraire au principe de la
hiérarchie qu’un collaborateur signe un courrier adressé à
un correspondant du même rang que son supérieur
hiérarchique.
Inversement, un ministre ou le premier ministre ne respecte
pas cette règle lorsqu’il écrit directement à un directeur
général qui ne relève pas de son département. Ici, le
ministre de tutelle est inévitablement la courroie de
transmission du courrier adressé au correspondant. La
mention « sous couvert de » sera utilisée dans une telle
hypothèse.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 2- LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
 
Il est à indiquer que le collaborateur qui reçoit une
correspondance dans de telles conditions, c'est-à-dire
directement, doit en rendre compte à son supérieur
hiérarchique et y répondre sous son couvert.
• Pour une correspondance adressée à un supérieur :
de vous rendre compte... de vous faire parvenir... de vous
exposer... de vous demander de bien vouloir...
• Pour une correspondance adressée à un égal ou un
subordonné :
de vous adresser... de vous rappeler... de vous demander de
vouloir bien... de vous faire connaître que....
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 2- LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
 

On retrouve les distinctions hiérarchiques dans l'emploi des


verbes :
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 2- LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
 
• le supérieur...
informe
demande à
Faits a voir à
prie de vouloir bien
fait connaître à
engage...
fait observer à
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 2- LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
 
• le subordonné...
rend compte de
propose de
expose à
prie de bien vouloir...
sollicite de
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

3- LE SENS DES RESPONSABILITES


 
La rédaction administrative répugne à l’anonymat. Le pronom
indéfini « ON » n’y a pas de place.
L’emploi de la première personne du singulier est de rigueur.
« MOI LE ROI » proclamait le Roi d’Espagne. Le pluriel de
majesté est réservé à des actes d’une particulière importance
et surtout aux actes règlementaires.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
3- LE SENS DES RESPONSABILITES
 
Tout document administratif est signé en principe par la plus
haute autorité du service(cependant, dans la pratique, la
délégation de signature conduit à un assouplissement du
principe)
Tout document administratif est rédigé à la première
personne du singulier, le « JE » étant la marque de la
responsabilité de celui qui s’exprime au nom de
l’Administration.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
3- LE SENS DES RESPONSABILITES
 
Il n’est par contre pas d’usage de mettre en cause
nominalement des personnes étrangères à l’Administration.
Courtoisie sans doute mais aussi prudence et correction vis-
à-vis de vos informateurs. C’est ainsi qu’au lieu d’écrire «  j’ai
été avisé par M. Un tel » on emploiera les expressions du
genre :
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
3- LE SENS DES RESPONSABILITES
 
Mon attention a été appelée sur………………………
Il m’a été rendu compte, il m’a été indiqué………
J’ai été saisi, informé…………….. et le supérieur emploiera
souvent le conditionnel.
J’ai été informé que des incidents se seraient
produits……………………………………..
Nous allons tout reprendre dans les tableaux ci-dessous :  
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
3- LE SENS DES RESPONSABILITES
La responsabilité implique la Exceptions !
prudence lorsque la décision à
Le « NOUS », pluriel de majesté ou de
intervenir dépend d’une autre
modestie (l’identité de l’agent s’effaçant
autorité que le signataire qui, dans
derrière sa fonction de représentant de l’État),
ce cas, s’exprimera au conditionnel.
est autorisé dans certains documents types
De même, lorsqu’il cite des faits (cas du procès verbal judiciaire, du procès-
dont il n’est qu’indirectement verbal de passation de service, du procès-
informé, le rédacteur utilisera le style verbal d’affichage, de la réquisition,………)
indirect.
L’utilisation de la troisième personne du
singulier « il » dans les actes réglementaires
(décrets, arrêtés, décisions) ou dans le
style diplomatique.
L’usage de la forme impersonnelle dans les
actes réglementaires.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
3- LE SENS DES RESPONSABILITES
Exemples
Le MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE
Vu…………………………………………………………
Vu…………………………………………………………
DECIDE
Article 1er : Il est accordé un congé administratif aux
agents……………………………………………………………..
« L’Ambassade de République de Côte d’Ivoire présente ses compliments au
Ministre des Affaires Étrangères de la République de Chine… »
« Nous, KOFFI KONE, commissaire de police……… »
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
3- LE SENS DES RESPONSABILITES

Interdits !
L’emploi du pronom indéfini « ON » est interdit dans les écrits
administratifs car trop vague ; il en va de même pour les formules
du genre « il parait que »
La citation des tiers qui fournissent au signataire des informations.
Cette exigence permet à l’Administration de protéger ses sources
d’information et de préserver celles-ci de représailles.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
3- LE SENS DES RESPONSABILITES
Formules à proscrire Expressions Recommandées
On dit que……… Il me revient que….........
Nous estimons que J’estime que votre demande est fondée
Il m’a été signalé/Indiqué que vous
Votre demande est fondée
Vous serez rendu(e) coupable de malversations
J’ai appris par Mme Koné que vous
vous êtes rendu(e) coupable de
Malversations
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 4- L’OBJECTIVITE
 
Au service du bien public et servant l’intérêt général,
permanente et prééminente, l’administration reste sereine
et impartiale et le rédacteur qui s’exprime en son nom doit
rejeter du document qu’il rédige tous les termes et toutes
les expressions ayant un caractère subjectif, émotionnel,
arbitraire.
L’administration n’emploie qu’exceptionnellement des
expressions dans le genre de celle-ci :
J’ai le plaisir de……………………………………………………
Il m’est agréable de………………………………………………
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Et encore ces formules expriment alors un sentiment de
courtoisie et non un véritable sentiment de plaisir ou de
joie. Elle distingue en cela des entreprises privées qui
utilisent couramment dans les correspondances des
expressions que l’Administration ne pourrait adopter sans
déchoir telle que :
Dans l’attente de vous lire…………Espérant…………….Votre 
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

On n’écrira pas On écrira


! Je vous annonce… ! J’ai l’honneur de vous faire connaître
que….
! Dans l’espoir d’une suite favorable, je vous
prie d’agréer……… ! Je vous prie d’agréer…. / Je vous prie
d’agréer,
! Souhaitant recevoir rapidement votre
réponse, je vous assure de mon indéfectible Monsieur l’expression de ma
considération distinguée.
attachement.
! Je vous saurais gré de me faire parvenir
! Je suis vraiment désolé de ne pouvoir
votre réponse dans les meilleurs délais
répondre favorablement à votre demande.
possibles.
! J’ai le regret de ne pouvoir accéder à
votre demande
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
5 – LA COURTOISIE
 
Nous avons vu précédemment les raisons pour lesquelles le
représentant de l’Administration se doit d’observer dans ses
rapports avec ses supérieurs, ses subordonnés ses pairs et
les administrés, la courtoisie la plus stricte.
La vulgarité engendre le mépris. La courtoisie rend l’autorité
plus légère plus respectable et plus respectée et enfin le
représentant de l’Administration, du Souverain, se doit d’avoir
le minimum d’éducation qui le mette à l’abri d’écarts de tenue
et de langage.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Les qualificatifs désagréables ou les vocables triviaux doivent
être soigneusement proscrits ; tels les termes absurdes,
idiots, stupides, grotesques et surtout lorsque le rédacteur
s’adresse à un particulier dont il juge les comportements.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
C’est ainsi que vous n’écrirez pas à un administré ou à un
collaborateur ceci :
« Votre comportement a été stupide et grotesque »
Vous écrirez plutôt ceci :
« Je déplore que vôtre attitude n’ait pas été plus objective, ou
moins passionnée, moins critiquable » ou « il m’a paru
regrettable que vous ayez perdu le contrôle de vous-même »
ou « votre comportement en l’occurrence m’a paru
inopportun »
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
C’est ici plus que jamais le moment de rappeler cet
apophtegme de TALLEYRAND :
« tout ce qui est exagéré est insignifiant »
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Dans vos correspondances avec vos supérieurs
hiérarchiques, proscrivez tout terme excessif ou trivial qui
ferait douter de votre éducation ou de votre objectivité. Il n’est
rien de plus désastreux dans une correspondance de cette
sorte que de donner l’impression d’avoir perdu la maîtrise de
soi.
Le calme, le contrôle de soi même, sont les qualités
cardinales du représentant de l’Administration et surtout du
fonctionnaire d’autorité.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Un refus à une demande doit toujours être formulé en termes
mesurés et au lieu d’une fin de non recevoir brutale telle que
par exemple
« votre demande a été refusée »
vous écrirez
«  il ne m’a pas été possible dans les circonstances
actuelles de retenir votre demande » ou encore « J’ai
examiné vôtre demande mais regrette de ne pouvoir
l’accueillir favorablement dans les circonstances
actuelles »
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Des mots comme « vol », « mensonges »,seront remplacés
par « indélicatesse », « contrevérités ».
Le supérieur ne dira pas du rapport de son collaborateur qu’il
est « un tissu de sottises » mais plutôt qu’il « manque de
réalisme ou semble comporter beaucoup d’erreurs ».
En définitive, le rédacteur usera de nuances dans
l’expression, préfèrera les tournures négatives aux tournures
affirmatives à connotation péjorative.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
6 – LA PRUDENCE
 
L’éminente dignité de l’Administration, le principe de la
responsabilité interdisent l’erreur. Les fonctionnaires ne
devront donc tenir pour certains que les faits dont l’existence
leur aura été clairement démontrée.
Plutôt que de se livrer à des déclarations péremptoires, le
rédacteur utilisera les formules suivantes : « A mon avis, en
ce qui me concerne, pour ma part, il me semble, d’une
manière générale, sans préjuger le ou la, notamment, en tout
état de cause, etc.……………..
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Comme Saint Thomas, le rédacteur administratif ne doit
affirmer que ce qu’il a de ses yeux vu et encore doit-il être
plein de circonspection à l’encontre de ce que ses sens lui
auront relaté.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
7 – LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE
 
Le document administratif étant essentiellement un document
de travail, il doit donc éviter les quiproquos ou les
interprétations diverses et les sigles obscurs.
Si tout ce qui comporte des aléas doit être exprimé avec
prudence et les réserves de style habituelles, ce qui est
certain et vérifié doit être indiqué en termes précis.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 7 – LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE
 
On n’écrira pas :
« Suite à votre lettre du 4 courant », « En réponse à votre
lettre sus référencée », « Référence : dossier de l’intéressé »,
« La DCH organise un atelier de… ».
On écrira plutôt :
« Comme suite à votre lettre du 4 janvier 2010…. », « En
réponse à votre lettre n°7/FP/D3 du 4 janvier 2010, ou en
réponse à votre lettre citée en référence…….. »,
« Référence : dossier x (nom de l’intéressé, grade, matricule),
« La Direction du Contrôle des Hydrocarbures(DCH) organise
un atelier de…………….
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
8 – LA PRECISION ET L’EXACTITUDE
 
Un texte est :
-Clair quand il est précis et exact,
-Concis c'est-à-dire aller à l’essentiel,
-Efficace cela signifie que le document doit conduire vers la
meilleure solution du problème posé.
Il faut utiliser le mot juste, exact. C’est ici qu’apparait l’intérêt
du dictionnaire qu’il ne faut pas hésiter à consulter car les
mots et expressions n’ont pas toujours le sens que l’on leur
donne couramment.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
L’écrit doit rendre compte par des phrases courtes, même si
une phrase complexe mais bien construite peut parfois, mieux
qu’une phrase concise mais mal articulée, traduire aisément
une pensée.
L’écrit est un document de travail dont la lecture ne doit pas
faire perdre de temps. Le lecteur doit aisément et rapidement
comprendre ce que vous voulez lui communiquer.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Le rédacteur rejettera donc les digressions inutiles, les
phrases et les tournures trop complexes et indigestes pour
l’esprit. Un écrit clair et concis est forcément efficace car il
évite les pertes de temps et permet d’atteindre les objectifs
que vise son auteur ou celui qui l’a suscité. L’Administration
est avant toute action.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Son rôle n’est pas de disserter sur un plan théorique ou
spéculatif mais de préparer et de prendre des décisions. Or,
comment exécuter une décision dont les termes sont vagues,
imprécis, contradictoires, que l’on peut interpréter de
plusieurs manières différentes ?
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
9 – L’HOMOGENEITE
 
Il implique que tous les rédacteurs des documents
administratifs doivent observer les mêmes règles de
rédaction.
L’homogénéité exprime donc la permanence de
l’administration.
Prééminence et permanence de l’Administration, solennité,
objectivité, clarté et précision, confèrent au style administratif
une certaine homogénéité formelle, un caractère impersonnel,
un tour stéréotypé.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Il est inutile en matière de rédaction administrative de vouloir
innover ou de rechercher des formules nouvelles : il suffit de
connaître les formules existantes et de s’y tenir.
Cela ne veut pas dire que le style administratif doive
forcément être plat, insipide. Bien au contraire.
Je résume donc pour dire du style administratif en général,
qu’un texte administratif peut par sa concision, sa clarté, sa
précision dans les termes, ses heureuses constructions de
phrases, avoir une réelle valeur littéraire. Mais concision et
clarté ne veulent pas dire non plus style télégraphique.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

Les phrases doivent être rédigées avec tous les éléments


nécessaires à leur parfaite compréhension : article, sujet,
adjectif, verbe, préposition, éléments subordonnés avec la
conjonction qui les subordonne.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
LES DEFAUTS A EVITER
Les principaux défauts d’un mauvais style appartiennent en
gros aux 5 catégories suivantes, citées dans l’ordre croissant
de leur gravité du point de vue de l’expression de la pensée :
ce sont :
1 La banalité du cliché et du mot passe-partout
2 La prolixité, la longueur, la gaucherie
3 L’incorrection
4 Le mauvais goût, le manque de naturel et l’emphase
5 L’imprécision, l’ambigüité et l’équivoque
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

Expressions incorrectes Expressions correctes

De par…………………………………………… Par

Par lettre susvisée……………………………… Par lettre visée, rappelée en référence


Je vous annonce……………………………… J'ai l'honneur de vous rendre compte

Nous avons convenu de nous revoir………… Nous sommes convenus de nous revoir
Par contre……………………………………… En revanche
Dans le but……………………………………… Afin de

Rapport à……………………………………… À propos de


Baser sur……………………………………… Fonder sur
Contacter quelqu'un……………………… Prendre contact avec quelqu'un
Solutionner un problème……………………… Résoudre un problème

Je vous saurais gré…………………………… Je vous saurais gré

Demander à ce que…………………………… Demander que


Informer de ce que…………………………… Informer que
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

Telles sont brièvement exposées les raisons qui expliquent et


justifient le style administratif. Elles tiennent surtout à la
nature très particulière de la personne morale qui l’utilise
Ce style a certes ses règles propres mais il emploie les
mêmes mots que les autres styles. Aussi implique-t-il une
connaissance aussi parfaite que possible de la langue dans
laquelle il s’exprime.
A cette fin, qu’il me soit permis de vous donner quelques
conseils.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Ne pas multiplier les objets
Sauf rares exceptions, un même courrier ne devra traiter
qu’une seule affaire ; mais une même affaire pourra
nécessiter de rapporter plusieurs faits.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 Faire un plan
Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les
informations : ordre chronologique, du particulier au général,
des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de
l'essentiel au détail.
L'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier
précédent ou affaire concernée) ;
 Le développement fournit des explications ou expose les
arguments ou la réglementation ;

La conclusion fait apparaître la décision prise, la solution
adoptée ou une proposition énoncée clairement.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Tenir compte du destinataire
Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire : il conviendra
de resituer le contexte de la correspondance.
Par ailleurs, tout document administratif pouvant avoir valeur
d’acte administratif (opposable aux tiers, contestable, etc.), il
faudra toujours veiller â ce qu'il contienne tous les éléments
de justification internes, et que le signataire ait bien la
compétence pour agir (délégation de signature).
 
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Choisir les arguments
Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des
recommandations, commencez par lister les arguments que
vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en
oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour
vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou
peu valides.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Choisir ses mots
En fonction de votre récepteur, vous choisirez les mots qui
font a priori partie de son langage. Vous éviterez en
général les termes techniques, ainsi que les sigles non
développés (sauf s’ils entrent dans le champ professionnel
direct de l’interlocuteur).
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Respecter les règles de lisibilité
Bannir le jargon de spécialiste et les mots savants ; donner la
signification d'un sigle dès la première utilisation ; faire des
phrases courtes et développer une idée par phrase ; alléger
les phrases en réduisant le nombre des subordonnées ;
veiller à l'équilibre des paragraphes ;
si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le
faire apparaître clairement (pagination)
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Choisir le ton juste
Évitez le ton affectif ou le ton péremptoire. Vous pouvez
utiliser le conditionnel, des adverbes. D’une manière
générale, il conviendra de respecter d’une part les règles
générales de rédaction de l’administration de l’État (charte
graphique), et d’autre part le ton voulu par l’autorité
hiérarchique au nom de laquelle vous agissez.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Aller à l'essentiel
Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité, qui
exige que l'on aille rapidement à l'essentiel.
Limiter la redondance
La répétition des informations peut parfois être utile et
délibérée. La plupart du temps, elle est involontaire et dénote
un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les
répétitions ou les redondances.
 
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
  
Ne craignez pas de recourir au dictionnaire. Il est
indispensable sur le bureau du rédacteur administratif. Et non
seulement pour l’aider à recouper l’orthographe des mots
difficiles : mais surtout, chaque fois que le plus léger doute
s’élève touchant le sens exact d’un mot ou d’une locution. Et
à cet égard, ne craignez point de douter.
Et enfin, lisez. Lisez surtout les maîtres du style français
réputés pour leur précision et leur clarté.
Sans rédacteur compétent, pas d’administration parfaitement
efficace.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Destinés à fournir les cadres supérieurs de l’administration,
vous aurez à remplir cette tâche importante.
Vous aurez à rédiger des rapports pour rendre compte à vos
supérieurs hiérarchiques d’évènements survenus dans la
circonscription dont vous pourrez avoir la charge ; des lettres
à des administrés pour les informer de décisions que
l’administration aura prises à leur égard, des notes de service
à vos subordonnés, des comptes rendus de réunions, des
circulaires.
CH1:LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF
 
Si vous appartenez à un central administratif ministère,
préfecture, grand service, vos supérieurs hiérarchique vous
demanderont de leur préparez un rapport, une lettre, un projet
de circulaire, d’arrêté, de décret, des allocutions, des discours
CH 2: QUELQUES REGLES GENERALES DE
REDACTION

1) Il ne faut pas abuser de l’emploi des majuscules : les


réserver au début des phrases, aux noms propres, aux
entités abstraites (Dieu, Églises) aux noms des corps
constitués (les institutions) aux débuts des noms des
Établissement industriels et commerciaux,
(Voir Document numéro 1 décret Senghor)
 
CH 2: QUELQUES REGLES GENERALES DE
REDACTION
 
2) Dans les écrits administratifs les interrogations sont
formulées indirectement. Donc pas de phrase se terminant
par un point d’interrogation ( ?)
 
3) Bien connaître le sujet à propos duquel on rédige, pour être
exact, précis et constructif.
CH 2: QUELQUES REGLES GENERALES DE
REDACTION
4) Faire un plan
 
5) Ne pas traiter qu’un seul sujet par lettre même si le
destinataire est le même.
 
6) Relire le texte après rédaction afin d’y apporter les
corrections nécessaires.
 
69
Ce sont :

Les documents de correspondance

Les documents d’information

Les documents d’injonction ou d’instruction


CH1 : LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCES

 La lettre

Les documents de liaison


 1-1 LA LETTRE
1-1-1 Deux types de lettres

Les rapports entre d’une part l’administration et les


administrés et d’autre part les services publics se manifestent
par des correspondances dont le lettre est l’élément
prépondérant.
Une lettre administrative est donc une lettre qui émane de
l’administration publique.
L’administration utilise deux types de lettres :

La lettre entre services administratifs ou lettre à forme


administrative.

La lettre à forme personnelle (ou lettre personnelle)


 1-1 LA LETTRE

1-1-1 Deux types de lettres


1-1-1-1 La lettre à forme administrative
 
La lettre à forme administrative est celle dont :
 
L’expéditeur est une Administration publique d’État

Le destinataire est une Administration publique du même


État.

Elle est adressée pour les besoins du service. (cf.. doc 7)


 
 1-1 LA LETTRE
1-1-1 Deux types de lettres
1-1-1-2 La lettre a forme personnelle
C’est une lettre qu’un fonctionnaire adresse à son supérieur
pour un motif personnel. C’est aussi celle qu’un supérieur à
son subordonné pour un motif également personnel. 
Mais généralement c’est la lettre que l’Administration adresse
à :  
Une personne privée
 aux représentants d’un organisme privé
 aux représentants d’une organisation non
gouvernementale (ONG)
 A un établissement public à caractère industriel ou
commercial (Société d’État, Société d’économie mixte.( cf..
docs 2,3 et 4)
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 
Les mentions obligatoires
 
1)L’appellation de l’État et la devise 
C’est l’appellation officielle de l’État en majuscule suivie en
dessous de la devise.
En Côte d’Ivoire elle figure en haut à droite de la page.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 
Les mentions obligatoires

1)L’appellation de l’État et la devise !

Exemple:
REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
 
Union – Discipline – Travail
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

2) Le Timbre : c’est l’ensemble des mentions qui indiquent


la provenance d’un document administratif (Ministère –
Direction, etc.)
 
Il figure toujours dans l’angle supérieur gauche des
documents.
 
Il sera très bref ou comportera plus de mentions selon le
niveau où se situe l’origine du document.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

MINISTERE DE………… REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE


Direction de…………. Union – Discipline – Travail
Sous-Direction de…
Service………….
Bureau n°2 (B2)
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

3) Le lieu et la date :
 
C’est la mention qui indique le lieu d’émission et la date de
rédaction de la lettre.
Inscrits en toutes lettres sur une seule ligne, ils figurent en
haut à droite sous l’appellation de l’État et sa devise.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

MINISTERE DE………… REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE


Union – Discipline – Travail
Abidjan, le……………..
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

4) La Suscription (ou réclame)


 
C’est une mention composée de deux parties reliées par la
préposition « à ». La première partie indique la qualité de
l’expéditeur et le seconde partie celle du destinataire.
Ex : Dans la lettre à forme administrative, la suscription se
trouve en haut à droite sous la date
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

Abidjan, le…………………
Le Ministre de …………………………
A Monsieur le Ministre de…………….
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

5) Le numéro d’enregistrement
 
Il comprend le numéro inscrit au courrier départ suivi des
sigles des mentions formant le timbre, chaque élément étant
séparé des suivants par une barre oblique.
Le numéro d’enregistrement et placé sous le timbre.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

Ministère de la Fonction Publique et de l’Emploi


Direction Générale de l’E.N.A.
École de Gestion Économique et Financière
-------------
N° 217/FPE/DGENA/EGEF
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

6) L’objet
 
C’est le résumé sur une ou deux lignes de l’affaire dont il
s’agit (matière traitée dans la lettre). L’objet se place sous le
numéro d’enregistrement.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

N° 217/FPE/DYENA/EYEF
Objet : Affectation de deux secrétaires dactylographes
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

 6.1- Quelles en est l’utilité de l’objet?


 
Éviter au destinataire d’avoir à lire tout le document avant de
savoir de quoi il s’agit.
Faciliter l’enregistrement du document, donc les recherches
ultérieures
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

7) Les Initiales (rédacteur – dactylographe)


 
Il s’agit d’inscrire au-dessus du timbre les initiales respectives
de celui ou celle qui a rédigé le projet du document et de
celui (celle) qui l’a dactylographie, elles figurent, centrées,
au-dessus du timbre.
 
7.1- Son rôle : permet au signataire de savoir à qui
faire des remarques éventuelles.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

JK/MD
Ministère de……………
Direction de…………
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

8) La Signature
 
C’est l’apposition manuscrite du nom de celui qui assure la
responsabilité de la lettre.

Cette signature manuscrite sera :


précédée de l’attache du signataire (c’est-à-dire de
l’indication de sa qualité et éventuellement du pouvoir
l’autorisant à signer lorsque la signature n’est pas l’autorité
compétente elle-même)
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

  
suivie en outre de la mention dactylographiée des prénom et
nom du signataire.
La signature se place au bas de la lettre sur la partie droite
de la page quelques lignes en dessous du texte.
La signature peut intervenir dans plusieurs cas.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
 

  
Ainsi, il y a :
 
la signature par l’autorité compétente
la signature par délégation (la délégation de signature)
la signature par autorisation
la signature par ordre
la signature par intérim
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
  

Texte

Le Ministre
signature
Prénoms et nom
Ou
(pour le Ministre et
par délégation le
Directeur………………………………
Signature
Prénoms et nom
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

la signature et le cachet.


La signature est le nom d'une personne, écrit de sa main
sous une forme qui lui est particulière ; elle sert à affirmer la
sincérité d'un écrit, l'authenticité d'un acte, etc., à en assumer
la responsabilité. La signature est donc l'élément
fondamental, la condition de validité des actes et autres
documents administratifs.
 1-1 LA LETTRE

1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 


1-1-2-1 La lettre à forme administrative

la signature et le cachet. 


La signature peut être précédée de l'attache, c'est-à-dire de
l'indication de la qualité du signataire et éventuellement du
pouvoir l'autorisant à signer (par délégation, par ordre ou par
intérim).

En outre, indépendamment de la fonction qu'il occupe, le


signataire peut mentionner sa qualité administrative ou son
corps de rattachement (ingénieur agronome ou
Administrateur civil par exemple) sous son nom.
 1-1 LA LETTRE
 1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

la signature et le cachet. 


La signature est suivie de la mention dactylographiée des
nom et prénoms du signataire et se place après la dernière
ligne de la lettre, sur la partie droite de la page.
Quant au cachet du service, il est apposé à côté, à gauche
de la signature et non à droite ou sur la signature (le
signataire de documents administratifs, qui prend l’habitude
d’apposer le cachet sur sa signature, favorise
inconsciemment les cas de fraude :
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

la signature et le cachet. 


sa signature ne pouvant être (distinctement) lue à cause de
l’encre qui la cache habituellement, personne ne peut
formellement la reconnaître. Dès lors, les faussaires peuvent
profiter de ce flou pour atteindre leur but
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

la signature et le cachet.


Lorsqu’une correspondance est accompagnée, en annexe,
d’un tableau, celui-ci doit être arrêté, c’est-à-dire daté, signé
(avec l’attache, les nom et prénoms du signataire) et cacheté
; c’est la seule façon d’authentifier ce document.
Quand un document comporte deux signatures, celle de
l’autorité administrativement responsable est inscrite à
droite et elle seule s’accompagne du cachet du service.
Sur un procès-verbal de réunion, le cachet se place près de
la signature du président de séance.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

la signature et le cachet.


Quant aux documents conjointement signés par des
autorités, chacune d’elles appose son cachet près de sa
signature.
Les hypothèses suivantes, quant à la signature d'une
correspondance, peuvent se présenter :
Le signataire est l'autorité compétente, investie d'un
pouvoir propre ou d'une délégation de pouvoirs (de
compétences); la signature est alors suivie du nom du
signataire. Ceci est le principe.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

la signature et le cachet.


L'autorité signataire est investie d'une délégation de
signature, signe par ordre ou par Intérim. La signature se
présentera ainsi :
° Pour le directeur général et par délégation Le directeur de
l'Action régionale Signature
Nom et prénoms du signataire (délégataire).
La signature par ordre (ou p.o.) se présentera dans la même
forme.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

la signature et le cachet.


Le directeur général par intérim Signature Nom et prénoms
Le directeur de l'Action régionale
ou encore:
Pour le directeur général p.i. le directeur de l'Action régionale
Signature Nom et prénoms.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

 
Remarques :
1) La signature par intérim est autorisée par arrêté ou par note
de service en cas d'absence prolongée d'un responsable. La
délégation de compétences ou de signature est accordée par
décret ou arrêté (selon le cas) de l’autorité délégante. La
signature par ordre s'accorde de façon ponctuelle et sur la
base d'instructions verbales.(cf.. docs 5 et 6)
 
 1-1 LA LETTRE

1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 


1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles

Les mentions facultatives


 
1-La référence
Cette mention est utilisée lorsque la même affaire a déjà fait
l’objet d’un ou plusieurs autres documents (lettres, message,
texte législatifs ou réglementaires etc.) dont le rédacteur se
réfère. 
La référence se place en toutes lettres sous l’objet.
 1-1 LA LETTRE

1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 


1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles

Les mentions facultatives

-Objet : affectation de deux secrétaires dactylographes.


-Référence :
-Ma lettre n°…………
-Mon message n°…………..
-Arrêté n°……………. article……………….
-Loi…………….. N°………………. article………..
 1-1 LA LETTRE

1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 


1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles

 
2-Pièces Jointes
Cette mention sert à énumérer en cas de besoin, les différentes pièces
accompagnant le lettre (ou tout autre document)
 
Elle est placée :
Soit en toutes lettres sous la référence
Soit en bas de la page en utilisant les initiales – PJ.
 1-1 LA LETTRE

1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 


1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles

Référence
Pièces jointe Corps de la lettre
Ou
P.J.
 1-1 LA LETTRE

1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 


1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles

 
3-Ampliation
C’est une mention qui permet d’adresser des copies de la
lettre à des personnes autres que le destinataire principal.
 
Elle se place en bas à gauche de la page légèrement sous la
ligne de la signature.
 1-1 LA LETTRE

1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 


1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles

Corps de la lettre

-attache
-signature
-prénoms + nom
Ampliation
 1-1 LA LETTRE

1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 


1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles

4-Le Sous-Couvert :
 
Cette mention s’ajoute sous la suscription lorsque le document doit suivre
la voie hiérarchique pour atteindre le destinataire.
 
Elle peut être montante (du subordonné au supérieur) ou
Descendante (du supérieur au subordonné)
Lorsque la voie hiérarchique comporte plusieurs étapes on utilise la
formule générale de « Sous le couvert de la voie hiérarchique ».
 1-1 LA LETTRE

1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 


1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles

5-Le Sous-Couvert :
 

- le Sous-préfet de………….
- à Monsieur le Ministre de………….
- Sous le couvert de Monsieur le Préfet de…………
Ou
-Le Ministre de…………
à Monsieur le Sous-préfet de……….
Sous le couvert de M….

-à Monsieur le Ministre de……………


- Voire hiérarchique.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles


6-Les Mentions Circonstancielles

On peut les classer en trois groupes :

1) Les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire.


 Ce sont :
 Urgent
-Rappel
-Vu et transmis le………….
-Visé le………….. ;
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles


2) Les mentions relatives ou caractères confidentiel de
la correspondance, ce sont :

- La mention « personnelle »
- La mention « confidentielle »
- La mention diffusion restreinte »
- La mention « secret »
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative

Les Mentions facultatives et Circonstancielles


 
3) Les mentions relatives à l’acheminement postal. Ce sont :
 - Recommandé
- Recommandé avec accusé de réception
- Expresse ou par porteur.
 
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
Le corps de la lettre

Le corps ou le fond de la lettre, constitué par le texte est


soumis aux règles de composition et de présentation qui ont
déjà été indiquées plus haut à savoir :

l’introduction
le développement
la conclusion.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
 Tableau récapitulatif
En forme personnelle
En forme administrative
à destination de toute personne
■ lors d’échanges de correspondance entre
n’appartenant pas à l’administration
x. Formes Éléments des structures administratives
entre deux services si on veut insister sur le
* à destination de toute personne appartenant
caractère personnalisé et courtois du
à ¡’administration
courrier
dans l’angle supérieur gauche, parfois au centre
Timbre
permet d’identifier l’administration dont émane le document
Lieu - Date ■ angle supérieur droit - Ville, suivie de la date d'expédition (en entier)
sous le lieu et la date

- indication de l'autorité qui adresse la lettre sous le lieu et la date


Adresse intitulé et adresse du destinataire (autorité * ou en bas, à gauche de la page
Suscription \. responsable et non une personne privée)
prénom, nom du destinataire
Émetteur • faire apparaître la marque de la voie
hiérarchique (S/C) sa fonction ou sa qualité
Récepteur \. Affaire suivie
permet d’identifier l’interlocuteur adresse (numéro, rue, code postal et ville)
par...
figure sous le timbre zéro d’enregistrement

comporte le numéro de poste et le nur


 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
 Tableau récapitulatif
■ figure à gauche
Objet
* mention succincte de la question traitée (un objet par lettre)
■ sous l’objet
Référence
* rappel des documents antérieurs auxquels se reporte le rédacteur
■ leur nombre est porté au bas de la première page du texte à gauche * elles sont
Pièces jointes
jointes en annexe
Ce sont celles du courrier privé :
Formule d'appel NON Madame, Mademoiselle, Monsieur,
Monsieur le Directeur...
Elle reprend nécessairement, dans son
libellé, la formule d'appel.
Formule de politesse NON Ex. : veuillez agréer, Mademoiselle,
Madame, Monsieur, l'expression de ma
considération distinguée.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
 Tableau récapitulatif
Apposée, en général, au bas du document, à droite, par le détenteur de l’autorité ou
un autre signataire :

* signature par délégation : pouvoir prévu par un arrêté pour une durée déterminée
ou permanente ;

signature par autorisation : pouvoir donné à une personne désignée pour une
Signature catégorie de pièces (lettres, bordereaux...) relevant de son service ;

signature par ordre: fonctionnaire qui signe à la place de son chef direct,
momentanément empêché.

Les indications de patronyme du signataire seront indiquées lorsqu'il procède


directement à la signature du document : en cas de délégation, le signataire
indiquera : "Par délégation, l’inspecteur ...J. D."
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
Une seule particularité à souligner : la lettre à forme
administrative ne comporte :

ni de formule d’appel


ni de formule de courtoisie ou de politesse
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
Les différents types de lettres
 
Les lettres à forme administratives peuvent être classées
en fonction de leur objet. Ainsi on distingue :
 
1)les lettres d’information
2)les lettres d’exposition ou de compte-rendu
3)les lettres sollicitant un avis ou des instructions
4)les lettres demandant des éléments de réponse
5)les lettres de rappel
6)les lettres de transmission
7)les lettres d’accompagnement ou de présentation
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-1 La lettre à forme administrative
Maquette de lettre à forme administrative
TIMBRE LIEU d'origine et DATE
Ou Titre de l’autorité représentant le
ATTACHE service (Recteur, Inspecteur d’Académie)
 

SUSCRIPTION
 
 
Fonction du destinataire, adresse)
 
Objet :
Références

INTRODUCTION

DEVELOPPEMENT

CONCLUSION

PIECES JOINTES SIGNATURE


 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
La plupart des mentions contenues dans les lettres à forme
administrative se retrouvent dans les lettres à forme
personnelle.
La distinction entre les deux lettres se situe au niveau de la
lettre à forme personnelle qui seule comporte :

Une formule d’appel

Une formule de courtoisie ou de politesse.


 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
Elles sont employées uniquement dans les lettres à forme
personnelle dont elles constituent le commencement.
La formule d’appel est formée de l’appellation « Monsieur,
Madame ou Mademoiselle » en toutes lettres suivie de
l’indication de leur titre s’il y lieu.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
Ex :

Monsieur
Madame,
Mademoiselle
Ou Monsieur le Ministre
Madame la Directrice
Monsieur le Préfet
 
Mais il y a des formules appropriées que l’on utilise selon la
qualité du destinataire.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
Il peut s’agir :
Des personnes privées
 
1) Président, directeurs généraux, directeurs et secrétaires généraux
de sociétés, de syndicats, d’associations et d’établissements
scolaires.
 
Ex : Président  :Monsieur le Président
 
 
-Directeur Général  :Monsieur le Directeur Général

2) Membre de profession judiciaire


(avocat, huissier, notaire)  :Maître
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
 
4) Autorités religieuses
4.1- Culte catholique  
Pape : Très Saint Père  
Nonce : Monsieur le Nonce
Cardinal: Monsieur le Cardinal
Archevêque : Monsieur l’Archevêque
Évêque : Monsieur l’Évêque ou Monseigneur
Curé: Monsieur le Curé
Abbé : Monsieur l’Abbé
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
 
4) Autorités religieuses
4.2- Culte protestant
 
Président : Monsieur le Président
Pasteur: Monsieur le Pasteur
 
4.3- Culte islamique

Grand-Imam: Monsieur le grand Imam


Imam : Monsieur l’Imam  
Ayatollah: Monsieur l’ayatollah
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
 
4) Autorités religieuses
4.4- Culte Israélite
 
- Grand Rabin: Monsieur le Grand Rabin
 
- Rabin: Monsieur le Rabin
 
4.5- Culte orthodoxe
 
- Archimandrite: Monsieur l’Archimandrite
 
- Archiprêtre: Monsieur l’Archiprêtre
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
5) Autorités politiques

-Roi ou Empereur :Sire


-Prince :Monsieur le prince ou Monseigneur
-Princesse :Madame la princesse
-Président de la République :Monsieur le Président de la République
-Ministre :Monsieur le Ministre
-Garde des Sceaux :Monsieur le Garde des Sceaux, Ministre
de la Justice
 
Présidents, vice-présidents des institutions: Monsieur le Président,
Madame la présidente
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
6) Autorités diplomatiques et consulaires
 
-Ambassadeur :Monsieur l’Ambassadeur
-Chargé d’Affaires :Monsieur le Chargé d’Affaires
-Consul Général :Monsieur le consul général  
-Conseiller :Monsieur le Conseiller
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
7) Autorités Judiciaires et Administratives
7.1- Autorités judiciaires

-Monsieur le Premier Président (cours d’Appel)


-Monsieur le Procureur Général (Cours d’Appel) Cour d’Appel
-Monsieur l’Avocat Général (Cours d’Appel)
-Monsieur le Président
-Monsieur le Procureur de la
République Tribunal de 1ère instance et
-Monsieur le Substitut Section
-Monsieur le Juge de Tribunal
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel
7) Autorités Judiciaires et Administratives
7.2- Autorités administratives
-Monsieur le Préfet
-Monsieur le Directeur Général
-Monsieur le Sous-Préfet
-Monsieur le Directeur
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel

Autorités militaires
-Monsieur le Maréchal
-Mon Général (Officiers
Généraux)
-Mon Colonel (colonel, Officiers supérieurs
lieutenant colonel)
-Mon Commandant pour
les Officiers Supérieurs
-Monsieur pour les
officiers subalternes
(capitaine, lieutenant)
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’appel

Autorités militaires

-Amiral (officiers Généraux de la marine)


-Commandant, (capitaine de vaisseaux, de frégate et
de corvette) pour les Officiers supérieurs de la marine.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
C’est la phrase finale de la lettre à forme personnelle, dans
laquelle l’on exprime ses sentiments au destinataire.
Il doit y avoir corrélation entre la formule de courtoisie et la
formule d’appel.
Ainsi :
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
Si la formule d’appel est : La formule de courtoisie doit être :

Madame -Hommage (respectueux hommages


Monsieur
Salutations distinguées
Familier
Cher Monsieur, Cher Ami Sentiments les meilleurs
Cher Camarade
Personnalités : Considération distinguée
-Monsieur le Président
-Monsieur le Député
Autorités supérieures : Respectueux sentiments
-Monsieur le Préfet Sentiments déférents et dévoués
-Monsieur l’Ambassadeur Haute considération
-Monsieur le Ministre Très haute considération
Les hommages et les salutations « s’expriment » il ne faut pas en
donner l’assurance.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
Pour cela :
Écrire Ne pas écrire

- Veuillez agréer, Madame, Veuille agréer, Madame l’assurance


l’expression de mes respectueux de mes respectueux hommages
hommages
- Veuillez agréer, Monsieur, Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance
l’expression de mes salutations de mes salutations distinguées.
distinguées
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
A retenir aussi que :
 
la formule « les assurances » est utilisée dans les relations
diplomatiques
le terme « l’expression » marque un fait, une considération un
dénouement acquis. Donc utilisée de subordonné à supérieur.
le terme ‘l’assurance sera employée, à l’égard des personnes d’un
rang égal ou inférieur au signataire de la lettre ou à l’égard des
personnes étrangères à l’administration.
nul n’assure un camarade ou un collègue de sa considération ou de
son respect, encore moins une personne de rang moindre que le sien
de ses sentiments respectueux.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
Quoiqu’il en soit, les formules de courtoisie varient en
fonction des positions respectives du signataire et du
destinataire :
d’un subordonné à un supérieur
envers une personne étrangère à l’administration ou à
l’égard des personnes d’un rang égal ou inférieur au
destinataire de la lettre.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
Ainsi :
Ne pas écrire Mais écrire

-Veuillez agréer Cher camarade ou -Veuillez agréer cher camarade ou


cher collègue, l’assurance de ma cher collègue, l’assurance de les
considération. sentiments les meilleurs ou de mes
sentiments les plus cordiaux.

-Veuillez agréer, Monsieur l’assurance -Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance


de mes sentiments respectueux. de mes sentiments les meilleurs.

Il Ya aussi la formule « Les assurances » qui n’est


employée que dans les relations diplomatiques.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
Ton Liste des formules Commentaires éventuels
Très déférent Je vous prie d'agréer, M..., mes sentiments Agréer : employé avec
respectueux et dévoués. salutations ou sentiments.

Je vous prie de croire, M..., à l'expression de ~j Expression : employé avec


mes sentiments respectueux. 1 les sentiments mais jamais
avec les salutations.
Je vous prie de croire, M..., à l'expression de 1
mes sentiments les plus dévoués. Formule surtout utilisée en
situation très administrative.
Veuillez agréer, M..., l'assurance de ma parfaite
considération. Formule également très
administrative employée pour
Je vous prie d'agréer, M..., l'hommage de mon
s'adresser à des personnes
respectueux dévouement.
hiérarchiquement haut
Je vous prie d'agréer, M..., les assurances de placées.
ma haute considération.
Formule très déférente pour
Veuillez agréer, Madame, l'hommage de mon s'adresser à une femme.
respect.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
Ton Liste des formules Commentaires éventuels
Neutre Plus aimable * Je vous prie d'agréer, M..., mes salutations Formule, peut-être, la plus
distinguées. courante.

■ Je vous prie de recevoir, M..., mes salutations


distinguées.
Veuillez agréer, M..., l'expression de mes N.B. : une femme doit éviter
sentiments distingués. de présenter ses sentiments à
un homme.
Je vous prie de croire, M..., à l'expression de
ma considération distinguée. "L'assurance" : moins
déférent que "les
Je vous prie de croire, M..., à l'assurance de
assurances".
mes sentiments distingués.
Sec Veuillez agréer, M..., mes salutations
distinguées.
Irrité
Je vous adresse, M..., mes salutations
distinguées.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
Ton Liste des formules Commentaires éventuels
Amical et très amical Veuillez agréer mes meilleurs sentiments.

(messages courts) Salutations distinguées.

Sincères salutations.

* Bien cordialement.

Amicalement vôtre.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules de Courtoisie ou de Politesse
NB : un homme n’adresse jamais ses sentiments à une
femme, à moins qu'ils ne soient "respectueux", mais
présente :
à une dame (mariée, veuve, divorcée) : ses hommages,
à une jeune fille, à une femme célibataire : son respect,
à une célibataire âgée : l'hommage de son (profond)
respect.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Maquette de lettre à forme personnelle
TIMBRE LIEU d'origine et DATE
OU
ATTACHE Autorité administrative émettrice

Suscription
 
OBJET :
 
APPEL
 
INTRODUCTION
 
 
DÉVELOPPEMENT
 
 
CONCLUSION
 
 
FORMULE DE POLITESSE
 
SIGNATURE
 
PIÈCES JOINTES (ADRESSE)
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
Les formules d’introduction :
 
Comment introduire un document administratif ayant des références ?
formules à combiner

- Il faut commencer avec l’une des Poursuivre avec l’une de celles que voici
formules ci-après

Par lettre (note, message) en date du…. -Vous m’avez demandé (saisi de, fait part
de…..l)
Au cours de notre entretien (téléphonique) -vous avez (bien voulu) appelé mon
du…………………..etc. attention sur…)

Comme suite à votre lettre, demande en J’ai l’honneur de…………………..


date du……………
En réponse à………………..
Etc.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle

La construction de la lettre

Qu'elle soit de forme administrative ou personnelle, la lettre


obéit aux mêmes règles de rédaction.

L’introduction
présente l'affaire, la question ou le problème que l'on va
traiter, de façon rapide et complète ;
résume les idées essentielles de la demande ;
doit toujours reprendre l’ensemble des éléments
nécessaires à la parfaite compréhension du problème posé,
mais aussi brièvement que possible.
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle

La construction de la lettre

Le développement
examine sur le fond l'affaire, la question ou le problème traité. C'est dire
l'importance de l'argumentation qui s'appuiera sur les textes
réglementaires et législatifs, mais aussi sur les faits réels;
expose les faits et les arguments de manière progressive (c'est-à-dire
des moins importants à ceux qui justifient la décision) ;
est équilibré entre ses différentes parties, séparées par des transitions
qui permettent de respecter l'unité et la progression ;
respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant
(objectifs), correct (poli, d’une bonne tenue)
 1-1 LA LETTRE
1-1-2 Mise en page des deux types de lettres 
1-1-2-2 La lettre à forme personnelle
La construction de la lettre
La conclusion
est l'aboutissement logique de l'introduction et du développement ;
fait connaître, d'une manière précise et sans ambiguïté possible, la
décision de l'administration (que la réponse soit affirmative, négative ou
d'attente).
Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employées
dans les formules de conclusion. Il est bon de préciser que :
l'expression bien vouloir donner une idée de déférence, de courtoisie.
Elle est utilisée par le subordonné s'adressant à son supérieur ;
vouloir bien est un commandement caché. Celui qui l'utilise veut obtenir
gain de cause. Ainsi, c'est le supérieur qui l'emploie en s'adressant à un
subordonné. En effet, l'adverbe "bien" suivant le verbe accentue la
signification de celui-ci.
1-2 Les documents de liaison
 1-2-1 les bordereaux
C’est un document qui sert à en transmettre d’autres. On
distingue deux sortes de bordereaux :
Le bordereau classique
 
Il sert à transmettre des documents de service en service ou
de ministère en ministère.
Il se présente sous la forme d’un tableau comportant :
Les mentions qu’on trouve dans le lettre à forme
administrative
Le titre : Bordereau d’Envoi
Un cadre divisé en trois ou quatre colonnes renfermant le
texte.
Le bordereau peut dans certains cas servir d’accusé de
réception (cf. doc 9)
1-2 Les documents de liaison
 1-2-1 les bordereaux
 
Le bordereau simplifié
 
Est utilisé uniquement au sein d’une même administration.
Comporte :
Les mentions habituelles de la lettre à forme administrative
Le titre SOIT-TRANSMIS, en majuscule, en milieu de page
Une énumération des documents à transmettre
La mention « OBSERVATION » en majuscule qui indique
l’objet de la transmission (cf. doc 10).
 Mise en page d’un bordereau classique.

Les initiales rédacteur - Les initiales rédacteur -


dactylographe dactylographe
Timbre

N° d’enregistrement
Titre
BORDEREAU D’ENVOI
Des pièces adressées
 
A Monsieur le………………………

N° d’Ordre Désignation ou Nature des Nombre des pièces Observations


pièces

- - - -

Lieu et date
Attache
Signature
Prénoms +
Nom
 Mise en page d’un bordereau simplifié ou soit transmis :

Initiales : Rédacteur-Dactylographe Appellation de l’ETAT


Devise

Timbre

Lieu et date

N°…………...

Titre
1-2 Les documents de liaison
1-2-2 La note
 
Définition
 
C’est un document qui, en lieu et place d’une lettre permet
d’échanger, de communiquer à l’intérieur d’un même
ensemble administratif, d’un même service.
 
Ces notes sont de différentes sortes :
la note d’information ou note succincte
la note de service (sera étudiée dans les documents
d’injonction ou d’instruction)
la note verbale utilisée par les diplomates (cours de
spécialité)
1-2 Les documents de liaison
1-2-2 La note
 
Définition
 
C’est le document de correspondance utilisé au sein du
même ministère, d’une même entité administrative
organique (préfecture, Direction, Sous-préfecture etc…
Elle est exclusivement un document à usage interne
1-2 Les documents de liaison
1-2-2 La note
  
Rôle
 
Transmettre des informations, des demandes ou envois de
renseignements
Exposer une situation, une question afin de demander des
instructions ou un avis
Donner un avis ou des instructions etc…
1-2 Les documents de liaison
1-2-2 La note
  
Présentation
 
La note comporte toutes les mentions habituelles avec
toutefois une nuance de forme : - au niveau de la
suscription et de l’objet (qui peut être intégré au titre ou
porté séparément à gauche comme pour la lettre).

A retenir aussi que la note ne comporte de formule d’appel,


ni de formule de politesse. (cf.. doc 11)
1-2 Les documents de liaison
1-2-2 La note

 Différents types de notes

On distingue en fonction de leur but :


 La note d’information (pour informer)
 La note d’instruction (pour donner des instructions aux
subordonnés)
 La note de synthèse (pour faire la synthèse d’une affaire)
 La note de présentation (pour donner au destinataire des
explications et des précisions).
1-2 Les documents de liaison
 1-2-3 Le Télégramme officiel

 Définition
 
C’est un document qui permet la transmission d’une
information en cas d’urgence.
 
Seules les autorités politiques, administratives et militaires
sont habilitées à expédier un T.O.
1-2 Les documents de liaison
1-2-3 Le Télégramme officiel

Moyen de transmission

Par un réseau indépendant de radiodiffusion.

Présentation
 
Le T.O comporte le numéro d’enregistrement, les lieu et date
et la suscription avec une particularité pour les services qui
reçoivent un nombre important de télégrammes ceux-ci
utilisent une adresse Télégraphique composée de sigle.
1-2 Les documents de liaison
1-2-3 Le Télégramme officiel

Exemple :

Présidence = PRESIREPUBLIQUE : à Préfet Tiassalé


Ministère de l’agriculture : MINIGRI à….
 
Comporte également : la mention de l’urgence, au tampon, le
visa de l’autorité de contrôle pour les services non
autonomes. (services extérieurs)
1-2 Les documents de liaison
1-2-3 Le Télégramme officiel

Rédaction
Le style télégraphique clair est utilisé ! (emploi de phrases où
sont éliminés les mots qui ne sont pas indispensables pour la
compréhension du texte.

Exemple:

Au lieu de On écrira
J’ai l’honneur de porter à votre Honneur porter votre connaissance.
connaissance
Chapitre 2 : Les documents
d’information
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-1 Le compte rendu

Parfois appelé improprement "procès-verbal", il décrit des


faits écoulés. C'est un document qui restitue tout ou partie du
contenu d'une réunion ou d'une activité. Le compte rendu est
à la fois la mémoire individuelle et la mémoire du groupe. En
cas de nécessité, on peut s'y référer pour vérifier ce qui s'est
passé.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-1 Le compte rendu

Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission


intégrale du contenu d'une réunion ou d'un débat. Ce peut
être par exemple le cas pour une conférence ou un discours.
Le compte rendu sélectif, ou relevé de conclusions, note les
décisions prises et rend compte des informations les plus
importantes à retenir. Cette sélection se fait en fonction d'un
objectif et des besoins du destinataire.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
 2-1-1 Le compte rendu

Définition
C’est un document servant à relater purement et simplement
des faits ou des événements.
C’est donc un document essentiellement descriptif.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
 2-1-1 Le compte rendu

Différents types de comptes-rendus


Les compte-rendus hiérarchiques :
Ils se subdivisent en compte rendu d’activité ou de mission,
et en compte rendu d’accident ou d’événement.
Les compte-rendus de réunion, à l’intérieur desquels on
trouve le compte intégral ou en extenso et le compte-rendu
analytique.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
 2-1-1 Le compte rendu

Présentation

Les compte-rendus hiérarchiques comportent en générale les


principales mentions d’identification figurant sur les lettres
administratives : timbre, lieu et date, plus le Titre COMPTE
RENDU en majuscules suivie de l’objet (sui peut être porté
séparément à gauche de la page).
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
 2-1-1 Le compte rendu

Présentation

Exemple : Compte-rendu de l’activité de

Monsieur………………….
Compte-rendu de l’accident survenu le…………………
Ou Compte-rendu
Objet : activité de……..
Il y a également une introduction suivi d’un développement
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-1 Le compte rendu
 
Les compte-rendus de réunion

Pour la rédaction de ces compte-rendus ; on utilise le style


direct, pour les compte-rendu intégral ou in extenso c’est-à-
dire en suivant le mot à mot des débuts. Quant au compte-
rendu analytique, il s’écarte du mot à mot du style direct et ne
conserve des débats que ce qui est nécessaire à sa
compréhension. Le style indirect est donc utilisé ; de même
que le présent de l’indicatif.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-1 Le compte rendu
 
Les compte-rendus de réunion

En plus des mentions habituelles, on trouve dans ce type de


compte rendu des mentions spécifiques qui sont :
Le titre, l’Introduction, la liste des participants, l’ordre du jour,
la formule d’ouverture, le texte du compte rendu, le formule
finale ou formule de clôture.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-1 Le compte rendu
 
Quel plan adopter ?

L'introduction
 
Elle comprend :
la date, le lieu et l'heure de la réunion,
l'objet ou l'ordre du jour,
les nom et qualité du président,
les noms et qualités des participants,
les noms et qualités des personnes excusées ou
représentées.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-1 Le compte rendu
 
Quel plan adopter ?

Le plan chronologique
Il rend compte des événements dans l'ordre exact où ils se
sont déroulés.

Le plan thématique
Il est le plus utile pour rendre compte d'une réunion. En effet,
quand une réunion a un thème précis, il est inutile de
rapporter les digressions et les répétitions difficilement
évitables dans une discussion.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-1 Le compte rendu
 
Quel plan adopter ?

Conclusion
Elle utilise habituellement la formule suivante : "L'ordre du
jour étant épuisé, la séance est levée à ... heures". Le
rédacteur doit s'imposer un maximum d'objectivité, même s'il
opère des sélections.

NB : si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature


(à bulletins secrets ou à mains levées) et ses résultats (x voix
pour, x voix contre...).(cf.. doc 12 et 13)
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal
 
Définition
 
C’est une variété de compte-rendu qui est destiné à servir de
preuve. On distingue trois types de procès-verbaux :
 
Le procès-verbal judiciaire : établi par les agents de l’ordre
(gendarmerie, police)
 
Le procès-verbal administratif : établi par certaines
administrations spécialisées (domaine, douane, inspection du
travail, etc.)
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal
 
  
Le procès-verbal de réunion (ou de séance) établi à la
suite d’une réunion au cours de laquelle des décisions
importantes sont prises. Il est plus détaillé que le compte
rendu.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 
 
Présentation
 
Le procès-verbal judiciaire.
Il peut être établi sur papier libre ou sur formulaire imprimé.
Il comporte en plus des mentions habituelles, le titre
PROCES-VERBAL en majuscule suivi de sa qualification.
 
Ex. PROCES-VERBAL D’AUDITION. Il commence par
l’indication de la date en toutes lettres suivie de l’heure et de
la première personne du pluriel (pluriel de modestie).
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 
 
Le procès-verbal judiciaire.

Ex. « l’an mille neuf cent quatre vingt dix neuf et le vingt
quatre décembre à quinze heures, NOUS Commandant de la
Brigade de gendarmerie d’Abobo agissant en vertu d’une
réquisition de Monsieur le Maire d’Abobo………….
Il se termine par une formule consacrée (sacramentelle).

Ex. en foi de quoi, nous avons établi le présent procès-verbal


et signé avec le ou les témoins après en avoir donné lecture
à ceux-ci.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 
 
 
 Le procès-verbal administratif
 
Il est généralement rédigé sur formulaire imprimé sur lequel
figurent la plupart des mentions habituelles.
 
On n’y trouve aussi, le Titre auquel on incorporera l’objet (ou
la qualification).
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 
 

 Le procès-verbal administratif

Ex. - PROCES-VERBAL DE VENTE


- PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE
 
On emploie la première personne du singulier (je) ou la 3ème
personne du singulier (il) selon les cas.
 
La date sera portée sous la forme courante ou présentée
sous la forme solennelle selon les cas.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 

 Le procès-verbal administratif


  
La formule sacramentelle sera utilisée pour clore le procès-
verbal. Le procès-verbal sera signé aussi bien par les
parties concernées que par les témoins éventuels.
Ex. de P.V. de passation de service.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 

Le Procès-verbal de Réunion


Sa structuration est la même que celle du compte rendu.
Toutefois, le procès-verbal étant destiné à servir de preuve,
il sera plus détaillé que le compte rendu.
 
La date sera reprise en fin de texte au dessus de la
signature précédée de la mention « Fait à ».
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 

Ex.
fait à Abidjan le…………….
le chef de service de……
secrétaire de séance
signature
Prénoms et nom
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 

Souvent confondu, à tort, avec le compte rendu, le procès-


verbal répond à une nécessité juridique très précise et limitée

Il doit en effet être utilisé pour retranscrire les délibérations


des instances ayant un pouvoir délibératif au sein de
certaines structures : conseils d'administration, commissions
paritaires, comités techniques paritaires, etc.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 
Le procès-verbal de réunion (ou de délibération)
Il est établi par un (ou des) participant(s). Il permet de légitimer
les décisions prises au cours de la réunion.
Il doit comporter un certain nombre d'éléments comme : nom,
date, lieu de réunion, nom de la collectivité qui s'est réunie, nom
et qualité des participants, ordre du jour...
S’agissant d’instances ayant voix délibérative, les réunions
comportant des votes sont soumises à des conditions de
quorum.
Pour être valide, le procès-verbal doit être approuvé par les
participants. La plupart du temps en début de la séance
suivante.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-2 Le procès verbal 

Le procès-verbal de constatation

Il fait la description d'un fait ou d'un événement qui pourrait


être ultérieurement contesté. C'est sur la base de procès-
verbaux de constatation que des actions en justice peuvent
être intentées.

Documents officiels, les procès-verbaux doivent être


archivés chronologiquement par catégorie dans un dossier
réservé à cet effet. (cf.. doc 14 et 16)
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport

Définition

Comme le compte-rendu, le rapport sert à relater des faits,


des événements ou des activités. Mais en plus de cela, le
rapport contient un commentaire, des appréciations sur les
faits, un point de vue personnel du rapporteur, une
conclusion (ou des conclusions partielles pour un rapport
volumineux) et des propositions de solutions aux problèmes
posés.(cf.. doc 17)
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport
C'est une des manières dont on rend compte à une autorité
responsable d'une question importante en lui proposant des
solutions. C'est un document qui sert, à partir de l'étude d'un
problème ou de l’analyse d'une situation, à donner un avis
motivé, à proposer une action.
Il se différencie de la note, qui expose toujours brièvement
des affaires courantes, comme du compte rendu et du
procès-verbal, qui se bornent à décrire ce qui s'est passé. Le
rapport s'appuie sur des faits, événements ou actions décrits
pour dégager certaines informations qui permettront au
rédacteur de donner un avis motivé et de conseiller une
action.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport

C’est un document démonstratif qui doit aider à la prise de


décision. Il comporte généralement un nombre de pages
important (minimum 10 à 15 pages, voire beaucoup plus) et
est précédé d'une lettre de présentation.
Le rapport requiert des qualités de synthèse, de précision et
de clarté.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport

Qualités requises
Le rapport doit reposer sur des faits précis, des idées
rationnelles et proposer des solutions recevables.
Le rédacteur, relatant des faits ou des idées, doit s'efforcer
de produire un document :

objectif : en ne se fondant que sur des données vérifiées et


tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse
justifier) ;
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport

Qualités requises
Le rapport doit reposer sur des faits précis, des idées
rationnelles et proposer des solutions recevables.
Le rédacteur, relatant des faits ou des idées, doit s'efforcer
de produire un document :

objectif : en ne se fondant que sur des données vérifiées et


tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse
justifier) ;
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport

complet : en n'omettant aucun aspect de la question traitée ;


synthétique : en examinant les différentes données de la
question pour les présenter sous la forme d'un ensemble
cohérent.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport

Le rapporteur doit toujours viser à l'efficacité, c'est-à-dire


rédiger un document utile au destinataire.
Dans la mesure du possible, il répondra aux questions :
qui ? quoi ? où ? quand ? comment ?
pour aboutir à des propositions nettes et claires.

Même si le rapport implique généralement une prise de


position de la part du rédacteur, le destinataire doit pouvoir, à
sa lecture, se prononcer sans difficultés sur une des solutions
proposées.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport 

Présentation

On retrouve les mentions habituelles des autres documents


administratifs : timbre, date et lieu, objet, référence. Il arrive
parfois que l'on trouve l'objet du rapport incorporé dans le
titre.
La suscription doit indiquer la qualité du rapporteur et celle
du destinataire.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport 

Schéma
Les idées et les faits rapportés doivent s’enchaîner dans un
ordre logique.
Le rapport est structuré et présente un plan avec :

-une introduction, qui peut comporter la référence aux faits


ou aux instructions qui sont à l'origine du document. Un
véritable exposé peut être nécessaire pour bien faire
connaître l'objet du rapport. Néanmoins, l'introduction doit
être la plus concise possible.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport 

 
- un développement, dont le nombre de parties sera adapté
à chaque cas particulier. Il pourra énoncer les faits en
première partie, puis les conséquences de ces faits en
seconde partie, et examiner diverses solutions possibles.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport 

 
- une conclusion, qui exposera éventuellement des
propositions de décision. Elle ne doit pas apporter
d'informations nouvelles, ni résumer ce qui précède. Une
formule finale peut être utilisée : "si ces propositions
recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de
bien vouloir me renvoyer le présent rapport revêtu de votre
approbation".
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport

- la signature : le rapport est daté et signé par son


rédacteur.
Le rapport doit être objectif, indépendant et complet.

Différents types de rapports


- d'activité
- d'opportunité
- d'évaluation pédagogique, d'inspection, de jury...
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport
Présentation
 
Le rapport comporte :

- La plupart des mentions habituelles


- Le titre : RAPPORT en majuscules avec ou sans indication
du destinataire et de l’objet.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport
 
Exemple :

RAPPORT
A Monsieur le………………sur………..
RAPPORT
A Monsieur le….
Rapport d’activité
de l’E.N.A…
 
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport
 
Construction du rapport
 
La rédaction d’un rapport se décompose en trois phases :
 
1)La recherche des éléments, faits et idées
2)Le classement des idées
3)La rédaction du rapport
 
Elle est faite selon la structure habituelle : (plan)
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport

L’introduction rappel de l’objet (annonce du plan)


Le développement : s’articule selon le schéma suivant :
- l’exposé des faits (relation objective des faits)
- le commentaire critique des faits (commentaire des
faits + appréciation sur les faits et point de vue personnel)
- propositions de solutions du supérieur.
La conclusion.
Elle consiste à faire le rappel sommaire des solutions
proposées, qui seront repris sans autre argumentation et
demande d’instruction s’il y a lieu.
2-1 Les documents d’information internes ou
document d’étude
2-1-3 Le rapport
Les différents types de rapport

En fonction de leur objet on peut classer les rapports en différentes


types :
 
Le rapport d’étude : présente les résultats d’un travail de recherche ou
de réflexion sur une question précise.
Le rapport d’inspection (établi après une tournée dans des services )
Le rapport de mission (établi après une mission précise)
Le rapport disciplinaire (adressé à une autorité supérieur en vue d’une
demande de sanction).
Le rapport périodique (mensuel, semestriel ou annuel)
Le rapport technique (consécutif à une mission ou à une inspection)
Le rapport de présentation (accompagne les projets de décret ou
d’arrêté…etc.)
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-1 La convocation
Définition

C’est un document par lequel certains services administratifs


demandent nominativement à l’un de leurs administrés de se
présenter à un service indiqué et à une date donnée « pour
affaire le concernant » ou pour tout autre motif expressément
désigné.

Mais généralement on rédige une convocation pour une


réunion prévue à l’avance.
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-1 La convocation

Toutefois il y a ces cas ou une convocation n’est pas


nécessaire:
 
Réunion impromptues (cas d’urgence)
Réunion hebdomadaire ou à périodicité tombant à date fixe
et entrée dans la routine.
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-1 La convocation
 
Présentation
 
La convocation comportera les mentions habituelles, mais
également le titre : Convocation en majuscules au milieu de
la page suivie en dessous de la formule de convocation.
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-1 La convocation
 

Ex CONVOCATION
 
Monsieur ou Madame…………, est prié d’assister à la
réunion de……………… qui se tiendra
le…………….à………..h…………, lieu de la réunion.
 
L’ordre du jour sera porté sous la formule de convocation.
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-2 L’avis
 
Définition
C’est un document destiné à l’affichage. Il sert à présenter
des informations essentiellement temporaires (conférence,
réunion, etc.)
 
Présentation
Les mentions habituelles
Le titre « AVIS » en majuscule au milieu de la page, seul ou
suivi de la mention des destinataires.
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-2 L’avis
 

Exemple :
 
AVIS
AVIS aux usagers
AVIS aux élèves de l’E.N.A.
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-2 L’avis
 
 
-le Texte de l’AVIS commence par la désignation des
personnes concernées.
 
Ex : Il est porté à la connaissance de Messieurs….les agents
de……ou « du public » ou des « usagers »
 
Les lieux et date sont présentés en fin de texte.(cf.. doc 20)
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-3 Le communiqué

Définition
 
C’est un document qu’un administration adresse au public
pour faire connaître une information, une décision ou des
dispositions d’intérêt général
(ex : annonce de concours etc.) (cf.. doc 21)
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-3 Le communiqué
 
Présentation
Le communiqué comporte :
Les mentions habituelles
Le titre COMMUNIQUE : en majuscule en milieu de page.
Le texte du communiqué précédé d’une formule qui en
indique l’origine.
Ex. Le Ministre de…. Communique.
Les indications relatives au nombre de passage à la radio,
à la télévision ou dans le presse écrite.

Ex. COMMUNIQUE (à diffuser deux fois).


2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
2-2-4 La notification
 
C’est un document par lequel l’Administration fait connaître à
un administré, une décision le concernant.
 
Il existe plusieurs formes de notifications. Elles peuvent être
rédigées :
 
Sous la forme d’une lettre pour les affaires ordinaires
Sous la forme prescrite par la loi et par voie d’huissier de
justice.
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
 2-2-5 L’attestation et le certificat
Présentés comme des synonymes, à l’instar des verbes «
attester » et « certifier » dont ils dérivent, l’attestation et le
certificat renvoient à des documents que la pratique tend à
confondre.
Établis par une autorité administrative et sous sa
responsabilité, ils sont destinés à prouver la réalité de
certains faits que le bénéficiaire peut invoquer à son
avantage dans des circonstances administratives ou
personnelles diverses.

Malgré leurs similitudes, les deux documents se distinguent


par les traits suivants :
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
 2-2-5 L’attestation et le certificat

les certificats se rapportent généralement aux événements de


la vie civile des individus (non-divorce, situation sociale,
obtention de diplômes scolaires ou universitaires) ;
ils sont notamment établis par les officiers d’état civil, les
autorités judiciaires ou para-judiciaires, les autorités scolaires
ou universitaires, etc. et soumis à une certaine solennité de
formulation ;

les attestations, qui ne sont pas soumises aux mêmes


exigences de solennité quant à la formulation, sont rédigées à
l’occasion des activités administratives courantes (attestations
de prise ou de reprise de service, de travail, de stage, etc.).
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
 2-2-5 L’attestation et le certificat

En outre, du point de vue de leurs natures respectives, il est essentiel


d’indiquer que le certificat est loin d’être un document administratif,
comme l’attestation, se bornant à être la simple preuve de la réalité d’un
fait ou d’un événement.

C’est en effet une véritable décision digne du régime juridique et


judiciaire des actes administratifs parce qu’il crée des droits au profit du
bénéficiaire. En tant que tel, il peut être annulé par son auteur sur sa
propre initiative ou à la demande d’un tiers ayant un intérêt pour agir ;
il peut également être attaqué en annulation devant les tribunaux, par
exemple dans l’hypothèse d’une fausse déclaration ou lorsque le
certificat (diplôme) est indûment délivré à un candidat dont il sanctionne
la participation à des épreuves.
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
 2-2-5 L’attestation et le certificat

Pour ce qui est de la forme, les certificats sont en général


préétablis. Ce sont des formulaires qu’il suffit de remplir
(dans un registre par exemple) à l’occasion de l’événement
de la vie civile que l’autorité administrative veut certifier

(exemple : cas du certificat de non-divorce, non-séparation


de corps prévu par la loi n° 62 - 105 du 7 novembre 1962
portant régime des pensions civiles que l’on peut lire dans le
guide pratique de la Fonction publique de Côte).
2-2 Les documents d’information externes ou
documents simples
 2-2-5 L’attestation et le certificat

Ils portent les mentions habituelles d’identification des


documents administratifs (l’appellation officielle et la devise
de l’Etat, le timbre du service, la date à la fin du texte, la
signature et le cachet de l’autorité, auteur de l’acte).

Quant aux attestations, l’autorité administrative les rédige


chaque fois que les circonstances l’exigent. Elles comportent
les mentions d’identification habituelles des documents
administratifs (la date figure sous le texte, avant l’attache, la
signature et les nom et prénoms de l’autorité administrative)
(pour un modèle courant d’attestation administrative.) (cf..
doc 22)
Chapitre 3 : les documents d’injonction
ou d’instruction

Sous cette rubrique seront étudiées : la Note de service, la


Circulaire et l’Instruction.
Ce sont tous des documents à destination collective.
3-1 La note de service
 3-1-1 Définition

C’est un document interne par lequel un supérieur donne à


ses subordonnés, soit des informations, soit des instructions
à caractère permanent ou temporaire sur un problème
particulier relatif aux activités du service ou sur le
fonctionnement général de celui-ci. (cf.. doc 24)
 
Elle peut s’adresser à l’ensemble du personnel d’un service
ou seulement à une partie de celui-ci. La note de service
contenant des instructions permanentes est classée dans un
« recueil des instructions permanentes ».
3-1 La note de service
3-1-2 Présentation
 
Elle comporte :
 
Les mentions habituelles (timbre, lieu et date etc…)
 
Le titre NOTE DE SERVICE en majuscule en milieu de
page,, soit seul, soit suivi du numéro d’enregistrement, de la
date et éventuellement de l’objet.
 
Ex : NOTE DE SERVICE n°80 du 12 Janvier 2004 relative à
l’établissement des actes d’état civil.
 
Ou
NOTE DE SERVICE
3-2 La circulaire
3-2-1 Définition
 
C’est un document à destination collective, adressé par une
autorité administrative supérieure (chef de l’Etat, Ministre,
Préfet etc.) aux autorités ou services subordonnés
(déconcentrés ou décentralisés). Elle est généralement
appelée à une grande diffusion.
 
Elle a pour objet de rappeler les buts d’un texte
réglementaire et d’ne préciser les modalités d’application à
l’usage des services subordonnées. Mais, elle peut être
interprétative dans le but de clarifier le sens d’une procédure.
3-2 La circulaire
3-2-2 Présentation
La Circulaire comporte :

Les mentions habituelles


Le titre CIRCULAIRE en majuscule au milieu de la page,
suivie d’un numéro d’ordre et du sigle d’identification du
service émetteur et la date.
L’objet peut être intégré au titre ou présenté séparément
comme pour la lettre.
3-2 La circulaire
3-2-2 Présentation

Différents types de circulaires

La circulaire prend la qualification de l’autorité qui la prend.


Ainsi, il y a :
 
Les circulaires présidentielles
Les circulaires ministérielles
Les circulaires interministérielles (ou circulaires conjointes)
Les circulaires préfectoraux (cf.. doc 8 et 25)
3-3 L’instruction
3-3-1 Définition

C’est un document à destination collective et qui émane


normalement des autorités les plus élevées (chef de l’Etat ou
du Gouvernement, ministres).

Elle a un caractère permanent et a pour but de fixer


généralement des prescriptions relatives à l’application des
textes législatifs et réglementaires dont elle est le
complément et le prolongement. (cf. doc 26)

Elle a une portée générale, donc s’impose à tous les agents


de l’administration.

Elle reste ne vigueur tant qu’elle n’est pas abrogée ou


modifiée.
3-3 L’instruction
3-3-2 Présentation
 
Rédigée dans un style indirect, impersonnel et objectif
comme les actes réglementaires et législatifs, l’instruction
comporte :
 
La plupart des mentions habituelles
Le titre suivi d’un numéro d’ordre, de la date et de l’objet.
L’instruction ne comporte pas de souscription
La date est reprise sous le texte et au-dessus de la
signature avec la formule « fait…….. le………… »
3-4 L’ordre
 
L’ordre est une injonction faite à un agent d’exécuter une
décision. Les ordres courants sont donnés verbalement.
Toutefois, lorsqu’ils présentent une certaine importance, ils
doivent être confirmés par écrit. (Ordre de mission, ordre de
paiement).
 
Tous ces documents sont rédigés sur des formulaires
imprimés comportant toutes les mentions indispensables.
(cf. doc 23)
Merci pour votre aimable attention

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