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La gestion budgétaire et comptable publique (GBCP)

Cycle de formation des responsables du contrôle


budgétaire académique

Les opérations de trésorerie

22 mai 2014
1
Sommaire

I. Présentation des concepts

II. Illustration

III. Perspectives GBCP

2
Sommaire

I. Présentation des concepts


A. Définition des opérations de trésorerie
B. La trésorerie résultat d’un équilibre financier

II. Illustration

III. Perspectives GBCP

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I. Présentation des enjeux
A. Définition des opérations de trésorerie

Définition :

Opérations de trésorerie = « les mouvements de numéraire, de valeurs mobilisables,


de comptes de dépôts et de comptes courants, ainsi que les opérations intéressant les
comptes de créances et de dettes afférents à la trésorerie définies par un arrêté du
ministre chargé du budget » (GBCP article 43).

Les opérations de trésorerie sont exécutées par les comptables publics : pour exécuter
l'ensemble des recettes et des dépenses, l’agent comptable dispose d'un seul jeu de
comptes de disponibilités pour gérer les encaissements et les décaissements.
Ces recettes ou ces dépenses peuvent concerner des services ou des budgets
différents du même organisme.

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I. Présentation des enjeux
A. Définition des opérations de trésorerie

L’unicité de trésorerie de l’organisme s’apprécie au niveau « global » de


l’établissement et concerne donc également les opérations pour comptes de tiers ou
bénéficiaire de recettes fléchées non encore utilisées.

La connaissance de telles opérations restant à réaliser ne fait pas obstacle au principe


d’unité de caisse et à une globalisation de la gestion de trésorerie de l’organisme.

Attention : un organisme qui utiliserait temporairement de telles disponibilités en


trésorerie doit s’assurer d’être en mesure, le moment venu, d’assurer financièrement
ses engagements

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I. Présentation des enjeux
A. Définition des opérations de trésorerie

L’agent comptable est le seul responsable de la gestion de la trésorerie.


La construction du plan de trésorerie est réalisée en concertation avec l’ordonnateur.
L’agent comptable, responsable de la trésorerie, est chargé :
1. de l'encaissement des droits au comptant et des recettes liées à l'exécution des ordres
de recouvrer ;
2. du paiement des dépenses, soit sur ordre émanant des ordonnateurs, soit au vu des
titres présentés par les créanciers, soit de leur propre initiative ;
3. de la suite à donner aux cessions oppositions à paiement et autres significations ;
4. de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme ;
5. du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités (y compris le
rapprochement bancaire) ;
6. de la construction et de la mise à jour des prévisions de trésorerie ;
7. de l’intégration des fonds / versements des fonds aux régisseurs ;
8. des opérations pour comptes de tiers.

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I. Présentation des enjeux
A. Définition des opérations de trésorerie

Importance de la concertation AC – ordonnateur

Compétence exclusive de l’agent comptable


- le maniement des fonds publics,
- l’exécution des opérations de trésorerie.
Conséquence :
- l’AC détient une partie importante des informations permettant de gérer la trésorerie au
jour le jour.
- il doit veiller à transmettre très régulièrement à l’ordonnateur les informations nécessaires
aux prises de décisions relatives à la gestion de la trésorerie.
De son côté, il appartient à l’ordonnateur de :
- communiquer le plus rapidement et le plus précisément à l’agent comptable les
informations concernant le rythme des consommations de CP (échéanciers prévus) et celui
des émissions de titres de recette , et ce de manière à favoriser leur recouvrement
- fixer les règles de bonne gestion de la trésorerie, en concertation avec l’agent comptable, en
ce qui concerne les moyens d’optimiser la trésorerie. 7
I. Présentation des concepts
B. La trésorerie, résultat d’un équilibre financier

La contrainte de l’équilibre :
• Contrainte : synchroniser les flux d’encaissement et de
décaissement
• Objectif : garantir la solvabilité en assurant le paiement des dettes
exigibles
• Risque : absence de trésorerie et cessation de paiement

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I. Présentation des concepts
B. La trésorerie, résultat d’un équilibre financier

L’équilibre en termes de flux :


• Les flux financiers transitent par l’encaisse
• Ils sont à l’origine de variations positives ou négatives
• Selon des termes différents
– A long terme : liés aux opérations d’investissement et de financement à
long terme
– Dépenses d’investissement,
– Cessions d’immobilisations,
– Financements externes de l’actif reçus
– Emprunts
– Remboursements d’emprunts
– A court ou moyen terme : liés aux opérations d’exploitation
– Dépenses d’exploitation
– Recettes d’exploitation
– Subventions d’exploitation
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I. Présentation des concepts
B. La trésorerie, résultat d’un équilibre financier

L’équilibre en termes de flux : décalage dans le temps entre achats et ventes

Achat Vente Règlement Paiement par


1000€ 1200€ fournisseur le client
1000€ 1200€
Temps

1700€
1500€
Trésorerie

500€

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I. Présentation des concepts
B. La trésorerie, résultat d’un équilibre financier

Les règles fonctionnelles de l’équilibre :


• Distinction de 4 masses dans la présentation du bilan
– Cycle long (> 1an)
• Ressources stables

• Emplois stables

– Cycle d’exploitation (<1an)


• Actif circulant et dettes circulantes

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I. Présentation des concepts
B. La trésorerie, résultat d’un équilibre financier

L’équilibre en termes de masses s’apprécie à partir du bilan à un moment


donné : Actif Passif

- Immobilisations incorporelles
- Immobilisations corporelles Capitaux propres :
- Immobilisations financières - FEA Etat
- Réserves et RAN
(Valeur brute – Amortissements et - Résultat
dépréciations = Valeur nette) - FEA Tiers

- Stocks (VB – dépréciations = VNC)


- Provisions pour R et C
Dettes :
- Créances (VB – dépréciations = VNC) - Emprunts
- Avances et acomptes reçus
- Dettes fournisseurs
- Trésorerie (VB – dépréc. = VNC) - Dettes fiscales et sociales
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I. Présentation des concepts
B. Enjeux en termes d’analyse financière

L’équilibre en terme de masses


• …bilan qu’il convient cependant de retraiter :
Actif Passif
Emplois Ressources
stables - Immobilisations incorporelles Capitaux propres : stables
- Immobilisations corporelles - FEA Etat
- Immobilisations financières - Réserves et RAN
- Résultat
(Valeurs brutes) - FEA Tiers
Provisions pour R et C
Amortissements et dépréciations
Actif Emprunts > 1 an
circulant
- Stocks (VB) Dettes :
- Créances (VB)
Dettes
- Emprunts < 1 an circulantes
- Avances et acomptes reçus
- Dettes fournisseurs
- Trésorerie (VB) - Dettes fiscales et sociales 13
I. Présentation des concepts
B. La trésorerie, résultat d’un équilibre financier

• Le fonds de roulement :
Actif Passif
Emplois Ressources
stables - Immobilisations incorporelles Capitaux propres : stables
- Immobilisations corporelles - FEA Etat
- Immobilisations financières - Réserves et RAN
- Résultat
(Valeurs brutes) - FEA Tiers
Provisions pour R et C
Amortissements et dépréciations
Emprunts > 1 an
Fonds de roulement :

• Excédent de ressources stables sur emplois stables


• Objectif : financer le décalage entre produits et charges (cycle
d’exploitation)
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I. Présentation des concepts
B. La trésorerie, résultat d’un équilibre financier

L’équilibre en termes de masse : • Mais aussi, calcul via le cycle d’exploitation


• FR = Actif circulant – dettes circulantes
Actif Passif
Emplois Ressources
stables - Immobilisations incorporelles Capitaux propres : stables
- Immobilisations corporelles - FEA Etat
- Immobilisations financières - Réserves et RAN
- Résultat
(Valeurs brutes) - FEA Tiers
Provisions pour R et C
Amortissements et dépréciations
Actif Emprunts > 1 an
circulant
- Stocks (VB) Dettes :
- Créances (VB)
Dettes
- Emprunts < 1 an circulantes
- Avances et acomptes reçus
- Dettes fournisseurs
- Trésorerie (VB) - Dettes fiscales et sociales 15
I. Présentation des concepts
B. Enjeux en termes d’analyse financière

L’équilibre en termes de masse : Le besoin en fonds de roulement est le besoin


de financement lié au cycle d’exploitation
Actif Passif
Emplois Ressources
stables - Immobilisations incorporelles Capitaux propres : stables
- Immobilisations corporelles - FEA Etat
- Immobilisations financières - Réserves et RAN
- Résultat
(Valeurs brutes) - FEA Tiers
Provisions pour R et C
Amortissements et dépréciations
Trésorerie (VB) Emprunts > 1 an

Actif
Dettes : Dettes
circulant - Stocks (VB)
- Emprunts < 1 an circulantes
hors - Créances (VB)
- Avances et acomptes reçus
trésorerie - Dettes fournisseurs
- Dettes fiscales et sociales 16
I. Présentation des concepts
B. La trésorerie, résultat d’un équilibre financier

L’équilibre en termes de masse :


• D’où l’équation : Trésorerie = FR – BFR

• La trésorerie dépend donc du niveau :


• Du FR
• Du BFR
– Montant des stocks et des créances
– Montant des dettes < 1 an

• Ces 3 agrégats peuvent s’exprimer


• En valeur absolue (k€)
• En valeur relative (nombre de jours de dépenses) :
Délai = (FR/Flux annuels de dépenses) x 360

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I. Présentation des concepts
B. La trésorerie, résultat d’un équilibre financier

L’équilibre en termes de masse :


• Obligation de dépôt au Trésor et DFT obligatoirement créditeur
• L’équilibre se fait que si la trésorerie est positive
• Sinon, cessation de paiement ou crise de trésorerie
• Solutions :
• A court terme :
– Retarder le paiement des fournisseurs
– Recourir à des crédits de trésorerie
• A moyen et long terme :
– Investir en autofinançant intégralement ses acquisitions
– Cession d’actifs non stratégiques
– Eventuellement recourir à l’emprunt (sur autorisation)
– Politique plus offensive de recouvrement des créances
– Gestion des stocks plus stricte
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Sommaire

I. Présentation des concepts

II. Illustration

III. Perspectives GBCP

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II. Illustration
Le plan de trésorerie

• Échanges CBA-université dans le cadre de la présentation d’un budget


initial

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II. Illustration
Le plan de trésorerie

• Le plan prévisionnel de trésorerie :


– Au budget initial : solde estimé au 31 décembre
– Suppose un travail préalable pour identifier avec l’établissement, en fonction de
sa gestion, les recettes et les dépenses à individualiser et les principaux
regroupements de recettes et de dépenses pour servir les différentes lignes du
plan de trésorerie

• Une présentation nécessairement mensuelle ….


– la principale masse des dépenses, la masse salariale, nécessite d’apprécier
mensuellement le disponible en trésorerie

• …. qui ne signifie pas que le besoin de trésorerie est identique chaque mois
– Une présentation de la masse salariale lissée par douzièmes sur l’année ne peut
être sincère (impact des départs/arrivées, impact du paiement des heures
complémentaires, impact du GVT,…..) : une analyse des rémunérations dans
OREMS l’année précédente suffit pour s’en convaincre

• OBJECTIF : Identifier les décalages entre le calendrier des recettes impactant


fortement la gestion (subvention, droits universitaires,…) et le calendrier des
21
dépenses = focale sur les risques financiers issus de ce décalage
II. Illustration
Les points d’attention

• Une répartition mensuelle homogène des recettes et/ou des dépenses dans
le plan de trésorerie prévisionnel:
– C’est souvent une étape nécessaire à la construction du plan de trésorerie pour
les acteurs entrant dans l’exercice : ils savent à peu près identifier les montants
annuels mais n’ont pas assez de recul sur l’exercice pour identifier les variations
infra-annuelles
– C’est nécessairement faux :
• ET ce n’est pas acceptable pour la masse salariale : les remontées OREMS,
les travaux de construction du DPG doivent permettre d’assurer un travail
d’échéancier en phase avec une exécution prévisionnelle sincère
• ET c’est difficilement acceptable pour les dépenses de fonctionnement
courant dont la récurrence est connue (fluides, loyers, contrats de
maintenance, d’entretien, de gardiennage, ….)
• MAIS c’est particulièrement difficile d’être exigeant pour les ressources
propres en recettes comme en dépenses dont l’appréciation de la variation
est souvent impossible à évaluer 22
II. Illustration
Les points d’attention

• L’actualisation mensuelle du plan de trésorerie

– Même s’il n’y a pas nécessairement communication mensuelle au Rectorat, le


plan de trésorerie actualisé présenté lors des budgets rectificatifs doit afficher à
la fois la prévision mensuelle initiale et la réalisation constatée mensuellement.

– Si ce n’est pas le cas, il est particulièrement utile d’avoir un état retraduisant la


prévision initiale et les différentes reprogrammations.

23
II. Illustration

0,00 0,02 0,44 0,16 0,21 0,12 0,03 0,01

2014
solde 4 557 JANVIER FEVRIER
SEPTEM NOVEM
2013 MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOÛT BRE OCTOBRE BRE DÉCEMBRE
675,64
Dotation Etat 25 626 040   25 577 703     36 406 611
- - 14 279 878 -
3 243 897
507 208 6 405 721,
Versements / RA 405 516 234 600 2 026 132 806 826 1 014 239 310 326, 70 203, 590 713 167 075 107 081

Autres facturations 702 563 87194 310 718 808 776                

                         

                         

Subv. Conseil Régional                        

PPP-Subv     292 506, 483 962   776 468     776 468,     776 468,
RECET                          
TES                          

Versement N       600 600                


230
Droits Univ. Nets         3 000 46 000 806 000 288 000 390 000 000 60 000 20 000
138
SS étudiante         1 808 27 737, 486 004 173 659
235 163 686 36 178,
12 059
Remboursement     643 866                  
crédit de TVA
2 032 199
Autres recettes 1 695 694 592 492 643 897 729 597 83
1 244 921 1 253 741 134 060 1 236 468 2 389 591 1 199 252

30 141 071, 1 541 232 1 864 529 39 253 863 1 785 603 7 941 413 16 475 747 846
2 652
TOTAL RECETTES 28 868 010 2 188 404 2 074 183 5 358 75

24
II. Illustration
Les points d’attention

• Les lignes de recettes à identifier :


– Les évidentes : subventions, droits universitaires, contrats de recherche
– L’aide par l’analyse du compte financier : identifier le poids des différentes recettes pour définir
des lignes à suivre plus spécifiquement (formation continue, conventions d’apprentissage,….)

• L’analyse du rythme d’exécution des recettes des exercices antérieurs


– reconstitution assez aisée pour les subventions Etat, pour les droits universitaires, la formation
continue, la taxe d’apprentissage, …. dont les calendriers de versements sont connus mais dont
les montants ne le sont pas nécessairement (aucune aide possible via le compte financier)
– C’est un point essentiel sur lequel il est particulièrement nécessaire de s’attarder dans le cas de
trésorerie fragile : identifier chaque fois que cela est possible les lignes ayant un rythme de
versement régulier

• Les points d’attention


– les lignes « autres recettes » surtout si le montant est significatif comme c’est le cas ici
– Les lignes qui ne couvrent qu’une partie de l’exercice (surtout quand elles définissent un
périmètre vaste)
– La pérennité des recettes : un contrat important qui n’a pas vocation à être renouvelé par
exemple
25
II. Illustration
Les points d’attention

• Les contrats de recherche :


– Les isoler dans le plan de trésorerie et selon l’importance des contrats (identifiés à
partir de l’annexe 7), créer des lignes spécifiques au suivi de certains contrats
notamment :
• Parce qu’ils ont des impacts différents en trésorerie selon le contractant (ANR,
UE, entreprise privée), nécessitent des avances significatives de fonds pas
toujours négociables en avances de trésorerie significatives.
• Parce que leur montant représente une part importante des ressources
propres budgétées sur l’année

– Sensibiliser au suivi des facturations à effectuer

– Intégrer l’impossibilité à modéliser les recettes en fonction du constat du passé 


une forte attention à apporter à ces lignes à chaque actualisation du plan de
trésorerie

26
II. Illustration
Les points d’attention

• L’analyse du rythme d’exécution des recettes des exercices


antérieurs
– A partir de l’annexe 7 :
• identifier les principaux contrats de recherche
• Identifier les types de dépenses qu’ils mobilisent (les dépenses de
personnel sont particulièrement sensibles car ce sont des dépenses
obligatoires)
• Identifier les contrats qui présentent de gros déficits entre recettes et
dépenses

Attention à ne pas multiplier les lignes : il faut que ce soit gérable par
l’université et lisible pour tous

27
II. Illustration
Les points d’attention
2014
JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE
8 646 592 9 360 484 10 913 223 9 173 560 8 255 165
Salaires 8 944 306 9 366 102 9 333 128 9 938 014 10 404 561 8 852 769 9 490 277
52 279 52 279
Investissements / RA       52 279 52 279 52 279 52 279 52 279 52 279 52 279

Fonctionnement / RA       342 944 342 944 342 944 342 944 342 944 342 944 342 944 342 944 342 944

Dépenses (FBL5N)     1 564 030 129                


Projet X       506 319           1 306 319    
    49 063                    
Contrat Z       615 000                
Contrat Y       245 000                
1er équipement UFR M       83 424                

Échéance PPP       977 078   977 863     991 653     991 356
DE
PE 1er équipement IUT       140 000                
NS
ES Bourse DRI + autres aides   59 825 36 25 000 3 000 45 000 35 000 100 000     60 000
925 -
Prél. EDF / GDF 313 753 392 975 342 354 267 225 263 158 618 105 912 98 867 94 359 119 793 161 718 274 575
594
760 401  
Loyer/PPP   706 592     1 044 070     1 044 070    

Maintenance - Nettoyage                 46 400 146 900 146 900 146 900

Divers Marchés       761 549                


Versement fondation   150 000   300 000                

Reversement   159 881                    

Reversement URSSAF       74 781               1 111 298

Autres dépenses 1 077 191 342 203 1 047 475 942 167 1 129 509 1 505 419 388 710 1 084 374 1 142 331 448 627 1 472 660
629 818
9 590 163 11 230 058 12 644 227 12 446 114 13 942 289
TOTAL DEPENSES 11 956 011 14 891 347 11 942 851 12 840 092 11 885 568 11 365 730 10 765 637
28
II. Illustration
Les points d’attention

• L’analyse du rythme d’exécution des dépenses


– pour la masse salariale, les sorties mensuelles à partir d’OREMS sont un
appui pour identifier et expliciter les variations mensuelles;
• des modifications dans les recrutements (notamment des retards de recrutement ou
des avancées) à lier avec la consommation des emplois ; POINT D’ATTENTION : les
versements d’avance qui ne consomment d’emplois
• des modifications dans le rythme de versements des indemnités, des HC,…..
– pour le fonctionnement courant :
• la ligne (FBL5N) donne un éclairage sur les échéances de paiement pour les
factures reçues
• des décalages entre prévision et réalisation dans l’analyse mensuelle difficiles à
expliquer. Si la trajectoire de dépenses est globalement explicable (des
renouvellements de marchés qui tardent, des dépenses imprévisibles de montant
significatif) ne pas trop s’attacher à des décalages d’un mois sur l’autre
• Identifier le suivi des charges à payer sur le début de l’exercice : l’établissement a dû
en faire un état précis pour les états comptables, il devrait pouvoir rendre compte de
son impact en trésorerie

29
II. Illustration
Les points d’attention

• L’analyse du rythme d’exécution des dépenses

– pour le fonctionnement courant :


• Privilégier la rapidité du suivi de la trésorerie à l’exhaustivité de
l’analyse : ne pas avoir des lignes trop détaillées qui nuisent à la
rapidité d’élaboration de l’état de suivi.
Les « évènements exceptionnels » lorsqu’ils sont constatés peuvent faire
l’objet d’une note explicative plutôt que de multiplier les lignes

– Pour l’investissement :
• des re-prévisions régulières doivent être faites et peu d’évènements
exceptionnels devraient être constatés

30
II. Illustration
Les points d’attention

• L’analyse du rythme d’exécution des dépenses pour les dépenses sur contrats
• Principale difficulté des établissements : prévoir le rythme d’exécution des
contrats signés (et encore plus pour ceux qui n’ont pas commencé à être mis en
œuvre)

Ainsi, isoler la part masse salariale sur contrat dans le suivi de trésorerie nécessite
d’avoir une bonne vision de l’exécution de chaque contrat, idem pour le fonctionnement
et l’investissement

• Le rythme d’exécution des contrats est difficilement reproductible d’une année


sur l’autre surtout dans les universités très dynamiques qui en gèrent plusieurs
centaines

POINT D’ATTENTION : être davantage vigilants sur l’équilibre


recettes/dépenses sur les RA sur une période que sur le respect de
la prévision ligne à ligne
31
II. Illustration
Les points d’attention
En conclusion :
• Un indicateur simple : la comparaison du rythme respectif des recettes et des dépenses sur une
période
‒ Si en 3 mois 13 % des recettes ont été perçues alors que 25 % des dépenses ont été
constatées, il y a nécessairement une alerte à faire à l’établissement sauf si c’était prévu et
déjà expliqué lors du plan de trésorerie prévisionnel

• Des actualisations difficiles et non explicitées qui interpellent sur les outils et les organisations
‒ L’analyse de l’année précédente est souvent globale = reproduction d’une courbe de recettes
et de dépenses sans analyse fine
• L’identification des « évènements exceptionnels » est succincte (quand elle existe)

‒ Le non réalisé d’un mois est souvent simplement reporté au mois suivant (ou rééchelonné sur
l’année) de manière automatique car
• Les services chargés du suivi de trésorerie (DAF et agent comptable) ne sont pas
suffisamment informés des aléas de gestion constatés dans les services : adosser au
service facturier un service centralisateur des commandes ?
• Le lien engagement/paiement et la saisie/actualisation des échéanciers de paiement
n’est pas aisée 32
II. Illustration
Les points d’attention

• Une appropriation des enjeux de l’exercice encore embryonnaire:


‒ Parce que nombre d’établissements ont encore une trésorerie suffisante
‒ Parce que la gestion en AE-CP n’est pas encore mise en place
‒ Parce que l’exercice interpelle fortement les organisations (rapprochement
services/ DAF/agent comptable souvent à construire) et les sujets d’organisation
sont toujours délicats à mettre en œuvre rapidement
‒ Parce que les extractions des outils ne sont pas toujours aisées à obtenir sous les
formats souhaités (les retraitements longs sont à éviter)

 Les établissements en difficulté de trésorerie sont plus aisément convaincus


des enjeux et de l’importance de ce travail !!!!

33
Sommaire

I. Présentation des concepts

II. Illustration

III. Perspectives GBCP


A. Le plan de trésorerie
B. Les recettes fléchées
C. Distinction opérations budgétaires / non budgétaires

34
III. Perspectives GBCP

2016 :
• Évolution du cadre budgétaire
Lien direct entre les nouveaux tableaux budgétaires et le plan de trésorerie

• Évolution des maquettes budgétaires


Le plan de trésorerie = annexe budgétaire obligatoire

Conséquences :
• Nécessaire de faire évoluer les modalités de contrôle budgétaire
• Cela n’exclut pas le maintien, voire le renforcement, de certains points de
contrôle existants

35
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

Le plan de trésorerie est un outil au service d’enjeux de pilotage.

L’optimisation de la gestion de la trésorerie des établissements constitue un


véritable enjeu, renforcé dans le cadre de la mise en place de la comptabilité
budgétaire.

Plan de trésorerie = outil de pilotage

Nécessaire d’impliquer la
Outil concret au service gouvernance (direction et CA) de
des acteurs de terrain l’établissement : sensibilisation
(agent comptable, direction politique aux enjeux de pilotage
financière) actif de la trésorerie

36
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

La gestion active de trésorerie des opérateurs basée


sur une gestion maîtrisée du risque

Distinction des dépenses en fonction de différents critères :


• leur montant,
• leur récurrence,
• leurs facteurs d’évolution
• leurs occurrences de décaissements.

Parallèlement, analyse des recettes en fonction des occurrences d’encaissements.

37
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

L’analyse de la gestion du risque en matière de décaissements (1/2) :


• Masse salariale (1er poste de dépense) :
o Lien DPG (Document de Prévision et de Gestion de la Masse salariale et du
plafond d’emplois) – plan de trésorerie.
o une reprévision chaque mois, surtout lorsque l’établissement possède une
activité sur ressources propres induisant des fluctuations des décaissements et
des encaissements > transmis au CBA à l’occasion des BR.
• Dépenses liées aux contrats de recherche (hors masse salariale), elles sont
généralement assez difficiles à anticiper en termes de décaissement (travail interne à
l’établissement pour essayer d’anticiper au mieux ces dépenses).
• Dépenses de fonctionnement récurrentes : l’établissement doit être en mesure de
prévoir la date de décaissement, (et d’en estimer le montant). Cela concerne :
o fluides, contrats d’entretien, de sécurité…
o les décaissements de charges sociales, TVA et autres contributions obligatoires

38
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

L’analyse de la gestion du risque en matière de décaissements (2/2) :

• Toutes les autres dépenses de fonctionnement courant :


o des variations parfois importantes existent, mais sur des enjeux financiers
moindres.
o nécessité d’analyser leur cycle sur plusieurs exercices, pour s’assurer qu’elles
présentent une périodicité reconductibles d’année en année (ex. : beaucoup de
dépenses de fonctionnement pour la pédagogie ont lieu au cours des deux
derniers mois de l’année civile).

39
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

L’analyse de la gestion du risque en matière d’encaissements


• Subvention pour Charges de Service Public (SCSP) : subvention de fonctionnement
annuelle destinée à couvrir indistinctement des dépenses de personnel et de
fonctionnement de l’opérateur.
• En matière de recherche, nécessité d’effectuer la distinction :
o financements publics (État, ANR, DGE, DGA, Europe,…) >> il y a un risque de non
recouvrement de l’intégralité de la recette, certaines dépenses n’étant pas a
posteriori reconnues comme éligibles par le financeur.
o financements privés >> les paiements doivent intervenir dans les délais légaux de
recouvrement des factures (à la condition toutefois que les bases de la liquidation ne
soient pas contestées par le financeur).
• Autres recettes propres :
o les droits universitaires dont le rythme d’encaissement peut être anticipé,
o la taxe d’apprentissage (recette assez aléatoire > la prévision doit rester prudente),
dont les périodes d’encaissements peuvent assez bien s’appréhender,
o les recettes liées à la formation continue. 40
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

Préconisations du Copil GBCP MESR novembre 2013 :

• Il est recommandé que la confection d’un plan de trésorerie soit effectuée par les EPSCP,
dans la mesure du possible, dès le budget initial 2014

• La maquette validée par le Copil constitue le cadre de référence qui devra être mis en
œuvre à compter de 2016. Ceci étant, cette maquette peut être utilisée de façon
anticipée. Par ailleurs, elle peut bien entendu, être adaptée en fonction des spécificités
des établissements.

• Pour les établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche, le plan de


trésorerie doit être obligatoirement joint au budget initial, aux budgets rectificatifs et au
compte financier.

41
III. Perspectives GBCP

PLAN DE TRÉSORERIE AU FORMAT "GBCP" - POUR INFORMATION AU CONSEIL D'ADMINISTRATION


( K€ TTC ) janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre total
(1) SOLDE INITIAL (début de mois)
dont placements = total du C_50
ENCAISSEMENTS
A1. Recettes budgétaires globalisées
Subvention pour charges de service public
Autres financements de l'Etat
Fiscalité affectée
Autres financements publics
Ressources propres
A2 . Recettes budgétaires fléchées
Financements de l'Etat fléchés
Autres financements publics
Mécénats fléchés
Autres recettes fléchées
A3. Opérations non budgétaires
Nouveaux emprunts
Opérations pour compte de tiers (encaissements de l’exercice) hors TVA
TVA
Autres encaissements sur comptes de tiers
A. TOTAL
DECAISSEMENTS
B1. Enveloppes hors recettes fléchées
Personnel
Fonctionnement
Intervention
Investissement
B2. Dépenses sur recettes fléchées
Personnel
Fonctionnement
Intervention
Investissement
B3.Opérations non budgétaires
Remboursements d'emprunts
Opérations pour compte de tiers (décaissements de l’exercice) hors TVA
TVA
Autres décaissements sur comptes de tiers
B. TOTAL
(2) SOLDE DU MOIS = A - B
= total de la
SOLDE CUMULE (1) + (2)
classe 5
42
dont trésorerie fléchée = A2 -
dont trésorerie sur op. non
budgétaires = A3-B3
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

Le tableau a vocation à recenser, de façon prévisionnelle et mensuelle, toutes les


opérations de trésorerie de l’organisme, en décaissement et en encaissement, telles
qu’elles figurent dans les documents budgétaires.

Le plan de trésorerie s’entend donc y compris placements : les placements sont


compris dans le solde initial au 1er janvier N. La maquette ne présente pas le suivi infra-
annuel des placements.

43
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

La maquette a été établie de façon à permettre un lien direct avec les tableaux budgétaires
en mode GBCP :
- tableau du solde budgétaire,
- tableau de l’équilibre financier,
- tableau des opérations sur recettes fléchées,
- tableau des opérations pour compte de tiers.
Les informations qui figurent dans le plan de trésorerie découlent et alimentent les autres
documents budgétaires
Cette maquette permet également de classer les opérations de trésorerie selon leur impact
budgétaire :
- les rubriques (1) et (2) regroupent les opérations budgétaires ayant un impact sur la trésorerie
- la rubrique (3) recense les opérations de trésorerie sans impact budgétaire, dont les opérations
pour compte de tiers et les encaissements/décaissements non budgétaires gérés en comptes de
tiers (par exemple, les recettes et dépenses à classer). 44
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

Le plan de trésorerie permet de vérifier l’équilibre de la trésorerie mois par mois.


Il traduit le plus exactement possible en flux financiers quantifiés et datés les
évènements de gestion de l’année qui vont donner lieu à :
- des opérations budgétaires ;
- des opérations non budgétaires ayant un impact en trésorerie (en particulier les
opérations pour comptes de tiers).

45
III. Perspectives GBCP
A. Le plan de trésorerie

A ce titre le plan de trésorerie est un travail en commun :


- de l’ordonnateur pour toutes les opérations budgétaires
- de l’ordonnateur et du comptable pour les opérations non budgétaires.

Le plan de trésorerie est construit lors du budget initial et ajusté régulièrement (a minima
lors de chaque budget rectificatif).
La maquette du plan de trésorerie doit permettre d’identifier l’intégralité des grands types
d’opérations ayant un impact sur les encaissements et les décaissements de l’organisme.

46
III. Perspectives GBCP
B. Les recettes fléchées

Caractérisation des recettes fléchées


La notion de « recettes fléchées » ne figure pas dans le décret GBCP. Sa définition est donnée
par la circulaire opérateurs pour 2014 :
« Les recettes fléchées (exception au principe) : recettes ayant une utilisation prédéterminée
par le financeur, destinées à des dépenses explicitement identifiées, potentiellement réalisées
sur un exercice différent de leur encaissement»

Le fléchage est un outil d’analyse pour comprendre ce qui compose la trésorerie de


l’établissement.

Le principe de fongibilité de la trésorerie :


- l’identification d’une part de « trésorerie fléchée » ne fait pas obstacle à une gestion
globale de la trésorerie de l’opérateur.
- L’opérateur peut utiliser, à un moment donné, une part de « trésorerie fléchée » à d’autres
fins que l’objet du fléchage dans une perspective de gestion globale.
- Il doit rester en capacité de mobiliser, le moment venu, sa trésorerie pour faire face à ses
engagements liés aux opérations fléchées.  47
III. Perspectives GBCP
B. Les recettes fléchées

Chaque organisme :
- définit les opérations fléchées qu’il entend suivre au sein du tableau GBCP dédié.
- Informe les tutelles via un document spécifique annexé au projet de budget, soumis à leur
approbation.

• Critères de nature de la recette :


Une recette fléchée = exception au principe d’universalité budgétaire et de non affectation
des recettes et des dépenses.
Cette exception doit pouvoir être justifiée par un engagement de l’établissement (objectifs de
résultat, moyens financiers) >> une recette fléchée est susceptible de donner lieu à une,
justification de l’utilisation des fonds aux financeurs.
Ce premier critère n’est pas en tant que tel suffisant, une recette fléchée doit également être
affectée à une action précise et ciblée.
Exemple : le préciput de l’ANR nécessite une justification financière, mais les actions financées ne
semblent pas suffisamment ciblées pour retenir le caractère de recette fléchée.
48
III. Perspectives GBCP
B. Les recettes fléchées

Critères d’opportunité de suivi en recettes fléchées :


montant de la recette significatif au regard des enjeux financiers de l’établissement pour
nécessiter un suivi particulier en trésorerie.
• Possibilité d’adaptation : recette ayant un impact financier limité MAIS un caractère
stratégique pour la politique de l’établissement (partenariat avec le financeur, action
stratégique de l’établissement, etc…).
• Le décalage de trésorerie entre encaissements et décaissements sur plusieurs exercices
doit également être suffisamment significatif.
Exemple : un colloque faisant l’objet d’une subvention par un financeur externe à justifier peut
répondre au critère exposé ci-dessus, néanmoins la concentration de la majorité des dépenses d’un
colloque sur quelques jours (hébergement, organisation événementielle….) rend improbable un
décalage important en termes de trésorerie.

Critères d’opportunité
>>> certaine latitude d’appréciation
>>> suivi de trésorerie pertinent
49
III. Perspectives GBCP
B. Les recettes fléchées

Conséquences :
- Harmonisation des pratiques entre établissements
- Exclusion des recettes qui font l’objet d’un fléchage purement interne
Classification (indicative) des différentes catégories de recettes fléchées d’un établissement
o Recettes globalisées : subvention pour charges de service public (les actions spécifiques
correspondent pour la plupart à un fléchage politique), autres prestations de services (mises à
disposition, locations de locaux, colloques, etc…), produits financiers, taxe d’apprentissage (la
taxe devant être consommée dans l’année civile, il n’existe pas de décalage significatif en
trésorerie), droits d’inscription, financements externes non rattachés à un actif
o Recettes fléchées ou globalisées : dons et legs, conventions de formation, conventions de
formation continue, conventions et de recherche (l’impact du décalage en trésorerie est réel.
Les conventions à justifier de type ANR, UE correspondent pleinement aux critères de recettes
fléchées à partir du moment où leur impact financier est significatif), apprentissage , autres
subventions
o Recettes fléchées : cofinancement des bourses de thèse, Programmes d’échanges (bourses
Région, Tempus, Erasmus….) - hors aides à la mobilité internationale (AMI) suivies en comptes
de tiers - , Financements externe de l’actif rattaché à un actif, …
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III. Perspectives GBCP
C. Opérations budgétaires – non budgétaires

Les principales causes de différence entre opérations de trésorerie, comptabilité budgétaire


et comptabilité générale sont de deux ordres :
• soit le rattachement de l’opération à des exercices différents,
• soit des opérations purement comptables qui ne sont associées à aucun mouvement budgétaire
et /ou de trésorerie.

Le mémento liste les opérations spécifiques qui génèrent des différence entre comptabilités :
• Charges à payer, produits à recevoir
• Charges et produits constatés d’avance
• Amortissements, dotations aux provisions
• Variation des stocks
• Production immobilisés
• Admission en non-valeur
• …

La connaissance de ces opérations constitue un élément clé de compréhension des


différences entre les tableaux en AE-CP et les tableaux en droits constatés
51
III. Perspectives GBCP
C. Opérations budgétaires – non budgétaires

4 catégories d’opérations générant un flux financier et comptabilisées en compte de tiers :

1. Les opérations de trésorerie gérées par l’organisme au nom et pour le compte de tiers :
Cf. « tableau de suivi des opérations pour compte de tiers ». La présentation de ce tableau est
obligatoire pour tout établissement effectuant de telles opérations.

Sont notamment concernées :


• les opérations de TVA collectée et déductible, strictement imputées sur des comptes de tiers,
• les opérations concernant les dispositifs d’intervention gérés par l’organisme sur financement de
l’État et qualifiés de « transparents »,
• les conventions de mandat mises en œuvre par l’organisme mandataire

Si encaissements pour compte de tiers ≠ décaissements pour compte de tiers, le solde :


- contribue à la variation de trésorerie de l’établissement
- doit figurer sur une ligne dédiée du tableau d’équilibre financier (ligne « opérations au nom et pour
le compte de tiers » des colonnes « financements » et « besoins » du tableau).

52
III. Perspectives GBCP
C. Opérations budgétaires – non budgétaires

ZOOM pour les établissements redevables de la TVA


Cadre budgétaire actuel : La TVA est bien souvent peu prise en compte par l’ordonnateur, dès lors
qu’elle n’a pas aujourd’hui d’impact budgétaire : elle ne génère que des flux de trésorerie retracés
dans des comptes des classes 4 et 5, et est dès lors considérée comme l’affaire de l’agent
comptable.
Dans le cadre budgétaire GBCP :
• Les flux de trésorerie générés par la TVA contribuent à alimenter le tableau d’équilibre
financier, au sein des opérations pour compte de tiers : ces flux revêtent donc une importance
particulière, notamment lorsque leur montant est élevé, et doivent être pris en considération
par le conseil d’administration (qui vote le budget) et l’ordonnateur (qui l’exécute).
• En particulier, en cas de nécessité de mobiliser de la trésorerie disponible pour couvrir un
solde négatif d’exécution budgétaire, il peut être recommandé de déposer mensuellement des
demandes de remboursement, afin de favoriser l’encaissement rapide et régulier des crédits
de TVA.
NB : Hormis pour les universités scientifiques, les enjeux sont moindres pour les autres EPSCP qui ne sont
soumis à la TVA que partiellement (activité d’enseignement exonérée).
53
III. Perspectives GBCP
C. Opérations budgétaires – non budgétaires

2. Les opérations budgétaires comptabilisées en compte de tiers et gérées par l’organisme


pour son compte propre

Contrepartie des comptes de charges et produits ou d’immobilisations qui vont impacter le


résultat ou l’actif de l’organisme :
- Cette catégorie d’opérations est budgétaire quand elle intervient en contrepartie d’un
mouvement des disponibilités de l’organisme (cl 5).
- Elle donnera lieu à la consommation de crédits de paiement en comptabilité budgétaire.

Ces opérations sont portées au tableau GBCP du solde budgétaire :


- En dépenses, elles sont réparties entre les enveloppes limitatives (personnel,
fonctionnement et intervention, investissement).
- En recettes, elles sont réparties entre recettes fléchées et recettes globalisées.

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III. Perspectives GBCP
C. Opérations budgétaires – non budgétaires

3. Les opérations non budgétaires gérées par l’organisme pour son compte propre
- Encaissement ou décaissement de fonds
- Hors opérations budgétaires
- Hors opérations au nom et pour le compte de tiers.
Ces opérations :
- sont exclues du tableau du solde budgétaire
- figurent dans une ligne dédiée du tableau d’équilibre financier « autres encaissements
sur comptes de tiers » et « autres décaissements sur comptes de tiers »

Exemples :
• créances sur cessions de valeurs mobilières de placement ;
• dettes sur acquisition de valeurs mobilières de placement ;
• recettes à classer ;
• toute autre opération générant un flux financier entrant ou sortant gérée uniquement en compte de
tiers par l’organisme pour son propre compte

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Conclusion

Au vue des nouveaux cadres GBCP, l’enjeu de trésorerie est fondamental :

Ce sujet doit faire l’objet d’échanges réguliers entre le CBA et les établissements

Budgets 2014 et 2015 :


Actions de sensibilisation du CBA à l’égard des établissements :
• En situation de « risque »
objectif : accompagner la sortie de crise
• Avec une trésorerie « importante » :
objectif : identifier la trésorerie disponible/non disponible

Budget 2016 et suivants :


Légitimité de l’intervention du contrôleur budgétaire renforcée :
Plan de trésorerie = annexe budgétaire obligatoire
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