Plan de travail:

Spécificités du cycle de vente

Contrôle interne du cycle de vente
Récapitulation
Questions réponses
Cas pratique

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3
4
5
 Un système de contrôle interne peut contribuer à améliorer la sécurité
d’une entreprise dans ces domaines, mais pas uniquement. Un tel système
a pour but d’empêcher les erreurs et les actes criminels. Afin de réduire les
risques à un minimum, les systèmes de contrôle interne sont composés de
règles et de processus de travail visant à empêcher un maximum les
comportements erronés. En suivant ces règles, les employés réduisent la
probabilité d’une erreur et tout manquement aux règles peut être
rapidement constaté

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 Le cycle de vente est une structure générale qui traduit tout le
processus allant de la découverte d’un prospect à la conclusion d’une
affaire

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8
9
10
 Détecter le besoin externe
Adapter l'offre à la demande
Identifier et maîtriser les risques de ventes
Fidéliser ses clients
Etablir de bonnes relations avec les clients
Associer les services techniques à toute idée ou action pouvant contribuer
à l’amélioration des performances des produits ou services vendus

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12
Contrôle interne du
cycle de vente

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La réception et traitement des commandes :

●
réception de BC
Le département des ventes  ●
enregistrement systématique par ordre chronologique de BC

14
 ●
accorde son autorisation à la
La direction commerciale
commande pour ce qui concerne

le prix de vente

les conditions de livraison et de

paiement
15
 ●
évaluation de la solvabilité et la limite de crédit
La direction financière  accordé au client

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Livraison de la commande 

Département des ventes Transférer les

●
Bon de commande
marchandises aux clients

Département
Magasin expédition Transporteur Client

Transférer les marchandises avec Préparer les marchandises et livrer

le bon de livraison au transporteur avec BC et BL
17
La facturation
L'établissement de la facture de vente se base sur le bon de livraison et le
bon de commande.
Le contrôle interne devra assurer à ce stade que toutes les livraisons sont
entièrement facturées au prix correct et dans les délais prévus.

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 Les procédures doivent garantir que

-Les factures sont établies et envoyées aux clients dans des délais raisonnables.
-Les factures émises sont rapidement transmises aux services comptables et aux
services du recouvrement.
-Les factures sont correctement saisies.
-Les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux
quantités commandées.
-Les factures sont établies et enregistrées correctement et rapidement sur les
bases contractuelles de la commande client.
 

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Contrôle et enregistrement:
Facture

Enregistrement

La facture devra être enregistrée sans retard et de manière

systématique dans la comptabilité, le service comptable utilise deux
services pour l’enregistrement ; le système informatique et l’exécution
manuelle, le choix dépend de la nature et le volume des transactions.

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 Points de contrôle interne:

- confrontation entre bon de commande, bon de livraison et facture ;

- contrôle de la séquence numérique des factures dans le journal des ventes ;
- confrontation entre les comptes des ventes et les contre-passations sur les comptes clients ;
- contrôle des prix appliques sur la facture, des ristournes ;
- vérification arithmétique des factures ;
- contrôle des bonnes imputations comptables ;
- contrôle de I ‘enregistrement dans la période adéquate (délimitation livraison - facturation) ;
- procédure de suivi des créances ;
- contrôle des autorisations et des réductions de valeur sur les créances ;
- contrôle sur les marges brutes par groupe d'articles,
par client, etc.

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L’objectif d’exhaustivité des enregistrements :

« Toutes les opérations doivent être saisie et enregistrées »

Vente non facturée

Facture inexistante

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Retour de marchandises sans facture
Avoir inexistant
d’avoir

Marchandises détournés Non comptabilisation

23
 
L’objectif de réalité des enregistrements :

« Tous les enregistrements doivent refléter la réalité »

Vente fictive

Facture non fondée

Retour fictif

Avoir non fondé

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Objectif de spécialisation des exercices :

Mauvaise rattachement des charges et des produits

Absence de recensement exhaustif des Problème au niveau de l’enregistrement

factures des produits et charges

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 Réception des paiements:
Le cycle de vente se termine au moment du paiement par le client de la facture et de l’enregistrement
de cette opération.
Il faut s’assurer d’un suivi efficace pour toutes les créances pendantes et que les paiements reçus sont
correctement enregistrés. Cela suppose une séparation des fonctions entre les départements commerciaux,
le service des ventes et la comptabilité, qui est chargée en la matière d’une fonction de conservation et
d’enregistrement.
L’aspect conservation porte sur les créances non honorées, la personne qui en a la charge ne peut
avoir accès, ni à la gestion des moyens financiers, ni à l’établissement de factures et de notes de crédit.
Le suivie du recouvrement en temps voulu (feedback) est lié au contrôle du crédit accordé aux clients,
une procédure très stricte en matière d’avertissement, de recouvrement et éventuellement d’enregistrement
de réductions de valeur devra être mise en place.
Un autre aspect important réside dans la communication régulière à la direction d’un état des
créances en retard de paiement.

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Séparation des taches:

Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne :

-Le traitement des commandes.
-L’examen de la solvabilité des clients.
-L’expédition des marchandises.
-La facturation.
-Le rapprochement des bons de livraison/factures.
-La tenue du journal des ventes.
-La vérification de l’exhaustivité de la comptabilisation des factures et avoirs.
-Le contrôle des expéditions (ou services rendus) non facturées.
-La détention des effets à recevoir.
-Les remises en banque.
-Le suivi des litiges.
27
  
Une distinction entre:de dispositions
les fonctions

L’autorisation de
Politique Approbation des
livrer la
commerciale crédits
marchandises
Les fonctions de conservation

Les fonctions d’enregistrement

La comptabilité
La fonction magasin
client

L’établissement de La tenue à jours du

BC; BL; facture journal des ventes

28
 Le suivi Concordance
historique des entre les
débiteurs documents

Protection des
Les fonctions
logiciels
de contrôle
d’ordinateur

Contrôle des
facteurs de vente
et notes de crédit

29
Récapitulation

30
les objectifs du contrôle interne au niveau du cycle
vente/client
s’assurer que

Les commandes reçues sont correctement centralisées et exécutées rapidement

Toute marchandise livrée fait l'objet d'une facturation régulière et sans retard
Toutes les facturations résultant de l'activité de l'entreprise sont correctement et
intégralement enregistrées en comptabilité ;
Les montants à recevoir des clients sont suivis de manière systématique, afin de
s'assurer qu'il n'existe pas de retard dans l'encaissement ;
Les services intéressés sont informés des résultats de et de l'état des créances à
encaisser

31
32
Les services impliqués par le cycle des ventes 

Sous la direction du directeur général, la société fonctionne

principalement par trois départements à savoir :

Le département administratif et financier

Le département commercial
Le département technique
Le département contrôle et gestion

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 Département

service

service

service service
service

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Service « Administration des ventes » : chargé du traitement et du
suivi de l’exécution de la commande clients

Service « Approbation des crédits

» : il a pour rôle de donner son
approbation avant le traitement
de la commande et suivi les litiges

Service « d’expédition » : il doit s’assurer qu’aucune marchandise

n’est livrée sans autorisation correspondante (Bon de livraison)

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Service « facturation » : il prend en charge l’établissement des
factures à partir d’informations communiquées par les autres
services
Service « comptes clients » : il enregistre les factures ventes et
doit s’assurer que le total enregistré correspond bien aux
éléments transmis par le service « facturation ».

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Procédure de cycle de vente

Fixation des prix

Commande
Livraison
Facturation
Enregistrement
Encaissement
Avoirs

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Questions / Réponses

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 Prise de commande :

Comment s’assure-t-on que toutes les

commandes ont bien été saisies ?
 
Toute commande (téléphonique, écrite, électronique, transmise par les
représentants…) est enregistrée quotidiennement et chronologiquement. Un
bon de commande est établi en plusieurs exemplaires pré-numérotés et toute
rupture séquentielle doit être identifiée et investiguée.

39
Prise de commande :

Comment s’assure-t-on que seules les personnes

habilitées peuvent accepter et effectuer des prises de
commandes ?

Le bon de commande est soumis à une personne responsable pour

approbation des conditions de la commande. Celle-ci est soit acceptée, soit
refusée. Ce refus ou cette acceptation est matérialisée par une mention
expresse sur les différents exemplaires du bon de commande avec le nom du
responsable concernée (en général le responsable Achat).

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Prise de commande :

Comment l’établissement et le respect des

limites de crédit par client sont-ils contrôlés ?

Le bon de commande est transmis à l’approbation d’une

personne responsable de l’octroi des crédits. Il est souhaitable que
des limites de crédit et de délais maximum de paiement aient été
fixés par les responsables.

41
 Distribution et expédition :

Comment s’assure-t-on que les produits expédiés

correspondent aux produits commandés ?

Chaque préparation de commande donne lieu à l’établissement d'un bon pré

numéroté de livraison émis en plusieurs exemplaires. La personne responsable des
sorties de stock vérifie que les préparations de commande correspondent aux bons
de commande.
La préparation de commande est pesée ou le nombre de colis compté et un
contrôle est fait par rapport au calcul effectué par l’outil l'informatique.

42
Distribution et expédition :

Comment s’assure-t-on que toute expédition

a fait l’objet d’un enregistrement comptable ?

Toutes les expéditions correspondent à des marchandises

commandées, et sont conformes aux commandes quant aux
quantités, à la qualité, à la date de livraison, et au lieu de livraison.
Par la suite, le service concerné prépare la facture en plusieurs
exemplaire et envoie l’original avec la marchandise expédiée.
43
Distribution et expédition :

Comment s’assure-t-on que tout service rendu

ou toute expédition de biens a été enregistré
pour traitement ?

On s'assure que toutes les factures se rapportent à des

marchandises effectivement livrées ou à des services effectivement
rendus par la réalisation d’un rapprochement du bon de livraison visé
par le magasinier avec la facture.
44
Distribution et expédition :

Comment s’assure-t-on que les prix et le montant de la

vente sont corrects ?

La politique de tarification, de conditions de règlement est préprogrammée.

Toute condition spécifique consentie est appuyée par la direction. En cas de
modification du tarif général de l'entreprise, tous les prix sont modifiés après
autorisation de la direction et un contrôle de la mise à jour du fichier prix a été
effectué. De plus, Les rabais, remises, ristournes et livraisons gratuites ne
peuvent pas être accordés sans l'autorisation préalable des personnes habilitées.
Les taux de T.V.A. sont conformes à la réglementation en vigueur.

45
Facturation :

Comment s’assure-t-on que les factures sont établies

ont exemplaires suffisants ?

Pour chaque marchandises livrées ou service rendu, il faut s’assurer

que les factures sont établies en plusieurs exemplaires pré numérotés, un
ou plusieurs étant destinés au client, un autre sert à la comptabilisation
sur le journal des ventes avant d’être classé dans le dossier du client, un
autre enfin étant classé dans un dossier constitué par la suite numérique
des factures.
46
Facturation :

Comment s’assure-t-on qu’une facture est émise pour

tout service rendu ou toute expédition de bien ?

Les factures sont enregistrées quotidiennement afin d’éviter tout

oubli ou retard. Ainsi, les factures sont enregistrées selon leur suite
numérique, ce qui permet de vérifier rapidement l’enregistrement de
la totalité des factures, soit par le pointage du journal des ventes,
soit par le pointage d’une liste récapitulative des ventes
journalières.
47
Facturation :

Comment s’assure-t-on que seules les personnes

habilitées peuvent émettre des factures ?

Une séparation correcte des tâches est assurée. Les journaux de

ventes doivent être établis, dans la mesure du possible par une
personne ou un service indépendant de la facturation et surtout des
comptes « clients », et n’ayant pas accès à la trésorerie.

48
 
Encaissement et suivi du compte « clients » :

Comment contrôle-t-on l’exactitude de

l’enregistrement du montant des encaissements ?

Des contrôles et rapprochements globaux sont effectués : les

écritures du journal de ventes peuvent être contrôlées globalement
avec les factures établies au cours de la même période ; le solde du
compte collectif « clients » doit être rapproché, avec une périodicité
régulière, de la balance des comptes individuels « clients » détaillés…

49
 
Encaissement et suivi du compte « clients » :

Comment s’assure-t-on que les comptes clients sont

correctement suivis et analysés ?

Une balance par antériorité de soldes échus est éditée, qui permet de
détecter rapidement les arriérés (balance âgée). Ainsi, Les retards de
paiement font l’objet de relances rapides et régulières.
Le suivi des comptes clients est fait par une personne n’ayant pas accès
aux opérations de trésorerie. Et finalement, il faut s’assurer de la
séparation des taches de relance et de dépréciation.
50
Etude de cas

51
52
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 Points forts Faiblesses Risques Plan d’action

Un seul lieu -Frais de distribution élevée Diversification

de stockage -Gestion difficile des stock des lieux de
(entrées et sorties) plus que 1500 stockage selon
pdts et milliers de clients ce qui
les produits et
Activité d’entreprise

facilite le détournement des

Mds , non enregistrements de sur tout le
tous les commandes. territoire
-Surestimation ou sous français.(lieux
estimation des stocks. éloignés)
-Retard d’expédition des Mds
aux clients
-Destruction des stocks
-Sécurité des stocks (incendies )
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55
 Points forts faiblesses risque Plan d’action
-Bon de commande -Réception de commande -Approbation des -Contrôle de la solvabilité des
pré numérotées et et transmission commandes des clients clients et les limites des crédits
saisie sur directement sans respect insolvables. accordés avant d’acceptation de
ordinateur avec des de procédures commande (approbation de la
étiquettes - Multiplication des
d’acceptation de commande par le service
Réception des commandes

autocollante pour créances douteuses.

faciliter la commande . financier).
poursuite de la - Non respect des conditions
-Vérification des conditions de
commande de vente (prix et délai).
livraison et de paiement ( accord
-Risque de dépassement du du service commercial).
crédit accordé aux clients. -BC doivent être établies en 4
exemplaires (client, service
commerciale , service
facturation, magasinier)
-Exemplaires de bon de -Risque d’erreur , de perte -BC doivent être archiver par
commande sont ordre numérique pour faciliter le
insuffisant suivi.

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57
 Points forts faiblesses risque Plan d’action
-Accumulation des taches au niveau -Risque de fraude, -Séparation des taches entre
du service commerciale :acceptation détournement d’actif le service informatique,
de commande, saisit sur service commerciale et le
ordinateur(service informatique), magasin.
vérification du stock et
réapprovisionnement (magasin)
Service commerciale

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59
60
 Points forts faiblesses risque Plan d’action
-Absence d'une procédure -Risque d’omission : -Mettre en place une procédure de
de contrôle réel de la Les commandes peuvent contrôle pour s'assurer que toutes les
sortie physique de stock être livrées ou non commandes sont intégralement livrées
-Non respect du date de et pour éviter des livraisons non
livraison souhaitée par le conformes aux commandes.
client

- Les sorties de stocks doivent être

Sorties des stocks

- Risque de détournement enregistrées de façon régulière dans

- la non établissement de - Risque de perte
bon de sortie des des fiches de stocks.
marchandises sorties. -L’établissement d’un bon de livraison
-Absence d'un fichier des en trois exemplaires :
bons de livraison - un pour client
-un pour le magasinier
- un pour service comptable

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 Points forts faiblesses
-Accumulation des tâches par
service comptable qui fait
plusieurs tâches à savoir l'édition
des bons de livraison. Des factures
et la comparaison entre le stock
physique et le stock comptable
Sorties des stocks
-L’inexistence d'un rapprochement
entre les factures de vente et les
bons de livraison.(la régularisation
du Stock comptable se fait sur la
base des bons de commande)
risque
- Détournement de biens
- Risque de facturation sur
des opérations fictives
- Risque de livraison non-
conforme
-Non fiabilité des documents
(bons de livraison.
factures...)
-Risque de facturer des
montants erronés
-Incompatibilité entre les
quantités réellement sorties
et celles comptabilisées
Plan d’action
-Séparation des tâches entre
la personne qui établie les
bons de livraisons et celle
qui édite les factures.
-Etablissement des factures
à partir des fichier des bons
de livraison.
-Un rapprochement
préalable entre le bon de
livraison et la facture avant
de procéder à la facturation
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 Points forts faiblesses risque Plan d’action
-Absence suivi rigoureux des stocks -Risque de sur stockage ou -Un rapprochement régulier
Le service commercial remet à Jour de rupture entre l’inventaire physique
le stock comptable et commande Inventaire permanent".
-Risque de perte des clients
des articles suite à des ruptures de
fidèles Emission des commandes
stock (Le service commercial
après autorisation par le
- Risque de payer des
Sorties des stocks

service achat.
montants beaucoup plus
élevés.

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 Points forts faiblesses risque Plan d’action
-L’inexistence d’un service Risque de détournement Création d’un service
d’expédition d’expédition.
-L'impossibilité de faire Preuve
-L’absence d'un bon de sur les marchandises livrées - les bons de livraison
livraison signé par le client et clients (en cas de litige) doivent être envoyé aux
retourné à la société clients et retourné à la
-Absence d'un suivi rigoureux
société après signature du
-Risque de perte client
Livraison

65
66
 Points forts faiblesses risque Plan d’action
-Le service client ne -Retard dans la détection des -Le service client peut établir un
dispose pas de listings clients présentant des risques listing des comptes clients par
adaptés à ses besoins d’insolvabilité. antériorité des soldes et qui détaille
(Absence d’un suivi -Non-respect des délais de par client la place de chaque facture
régulier des clients). paiement. dans l’échéancier.
Par cette analyse le service client
serait capable de détecter
Le service clients 

rapidement les anomalies et

d’arrêter les livraisons destinées à
des clients présentant des risques
importants d’insolvabilité.

67
68
 Points forts faiblesses risque Plan d’action
-Les lettres de relance sont -Difficultés dans le recouvrement -l’existence des listings des
rarement envoyées aux clients de des créances. comptes clients facilitera
l’entreprise. également l’édition
informatique des lettres de
relance pour tous les clients
ayant dépassé l’échéance de
30 jours et laissera donc plus
Relance des impayés

du temps au personnel pour

analyser les comptes et les
anomalies.

69
70
 Points forts faiblesses risque Plan d’action
-les lettres de change acceptées
par les clients sont classées dans
un portefeuille par échéance par le
service client (On suppose que le
Réception des lettres de change

service trésorerie a accès à ce

portefeuille).

71
72
 Points forts faiblesses
- A chaque fois qu’il y a un
retour d’effet impayés le service
émet tout simplement une
nouvelle lettre. Par cette
procédure l’entreprise ne suit
pas les clients en difficulté et
Retour d’effet impayés
pour lesquels elle accepte de
nouvelles commandes.
-La nouvelle lettre de change ne
prend pas en considération les
frais d’impayés et les intérêts de
retard.
risque
-Expéditions non encaissées.
-Difficultés financières pour
l’entreprise.
Plan d’action
-Il faut signaler aux autres
intervenants dans le
processus de ventes (service
commercial…) pour éviter
les expéditions qui ne
pourront pas être
encaissées.et pour
déterminer un nouveau
montant de crédit autorisé
pour ces clients litigieux.
- Montant de la nouvelle
lettre de change = valeur de
l’ancienne + Frais
d’impayés + intérêts de
retard.
73
74
 Points forts faiblesses risque Plan d’action
-Existence d’une -Absence d’une procédure -Perte des créances. -Le responsable du service client
communication entre de suivi des clients doit analyser la balance par
le service client et le douteux. antériorité des soldes et s’interroger
directeur financier. sur tous les retards de paiements
Détermination des clients douteux

afin d’évaluer les risques encourus

par l’entreprise, Par exemple :
*Si le retard est dû à des problèmes
commerciaux donc le montant du
sera réglé prochainement.
*Si le client ne paie pas en raison
d’un litige il faut signaler cette
anomalie car une provision pour
risque doit être constaté.
*Si le client ne paie pas et il semble
en difficulté financière une
procédure judiciaire doit être
entamée.

75
76
 Points forts faiblesses
-Seulement 50% des créances
clients douteux est provisionnée.
- Les provisions sont constatées
Forfaitairement.
Détermination de la provision
-
risque
-Perte des créances.
-Non déductibilité des provisions
puisqu’elles sont évaluées
forfaitairement
Plan d’action
-Tous les dossiers clients
ouverts doivent être
provisionnées. Le service
client doit déterminer le
montant de la provision à
constituer client par client.
Cette provision doit être
justifiée (existence d’une
procédure judiciaire...).
-La provision justifiée client
par client sera déductible
fiscalement. Dans notre cas
la provision est à réintègre
pour la totalité puisqu’elle
est forfaitaire.
77
78
 Points forts faiblesses risque Plan d’action
La centralisation de toutes -Le directeur financier peut
les informations utilisées également :
pour la rédaction des états *Demander au service clients le ratio
Utilisation des analyses comptables

financiers et la du délai de recouvrement, La balance

conservation des analyses par antériorité des soldes clients.
comptables *S’assurer que le total des clients
douteux et le montant provisionné est
cohérent avec l’activité de
l’entreprise et le volume des créances
à la date de clôture.

79
Merci pour votre attention

80