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Gestion des

commandes
Sommaire
▪ Qu'est-ce qu'un système de gestion des commandes ?
▪ Comment fonctionne la gestion des commandes ?
▪ Les étapes processus de gestion des commandes
▪ Principales caractéristiques d'une gestion des commandes efficace
▪ Processus de commande en ligne (pour le client)
▪ Bon de commande, bon de livraison, bon de réception et facture
▪ Conclusion
Qu'est-ce qu'un système de gestion des commandes ?
Un système de gestion des commandes est un moyen numérique de gérer le cycle de vie
d'une commande. Il assure le suivi de toutes les informations et de tous les processus,
notamment la saisie des commandes, la gestion des stocks, l'exécution des commandes et le
service après-vente.
Un OMS offre une visibilité à l'entreprise et à l'acheteur. Les entreprises peuvent avoir un
aperçu des stocks en temps quasi réel et les clients peuvent vérifier quand une commande
arrivera.
Comment fonctionne la gestion des commandes ?
La gestion des commandes débute lorsqu'un client passe une commande et se termine une
fois qu'il reçoit son produit ou son service. Elle permet à une entreprise de coordonner
l'ensemble du processus d'exécution : de la collecte des commandes, à la disponibilité des
services en passant par la visibilité des stocks et des livraisons. Le flux de travail impliqué
peut varier en fonction des besoins de l'entreprise, mais un processus de gestion des
commandes typique comprend trois étapes :
▪ Passage de la commande
▪ Exécution de la commande
▪ Gestion des stocks
Les étapes processus de gestion des commandes
▪ Passage de la commande: Le client passe la commande à travers un formulaire
automatisé. Un membre de l'équipe de vente vérifie les détails et confirme la commande.
▪ Exécution de la commande: Un employé de l'entrepôt confirme les détails de
l'expédition, génère une facture et exécute la commande - prélèvement, emballage et
expédition.
▪ Gestion des stocks: Les niveaux de stocks sont surveillés en fonction des fluctuations de
la demande de l'entreprise.
Principales caractéristiques d'une gestion des commandes
efficace
▪ Visibilité: Visualiser l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement et isoler les
événements pour anticiper les problèmes et développer des processus plus efficaces.
▪ Renseignements: Affiner les processus de gestion des commandes selon les règles métier
et les objectifs de performance de l'entreprise.
▪ Flexibilité: Décomposer les commandes ou les événements en éléments de travail
uniques pouvant être acheminés vers les systèmes ou ressources appropriés.
Processus de commande en ligne (pour le client)
1. Panier
2. Commande
3. Vérifier l’adresse de livraison et de facturation
4. Sélectionner un mode de livraison
5. Sélectionner un mode de paiement
6. Remplir les informations du contrat (en option)
7. Terminer le processus de commande
1. Panier
Sélectionnez les produits que vous souhaitez commander en cliquant sur le bouton «
Ajouter au panier » situé à côté. Le produit est alors déposé dans le panier. Jusqu’à ce que
votre commande soit envoyée, vous pouvez à tout moment modifier votre sélection et
changer la quantité des produits, supprimer un article du panier ou interrompre la
commande. Cliquez sur le bouton « Continuer la commande » pour poursuivre la
commande.
Si votre panier contient un article ne pouvant pas être commandé à ce moment là (par ex.
parce que le prix n’est pas disponible), une demande est envoyée à nos services en même
temps que votre commande. Vous recevrez alors une offre de notre part pour cet article.
2. Commande
Il est nécessaire de s'inscrire pour terminer la commande. Si vous possédez déjà un compte
utilisateur, veuillez vous connecter avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. Si vous
ne possédez pas de compte, veuillez vous enregistrer comme nouveau client. Nous
collectons, traitons et utilisons vos données conformément à la législation sur la protection
des données personnelles (déclaration sur la protection des données).
Vos données ne sont pas utilisées à d’autres fins ni transmises à des tiers. Si vous êtes déjà
connecté à votre compte utilisateur, vous pouvez directement continuer le processus de
commande et sélectionner une adresse de livraison et de facturation.
3. Vérifier l’adresse de livraison et de facturation
Vérifiez maintenant votre adresse de livraison et de facturation. Si vous le souhaitez,
l'adresse de livraison peut être différente de l’adresse de facturation. Cliquez sur le bouton «
Continuer » pour passer à l’étape de commande suivante.
4. Sélectionner un mode de livraison
Sélectionnez le mode de livraison de votre choix et cliquez sur « Continuer » pour passer à
l’étape de commande suivante.
5. Sélectionner un mode de paiement
Vous pouvez ici sélectionner le mode de paiement de votre choix. Pour continuer le
processus de commande, cliquez sur le bouton « Continuer ».
6. Remplir les informations du contrat (en option)
▪ La page Informations du contrat vous permet de nous indiquer des informations
supplémentaires à propos de votre commande.
• Numéro de commande du client
• Numéro d'offre Schmalz
• Numéro de commission, compte de référence
• Date de livraison souhaitée
• Possibilité de livraison partielle
• Remarque
7. Terminer le processus de commande
Avant de terminer le processus de commande, tous les détails de votre commande
s'affichent de nouveau à l’écran. Veuillez vérifier encore une fois toutes les informations et
lisez les conditions générales de vente et la déclaration sur la protection des données avec
attention. Une commande ne peut être envoyée qu’une fois les Conditions de vente
acceptées. Cliquez sur le bouton « Commander maintenant » pour valider l’envoi de votre
commande. Vous donnez ainsi votre accord pour une offre vous engageant
contractuellement.
Bon de commande
▪ Par définition, le bon de commande ou BDC consiste en un document qui définit et
valide les modalités de la prestation commerciale entre un vendeur et un acheteur, que
ce soit en B to B ou en B to C. Il permet ainsi au fournisseur de communiquer au client
toute information pré-contractuelle pour une validation de sa part, avant la conclusion
proprement dite de la vente. La signature de ce document par l’acheteur constitue la
preuve de l’accord entre les deux parties. En ce qui concerne son utilité, le bon de
commande permet avant tout d’éviter des contestations ultérieures. Adressé par l’acheteur
au fournisseur, il matérialise la commande. Il constitue également un engagement
juridique et financier pour les deux parties. À partir du moment où l’acheteur accepte le
bon de commande, le fournisseur s’engage à livrer la marchandise correspondante. Le
client lui s’engage à payer le prix préalablement convenu. Bien que le BDC ne soit pas un
document obligatoire, il reste tout de même utile pour le fournisseur, pour des raisons
de traçabilité.
Les mentions obligatoires d’un bon de commande
Le BDC doit indiquer quelques mentions obligatoires. Il doit contenir entre autres :
 l’identité du fournisseur, à savoir sa dénomination sociale, sa forme juridique, son numéro SIREN, son numéro
d’identification au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et greffe où est enregistrée l’entreprise, l’adresse de son
siège social ainsi que ses coordonnées,
 l’identité du client, dont sa dénomination sociale, sa forme juridique, son numéro SIRET, l’adresse de l’établissement, et
idéalement le nom et le prénom de la personne en charge de la commande,
 le numéro ainsi que la date d’édition de la commande,
 la description de la commande qui identifie et liste chaque produit ou marchandise, les prix unitaires respectifs hors taxes et
la TVA applicable,
 le montant total de la commande, c’est-à-dire le prix total hors taxes pour chaque produit commandé, ainsi que le montant
HT et TTC de la commande dans sa totalité,
 les conditions de livraison,
les conditions de règlement,
 les conditions générales de vente,
 les modalités de rétractation dans le cas où le fournisseur vend à un client particulier.
Exemple d’un bon de commande
Bon de livraison
Comme son nom l’indique, le bon de livraison ou BL est un document rattaché à une
livraison. Établi par le fournisseur et s’adressant à son client, il prouve que la livraison de
la marchandise a effectivement eu lieu et que la marchandise livrée est conforme à la
commande préalablement établie. Précédé d’un bon de commande, le BL accompagne
toujours la livraison de la marchandise. Il récapitule toutes les informations liées au contenu
même de la livraison. Le fournisseur le remet au client au moment même où la livraison a
lieu. En plus de récapituler la commande, le bon de livraison également connu sous
l’appellation de bordereau de livraison présente aussi une utilité juridique. Il atteste en effet
que le client a bien réceptionné sa marchandise.
Les mentions obligatoires d’un bon de livraison
À l’instar du bon de commande, le bon de livraison ou de réception doit comporter
quelques mentions obligatoires. Il doit notamment fournir des informations relatives à
l’identité du fournisseur, à savoir le nom et la forme sociale de l’entreprise, son numéro
RCS et son lieu d’immatriculation, l’adresse de son siège social ainsi que le montant de son
capital social. Pour pouvoir être considéré comme preuve de la réception conforme des
marchandises dans le portefeuille client, le bon de livraison doit aussi indiquer l’identité et
les coordonnées du client. Il doit également préciser le numéro de la commande indiquée
dans le bon de commande. Il faut aussi qu'il renseigne la date et le lieu de la livraison.
Enfin, le bon de livraison doit préciser la description, la nature et le nombre de chaque
produit et/ou service livré ainsi que le nombre total.
Exemple d’un bon de livraison
Facture
La facture est un document qui atteste d’un achat ou d’une vente de biens ou de
services. Elle est fournie par le vendeur lors de la livraison ou de la prestation de services.
Une facture liste donc les biens vendus ou les prestations réalisées en précisant la nature, la
quantité et les conditions d’achats. La facture est un document à la fois commercial,
comptable et juridique. Elle présente donc différentes utilités. Elle est la preuve juridique
d’une transaction financière, elle sert de justificatif comptable et elle sert aussi
de support à l’exercice des droits sur la TVA. Si la facturation concerne deux
professionnels, alors cette dernière est obligatoire. S’il s’agit par contre d’une transaction
entre un professionnel et un particulier, la facture n’est pas obligatoire à moins que le client
l’exige, que la vente s’effectue à distance ou qu’il s’agisse d’une livraison
intracommunautaire exonérée de TVA. Il est important de préciser que pour qu’elle soit
considérée en tant que telle, une facture doit toujours présenter le terme « facture ».
Les mentions obligatoires d’une facture
Tout comme le bon de commande ou le bon de livraison, la facture doit contenir certaines
mentions obligatoires comme le numéro et la date d’émission de la facture, l’identité de
l’émetteur de la facture, les coordonnées du client, la désignation des produits ou services
vendus, le montant total à payer, HT et TTC, les modalités de paiement et les pénalités de
retard.
Exemples de factures
Conclusion
Le bon de commande, le bon de livraison, le bon de réception et la facture sont des
documents indispensables pour le bon déroulement d’une transaction commerciale. En
apportant le maximum de précisions sur les caractéristiques d’une marchandise, ils
garantissent une traçabilité des produits aussi bien pour le vendeur que pour l’acheteur, et
permettent de vous éviter et de vous protéger d’éventuels litiges. Néanmoins, la gestion des
bons et des factures peut vite s’avérer chronophage. L’utilisation d’un logiciel de gestion ou
d’un logiciel de facture et devis permet désormais d’améliorer les performances en matière
de gestion d'achat et de gestion d'entreprise. Cette solution de gestion vous aide à éditer
facilement et rapidement tous vos documents commerciaux, vous permettant alors de vous
concentrer sur votre activité principale.
Merci pour votre attention

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