SEMINAIRE

Intitulé : SEMINAIRE
Code : GT 5091
Volume Horaire : CM : 8 heures ; TP : 48 heures

Objectifs :
• Ouvrir des horions aux étudiants sur le monde professionnel relatif à leurs
spécialités ;
• Développer les capacités d’expression orale et écrite ;
• Communiquer pour convaincre ;
• Accroitre les capacités de leadership ;
• Développer les capacités à animer une équipe.

Pré – requis : aucun

Programme :
Contenue du cours :
• Les cadres organisationnels ;
• Comment réussir les présentations orales ;
• Les principes d’organisation d’un séminaire ;
• Différentes phases de conception d’un séminaire.
 
Thèmes choisis du séminaire:
Selon leur importance pour permettre aux étudiants de s’ouvrir au monde professionnel.
 
Evaluation :
Rédaction d’un rapport et présentation à l’orale sur un travail en groupe, examen.
 
Bibliographie :
Elle dépend entièrement du thème choisi par le conférencier qui conduit le séminaire.
1. Les cadres organisationnels
La convention:
Elle constitue le cadre organisationnel le plus large, susceptible de
rassembler un auditoire de plus de 2 000 personnes. Souvent, la
convention est à caractère politique et véhicule des idées divergentes.
Elle s’étend sur deux ou trois jours.
La convention comprend toutes sortes de réunions, depuis les groupes
de travail restreints jusqu’aux grandes assemblées qui prennent des
décisions provisoires. Viennent également s’y ajouter des festivités, des
parades, l’ensemble de la manifestation s’achevant par une assemblée
générale qui débat des amendements à apporter et prend le cas échéant
les décisions définitives.
Le congrès:
Il s’agit d’une manifestation de très grande ampleur regroupant entre 350 et 2 000
personnes, souvent à caractère scientifique ou professionnel, et présentant une forme et
des contenus spécialisés. Un congrès est composé en règle générale d’un nombre
considérable de réunions simultanées abordant différents sujets.
Un congrès dure habituellement entre deux et quatre jours. En fait, un congrès est très
souvent un ensemble de conférences plus ou moins étroitement liées que l’on regroupe
dans un cadre organisationnel unique.

La conférence :
Réunion, assemblée de plusieurs personnes pendant laquelle un orateur vient entretenir
l'auditoire d'un sujet particulier pour lequel il possède des compétences reconnues. Le
discours est généralement suivi d'une période de questions qui peut éventuellement mener
à un débat ou un échange d'idées entre les participants.
Cadre organisationnel plus réduit destiné à accueillir environ 75 participants. Le contenu de
la conférence est plutôt spécifique. L’événement a pour objectif majeur d’offrir un aperçu du
domaine abordé et de débattre différentes questions. Durée habituelle: un ou deux jours.
Symposium:
C’est un congrès scientifique. Réunion de spécialistes, sur un thème scientifique
particulier. Il désigne une conférence réduite qui réunit des experts ou des savants
discutant à positions égales d’une question particulière. C’est une série de
présentations formant un ensemble cohérent. Très souvent, les membres sont
convoqués par une personne unique ou par un groupe de confrères qui
entretiennent des relations de travail plus ou moins étroites. L’objectif est
généralement de présenter soit un sujet sur lequel ils ont tous travaillé, soit les
résultats de travaux de recherche.
Il est fréquent que chaque personne traite une partie ou un aspect de la question
d’ensemble, en adoptant le plus souvent une approche différente. Chacun dispose
habituellement d’un temps assez limité (10 à 20 minutes) pour son intervention.
Le temps réservé à la discussion entre les présentateurs, ainsi qu’entre ceux-ci et
l’auditoire, peut être assez variable.
Le séminaire:
Réunion de professionnels désirant étudier des questions précises sous la direction
d'un animateur. Le séminaire est un cadre de travail rassemblant en général quelque
disaines de personnes. Il a une orientation pédagogique et est destiné à
l’apprentissage et à la mise en pratique de nouveautés. Il possède un contenu très
spécifique et a un caractère assez intensif. Le séminaire se définit essentiellement par
le fait qu’il vise à intensifier les compétences professionnelles. Les participants s’y
inscrivent dans un but formateur. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle un séminaire
ne peut accueillir qu’un nombre limité de personnes. Certains séminaires ne durent
pas plus d’un après-midi ou d’une journée, d'autres peuvent durer plusieurs jours.
Le colloque:
Réunion organisée entre spécialistes pour étudier une question ou discuter de
problèmes importants. Il s’étend sur un ou deux jours et regroupe les personnes
possédant un haut degré d’expertise. Le colloque implique en général des prises de
décision. Le cercle des personnes invitées se limite à celles qui occupent des
positions clés et qui disposent d’un égal droit de parole et de décision.
La conférence en assemblée plénière:
Le présentateur s’adresse à un publique en générale asses impotente qui l’écoute
et qui, à la fin de la prestation, se voit parfois donner la possibilité d’intervenir
brièvement pour poser quelques questions. En raison de la taille de publique, cet
événement est axé sur l’intervenant ainsi que sur les techniques de présentation.
La communication est avant tout unilatérale.

La présentation accompagnée d’une discussion:

Le présentateur s’adresse à une audience généralement moins large. La taille de
l’auditoire doit permettre une réelle discussion. Une part importante du temps est
consacrée à la présentation, le reste étant employé pour le débat et les échanges
d’idées. La compétence de la personne qui préside la manifestation joue un rôle
plus important que dans une assemblée plénière.
La présentation vidéo:
Le présentateur commence par une introduction ou explication brève de la vidéo.
Les participants jouent un rôle réceptif et on leur donne la possibilité de
commenter, de poser des questions et d’échanger des idées.

La présentation-démonstration:
Réunion discrète et assez informelle où les participants se voient proposer l’espace
et le temps qui leur permet d’inviter d’autres participants afin de leur montrer et
de leur expliquer quelque chose, de discuter avec eux d’un sujet ou d’un projet, de
trouver une idée, etc. Il est possible de faire des annonces pendant la conférence,
dans le journal de la conférence, par messagerie (électronique), sur les panneaux
d’affichage, etc.
L’atelier:
Le terme « atelier » correspond à une forme qui suppose une activité substantielle de la part
des participants. Un atelier peut regrouper deux participants ou de petits groupes.
L’atelier se caractérise essentiellement par le fait qu’il s’agit à élaborer ou à concevoir quelque
chose qui n’existait pas auparavant. Il peut s’agir d’idées, principes, concepts ou autres élaborés.
L’atelier tient son nom du fait que l’on produit quelque chose. Pour être efficaces, les ateliers
doivent conserver une taille qui permette aux participants de collaborer de façon productive.
Cadre organisationnel relativement restreint, qui s’étend sur trois à six heures de travail intensif,
et dont le nombre de participants est choisi de manière à permettre une interaction productive
au sein du groupe, ce qui permet une efficacité maximale.
Le débat:
Cadre dans lequel deux ou plusieurs personnes représentant des camps opposés ou des
positions divergentes défendent leur point de vue face à un auditoire.
Ils peuvent s’adresser à un auditoire assez large. Les membres du groupe de discussion sont
généralement des experts dans le domaine concerné. Ils débattent d’un problème, d’un
dilemme ou de positions contradictoires. Une partie du temps peut être réservée aux questions
de l’auditoire.
La table ronde:
Tous les participants au débat sont à positions égales. La discussion débute par une
brève introduction ou par la présentation de la question abordée. Ne pas
confondre avec le symposium ou la réunion-débat. Dans une table ronde, tous les
participants sont sur un pied d’égalité.

La tribune de personnalités:
Sur l’estrade d’une salle de conférence se trouve une petite tribune réservée aux
personnalités, aux célébrités et aux organes importants (comités exécutifs, etc.), les
personnes les plus influentes étant assises au premier rang. Ils sont présentés à
l’auditoire, soit en bloc, soit individuellement. Les personnalités les plus
importantes se voient accorder quelques minutes pour prononcer une allocution
de bienvenue ou formuler quelques mots poignants.
L’excursion à thème:
Par exemple lorsqu’un groupe de personnes souhaite créer un centre quelconque et que
vous les emmenez visiter un centre similaire connu afin de recueillir sur place des
informations sur le fonctionnement d’un tel établissement.
La réunion thématique informelle avec des collègues :
Réunions à caractère très ouvert se déroulant dans une atmosphère détendue (café par
exemple). Le thème abordé est le seul élément fixé à l’avance. Une personne se charge
parfois de faire une présentation générale. De plus, les discussions se font autour de petites
tables et chacun est libre d’intervenir comme il le souhaite, de choisir le moment et la durée
de l’intervention, de changer de table, ou encore de prendre un café ou un verre de bière. Il
s’agit d’une discussion très informelle. Elle n’est soumise qu’à une seule règle: tous les
participants sont intéressés par le sujet abordé et sont prêts à prendre part à la discussion. Il
n’y a ni ordre du jour, ni compte rendu ultérieur.
La réunion-déjeuner ou réunion-dîner officielle:
Rassemblements de dimension habituellement moyenne à importante. Entrée sur invitation
ou par billet acheté à l’avance. Le repas s’accompagne d’allocutions prononcées par des
personnalités importantes.
2. Comment réussir les présentations orales
• Utilisez au moins trois sources d'information pour le rapport lors du séminaire ;
• Faite le plan de votre discours. Il doit contenir des informations qui exige une
précision: les dates, les donnes statistiques, des citations (qui doit être concis et aux
sources de données de sortie);
• Il faut se plier aux normes de conformité de la langue littéraire;
• Répéter votre présentation plusieurs fois. Essayez de vous mettre dans la situation de
votre auditoire ;
• Pensez à ce que peuvent être les questions du public. Pensez à l'avance les réponses ;
• Venez à l’endroit de votre prestation a pas sur. Tenez-vous droit, les épaules en pleine
expansion. Gardez la tête haute en relevant légèrement le menton ;
• Une fois devants les gans, souriez leurs et regarder les gens qui vous écoutent. Vous
allez constater qu'ils sont attentifs à vous et en général de bonne foi ;
• Faites une petite pause initiale. S’il y a du bruit, faites une pause plus prolongée et
couvrez du regard tout l’auditoire ;
• Ne commencez pas trop vigoureusement, sinon vous n'avez pas la force d'achever;
• Il faut annoncer tout de suite votre "idée force", c'est-à-dire votre message-clé, le sens
profond de votre intervention ;
• L'orateur, qui apparaît avant l'audience publique, doit être physiquement éveillée, gai,
optimiste, calme, sur de lui-même ; Démontrez de l’enthousiasme et de l’engagement ;
• Identifiez les idées sous-jacentes de votre sujet et construisez votre argumentation.
Essayez de vous limiter aux trois meilleures: auditoire n’arrivera pas à en retenir
beaucoup plus ;
• Lors de l’organisation de votre présentation et de la préparation de vos transparents,
souvenez-vous que votre auditoire ne se souviendra que d’environ 30% de ce que vous
direz, donc :
• dites ce que vous allez dire (introduction),
• dites-le (corps de la présentation),
• dites ce que vous avez dit (conclusion) ;
• Si vous êtes limité par la réglementation, il vaut mieux réduire le contenue de
votre discours: il est préférable de dire peu, que de dire mal ;
• Utilisez les supports visuels. Ils aident l’auditoire à se rappeler ce que vous dites,
mais ils ne devraient jamais remplacer ou dominer votre présentation ; Si vous
utilisez des transparents (plastiques ou sur ordinateur) comme support de votre
présentation, limitez le nombre de lignes à trois car des documents surcharges
sot illisibles, votre auditoire va perdre le fil de votre discours ;
• Gardez un contact visuel avec votre auditoire et évitez de lire vos transparents,
sinon vos auditeurs vont s’ennuyer et se désintéresser de votre discours ;
• Vous pouvez créer des mots-clés avec des petites fiches numérotées dans l’ordre
de votre présentation, sur lesquelles vous noterez les mots-clés importantes en
gros caractères. Vous pourrez garder vos petites fiches dans la main afin de les
consulter rapidement ;
• Le jour de votre présentation venez en avance afin de vous familiariser avec
l’endroit et vous relaxer ;
• Beaucoup de gens, y compris les conférenciers expérimentés sont souvent
anxieux de parler en public. C’est une émotion naturelle et utile, car s'il n'étai pas
été ému avant la prise de parole, ca veut dire qu’il est indifférant a sa publique ;
• Trop d'excitation est mauvais. Pour s'en débarrasser, essayez juste avant votre
participation penser à quelque chose de bon ;
• Pendant votre prestation restez vous-même, n’essayez pas de jouer un rôle ;
• Gardez le contact visuel (environ 5 sec avec chacun des participants): l’idée est
qu’à la fin, chacun ait eu l’impression que vous ne vous adressiez qu’à lui ;
• Quand vous parlez, n'oubliez pas d'ouvrir la bouche. Parlez lentement et
calmement : vous avez le temps. Projetez votre voix comme si vous parliez à un
groupe de 50 à 100 personnes sans microphone ;
• Gardez un œil sur votre montre afin de ne pas dépassez votre temps de parole.
Mieux, nommez un gardien du temps qui vous avertira 15, 10, 5, 2 et 1minute
avant la fin de votre présentation ;
• Vos gestes doivent être modérées. Les gestes oratoire doivent correspond au rythme et au
contenu du discours ;
• Parler calmement et avec assurance et on vous écoutera ;
• N’ayez pas peur d'un grand auditoire. Plus il est grand, plus il est facile de persuader ;
• Prononcez votre discours pas par des mots mais par des phrases. Finissez chaque phrase ;
• Le discours c’est l'alternance des mots et des pauses. La pause met en évidence les mots les
plus importants et les expressions ;
• Entonner le discours public: l'intonation fournit l'articulation significative de la parole, insiste
sur le rapport de la phrase et la contenue du discours. L'intonation doit être naturelle et
mesurée ;
• N’ayez pas peur de répliques de l'auditoire. Il faut réagir à eux selon les circonstances. Vous
pouvez vous joindre à la discussion pendant le discours. Mais l'orateur doit avoir le temps
d'exprimer tout ce qu’il voulait dire ;
• En répondant aux questions pendant ou après le discours, souvenez-vous que les réponses
doivent être efficaces, clairs, concis ;
• Achèvement de votre discours doit être énergique et optimiste. La conclusion doit être le point
culminant de votre présentation, et non pas une chute. Incitez à l'action, imaginez une formule
3. Quelques principes d’organisation d’un séminaire
ETAPS:

L'étape d’organisation:
• Ne pas s’y prendre à la dernière minute ;
• Choisir un thème porteur avec un bon titre ;
• Choisir une date et un horaire appropriés;
• Déterminer le public visé et l’objectif de la réunion ; 
• Trouver les intervenants qui suscite l'intérêt (connu ou reconnu par le secteur) ;
• Choisir l’établissement en fonction du type de manifestation que l’on souhaite organiser ;
• Définir un budget et le standing ;
• Déterminer le nombre de participants ;  
• Evaluer la durée du séminaire ;
• Déterminer les besoins (sale, équipements spécifiques : vidéo projecteurs ou
l’éclairage) ;
• Apporter la plus grande attention au calendrier. Ainsi, ne prévoyez pas de
conférences nationales à une période de l’année où les participants sont en
congés, ou qui serait défavorable aux sponsors ;
• Tenez compte également des périodes de l’année marquées habituellement par
des conditions météorologiques extrêmes qui empêchent les déplacements ;
• Prévoyez un hébergement pour les participants qui viennent de loin.
• La date: optez plutôt pour  le mardi ou le jeudi et évitez les périodes de vacances
scolaires ;
• Prenez le temps de concevoir un calendrier détaillé ;
• Mettre l’accent sur la gastronomie ; 
• Envoier les invitations 3 semaines en avance; Effectuer une relance une semaine
avant le jour J.
Pendant le séminaire :
• Organisez un programme d’accompagnement et des « espaces » de rencontre
informelle. Les pauses constituent des éléments très importants et très féconds
d'une conférence!
• Laissez les participants libres de choisir s’ils veulent ou non assister aux activités et
manifestations du programme d’accompagnement ;
• Organiser des activités annexes.

Après:
• Veillez à ce que les participants disposent, à la fin du séminaire, d’informations et
de documents à partir desquels ils pourront rédiger leur rapport une fois de retour
chez eux ;
• Prenez soin de publier rapidement les informations, documents, comptes rendus et
rapports ;
• Prenez soin de publier rapidement les conclusions et les données d’évaluation.
Les rôles dans un séminaire

L’organisateur — en règle générale un comité — qui fait souvent

une demande de proposition en lançant une invitation à
soumettre des communications. Il se charge également d’inviter
des présentateurs et décide du format de la manifestation.
Le présentateur qui, du point de vue du contenu, est la personne centrale de la
manifestation. C’est lui qui définit le sujet, qui décide des contenus, qui fournit très
souvent des éléments d’appui sous forme de données et d’informations, et qui
exerce une influence décisive sur le format adopté et sur les modalités de travail
lors du déroulement de l’événement.

Objectifs du présentateur :
• Diffuser des idées, des résultats et des produits ;
• Recueillir des réactions et soumettre des idées à un examen critique ;
• Rassembler et générer des idées ;
• Démontrer comment certaines théories didactiques peuvent trouver leur
application concrète ;
• Aider les participants à élargir leurs compétences ;
• Trouver des partenaires pour la réalisation de projets.
Le participant qui assiste à la manifestation. Son rôle peut varier très sensiblement: Il
peut se contenter de prendre part et d’écouter, il peut participer aux débats, il peut
collaborer à une recherche quelconque, il peut aussi être amené à aider le présentateur
à trouver une solution aux problèmes soumis à la réflexion.
Le choix de participants doit répondre à ces questions :
• Quelles personnes doivent assister à la réunion pour que celle-ci nous permettent
d’atteindre nos objectifs ?
• Quels effets aura l’absence de certaines personnes ?
• Comment se composera le groupe des personnes qui seront finalement réunies ?
• Quelle formation scolaire auront-elles ?
• Quelle sera leur expérience des réunions ?
• Se connaîtront-elles les unes les autres ?
• Quelles langues posséderont-elles ou comprendront-elles ?
• Quelle sera, à notre avis, leur attente ?
• Quels sont nos rapports avec elles ?
4. Différentes phases de conception d’un séminaire
On peut schématiser le cycle de vie d’un séminaire comme ceci :
4.1. La phase de la conception
La réalisation de cette phase va se dérouler en deux étapes essentielles :
• Identifier les besoins des participants ;
• Etudier la faisabilité du séminaire.

4.1.1. Identifier les besoins des participants

Avant de commencer une évaluation des besoins, il faut dresser une liste des éléments
d’information de plus importantes pour comprendre à la fois les besoins et les ressources, l’origine
de chaque élément et les moyens pour les recueillir.
Dans ce contexte nous allons répartir cette étape à des multiples démarches à suivre :
• Techniques d’évaluation des besoins ;
• Collecte et analyse des données ;
• Analyse des objectifs ;
• Choix des Participants ;
• Elaboration du programme ;
• Rédaction du Fiche Technique de séminaire.
4.1.1.1. Techniques d’évaluation des besoins
Le séminaire est conçu pour satisfaire aux intérêts, besoins et attentes et comme il
est souvent impossible de les déterminer à l’avance avec certitude, nous sommes
obligé de les évaluer.
L’examen de ces questions au sein d’un groupe des personnes est parfois appelé
analyse de situation, avec l’aide des outils et des techniques bien spécifiques.
Les techniques les plus utilisées sont:
• L’étude de documents ;
• L’observation ;
• L’interview (ou « entretien ») ;
• Le Focus groupe ;
• Le questionnaire.
4.1.1.2. Collecte et analyse des données
Il existe de nombreuses sources d’information dont nous pourrons se servir quand
nous organisons notre séminaire, par exemple : les rapports des administrations, les
expériences des autres associations, etcetera.
4.1.1.3. Analyser les objectifs
• L’objective du séminaire est fixé par l’organisateur.
• Voici quelques exemples d’objectifs :
• Véhiculer un message;
• Transmettre de nouvelles informations différentes de celles déjà véhiculées;
• Obtenir plus d’informations et de connaissances sur un sujet;
• Réunir des participants ayant un même objectif, travaillant à la même problématique;
• Réunir des acteurs locaux sur un même thème;
• Obtenir un consensus régional;
• Solutionner une problématique commune.
 4.1.1.4. Choix des Participants
La question la plus importante est : quels sont les besoins des participants ?
Le tableau ci-dessous montre les attentes des participants :
Objectif de séminaire Les attentes et intérêts des participants
Diffuser des idées - Désirer savoir des nouveautés ;
- S’informer et éclaircir quelques idées

Recueillir des réactions et soumettre des idées à Exprimer les attitudes et les idées critiques
un examen critique
Rassembler et générer des idées - Résolution commun d’un problème ;
- S’exprimer sur un problème

Aider les participants à élargir leurs - Apprendre par la pratique ;

compétences - Recherche des solutions

Trouver des partenaires pour la réalisation de - Rechercher une activité ou un projet ;

projets - Chercher des partenaires
 4.1.1.5. Elaborer le programme

L’ensemble du séminaire doit être présenté de sorte que

chaque journée détaille les séances minutées et intègre les
temps non pédagogique tels que les pauses cafés, repas,
déplacement.
 4.1.1.6. Fiche Technique de Séminaire
Il doit être élaboré une fiche technique de séminaire, qui contient toutes les
informations nécessaires pour que le séminaire puisse être financé et réalisé :

Fiche technique de semiaire Composantes

  Définir le cadre générale
  Définir la problématique
  Déterminer les objectifs de l’organisation d’un
  séminaire autour de cette thématique
Elaboration d’un document du projet de Indiquer le public cible – les participants
seminaire Déterminer les thèmes à aborder
Proposer le programme
Les chois des intervenants
Les partenaires
Langue de travail
Le lieu- la datte
Responsable de séminaire
4.1.2. Etudier la faisabilité du séminaire
Après que nous avons élaboré le programme dans une fiche technique, nous
allons spécifier les multiples activités et les taches au cours de l’organisation de
séminaire comme l’échéancier, le planning prévisionnel, et le budget prévisionnel
parce qu’ils nous éclaircissent sur tous les moyens physiques, matériels et
financiers nécessaires pour entreprendre le séminaire.

4.1.2.1. Echéancier
Il est important de souligner qu’un tel événement comme l’organisation de
séminaire doit se préparer approximativement entre 3 mois et 5 mois à l’avance
selon son importance.
4.1.2.2. Le planning prévisionnel
Le planning prévisionnel va nous permettre de prévoir et de visualiser le déroulement
de séminaire dans le temps ainsi que d’affecter à chaque taches un responsable.

L’objectif de planning prévisionnel :

• Ordonner chronologiquement les différentes taches composant le séminaire ;
• Visualiser l’interdépendance des taches ;
• Déléguer la réalisation des taches entre tous les membres de l’équipe ;
• Disposer d’un document de référence pour utiliser le planning de suivi ;
• Optimiser le temps de réalisation de séminaire.
• On réparti les taches en trois catégories :
• Communication et Médias ;
• Préparation Pédagogique ;
• Préparation Logistique.
 La répartition des taches selon les catégories:
Communication et medias
-élaborer une liste des invites ;
-chercher leurs adresses ;
-mettre à jour des adresses, écrire
les invitations, le programme ;
-écrire un communique de
presse ;
-envoie les invitations ;
-recevoir des confirmations ;
réunion de l’équipe
d’organisation du séminaire
Préparation pédagogique Préparation logistique
-dossiers des participants ; -les repas ;
-coordonner avec les -le transport ;
intervenants ; -réserver le logement ;
-designer les rapporteurs et les -réserver la sale
animateurs ;
-la traduction ;
-préparer la liste de tout le
matériel nécessaire pour toutes
les activités reliées à l’événement

4.1.2.3. BUDGET PRÉVISIONNEL

Il s’agit de budgétiser les dépenses nécessaires pour la réalisation des taches pour en déduire
 4.2. La phase de la programmation

Objectifs de la phase de programmation :

• Constituer l’équipe opérationnelle de séminaire ;
• Etablir un tableau de bord.

4.2.1. Constituer l’équipe opérationnelle

Le travail en équipe fait partie intégrante de l’approche de l’organisation de
séminaire.
 4.2.3. Etablir un Tableau de Bord

Avec l’aide de planning prévisionnel, nous allons composer le tableau de bord qui
va nous permettre de suivre l’état effectif de l’avancement des taches.
L’intérêt :

• Donner une vision claire de l’état d’avancement des taches ;

• Percevoir les décalages par rapport aux contraintes de délais ;
• Prendre conscience ensemble de ce qui est fait mais aussi de ce qui reste à faire ;
• Servir de document de base pour communiquer vers des partenaires sur
l’avancement du séminaire.
 4.3. La phase de la réalisation

Les rôles principaux et déterminants pour la réussite de notre séminaire :

Rôle d’un coordinateur du séminaire :

• Coordonner entre les différentes séances du programme de séminaire ;
• Assurer le suivi et l’accompagnement du programme tout au long de séminaire ;
• Coordonner entre l’équipe d’organisation ;
• Ramasser les rapports.

Rôle du comité Accueil :

• Accueillir les exposants, les animateurs et les rapporteurs d’ateliers, les participants à leur
arrivée;
• Diriger les participants à la salle ;
• Répondre aux besoins exprimés par les gens;
Rôle du Comite logistique :
• Penser à l’aménagement du lieu d’accueil (tables, documents, café, etc.) ;
• Prévoir des ordinateurs portables et les périphériques s’y rattachant (soit pour organiser un secrétariat
sur place, soit pour les présentations) ;
• Prévoir le matériel audiovisuel et informatique.

Rôle des Intervenants :

• Connaître leur auditoire ;
• Connaître les autres intervenants ;
• Déposer leur intervention avant le commencement de séminaire.

Rôle du rapporteur :
• Prendre des notes des discussions menées ;
• Enrichir le rapport suite aux commentaires des intervenants ;
• Rédiger le rapport analytique du séminaire ;
• Rendre le rapport au coordinateur de séminaire.
Rôle de l’animateur:
• Ouvrir la séance formellement, à l’heure dite ou presque ;
• Rappeler le titre et les enjeux du séminaire ;
• Présenter les intervenants ;
• Dire à quels moments le public aura la parole ;
• Reformuler à quelques reprises l’état du débat, dire ce qui a été débattu, ce qui reste à l’être ;
• Faire circuler la parole entre les discutant. Ne pas débattre avec eux, mais les inciter à débattre
entre eux ;
• Gérer le temps qui reste, annoncer qu’on s’approche de la fin, solliciter les dernières
interventions ;
• Conclure en résumant quelques points forts, sans chercher un consensus ;
• Ne pas redonner la parole après la conclusion.

Rôle des participants:

Les participants sont les personnes liées au thème du séminaire, qui ont un rapport d’une façon
directe ou indirecte avec le thème débattu; surtout s’ils se situent dans un positionnement qui
leurs permet de trouver des solutions ou des alternatives.
 4.4. Évaluations et rapports finaux
4.4.1. L’évaluation de séminaire

Il y a deux objets d’évaluation d’un séminaire:

• Evaluation du processus: c’est l’évaluation des moyens , des outils et des
différentes activités mis en place pour assurer les résultats attendus , donc
l’évaluation porte sur les conditions dans lesquelles ont été produits les résultats
non pas sur les résultats eux même;

• Evaluation de résultats: c’est l’évaluation du produit final du processus.

Il existe plusieurs outils d’évaluation : évaluation à chaud et l’évaluation à froid.

4.4.1.1. Evaluation à chaud
Elle se situe juste à la fin de séminaire, c’est l’évaluation réalisée par les
participants dans la dernière heure du séminaire.
Avec un simple questionnaire, ou avec un tour de table si le nombre des
participants est réduit, il est possible de recueillir un ensemble de données très
riche.

Evaluation à chaud
avantages inconvénients
-facile à réaliser ; -difficile de mesurer l’impacte de séminaire ;
-évaluer un grand nombre d’indicateurs ; -évaluation subjective
-corriger les erreurs ;
-très économique
 
4.4.1.2. Évaluation à froid
L’évaluation à froid se situe entre trois et six mois après le séminaire et parfois la
durée change selon le calibre de séminaire.

Evaluation à froid
Evaluation des résultats par un diagnostique après 3à 6 mois
avantages inconvénients
-seule moyenne d’évaluer l’impacte ; -lourde ;
-fiable -couteuse
4.4.2. La rédaction des rapports finaux
• Rapport financier:
Rapport financier sert à justifier les dépenses et avoir une crédibilité envers des
partenaires et pour soit même.

• Rapport d’activité:
Le rapport d’activités contient tous les activités réalisé avec leurs déroulements, et
toutes les remarques et les obstacles qu’on a confrontés au cours de l’organisation
du séminaire.