Préparation d’une

réunion
Réaliser par: El amri Chorouk
Ennougaoui Asmae
Sous la supervision de:
Mme S.BOURJILA
 Sommaire
•Comment préparer une réunion ?
•Quelles sont les conseils pour préparer une
réunion?
•Quelles sont les étapes nécessaires à la conduite
d’une réunion efficace?
•Quelles sont les paramètres de bases pour conclure
une réunion ?
Comment préparer une
réunion ?
Pour préparer une réunion, il y a plusieurs paramètres importants
vont rentrer en ligne de compte, à savoir :
1. Elaborer le contenu de la réunion,
2. Prévoir la date et la réservation de la salle,
3. Prévenir les participants.
Élaborer le contenue de la
réunion :
L'élaboration du contenue de la réunion va aboutir
sur :
 Le nombre de participants; nombre restreint de personnes rendra la
réunion beaucoup plus efficace.
 L'harmonisation du profil des participants; technique et/ou
politique aura son importance pour les discussions et les prises de
décision.
 La durée de la réunion; ne devra pas dépasser deux heures. Si ce
n'est pas le cas, prévoyez des pauses ce qui permettra aux
participants de se détendre, de prendre leurs différents messages ou
de contacter leur bureau.
 L'ordre du jour :il faudra définir les différents sujets à traiter
en prévoyant le découpage des horaires selon l'importance des sujets.
Prévoir la date et la réservation de
la salle :
Le plus difficile est de trouver la salle appropriée aux nombres de
participants et libre à la date où sont disponibles ces derniers.
Vous devrez prendre en compte :

 Sa capacité en terme de places assises ;

 La salle est-elle modulable (dimension, forme) selon le type de présentation ;
 La présence de matériel indispensable comme : un ordinateur, un
vidéoprojecteur, un papier ,crayons, etc.
 Prévoir des pauses si la réunion se déroule sur ½ journée ou bien une
journée ;
 La date de la réunion , afin d'avoir un maximum de participants, il est bien
d’éviter les périodes scolaires et les vacances d'été.
Prévenir les participants :

Lors de la diffusion de l'ordre du jour, il est important

d’indiquer précisément :

 La date et le lieu de la réunion;

 L'heure de début et de fin de la réunion pour réserver les billets
d'avion ou de train;
 Un plan d'accès reprenant les facilités de transport.
Quelques conseils pour bien préparer une
réunion:

 vous serez amené à faire une présentation et une prise de parole

en public ;
 pensez également à arriver 30 min avant les autres participants
pour savoir si tout est bien en place  ;
 assurez-vous aussi de la visibilité et du confort de vos
participants;
 il est conseillé de joindre un document de travail pour faciliter les
échanges et aider les participants à préparer leur intervention.
 Les étapes nécessaires à la conduite
d’une réunion efficace :
La préparation :
Une réunion efficace doit être bien préparer par l’animateur et les
participants .
Toutes ces informations doivent ensuite être réécrites dans un ordre du jour
présentant :
 Le TOP; T : définir clairement le THEME de la réunion, c’est-à-dire « de quoi
allons-nous parler 
O : définir l’OBJECTIF à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire « devons-
nous trouver des solutions, présenter uniquement les problématiques, présenter
des résultats, … 
P : définir avec précision le PLAN, l’ordre du jour, les points à aborder pour
atteindre l’objectif.

 La liste de participants; (il est possible et même recommandé, d’y faire figurer
le rôle de chacun, la raison de sa présence, qui ne tient pas forcément compte
que de sa fonction mais aussi de la valeur ajoutée qu’il pourra apporter dans la
réunion),

 Les aspects matériels. tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, etc…
 L’animation de réunion :

 Commencer à l’heure prévue et s’imposer de ne pas accepter les

retardataires;
 Afficher le thème, l’objectif, le plan et la durée durant toute la
réunion;
 Préciser en introduction les méthodes de travail, l’organisation de la
réunion;
 Faciliter les interactions entre les personnes et favoriser la
participation et équilibrer les temps de parole;
 Recentrer les discussions en cas de débordement;
 Reformuler et pratiquer des synthèses intermédiaires, pour parvenir
plus rapidement à la conclusion de la réunion.
La conclusion de la réunion:

Deux règles d’or à l’issue des réunions :

 Pour l’animateur : se remettre en question après chaque
réunion animée, réaliser un auto-bilan des points forts de la
réunion.
 Pour les participants : imposer de la rigueur quant au respect
des engagements pris par les participants.
Merci pour votre
attention