SYSTÈME DE SUIVI

DES PASSATIONS DES MARCHÉS

RÉGION AFRIQUE

(PROCYS)

Novembre 2012

1
Le Système de suivi des
passations de marchés de la
Région Afrique, également appelé
PROCYS, améliore le flux
électronique des documents de
passation de marchés pour les
crédits et les dons financés par la
Banque mondiale
2
Seulement pour les projets en
vigueur y compris ceux financés
par les fonds fiduciaires (TF) et
les projets régionaux
Pas pour les PPF – Avance pour
la préparation des projets

3
Seulement pour les marchés (travaux et
fournitures) et contrats (consultants) étant
assujettis à l’approbation préalable de l’IDA
(IBRD)

NB :
Pour tous les autres documents non liés aux
acquisitions et contrats et assujettis à
l’approbation préalable de l’IDA, veuillez procéder
comme vous aviez l’habitude de le faire.

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 TRAITÈ OU PAS TRAITÈ PAR PROCYS
TRAITEMENT PAR COMMENTAIRES
PROCYS
OUI/NON
L’avis général de NON N’est pas un marché mais
passation de marché un document de référence
pour la Passation des
marchés

Le Manuel de procédures NON Un document de

référence qui détaille les
procédures et détermine
qui fait quoi

Le PPM* NON N’est pas un marché mais

un document de référence
pour la Passation des
marchés

5
* NB
• Quand une acquisition ne figure pas dans le plan de
passation de marchés approuvé par l’IDA, il est
important de : i) discuter de la pertinence de cette
acquisition avec le TTL ; ii)mettre le PPM à jour en l’y
insérant ; et iii) obtenir la non-objection de la Banque
sur PPM actualisé avant de lancer la requête par PROCYS.

• Car, avant toute revue d’un marché par le PS, le TTL doit
confirmer que le marché est inscrit au PPM approuvé par
l’IDA et si le marché n’y figure pas, en donner la/les
raison(s) dans PROCYS

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 TRAITÈ OU PAS TRAITÈ PAR PROCYS
TRAITEMENT PAR COMMENTAIRES
PROCYS
OUI/NON
Les termes de OUI Les termes de référence sont le premier
référence pour le élément du processus de recrutement
recrutement des des consultants
consultants
Il est obligatoire d’obtenir la non
objection de la Banque sur les termes de
référence même si le montant estimatif
du contrat est en dessous du seuil de
revue préalable et que le reste du
processus ne fera pas l’objet d’une revue
préalable

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 TRAITÈ OU PAS TRAITÈ PAR PROCYS
TRAITEMENT PAR COMMENTAIRES
PROCYS
OUI/NON
Le recrutement du OUI (même si les termes Requiert la revue
personnel clé ne sont pas les mêmes, préalable de la Banque
s’apparente au
recrutement de Publication d’un appel à
consultants individuels candidatures
de longue durée -1 an ou
plus qui requiert la revue Rapport d’évaluation sur
préalable de la Banque) la base de comparaison de
CV par rapport à des
critères définis

Signature d’un contrat

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 TRAITÉ OU PAS TRAITÉ PAR PROCYS
TRAITEMENT COMMENTAIRES
PAR PROCYS
OUI/NON

Les activités de OUI (pour les Vous devez transmettre les termes de
renforcement des éléments du référence de la formation y inclus le
capacités budget qui budget à la Banque pour avis préalable,
requièrent la mais hors PROCYS.
revue préalable de
la Banque /NON Nombreux éléments de ce budget seront
(pour les autres) acquis par consultation de fournisseurs.

Si un consultant/formateur doit être

recruté et que le montant de son contrat
est au dessus du seuil de revue préalable,
tout le processus de son recrutement
passera par PROCYS.

9
TRAITÈ OU PAS TRAITÈ PAR PROCYS

D’autres cas ?

Q&R
10
 SANS PROCYS
Equipe projet

TTL
Client

OPRC
Spécialistes RPM
passations

Beaucoup d’informations, pas toujours une bonne coordination

11
 AVEC PROCYS
OPRC
DNO

1. Emprunteur 2. Equipe projet RPM

4. Equipe projet 3. Spécialiste
5. Emprunteur
passations

ANO

Accès en fonction du rôle

PROCYS
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 Aperçu du Processus
Client (Emprunteur) lance la
DNO par email
(exceptionnellement : papier)

Equipe projet
PROCYS valide la
communique avec
demande
le client par email

• Séquentiel – possibilité d’agir

seulement a “son” tour
Equipes d’appui • Cycle se répète a chaque étape du
passation des processus
marchés en fonction
du besoin et du Equipe projet fait
montant estimatif : l’évaluation initiale
• PS
• RPM
• OPRC
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 Concrètement
Comme ce qui s’est toujours fait, mais cela se fera
à présent avec un système

Le client fait tout par email

Il est à l’entrée et à la sortie du système

Il envoie des emails au système et reçoit des

emails du système

14
 Votre action : Lancer la demande
Suivre le modèle général: ci-dessous, le format que votre demande doit respecter. Le
système extrait automatiquement l’information sur la base du modèle ci-dessous.

15
 Commentaires
Il est de bonne pratique de mettre les membres de
votre équipe interne en copie de ce message car
en répondant à votre message copie sera transmise
à tous.
Il ne faut en aucun cas mettre l’équipe de la
Banque mondiale en copie de votre message car
le système se chargera de transmettre le message
au Chargé de Projet (TTL) et aux membres de son
équipe telle que définie par lui/elle.

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 Recommandation
Comment remplir l’objet du courriel de lancement de la
demande

L’Identifiant du projet : P000000

L’acronyme du projet : (ex. PASEF)
L’intitulé du marché, tél qu’indiqué dans le PPM

Ex : AOI pour la fourniture de 10 véhicules 4X4 à l’UCP

17
 Après la Création de la Demande

Trois Réactions Possibles de PROCYS

PROCYS ne reconnaît pas le projet (numéro

d’identifiant – Project Id)
PROCYS ne reconnaît pas le crédit (dans ce
cas, vous propose le numéro de crédit qui
apparaît pour le numéro d’identifiant inscrit)
PROCYS valide la demande

18
 PROCYS ne Reconnaît pas le Projet
Raisons possibles
• Non-fourniture de l’identifiant de projet: inclure cette information
• Identifiant incorrect: vérifier le numéro du projet ou utiliser le numéro du
projet initial en cas de financement additionnel

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 PROCYS ne Reconnait pas le Crédit
Raisons:
• Non-fourniture du crédit: inclure cette information
• Mauvais numéro de crédit: lisez la réponse de PROCYS qui donnera le
numéro de crédit inscrit dans le système pour l’identifiant donné

Mesage from Procurement Cycle Tracking System (PROCYS):

For Project ID P115398, valid credit numbers available in system are ----~----~----IDAH5280----~----~----

Pour Project ID P115398, les numéros de crédit valide sont disponibles dans le système ----~----~----IDAH5280----~----~----

The Credit Number provided by you doesn't exist in our records. Valid
credit numbers existing in system for specified project are provided below
in Project details section. Please COPY one of them and include it same
FORMAT so that system is able to recognize it. Please check and provide
valid Credit Number using the attached template below or contact us at
PROCYS-Q@worldbank.org.

Please follow the steps below to send your Procurement Request to the
World Bank Task Team.

1. Copy the contents of the attached template and paste them in body of
email.
2. Provide details as specified in the template.
3. Please do not change subject line of the email when replying.

20
 PROCYS Valide la Demande
Réussite Nouveau Dossier
Ci-dessous, le message automatique généré en cas de succès
indiquant que le système a identifié la demande.

21
 Après la Validation de la Demande

Deux Réactions Possibles de PROCYS

PROCYS demande des informations

supplémentaires

PROCYS émet l’Avis de Non

Objection

22
Demande d’Informations Supplémentaires
 L’IDA a formulé une demande pour des informations
complémentaires (objet du message: « Details requested »)

 Répondez au message reçu en fournissant les informations

Commentaires
de l’IDA

Fichier joint au
message

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Avis de Non Objection

24
Certificat de non-objection

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 Détails Importants
Les intitulés des messages envoyés par PROCYS
vous indiquent la nature de la communication
Répondez aux emails sans changer l’objet fourni
par le système
Chaque étape d’un dossier a le même identifiant
(NT)
PROCYS vous fourni des informations quand vous
avez des difficultés:
Numéro de crédit
Format d’envoi des correspondances

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Autres Recommandations Pratiques
Classement physique :
Imprimer toutes les communications PROCYS et les classer dans les chemises relatives à chaque
étape du processus de Passation des marchés.

Autre option (Ouvrir dans le classement relatif au marché spécifique, une chemise contenant
toutes les communications avec PROCYS )

Classement électronique:
Ouvrir un répertoire électronique pour chaque contrat/marché dans lequel vous classerez
toutes les communications sur la requête (toutes les communications durant tout le processus
de passation de ce marché)

Autre:
Dans le PPM, pour les marchés devant faire l’objet d’une revue préalable, indiquer le numéro de
la requête.
Autre option : avoir un répertoire des requêtes (RX) avec les intitulés des contrats/marchés
correspondants

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 Autres Recommandations Pratiques
(suite)

Ne pas utiliser un message venant de PROCYS pour, en

faisant « réponse à tous », faire des commentaires à un
membre de votre équipe ou de l’équipe du projet (BM) car
ce message sera transmis au système.

Par contre, vous pouvez le transférer et ajouter votre

commentaire/message

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 Site Externe de PROCYS

Vous avez à présent accès au site externe de PROCYS

http://lnweb90.worldbank.org/AFR/ExternalProcys.nsf/WCP?OpenForm

Sur cette page, vous aurez accès aux services suivants :

Résumé de toutes vos requêtes
Le statut d’une requête spécifique
Le manuel de l’utilisateur de PROCYS
Possibilité d’envoyer un message directement au
helpdesk de PROCYS pour une assistance (non encore
fonctionnel)
29
Comment relancer la Banque

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 En Cas de Problèmes
Contactez l’équipe passation des marchés
du bureau de la Banque mondiale.

Je vous remercie
pour votre attention

Questions & Réponses

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