LES ACHATS

DE PRESTATIONS RH

Rachel BRAULT
rachel.brault@outlook.fr 1
INFORMATIONS DIVERSES

Cours destiné aux étudiants en Licence et Master (critères d’évaluations différents) :

 RH

Durée :
21 heures environ – Voir moins (autodidacte – aller à l’essentiel des outils)

Evaluation :
 Dossier de mise en application avec présentation
 Quiz

Objectifs du cours :
 Etre capable d’effectuer des achats de prestations et matériels de façon optimum
 Etre capable de justifier de ses choix (fournisseur, matériel, financier, ...)
 Etre capable d’utiliser les outils du processus achats, la mise en concurrence

2
Sommaire
Introduction :
Qu’est ce que l’achat de services?
Les besoins au sein du service RH

1. Le rôle des achats

2. Le processus achats, les étapes et en détail
3. Le récapitulatif des étapes du processus
4. Exemple d’achats de prestations de services : rappels,
conseils, …
5. Conclusion
6. Pour constituer votre dossier

3
Introduction

4
Introduction

 Qu’est ce qu’un service ?

C’est la mise à disposition d’une capacité
technique ou intellectuelle ou un travail directement
utile pour l’usager, sans transformation de matière.

 Qu’est-ce qu’un prestataire de services ?

Toute personne physique ou morale qui propose
des services.

5
Introduction

 Quelques exemples :

 prestataires de services informatiques

 de conseils,
 de location d’outil ou de véhicule,
 de services de gardiennage,
 de services d’accueil, nettoyage
 de maintenance machine
 …

6
Introduction : les besoins au sein du service RH

La direction des Ressources Humaines fait parti des

principaux prescripteurs de l’entreprise.

Les besoins des RH sont multiples et complexes :

 Le travail temporaire
 La formation
 Le recrutement
 La gestion de la paie
 L‘événementiel : séminaires, journées à thème…
 Les véhicules
 Les déplacements des collaborateurs
 Les logiciels et SIRH
… 7
 L’ACHAT DE PRESTATIONS DE SERVICES

Evolution de
l’externalisation R&D

Production Entreprise virtuelle

RH
Avantages :
Marketing - Se recentrer sur son cœur de métier
- Profiter de l’expertise métier de
spécialistes extérieurs
Système - Flexibilité et réactivité
d’information - Mise en concurrence des
compétences et résultats
Logistique de - Optimisation et contrôle des coûts
distribution Inconvénients :
- Perte de substance interne
Sécurité - Adaptation aux spécificités de
l’entreprise (cohésion sociale)
Restauration - Contrat comme élément
d’ajustement des relations humaines
- 1er pas vers l’entreprise virtuelle
Nettoyage
Temps
Introduction

 Ses achats sont sources d’enjeux financiers importants.

 La ligne de conduite?
Améliorer les services et la valeur perçue tout en
optimisant les coûts.

 Pour exemple :
 La formation
 L’interim

9
Introduction

La formation  13 milliards par an

 C’est donc un réel investissement pour les entreprises,

synonyme de compétitivité, d’innovation, de croissance, mais
aussi de fidélisation des employés.

 Face aux besoins des entreprises, l’offre marché est

importante (des grands organismes de formation aux coachs
free-lance) et touchée par la digitalisation avec de nouveaux
modes d’apprentissage tels que le E-learning, MOOC,
gamification…

10
Introduction

L’intérim  l’évolution, plus de 700 Milliers en 2017

11
Introduction

 Utilisé pour palier les pics d’activités ou

d’absences, l’intérim est un des principaux
postes des achats hors production.

 Le contrôle de ce poste doit être maximal

surtout dans le secteur de la production et de
l’industrie.

  L’optimisation du périmètre Intérim ne se

limite pas à la négociation des coefficients.

12
 1
Le rôle des achats

13
1. Le rôle des achats

 1945 : Economie de production

Demande > Offre
Fonction dominante : La PRODUCTION
Achats = 20 % du CA des entreprises
ACHATS = APPROVISIONNEMENT

 1960/70 : Economie de marché

Offre > Demande
Fonction dominante : Le COMMERCIAL
Achats = 50 % du CA des entreprises / Fonction de
dépenses qu’il faut réduire (centre de coûts)
14
1. Le rôle des achats

 1990 : Globalisation
Offre >> Demande
Fonction dominante : La FINANCE
Achats = 70 % du CA des entreprises / Apparition du
concept de centre de profit

 Dans notre modèle économique, c’est le jeux de la concurrence qui détermine le

niveau du marché.
Augmenter les prix de vente n’est pas une tâche facile, c’est pourquoi une bonne
partie du bénéfice est due au travail sur les Achats.

 Celaimplique directement l’efficacité du fonctionnement des Achats dans la

stratégie globale de l’entreprise.

15
1. Le rôle des achats

Il est donc stratégique de sélectionner les

prestataires qui seront de véritables
partenaires dans :
 le challenge des besoins,
 l’obtention et l’analyse de la décomposition du
coût global
 l’optimisation des budgets tout en conservant la
qualité de prestation…

 C’est ce que nous allons aborder dans ce cours

16
 Quelques informations :
Acheter ne se limite pas à la négociation

Analyse et Négociation Décision et

Préparation contrats

• Préparation • Choix fournisseurs

• Expression
besoins • Déploiement et
• Négociation
suivi des contrats
• Sourcing
• 10% • 20%
• 70%

17
1. Le rôle des achats

 L’achat est orchestré par un processus : le processus

achat.

 C’est pour cela que la collaboration avec le service achats

est la clé du succès.
 Les capacités conjuguées des clients internes (DSI, DAF,
Marketing,...) et des Achats permettent de :
 mieux étudier le marché
 challenger le cahier des charges fonctionnel
 préparer la stratégie pour une meilleure qualité
 optimiser les coûts

 Faire intervenir les Achats, ce n'est pas ralentir le

processus mais lui ajouter de la valeur.
18
Les 7 dimensions des achats

Ethique, déontologique, organisation, relationnel, négo,

STRATEGIQUE
transversalité, mode projet...

COMMERCIALE Marketing, veille, client/frs...

ECONOMIQUE Prix, pérennité financière...

TECHNIQUE Besoin, prestation, innovation technologique...

LOGISTIQUE Flux, délai, flexibilité, sécurisation...

JURIDIQUE Contrat, protection...

QUALITE Performance, évaluation, processus...

19
Le rôle des achats : le rôle de l’acheteur

Acheter et mettre à disposition des

utilisateurs internes de l’entreprise des
biens et/ou des services acquis à
l’extérieur dans les meilleures conditions
de prix, de délai, de qualité, de service
après-vente, …
20
L'acheteur : ses activités
 Identifier le juste besoin
 Ajuster le besoin au marché de l’offre
 Montrer l’impact économique des décisions :
make or buy par exemple
 Proposer et conduire la stratégie achat : RSE
par exemple
 Avoir les meilleures conditions du marché
 Gérer et développer le portefeuille fournisseurs
 Gérer les risques fournisseur
 Mesurer la performance des fournisseurs
21
 Savoir faire – Savoir être

L'acheteur : les compétences requises

 Argumenter et convaincre - persuader
 Analyser
 Négocier
 Pratiquer les outils pack office (Excel principalement)
 Pratiquer l’anglais

 Esprit d'initiative
 Curieux - Créatif
 Excellent relationnel - Communication
 Rigoureux
 Personnalité affirmée
 Sens de l'écoute active et du dialogue
 Résistance au stress
 Factuel
22
1. Le rôle des achats

 Mais les entreprises n’ont pas toutes un

service achats…

 Dans ce cas, les prescripteurs doivent

connaitre les étapes principales de l’acte
d’achat ainsi que les différents outils.

 En voici les étapes …

23
 2
Le processus achat
- Les étapes
- En détail

24
 OUTILS
PROCESSUS QUI
LIVRABLES

EXPRESSION DU
BESOIN CDCF - CDCT Groupe projet

SOURCING Grille de PRE-Sélection

Groupe projet
fournisseurs pondérée

LANCEMENT Prise de contact fournisseurs

Acheteur – Groupe
Trame grille de Sélection
CONSULTATION projet
fournisseurs, pondérée

DEPOUILLEMENT Analyse des offres : grille des

CHOIX coûts et remplissage grille de Groupe projet
FOURNISSEUR(s) sélection frs

NEGOCIATION Préparation de la négociation Acheteur

CONTRACTUALISATION Contrat – Commande Acheteur – Juriste

Réunion – Planning – Audit

DEPLOIEMENT – SUIVI Groupe projet
interne – grille d’évaluation frs

25
 EXPRESSION DU
BESOIN CDCF - CDCT Groupe projet

CF
CD .
..

:
AO tion
gocia t ent :
é
N ontra nem es
Valeur Ajoutée C n
sio de cd
v i
des achats ppro ation i
A ss iv
Pa Su

Niveau d’Intervention des achats

26
L'EXPRESSION DU BESOIN

 Un cahier des charges est un document structuré :

Page de garde avec nom du dossier, de l’entreprise,
logo, photos, ...
Cartouche (date, indice, rédacteur, valideur, intitulé, ...)
Sommaire
Présentation de votre société
Page de signature et cachet du fournisseur

Il sera annexé au contrat.

Il devra être signé par chaque fournisseur consulté
et retourné avec l’offre.

27
L'EXPRESSION DU BESOIN

Dans un cahier des charges :

• Descriptif technique tels que ses caractéristiques,

spécifications, performances attendues (avec tolérances),
plans, ...
• Contraintes : environnementales, éco, indus, sécuritaires...
• Quantité
• Délai de livraison, durée et période du contrat
• Conditionnement
• Conditions de maintenance, de mise à jour (logiciel)
• Contingences réglementaires
• Conditions achats: retour des offres (date, bordereau de prix,
décomposition des coûts, …), conditions de paiements, les
documents obligatoires (attestation de vigilance, assurance,
KBIS, ...)
28
L'EXPRESSION DU BESOIN

Dans un cdc, il faut également notifier les contraintes internes :

• Nécessité d'allouer des ressources, du budget pour assurer un plan

de validation
• Contraintes de standardisation
• Contraintes organisationnelles (horaires, disponibilité du
personnel…)
• Contraintes linguistiques
• Contraintes de gestion administrative (nombre de réfs à gérer…)
• Contraintes de confidentialité (interne, externe)
• Sous-traitance
• La gestion des produits en fin de vie et des déchets
• ....

29
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin

 Lorsqu'un client interne exprime son besoin, il

y a 3 types d'expression :

 Spécifications techniques fermées

 Spécifications techniques ouvertes - CDCT
 Spécifications fonctionnelles - CDCF

A votre avis, quelles sont les différences ?

30
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin

 Spécifications techniques fermées

Le client interne précise la demande technique. Il

impose le fournisseur et la demande d'achat est
accompagnée d'une offre fournisseur ou d'un cdc
contraignant.
Le cdc répond à la question : c'est fait de…
L'acheteur n'a pas de valeur ajoutée.
C'est une démarche administrative.
Il doit acheter "ça", chez "ce" fournisseur.
Obligations de moyens.
31
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin

 Spécifications techniques ouvertes - CDCT

Le client interne ne stipule que le type de produit

recherché, sans marque, ni référence, ni nom de
référence.
Le cdc répond à la question : c'est fait de…

L'acheteur peut effectuer une mise en concurrence. Il

doit acheter "ça".
Obligations de moyens.

32
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin

 Spécifications fonctionnelles - CDCF

Le client interne définit les objectifs à atteindre, les

fonctionnalités produit.
Cela pour permettre une ouverture à la concurrence
technologique, à l'apport d'innovation, de nouvelles
solutions, procédés, fournisseurs…Mais aussi de répondre à
la conception coût objectif, diminution des coûts…

Le cdc répond à la question : c'est fait pour…

C'est un travail en équipe projet avec les différents services
concernés tels que le marketing, la restauration,
l’hébergement, le service technique…
C'est une obligation de résultats.
33
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin
Pourquoi rédiger un cahier des charges Fonctionnel ?

 Favoriserla créativité des fournisseurs par une formulation du besoin en

terme d'attentes (fonctions) et non en solutions

 Favoriser l'exhaustivité fonctionnelle du besoin, en précisant les limites afin

d'éviter les oublis, source de dysfonctionnement et de litiges

 Créer
un contexte concurrentiel avec les bons fournisseurs, qui sont force de
proposition, innovants, ...

 Faciliter l'évaluation des réponses

 Favoriser les échanges d'information avec les fournisseurs

 Créerune expérience "groupe" en aidant la circulation de l'information entre

les services et/ou les sites 34
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin
 La différence entre ce que je veux dire et...

Ce que je dis,
Ce que je pense avoir dit,
Ce que tu penses avoir entendu,
Ce que tu entends,
Ce que tu comprends,
Ce que tu penses retenir,
Ce que tu retiens,
Ce que tu transmets..
..et ce que tu transmets est parfois immense ! On vous l'a déjà dit, notre
métier est une fonction de communicants.

Pour limiter cette déperdition, une définition du besoin précise et

COMPRISE est essentielle.

https://www.linkedin.com/posts/guillaume-gourmelon-achats-rse-
swott_swott-procurement-rse-ugcPost-6904085516120064000-kd97/
35
 SOURCING Grille de PRE-Sélection
Groupe projet
fournisseurs pondérée

Recherche de fournisseurs potentiels :

 Comment trouver les fournisseurs?

 Comment obtenir des informations afin de

mieux les présélectionner?

36
 Réseaux
sociaux Association
professionnelle Presse

Ambassade
Forums

Moteur de
…
recherche
Fournisseurs

Pages et sites
Salons
web
Annuaires
professionnels
Conférences Bases de
Séminaires données

37
LE SOURCING

• Quels sont les fournisseurs que je souhaite

consulter ?
A quels fournisseurs vais-je envoyer mon CDCT /
CDCF ?

• Combien de fournisseurs Présélectionner ?

2 étapes

38
LE SOURCING

• 1ère étape : effectuer un « écrémage » avec 1 voir 2

critères (par exemple : localisation, le cœur de métier, …)
Du marché fournisseurs  10 fournisseurs, par exemple.

• 2ème étape : une présélection des fournisseurs à l'aide

d'une grille pondérée : situation financière, localisation,
effectif de l'entreprise, certifications, cœur de métier, ...

ATTENTION : Les critères sont des critères qui ne

concernent pas le produit/service directement mais
l’entreprise.
Pour rappel, ils n’ont pas encore reçu votre cdc !!

39
LE SOURCING

 Exemple de grille de pré-sélection :

…
Fournisseur
Fournisseur 1 : nom du fournisseur Fourniss
Coeffic 2
eur 10
ient
Critères
1à3 Note
Note
de
pondérée
Commentaires … …
1à3

Localisation 2 3 6 Paris 11ème

Situation Bilan de 2018

3 1 3
financière défavorable

… 1 2 2
Total
(addition des … … …
notes
pondérées)
40
LE SOURCING
Les notes que vous allez attribuer se doivent d’être justifiées !
Pour cela, vous devez rédiger un barème.
Les fournisseurs ayant les meilleures notes feront parti de votre short-list de
3 à 5 fournisseurs.

 Exemple de barème – Autant de tableau-barème, que de critère

CRITERE : Localisation NOTE

1 km à 15 km 3
16 km à 50 km 2
Au-delà de 50 km 1

CRITERE : Situation financière

NOTE
(source : société.com)
Bilan Favorable 3
Bilan Moyen 2
Bilan Défavorable 1
41
LE SOURCING Pour schématiser

Marché Ecrémage sur

fournisseurs 1 à 2 critères

10
FOURNISSEURS

Grille pré-sélection
Fournisseurs, pondérée

3à5
Short-list FOURNISSEURS
MINIMUM
envoi du cdc
42
 LANCEMENT Prise de contact fournisseurs
Acheteur – Groupe
CONSULTATION Trame grille de Sélection
projet
fournisseurs, pondérée

• Envoi du cahier des charges et annexes (plan, bordereau

de prix, ...). Attention, on effectue l’envoi du dossier par
mail en CCI !!

• Rdv fournisseurs : visite site (si besoin), complément

d’information sur cahier des charges avant rédaction des
offres

• Suivi : indice cdc si évolution des besoins, respect du délai

de retour des offres

43
 DEPOUILLEMENT Analyse des offres : grille des
CHOIX coûts et remplissage grille de Groupe projet
FOURNISSEUR(S) sélection frs

 Constituer un tableau récapitulatif des analyses des offres

des fournisseurs, avec la décomposition des coûts

 Repérer les critères « suspects », sur qualité, sous qualité

 Challenger les fournisseurs

44
Afin d’effectuer une analyse efficace...

A savoir !
o Coût… / Prix… Réflexion de 5 minutes

Le prix d’achat est le prix payé pour l’achat d’un

produit hors frais annexes d’achat.

Le coût d'achat intègre le prix d'achat ET l'ensemble

des coûts annexes (cachés ou non) de la mise à
disposition des produits-services dans l'entreprise.

45
Coût / Prix

Il ne faut pas comparer 2 prix d'achats mais

2 coûts d'achats complets.
 Le coût d'achat complet :

 Le prix d'achat
+
 Le prix du transport, d'emballage, du dédouanement
(éventuellement), assurances
+
 Les charges du personnel : réception, appro, achats, compta…
+
 Le coût du stockage

 Il faut comparer le coût complet entre 2 fournisseurs. On

constatera parfois qu'en payant moins cher, le coût sera supérieur. 46
Exemple de décomposition des coûts sur prestation de nettoyage / mensuel

Quelles questions pouvons-nous poser aux fournisseurs face à

cette décomposition ?

Eléments FRS 1 FRS 2 FRS 3

Main d’œuvre 2554€ 2200€ 3100€

Amortissement matériels 105€ 180€ 50€

Consommables (Chiffons,
280€ 240€ 250€
papier toilettes, ...)
Produits d’entretiens (pdt vitre,
310€ 200€ 180€
sanitaire, gel hydro, ...)
Logiciel (suivi prestation –
50€ NC 70€
relevé de constats, ...)
Total 3299€ 2820€ 3650€

47
Exemple de décomposition des coûts sur les fournitures administratives / unité

Quelles questions pouvons-nous poser aux fournisseurs face à

cette décomposition ?

Eléments FRS 1 FRS 2 FRS 3

Stylo 1,5€ 1,2€ 2,7€

Stabilo 1,7€ 1,5€ 2,8€

... ...€ ...€ ...€

Emballages sur MOQ
15€ 5€ 20€
(mini de commande)
Livraison sur MOQ 18€ 12€ 25€
Total
XX € XX € XX €
(à calculer selon le MOQ)

48
Analyser les parties techniques et achats des offres, quelques critères :

 Prestations techniques proposées

 Amélioration continue
 Accompagnement au déploiement de la presta / mise en place du
matériel
 Matériels : qualité, garantie, délai, maintenance...
 Interlocuteur dédié
 Coûts
 Clients référents
 Sous-traitance
 Force de proposition
 ...

Pour ce faire, rédiger une grille de sélection fournisseur(s). La trame est

identique à celle de la grille de préselection fournisseurs, en revanche les
critères orientés produits/services sont à intégrer.
49
LA SELECTION FOURNISSEUR(S)

 Exemple de grille de sélection :

Fournisseur 1 : nom du
Frs 2 …  Frs 5 Maxi
Coeffic fournisseur
ient
Critères
1à3 Note
Note
de
pondérée
Commentaires … …
1à3

Coûts 2 3 6 Moins-disant

2 ans Pièces-
Garantie 3 3 3 MO-
déplacement
Stock 1 1 2 Pas de stock
Total
(addition des … … …
notes
pondérées)

50
L ASELECTION FOURNISSEURS
Les notes que vous allez attribuer se doivent d’être justifiées !
Pour cela, vous devez rédiger un barème.
Le(s) fournisseur(s) ayant la meilleure note feront l’objet d’une négociation
(prochaine étape du processus)

 Exemple de barème – Autant de tableau-barème, que de critère !

CRITERE : Coût NOTE

En dessous du budget 3
Egal au budget 2
Au dessus du budget 1

CRITERE : Garantie NOTE

+ de 2 ans 3
2 ans 2
1 an 1

51
 3à5
RÉCAPITULATIF
FOURNISSEURS
MINIMUM

Marché « Ecrémage » : 1-2

critères afin d’obtenir une
fournisseurs liste de 10 fournisseurs
environ

10
FOURNISSEURS
Pour schématiser
Grille pré-sélection
Short-list : fournisseurs
1- Envoi du cdc pondérée
2 - Rédaction de la grille
de sélection frs
3 - Réception des offres
4 - Dépouillement des
offres Ou plus selon la
1 FOURNISSEUR stratégie achat
 NEGOCIATION Préparation de la négociation Acheteur

• Prise de contact avec le fournisseur sélectionné : mise au point

technique et commerciale

• Négociation :
Coût
Qualité
Délai
Services (formation, mise à jour logiciel, sav, garanties, …)
Modalités de paiements et de réception
Gestion du produit en fin de vie
...

53
 Matrice de Wajnsztok

Beat me Partner me
Acheteur en Intérêts communs
position de force

Position de force
de l’acheteur

Supply me Kiss me
Fournisseur en
Achats sans enjeu
position de force

Position de force
du fournisseur
 Beat me
Partner me
Acheteur en
Intérêts
position de
communs
force

Matrice de Wajnsztok
Kiss me
Supply me
Fournisseur
Achats sans en position
enjeu de force

 Beat Me, traduction de " frappe-moi " pour désigner les cas où les fournisseurs sont
en situation de faiblesse par rapport à leurs clients.

 Kiss Me, traduction de " embrasse-moi " pour décrire une situation d'un
fournisseur tout-puissant qui fait la loi sur son marché.

 Partner Me, traduction de " devenons partenaires " est une situation équilibrée où
les deux parties sont fortes, et où une approche intelligente de coopération est
indispensable pour un bénéfice mutuel.

 Supply Me, traduction de " approvisionne-moi ", est une situation où il y a peu
d'enjeux et/ou peu de pression sur cet achat. C'est une situation d'un
approvisionnement proche d'une démarche administrative.

55
Prépa Négociation : Fixer les objectifs

 Avant toute négociation, il est impératif de

se fixer des objectifs.
 Après chaque négociation, on évalue les
résultats(Écart entre le prévu et le réalisé)

 L'objectif mini sera " au pire " égal à la

meilleure proposition
 L'objectif maxi sera en dessous de la
meilleure proposition

56
Prépa Négociation : Fixer les objectifs
Exemple de tableau d'objectifs
Les clauses doivent être hiérarchisées, de la moins importante à la plus importante
selon votre stratégie achat.

Clauses à Offre fournisseur Objectif Objectif Contre partie

négocier retenu 1st Best 2d Best

Pas d’acompte Acompte 30%

Acompte 30% Paiement par
Paiement Solde 45 jours Solde 45 jours
Solde 30 jours net prélèvement
fin de mois fin de mois

Transmettre les
coordonnées
Garantie 1 an 2 ans 2 ans
d’un client
potentiel

… ... ... ... ...

Augmentation
Prix 8000€ / 1000 U 6000€ / 1000 U 7000€ / 1000 U possible des
quantités
57
Prépa Négociation : Fixer les objectifs

 Niveau d’aspiration
Le résultat qu'une partie espère obtenir grâce aux
négociations.

 Point de résistance
Le résultat minimum qu’une partie est prête à accepter
avant de rompre les négociations.

 Zone d’entente
Zone où les aspirations et résistances des parties
s'entrecoupent et où diverses options de solution sont
possibles

58
 ZONE
D’ENTENTE
Exemple pour l’achat d’une machine de production.
Offre fournisseur : 400K€

Niveau de Niveau de
l’aspiration de l’aspiration du
l’acheteur vendeur

350K€ 400K€

Point de Point de
résistance du résistance de
vendeur l’acheteur

59
 POSITION: c’est la solution idéale qu'imagine une
partie pour satisfaire ses intérêts.

 INTÉRÊT: ce sont les besoins sous-jacents aux

positions des parties et dont la satisfaction constitue
le réel enjeu des négociations.

• Des intérêts compatibles se trouvent souvent derrière

les positions en apparence inconciliables.
• En misant sur les intérêts plutôt que sur les positions,
les parties augmentent la marge de négociation.

60
Prépa Négociation : Fixer les objectifs

 L'argumentation doit se centrer sur les intérêts de chacun et

non sur les positions, car peut être conflictuelle.
 Pour ce faire, il est utile de connaitre les intérêts de chacun
par le biais d’un questionnement.
Pourquoi? ou pourquoi pas? - Utiliser les « 5 pourquoi »
https://www.youtube.com/watch?v=z83Gwrt-f24

 Pour exemple :
2 personnes veulent un morceau de pain ==> position.
Intérêts :
 Une veut la mie
 L'autre veut la croûte

61
 CONTRACTUALISATION Contrat – Commande Acheteur – Juriste

• Rédaction de la commande, du contrat en prenant en compte les

aspects :
Juridiques
Sociaux
Commerciaux
...

 Le fournisseur ou prestataire peut proposer son contrat. Il vous faut le

lire consciencieusement. Ne pas hésitez à vous faire conseiller par un
juriste.

Pour rappel :
 Votre cahier des charges est un document juridique, vous devez donc
le joindre au contrat en y faisant référence.

62
Quels sont les documents qui doivent être intégrés au contrat ?

 Le contrat (soit celui du fournisseur - prestataire ou le votre)

 Le CDCT ou CDCF signé, avec le cachet du fournisseur ou prestataire

 Le devis

 La fiche technique du produit / du service

 Le dossier réglementaire : l’attestation de vigilance, le travail des

personnes étrangères, police assurance, K-Bis

63
 Réunion – Planning – Audit
DEPLOIEMENT – SUIVI Groupe projet
interne – grille d’évaluation frs

• Déploiement : planning, communication en interne

(les services concernés directement et
indirectement par votre achat), réception provisoire
puis définitive, déclenchement acompte, …

• Suivi : évaluation, rdv fournisseur, rapprochement

factures, gestion des litiges, …

Evaluation : grille de qualification avec plan

d’actions

64
 LE SUIVI DE LA PRESTATION
Exemple de grille de qualification fournisseur
Note de 1 à 5 (5 étant la meilleure)

Nom du fournisseur
Plan d’action (si note
Critères
inférieure ou égale à 3)
Note Commentaires

La prestation est-elle en Faire une analyse des

phase avec la qualité
attendue ?
Disponibilité du commercial
… …
Total (addition des notes)
4 non-conformité en causes
2
mai 2020 Rechercher des solutions
selon les causes
Contact régulier
4 Force de
proposition
… …
Selon le nombre de critères => faire la
…
moyenne

65
 3
Récapitulatif

66
1. Définition du besoin  Cahier des charges
contenant :
• Descriptif technique tels que ses
caractéristiques, spécifications, performances
attendues (avec tolérances), plans,
nomenclatures,
• Quantité
• Délai de livraison
• Conditionnement
• Conditions de maintenance
• Contingences réglementaires
Mais aussi les conditions achats: retour des
offres (date, bordereau de prix,
décomposition des coûts…), critères de
qualification, conditions de paiements…
2. Sourcing :
• Recherche de fournisseurs potentiels
• Présélection des fournisseurs (grille
présélection frs)
3. Consultation :
• Envoi du cdc et annexes
• Rdv fournisseurs : visite site (si besoin),
complément d’information sur cdc)
• Suivi : indice cdc, retour des offres
4. Dépouillement des offres et sélection
• Grille pondérée de sélection fournisseurs
• Analyse technique et achats
5. Prise de contact avec le fournisseur: mise
au point technique et commerciale
6. Négociation : coût, qualité, délai, services
(formation, mise à jour logiciel, sav, garanties),
modalités de paiements et de réception…
7. Etablissement de la commande, du contrat
8. Déploiement : planning, communication en
interne (RH, service technique…), réception
provisoire et définitive, déclenchement
acompte…
9. Suivi : évaluation, rdv frs, vérifications
factures, gestion litiges…
10. Evaluation : grille de qualification avec plan
d’actions
67
 4
Exemple d’achats de
prestations de services
- Rappels, conseils, …

68
L’achat de prestations de services

Pour exemple, l’achat de prestation d’accueil, quelques

conseils.

 Rédaction du cahier des charges, à noter :

Les missions à réaliser,
Les horaires,
Les procédures internes à respecter,
Les outils et les logiciels à utiliser,
La nécessité de maîtriser une ou plusieurs langues
étrangères,
La volumétrie des appels et leur temps de traitement,
La durée du contrat envisagée…
69
L’achat de prestations de services

Sourcing

Rechercher des prestataires pouvant répondre à votre besoin

environ 10.
 Rédaction d’une grille pondérée de pré-évaluation prestataires.
Les critères seront en phase avec la stratégie achat et politique.
Quelques critères :
 Chiffre d’affaires
 Effectif
 Ancienneté de l’entreprise Shortlist
 Situation géographique 3 prestataires
 Situation financière
pour consultation

 Clients référents
 Certifications
…
70
L’achat de prestations de services
 Lancement de la consultation
 Contacter les prestataires
 Envoyer le cahier des charges par mail en CCI
 Rédiger la grille pondérée d’évaluation fournisseur. Quelques
exemples de critères complémentaires à la grille de pré-
évaluation:
- Prix
- Relationnel - Personne dédiée
- Conformité des documents demandés (assurance-Kbis-attestation de
vigilance-cdc signé…)
- Transparence des prix (décomposition des coûts)
- Services proposées
- Méthode de recrutement – Encadrement
- Aide au déploiement
- ….
 Rdv avec les fournisseurs pour visite des locaux et point sur le
cdc
71
5. L’achat de prestations de services

 Réception des offres – Dépouillement

 Analyser les données

 Compléter la grille d’évaluation fournisseur

1 prestataire
pour négociation

72
L’achat de prestations de services

 Préparation à la négociation – Négociation

 Lister les clauses à négocier
 Vos objectifs
 Et les contre parties

Compte rendu
sur les résultats obtenus

73
L’achat de prestations de services

 Contractualisation

 Aide du service juridique ou acheter une prestation

juridique

 Attention :
 Pouvoir de signature 
 Délit de marchandage et prêt de main d’œuvre
illicite
 Obligation de résultats – de moyens

74
L’achat de prestations de services

 Le prêt de main d’œuvre illicite et le délit de

marchandage quoique très proches, reposent
sur des  incriminations différentes.

Les deux notions sont d'ailleurs tellement

voisines l'une de l'autre que le délit de
marchandage est très souvent concomitant du
prêt de main-d'œuvre illicite. 

Les activités principalement concernées sont les

activités de prestations de service.
75
L’achat de prestations de services

 Le prêt de main d’œuvre (MO) illicite

2 critères pour constater le prêt de MO illicite :
 le but exclusif
 le caractère lucratif

Le prêt de MO est identifié dès lors que le seul objet du

contrat conclu entre deux entreprises est le prêt de
personnel.

Est considéré comme illicite le prêt de MO à but lucratif qui

n'est pas justifié par la nécessité d'une transmission de
savoir-faire ou par la mise en œuvre d'une technicité
spécifique à l'entreprise.
76
L’achat de prestations de services

 Le délit de marchandage

 C’est la mise à disposition de personnel contre

rémunération;
Si cette mise à disposition cause au salarié concerné, un
préjudice ou, si elle permet de contourner le droit du
travail.

Le prestataire ne doit pas être rattachés à l’entreprise

donneur d’ordre.
Pour ce faire, ne pas donner des cartes de visite à son
nom avec le logo de l’entreprise, une adresse mail, les
heures validées par le client interne…
77
L’achat de prestations de services
 Pour éviter le délit de marchandage et le prêt de MO illicite :

 La tâche à exécuter doit être nettement définie : missions, livrables,

obligations de résultats…

 L’autorité du sous-traitant sur son personnel doit être maintenue. Pas

de lien de subordination avec le personnel sur site. Pour info : le
contrat d'intérim est le seul contrat de services par lequel un
employeur a le droit de déléguer à son client un lien de
subordination. 

  La tâche effectuée par le prestataire doit être rémunérée

forfaitairement. Pas des factures à l’heure.

  La technicité est déterminante dès lors que ce type de compétence

n’est pas disponible dans votre entreprise.
78
L’achat de prestations de services

 Déploiement de la prestation

 Suivre : planning – compte rendu

 Réajuster, si besoin, pour être en phase

avec votre cdc

 Evaluer le fournisseur pour mettre en place

un plan d’actions afin d’améliorer la
prestation
79
L’achat de prestations de services
NE PAS HESITEZ :

 Ne pas hésitez à vous rapprocher des établissements ESAT (établissement

et service d’aide par le travail).

Ces établissements proposent de nombreuses prestations.

Pour exemple :
 Blanchisserie
 Entretien des espaces verts
 Traiteur avec service
 Classement et archivage
 Production
 …

Travailler avec ces établissements permet de mettre en avant une démarche

sociale et de réduire la taxe AGEFIPH (selon la DOETH).
80
L’achat de prestations de services

Ne pas oublier…

 Informer les fournisseurs non retenus en vous

appuyant de la grille d’évaluation fournisseurs,

 Vérifier régulièrement que le fournisseur respecte

ses obligations sociales. Le risque de fraude au
travail dissimulé est réel. Cette vérification doit être
faite tous les 6 mois. Il faut demander l’attestation
de vigilance (vérifier la conformité sur le site de
l’urssaf), le Kbis, l’attestation d’assurance.
81
L’achat de prestation de services
Autre exemple : L’intérim

Souvenez-vous de la notion de
« make or buy » !
Quelle est la stratégie achat-rh sur ce segment?
Quelles sont les différents leviers achats?

Voici quelques notions pour vous aider à

effectuer ce choix et vous permettre de les
justifier

82
Pour aller plus loin  Source : décision achat
https://www.decision-achats.fr/Thematique/category-management-1229/Brev
es/Optimiser-ses-process-de-gestion-de-l-interim-335136.htm

Analysons les différents leviers que les entreprises peuvent actionner pour
répondre aux besoins de personnels intérimaires :

Internaliser

Semi - externaliser

Externaliser

83
 alis ée
t e rn
In

Relation fournisseurs Implication du client Avantages - Inconvénients

Agence
TT 1

100% Maitrise complète

des process
Agence 1
TT 2

Agence Chronophage
TT 3

...

84
 i-
Sem sée Agence hébergée en entreprise
r na li
exte

Relation fournisseurs Implication du client Avantages - Inconvénients

Agence
TT 80%
Relation de flexibilité
Réactivité
2
Surcoût faible ou nul

1
Tendance au
monosource
Manque de compétitivité

Agence
TT 20%

85
 n a li sée Neutral Vendor ou MSP (Managed Service Provider)
r
Exte Pour aller plus loin : https://www.manpowergroup.fr/msp-gestion-flexibilite-
interim/

Relation fournisseurs Implication du client Avantages - Inconvénients

1
Temps de gestion réduit

Agence
TT 1 2

Coût
Volume minimum requis
Agence
MSP TT 2

Agence
TT 3
3

86
 L’achat de prestations de services : récapitulatif

 Identifier les enjeux liés à l'achat de prestations de services

L'intégration de l'externalisation en tant que composante clé de la rentabilité pour l'entreprise
Les notions d'obligation de moyens et de résultats

 Définirles facteurs clés de succès des achats de prestations de services

L'impact du cahier des charges sur la performance Achats
La sélection et la consultation des prestataires
L'analyse comparative des offres
L'évaluation des prestataires
La négociation

 Rédiger le contrat – Etudier le contrat du fournisseur/prestataire

Les caractéristiques du contrat d'achats de prestations de services
Les principales clauses contractuelles à insérer
Les précautions à prendre (responsabilités, garanties, assurances etc)
Les aspects juridiques du contrat de prestations de services :
le prêt de main d'œuvre illicite
le délit de marchandage
les recommandations en cas de prestations in situ

 Suivrel'exécution des prestations de services

Les moyens et les outils de suivi et de pilotage
La réception des prestations de services
Les moyens d'évaluation de la conformité des prestations
La mesure des performances des prestataires

87
 FIN

MERCI DE VOTRE ATTENTION !

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