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GUIDE DE CONTRÔLE : ACHATS

FRAUDE INTERNE ET CORRUPTION

Atelier DPG

Rédacteurs : DPG – CI

Présentation au Séminaire RCIC SIDOM– 01 octobre 2021


1. CONTEXTE
2. RISQUES
3. FONCTIONNEMENT
DE L’OUTIL
4. CONTRÔLES

01.10.21

2 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

La passation des achats est fortement régie par le Code de


la Commande Publique. Elle s’avère particulièrement sujette
aux risques de fraude interne, de corruption et de non-respect
des dispositions réglementaires et directives internes.
Le référentiel CDC Habitat en termes d’achats se compose
principalement des:
 Procédures groupe : « Formaliser un besoin, consulter et
sélectionner un fournisseur SAC 01 », « Etablir et gérer les
délégations PGR 02 » en cours d’actualisation
 CIMPA
(Cadre Interne des Marchés
et des Procédures Achats)
Attention: Le CIMPA peut être plus
contraignant que le CCP
01.10.21

3 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Le présent guide cherche à s’assurer que les 3 principes


fondamentaux de la Commande Publique sont respectés lors de la
passation des achats.

RAPPEL

Il résulte d’un groupe de travail constitué des équipes de la DOPCG, de


la DPG et a été envoyé pour avis à la DAMG.

01.10.21

4 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


CONTEXTE FONCTIONNEMENT
RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

N° Risque Evénements redoutés

- Détournements par la chaîne Achats/Fournisseurs


ŸŸ- Corruption, conflit d'intérêt, favoritisme
- Escroquerie, faux
O20 Fraude Interne
- Utilisation frauduleuse des moyens de paiement
- Vol, détournement de fonds, infraction volontaire avec volonté
d'enrichissement personnel

Non-respect des - Budget d’achat non maîtrisé - Surcoûts


dispositions - Capacité financière et compétences du fournisseur
réglementaires et insuffisantes au regard des marchés / contrats / commandes
O21
directives internes - Dépendance du fournisseur élevée vis-à-vis de l’entité
relatives aux - Défauts d’exécution de la commande, du contrat, du marché
achats - non-respect des règles de mise en concurrence

Non-Respect de la
Insuffisance des mesures destinées à prévenir et à détecter des
NC2 règlementation
faits de corruption ou de trafic d’influence (8 piliers Sapin 2)
anticorruption
01.10.21

5 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Ce guide permet d’évaluer le niveau de maitrise


du risque de fraude interne et de corruption
relative aux achats sélectionnés par
l’échantillonnage.

La nomenclature y figurant identifie:


 Le type des pièces à contrôler,
 le champs d’application
 les observations concourant à optimiser les
contrôles définis

01.10.21

6 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Les séries des questions visent à définir le pourcentage de


la conformité des étapes de contrôles regroupés selon les
thèmes suivants :
1. Taux faible d’utilisation des accords-cadres (MBC)
2. Recours fréquents aux mêmes prestataires
3. Commandes/ marchés engagés auprès d’un fournisseur par un seul
collaborateur
4. Commandes REL et EC saisies dans le progiciel de gestion sur le
code d’EI (Ensemble Immobilier) à la place de l’UG (Unité de
gestion : logement pour ce cas de contrôle)
5. Saisies des marchés sous progiciel de gestion (Procédures
formalisées), notamment conformité des saisies sous progiciel de
gestion : attributaires, montants, types d'appel d'offres, avenants,
sous-traitants…
6. Fractionnement abusif des achats
7. Respect des délégations dans la chaine de validation d'engagement
et de paiement
01.10.21

7 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Exemple d’une étape de


contrôle

Lien vers l’outil : InVivo


Le Hub - DPG - Guides internes : Vos bonnes pratiques (cdc-habitat.fr)

01.10.21

8 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Taux faible d’utilisation des accords-cadres


Etape de
contrôle 1 : Taux (communément appelés MBC : Marché à Bon de
faible Commande) Art.3.1.3 CIMPA
d’utilisation des
accords-cadres

RAPPEL
Le Prix et les conditions d’exécution des prestations déjà
négociés dans le respect de la Commande Publique
constituent l’avantage d’utilisation des accords-cadres dans la
prévention de la fraude interne.
01.10.21

9 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 1 : Taux
faible
d’utilisation des
accords-cadres

RAPPEL

01.10.21

10 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 1: Taux QUESTIONS PREALABLES AUX CONTROLES
faible
d’utilisation des
accords-cadres

L’entité suit-elle le taux d’utilisation


des MBC ?
L’objectif du taux d’utilisation des
MBC a - t - il été assigné à l’entité ?

Dans la négative, préconisation conseillée : Assigner


l’objectif du taux d’utilisation des MBC à l’entité et
mettre en place le suivi des MBC 
01.10.21

11 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Suivi des MBC :


Etape de
contrôle 1 : Taux • En nombre des commandes : NB de
faible
d’utilisation des commandes passées sous MBC/
accords-cadres
TOTAL NB de commandes
• En montant des commandes :
Montant de commandes passées sous
MBC/ TOTAL Montant de commandes

Répartition:
Entité/agence/secteur/collaborateur/
fournisseur
01.10.21

12 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

1. Par TOP 20 des fournisseurs avec Engagements hors marché


Etape de
les plus élevés
contrôle 1: Taux N° Tiers
Libellé Tiers commande
Total Engagement Engagement Taux hors
commande engagement sur marché hors marché marché
faible
002702960 ASCAUDIT MOBILITE 40 200 0 40 200 100%
d’utilisation des
000021943 A3 DO BAT 24 641 0 24 641 100%
accords-cadres 003742396 AIX ETANCH 11 220 0 11 220 100%
002697867 THYSSENKRUPP ASCENSEURS 8 860 0 8 860 100%
003739977 LES NOTAIRES DE LA PLACE D'ALBERTAS 7 400 0 7 400 100%
003629322 PORTILLA JEAN PIERRE 2 800 0 2 800 100%

ECHANTILLON 001657474 PLB ENERGIE CONSEIL 1 838 0 1 838 100%


003737049 BA CONSTRUCTION 1 656 0 1 656 100%
002534770 MAIF 1 500 0 1 500 100%
003628948 SOL EXPERTISE ENVIRONNEMENT SOL2E 1 223 0 1 223 100%
003733159 PROVENCE DIAGNOSTIC EXPERTISE 1 166 0 1 166 100%
002783206 ETCHARRY 837 0 837 100%
ETUDE GESTION INVESTISSEMENT
001884226 648 0 648 100%
CONSEIL - EGI CONSEIL
001203061 A.DEPANINSTALTOUT 508 0 508 100%
003748130 AQUASUD ISNARD ASSAINISSEMENT 494 0 494 100%
002702709 GDF SUEZ 349 0 349 100%
CATHERINE DE BENEDICTIS - GERALDINE
002809751 217 0 217 100%
COEFFARD-STEPH
000012750 CLEAN SERVICE 163 0 163 100%
003744875 ARELEC 132 0 132 100%
01.10.21 002736013 SOLOPROTECT 125 0 125 100%

13 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

2. Par collaborateur avec Engagements hors marché les plus


Etape de
élevés
contrôle 1 : Taux
Nb cmd Montant total Nb cmd hors Montant cmd hors % montant Nb cmd sur Montant cmd % Montant
faible Collaborateur
total des cmd MBC MBC total MBC sur MBC
% Nb Cde
total
d’utilisation des 1 48 12 373 13 3 243 26% 35 9 130 73% 74%
accords-cadres 2 58 13 260 1 56 0% 57 13 204 98% 100%
3 96 33 336 8 1 802 5% 88 31 534 92% 95%
4 205 60 210 12 8 552 14% 193 51 658 94% 86%
5 304 119 151 48 62 978 53% 256 56 173 84% 47%
6 252 59 534 12 2 743 5% 240 56 791 95% 95%
7 175 46 306 10 1 645 4% 165 44 660 94% 96%

ECHANTILLON 8
9
21
271
3 829
62 309
2
20
1 226
4 001
32%
6%
19
251
2 603
58 309
90%
93%
68%
94%
10 28 5 630 3 1 023 18% 25 4 607 89% 82%
11 10 2 456 0 0 0% 10 2 456 100% 100%
12 255 82 849 12 4 384 5% 243 78 465 95% 95%
13 32 1 179 10 185 16% 22 993 69% 84%
14 297 62 795 23 5 344 9% 274 57 451 92% 91%
15 59 56 133 17 43 584 78% 42 12 549 71% 22%
16 10 8 384 1 3 079 37% 9 5 305 90% 63%
17 85 14 939 15 1 532 10% 70 13 407 82% 90%
18 302 98 943 26 10 654 11% 276 88 288 91% 89%
19 313 77 156 9 1 610 2% 304 75 546 97% 98%
20 51 9 346 7 1 956 21% 44 7 390 86% 79%
21 10 1 142 1 80 7% 9 1 062 90% 93%
22 96 19 317 4 818 4% 92 18 500 96% 96%
23 22 5 308 3 962 18% 19 4 345 86% 82%
24 2 381 2 381 100% 0 0 0% 0%
01.10.21 25 304 81 374 41 17 428 21% 263 63 946 87% 79%
Total 3 306 937 636 300 179 266 19% 3 006 758 371 91% 81%

14 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Vérifier le bien-fondé de faible utilisation


Etape de
contrôle 1 : Taux des accords-cadres
faible
d’utilisation des
accords-cadres
3 contrôles:
1. La défaillance du prestataire sous MBC a-t-elle
ENJEUX été notifiée à celui-ci par l’entité ?
2. L’inadéquation des prestations du MBC a – t -
elle été signalée par l’entité à la direction
compétente ?
3. L’absence de la passation des commandes hors
MBC sur le même corps d'état est-t-elle
constatée ?
01.10.21

15 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 1: Taux
faible
d’utilisation des
1. Quels sont les principaux
accords-cadres avantages d’utilisation des accords-
cadres ?
QUIZZ 2. A défaut des objectifs définis, quel
taux d’utilisation des MBC est-il
visé?
3. Quel type de suivi des MBC est-il le
plus approprié en vue de
prévention de la fraude interne ?
01.10.21

16 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 1: Taux
faible 1. Prix et les conditions d’exécution
d’utilisation des
accords-cadres des prestations déjà négociés dans
le respect de la Commande
Publique
SOLUTION
2. 100% taux d’utilisation des MBC visé
3. En nombre des commandes et en
montant des commandes avec
répartition: collaborateur et
fournisseur
01.10.21

17 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Vérifier le bien-fondé des recours fréquents aux


Etape de
contrôle 2 : mêmes prestataires sans mise en concurrence
Recours
fréquents aux
mêmes 6 contrôles:
prestataires
1.S’agit-il des prestations non couvertes par les
MBC?
ENJEUX Vérifier l’existence des MBC pour le corps d’état en question
Vérifier la présence des prestations en question dans le
bordereau des prix du MBC en cas de l’existence des MBC
Vérifier le montant des engagements passés avec le
prestataire en question sur 3 dernières années

En cas de réponse positive et le montant élevé des engagements cumulés,


préconisation conseillée :
Mettre en place les MBC pour les prestations manquantes
 
01.10.21

18 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

2. S’agit-il d’une commande exceptionnelle ?


Etape de
contrôle 2 :
Recours
Lorsque les travaux, fournitures ou services ne
fréquents aux peuvent être fournis que par un opérateur
mêmes
prestataires
économique déterminé pour des raisons
artistiques, techniques ou tenant à la protection
des droits d’exclusivité (article R. 2122-3 CCP).
RAPPEL  
Exemple :  Pour réparer les désordres affectant les bardages
extérieurs de deux groupes d'immeubles, un marché négocié sans
mise en concurrence a pu être conclu avec l'entreprise qui détenait
les brevets de fabrication des dalles défectueuses et était seule
titulaire de brevets relatifs à leur réparation. (CAA Douai, 31 oct.
2002, SA Quille, no 99DA01074.)
 

01.10.21

19 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

3. S’agit-il d’un cas d’urgence impérieuse ?  


Etape de
contrôle 2 :  En cas d’urgence impérieuse (article R. 2122-1 CCP): il y a
Recours une dispense de publicité et de mise en concurrence
fréquents aux
mêmes
préalable.
prestataires
 L’urgence impérieuse doit résulter d’événements
imprévisibles et extérieurs à l’acheteur.
 Les achats sont limités aux seuls besoins nécessaires pour
RAPPEL faire face à la situation d’urgence.
 Le recours à l’urgence impérieuse doit être explicitement
motivé
Il s’agit des cas exceptionnels  : cas de danger imminent pour
la santé ou la sécurité des occupants strictement définis par la
loi.
Attention: le passage d’une dépression tropicale dans une
zone à risque ne peut être qualifié d’événement imprévisible
01.10.21

20 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

4. S’agit-il d’un cas d’urgence simple ?


Etape de
contrôle 2:
Recours
fréquents aux
mêmes  En cas de l’urgence simple (art R. 2161-3 CCP
prestataires pour les AOO et art R 2161-6-1 pour les AOR …):
il y a une réduction des délais de consultation.
 L’urgence simple s’apprécie au cas par cas.
RAPPEL
 Il faut que soit justifiée une impossibilité de
respecter les délais minimaux prévus par la loi.
 Les motifs justifiant le recours à une
procédure d’urgence doivent figurer dans
l’avis de publicité.

01.10.21

21 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 2: 5. La dépendance financière du fournisseur est-
Recours
fréquents aux
elle faible ?
mêmes
prestataires  Suivi du taux dépendance financière du
fournisseur = achats de l’entité au fournisseur / CA
total du fournisseur
 En alerte à partir de 30%
6. D’autres directions passent-elles des
commandes auprès de ce prestataire ?

Pour ces contrôles, la notion des commandes


directes est notamment à prendre en compte.
01.10.21

22 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Cas de commandes directes-travaux


Etape de
contrôle 2 :
Recours
fréquents aux
mêmes
prestataires

RAPPEL

01.10.21

23 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Cas de commandes directes-services et


Etape de
contrôle 2 : fournitures
Recours
fréquents aux
mêmes
prestataires

RAPPEL

01.10.21

24 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 3:
Vérifier le bien-fondé des engagements
Commandes/ réalisés auprès d’un fournisseur par un
marchés
engagés auprès seul collaborateur
d’un fournisseur
par un seul
collaborateur
4 contrôles:
ENJEUX 1. Les étapes d’une commande dans le progiciel de
gestion (saisie, validation, réception) sont-elles
réalisées au moins par 2 collaborateurs
différents en fonction des seuils de délégations?
(Cf. la dernière étape de contrôle de ce guide:
Respect des validations dans la chaîne de validation
d'engagement et de paiement)
01.10.21

25 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de 2. L’absence des liens potentiels entre


contrôle 3 :
Commandes/
l'entreprise et le collaborateur concerné (lien de
marchés parenté, lien d'intérêt économique dans l'entreprise,
engagés auprès
d’un fournisseur
ancien collaborateur …) est-elle constatée ?
par un seul
collaborateur
Pièces à contrôler: Extrait KBIS

3. En cas de conflit d'intérêt (lien de parenté, lien


d'intérêt économique dans l'entreprise, ancien
collaborateur …), le collaborateur concerné a - t -il
déclaré cette situation ?

Pièces à contrôler: Formulaire de déclaration de conflit d'intérêt

01.10.21

26 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de Code de conduite anticorruption fixant les


contrôle 3 :
Commandes/ règles en matière de conflit d’intérêts (page 14) :
marchés
engagés auprès
d’un fournisseur
par un seul
collaborateur

RAPPEL

01.10.21

27 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de Formulaire de déclaration de conflit d'intérêt


contrôle 3:
Commandes/ (cf. annexe du code de conduite
marchés anticorruption):
engagés auprès
d’un fournisseur
par un seul
collaborateur

RAPPEL

01.10.21

28 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 3:
Commandes/ 4. En cas de conflit d'intérêt (lien de parenté, lien
marchés d'intérêt économique dans l'entreprise, ancien
engagés auprès
d’un fournisseur collaborateur …), l’absence du collaborateur
par un seul concerné en tant que membre de la commission
collaborateur
d'appel d'offre est -elle constatée ?

Pièce à contrôler: PV commission d'appel d'offre

01.10.21

29 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 4:Com
Vérifier le bien-fondé des saisies des Commandes
mandes REL/ EC REL/ EC dans le progiciel de gestion sur le code d’EI à
saisies dans le
progiciel de la place de l’UG
gestion sur le
code d’EI à la 5 contrôles:
place de l’UG
1. Plusieurs collaborateurs sont-ils à l’origine de ces
saisies ?
ENJEUX
Pièces à contrôler: extraction du progiciel de gestion des
commandes REL et EC avec nom des collaborateurs
REL : Remise en
Etat Logement
EC : Entretien
Courant
EI : Ensemble
2. Ont-ils bénéficié de la formation adéquate ?
Immobilier
UG : Unité de
Gestion (Logement, Pièces à contrôler: Entretien avec ligne hiérarchique du
Parties Commune)
collaborateur en question à réaliser
01.10.21

30 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

3. L'Identification de l’UG pour REL a-t-elle été saisi


Etape de
contrôle 4:Com dans les zones prévues à cet effet ? ()
mandes REL/ EC
saisies dans le Pièces à contrôler : extraction du progiciel de gestion des
progiciel de
gestion sur le commandes REL avec répartition des dépenses par
code d’EI à la logement
place de l’UG

4. La prestation correspond -elle au bordereau de prix ?


(intégrer dans IKOS)

Pièce à contrôler: bordereau de prix

5. L'article 999 (Prestation complémentaire au MBC) est-


il utilisé conformément au process DPG ? (process en
cours d’élaboration, prévu pour le 31/12/21 au plus tard.)
01.10.21

31 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
Vérifier le bien-fondé des marchés sous
contrôle 5 : progiciel de gestion (Procédures formalisées)
Saisies des
marchés sous 3 contrôles relatifs aux éléments clés des marchés:
progiciel de
gestion 1. Les titulaires du marché sous le progiciel
(Procédures
formalisées)
correspondent-ils à ceux des PV d’attribution ?
2. Les montants du marché sous le progiciel
ENJEUX correspondent-ils à ceux des PV d’attribution ?
3. Les types d'appel d'offres (européen, ouvert, restreint)
sous le progiciel correspondent-ils à ceux des PV
d’attribution?

Pièces à contrôler : PV d’attribution à comparer avec


extraction du progiciel de gestion des marchés avec
titulaire, montant, types d'appel d'offres
01.10.21

32
PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021
FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 5 :
3 contrôles relatifs aux sous-traitants et co –
Saisies des traitants:
marchés sous
progiciel de
gestion
1. Les sous-traitants sont-ils saisis dans le progiciel
(Procédures de gestion conformément à la notification du
formalisées)
marché ?
2. Les sous-traitants sont-ils saisis dans le progiciel
de gestion conformément à l'acte spécial de
sous-traitance ou le formulaire DC4 ?
3. Les co - traitants sont-ils saisis dans le progiciel
de gestion conformément au marché ?
Pièces à contrôler : PV d’attribution ou acte spécial
de sous-traitance (si demande après attribution) à
comparer avec extraction du progiciel de gestion
01.10.21

33 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 5: Les opérateurs économiques peuvent
Saisies des
marchés sous
faire appel à:
progiciel de
gestion
(Procédures
formalisées)

RAPPEL

01.10.21

34 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de 10 contrôles relatifs aux avenants


contrôle 5:
Saisies des
marchés sous
progiciel de
gestion
Ils visant à s’assurer du respect des seuils des
(Procédures procédures et de la bonne définition des
formalisées)
besoins.
Ces contrôles, dans le guide, s’accompagnent des
observations détaillées en vue de faciliter au
mieux leurs réalisations.

Guide de contrôle : Achats


Pour plus d’informations Fraude Interne et
Corruption (lignes de 36-
45)

01.10.21

35 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Le fractionnement abusif d'un achat peut


Etape de constituer le délit de favoritisme qui est
contrôle 6:
Fractionnement sanctionné pénalement (article 432-14 CCP).
abusif des
achats

Le délit est constitué lorsque deux éléments sont


réunis :
RAPPEL 1. le fait de procurer à autrui un avantage injustifié (le
marché)
2. la violation de dispositions législatives ou
règlementaires ayant pour objet de garantir la liberté
d'accès et l'égalité des candidats dans les marchés
publics.)

01.10.21

36 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Pour l’analyser 2 types d’achats sont à distinguer :


Etape de
contrôle 6:
Fractionnement
abusif des  Achat de travaux :
achats
Tous travaux concernant un ensemble immobilier
concourant au même objet (les prestations de services
attachés aux travaux ne sont pas pris en compte dans
l’estimation du montant de l’achat : MOE, CT, SPS ...).
RAPPEL

 Achat de fournitures et services :


Toutes prestations de nature homogène sur un même
site et concourant au même objet.

01.10.21

37 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 6: Traitement de l’échantillon :
Fractionnement
abusif des
achats
1. Extraction des commandes du progiciel à réaliser
avec le niveau le plus fin des détails
2. Trier l’extraction par EI et montants des
engagements
ECHANTILLON
3. Voir en détail les EI avec le total des
engagements le plus élevés
4. Affiner l’analyse par Tableau croisé dynamique
par exemple avec Corps d’état et dates des
engagements

01.10.21

38 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Vérifier l’absence du fractionnement abusif des


Etape de achats
contrôle 6:
Fractionnement
abusif des
2 contrôles:
achats
1. La notion d’opération est-elle prise en compte
dans l'estimation du montant du marché ?
ENJEUX 2. Les procédures de mise en concurrence prévues
par le CIMPA ont –elles été respectées malgré le
fractionnement des achats?

Pièces à contrôler : Dossier de consultation


(plateforme dématérialisée /GED/ autres archives)

01.10.21

39 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

 Etape de Cas pratique


contrôle 6:
Fractionnement
abusif des Voici les dépenses effectuées par un cadre
achats
technique pour une même résidence :

01.10.21

40 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 6:
Fractionnement
Selon vous, que devrait faire ce cadre
abusif des
achats
technique ?
1. Regrouper les dépenses liées à
l’étanchéité sur cette résidence
2. Mettre en place une procédure
adaptée
3. Mettre en place une procédure
formalisée

01.10.21

41 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de
contrôle 6:
Fractionnement
En regroupant toutes les dépenses liées à
abusif des
achats
l’étanchéité sur cette résidence, le montant du
marché s’élève à 110 000 € HT.

SOLUTION Au-delà de 70 000 € HT pour les travaux une


procédure adaptée doit être mise en place.

Le Cadre technique peut également regrouper


l’ensemble des besoins : étanchéité et menuiserie
et les allotir par corps d’état.
01.10.21

42 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de Vérifier la conformité de la chaîne de validation


contrôle 7:
Respect des d'engagement et de paiement avec le tableau
validations dans des seuils d’autorisation d’engagement
la chaine de
validation
d'engagement et
Se référer à la dernière version du document déposé sur:
de paiement

ENJEUX

01.10.21

43 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de 3 contrôles:
contrôle 7:
Respect des
validations dans
1. Les habilitations IKOS correspondent-elles au
la chaine de profil des collaborateurs concernés par le
validation
d'engagement et
contrôle?
de paiement
2. Les engagements respectent-ils la conformité
aux seuils définis?
3. Les paiements respectent-ils la conformité aux
seuils définis?

Pièces à contrôler : Dossier de consultation


(plateforme dématérialisée /GED/ autres archives)

01.10.21

44 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


FONCTIONNEMENT
CONTEXTE RISQUES CONTRÔLES
DE L’OUTIL

Etape de Traitement de l’échantillon :


contrôle
7:Respect des 1. Contrôle en masse en cas de la possibilité d’extraction des
validations dans données
la chaine de
validation 2. Contrôle par échantillonnage dans le progiciel de gestion sur
d'engagement et engagement et facture liée, exemple:
de paiement

ECHANTILLON

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45 PRÉSENTATION AU SÉMINAIRE RCIC SIDOM– 01 OCTOBRE 2021


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@ : Thomas.BERTRAND@cdc-habitat.fr
Eva.SANCHESDACUNHA@cdc-habitat.fr

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