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Organisation du Secrtariat Gnral

08 Juillet 2011

Prambule
Organisation jeune en cours de constitution en plein dveloppement Procdures en cours de mise en place et dmnagement en cours

Deux grands principes


1. Sparation entre les Fonctions lies au mtier et les fonctions support
Prsident d'Universit Noureddine Mouaddib Bureau du Prsident Conseil de l'Universit Comit d'Orientation Acadmique Direction Audit Interne Mme D. Sabir Comit de Suivi &
d'Evaluation Acadmique

Comit RH & Recrutement

Affaires acadmiques

Fonctions Support

R&D

2.

Transversalit entre les diffrents dpartements


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Organisation du Secrtariat Gnral


Objectifs : 1. Mettre en place une organisation oriente ETUDIANTS

ETUDIANTS
P Avant Intgration l UIR R O Stratgie de Communication S Campagne de Recrutement P Organisation des concours Admissions des candidats E Positionnement stratgique C Etudes de marchs T S E T U D I A N T S
Durant le cursus l UIR

Gestion administrative Gestion pdagogique Gestion des emplois du temps Vie Etudiante Gestion des stages en entreprise

L A U R E A T S

Aprs l UIR

Accompagnement pour la recherche du 1er emploi Observatoire des carrires professionnelles des Laurats Mise en rseau des anciens de l UIR

A N C I E N S

ENTREPRISES
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Organisation du Secrtariat Gnral


Objectifs : 2. 3. 4. 5. 6. 7. Avoir une organisation transversale, souple et volutive. Mettre en place un Secrtaire Gnral, sous l autorit du Prsident de l UIR, responsable de l ensemble des fonctions Support . Dfinir clairement les rles et missions de chaque Direction. Dcharger les diffrents Ples acadmiques de toutes les tches administratives et financires. Accompagner les diffrents Ples acadmiques pour la russite de leur mission. Assurer une bonne gestion administrative de la scolarit des tudiants de l UIR.

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Organisation du Secrtariat Gnral


Prsident Noureddine Mouaddib

Secrtaire Gnral Mohamed Abdellaoui


Assistante de Direction Mme S. Bennani Contrle de Gestion Mme Dalila Sabir

Direction

Financire & Comptable


A. Benyahya

Direction

Direction

Moyens Gnraux

Affaires institut. & Juri.


H. Fassi Fihri Secrtariat des Instances

Direction

Direction

Capital Humain
H. Fassi Fihri

Systme d'Information
Rseau & Scurit Exploitation & Maintenance informatique

Ple Communication & Marketing


C. Perez
Direction

Direction

Scolarit
M. Hilal

Budget

Achats
F.Z Salah

Dveloppemen t RH Administration RH & Affaires Sociales

Direction

Communication Evnementiels Congrs & Confrences


Communication

Concours & Admissions Accueil & Orientation Concours & Admissions

Direction

Marketing

Administration des tudiants Administration des enseignants Administration pdagogique Stages et echanges

Comptabilit

Entretien & Maintenance

Contentieux

Etudes de March Club Entreprises

Trsorerie

Bibliothque

Affaires Disciplinaires

Com. Interne

Externe Relations Mdias

C a n d i d a t
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Vie tudiante Laurat

Secrtaire Gnral

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Missions du Secrtaire Gnral


1. Pour assurer une bonne gouvernance de l tablissement, le Secrtaire Gnral :
veille au respect de la rglementation en vigueur et des statuts de l entreprise. assure le secrtariat gnral des Conseils de Surveillance et des diffrentes Assembles Gnrales en adressant les convocations aux diffrents membres, en participant l laboration de l ordre du jour et en produisant les procs verbaux et les diffrents textes de rsolutions. instruit et prpare au pralable les dossiers traiter lors des Conseils de Surveillance et des diffrentes Assembles Gnrales. prpare et fait valider les Procs Verbaux des Conseils de Surveillance et des Assembles Gnrales. s assure de la bonne excution des dcisions prises lors des Conseils de Surveillance et des Assembles Gnrales. s assure de la bonne communication des dcisions aux diffrents membres du Conseil de Surveillance et met tout en uvre pour une bonne coordination de celui-ci. labore le rapport d activit financier et oprationnel destin aux actionnaires et aux diffrents partenaires stratgiques. synthtise les donnes ncessaires la prise de dcision par l excutif. participe aux diffrents comits de pilotage de l tablissement ainsi qu au Conseil de l Universit.

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Missions du Secrtaire Gnral


2. Le Secrtaire Gnral est membre du bureau du Prsident auprs duquel il :
participe l laboration de la stratgie et de la politique de l tablissement. conseille le Prsident sur les aspects administratifs, juridiques, financiers et contractuels. joue un rle d interface avec les personnalits et les partenaires extrieurs. participe la prparation de contrats avec l Etat et/ou les collectivits locales tout en veillant sur leur conformit juridique et sur leur adquation avec la stratgie de l tablissement. pilote, sur demande du Prsident et sous sa responsabilit, des missions spcifiques relatives au dveloppement de l tablissement et la recherche de nouveaux partenaires. Il a charge de construire des dossiers technicofinanciers permettant au Prsident et/ou au Conseil de Surveillance de prendre les dcisions en toute connaissance de causes. veille la mise en uvre oprationnelle de la politique de l tablissement en troite collaboration avec les Viceprsidents, les Directeurs de Ples, les chargs de mission et autres lus.

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Missions du Secrtaire Gnral


3. Le Secrtaire Gnral est membre du Directoire dont il :
organise, en collaboration avec le Prsident, les runions du Directoire. tient jour les comptes-rendus et les relevs de dcisions du Directoire. assure une bonne communication entre le Directoire et le Conseil de Surveillance. rcupre auprs des diffrents membres les dossiers de dcision soumettre au Directoire et les inclut dans l ordre du jour aprs leur validation par le Prsident. prpare chaque fois que ncessaire, un relev de dcisions du Directoire transmettre au Conseil de Surveillance.

Direction Audit Interne & Contrle de Gestion

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Direction Audit Interne & Contrle de Gestion


Missions du Directeur Audit Interne & Contrle de Gestion :
I.

Dans le domaine du Contrle de Gestion


Participe la mise en en place des outils ncessaires au pilotage des activits de l U.I.R. Met en place la Comptabilit Analytique et en assure le bon fonctionnement. Propose la politique de Contrle de Gestion et supervise la mise en place des outils de management par objectifs. Anime les processus de Reporting et veille, par des relances et des actions de formation, la fiabilit des informations ncessaires. Harmonise les tableaux de bord de synthse conformment aux pratiques et demandes des actionnaires. Propose des mesures / actions correctrices et alerte les directions concernes. Assure le contrle, la priodicit, de la remonte des informations et de la pertinence de celles-ci.

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Direction Audit Interne & Contrle de Gestion


Missions du Directeur Audit Interne & Contrle de Gestion :
II.

Dans le domaine de l'audit qui est directement rattach au Prsident


Propose au Prsident la politique d'audit interne et en supervise la mise en application Etablit un planning des audits Met jour ce planning en fonction des demandes du Prsident et des autres directions et de l'analyse des ralisations Ordonne, ralise ou fait raliser des missions d'audit ayant pour objet de : Garantit la cohrence du systme de pilotage oprationnel Garantit le systme de contrle interne Contrle les zones de risques potentiels. A partir des actions d'audit :
ralise pour le Prsident un bilan de synthse du systme de contrle interne propose des oprations cibles et des plans d'interventions.

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Direction Financire & Comptable

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Direction Financire & Comptable


Missions du Directeur Financier & Comptable:
Piloter la mise en place de l ensemble des outils ncessaires :

Comptabilits Gnrale & Analytique Engagements Gestion Budgtaires Gestion des immobilisations

Etablir les plans de financement et d investissements court et moyen terme. Mettre en place un manuel de procdures comptable, et veiller sur son bon fonctionnement. Assurer les relations avec les banques et ngocier les conditions de dcouverts, des emprunts et des placements. Superviser la comptabilit gnrale et veiller au respect des chances. Assurer le suivi et le pilotage de la trsorerie. Accompagner la Direction de la Scolarit pour le recouvrement auprs des tudiants des frais de scolarit en ditant un tat de suivi rgulier. Ngocier avec des partenaires extrieurs pour le compte de la direction (clients, fournisseurs, administrations, experts-comptables, etc.). Assurer l interface avec la Direction Financire des principaux actionnaires. Piloter en collaboration avec la Direction Audit Interne & Contrle de Gestion les missions des CAC.
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Missions Responsable Trsorerie Direction Financire & Comptable


Missions du Responsable Budget :
Proposer la politique budgtaire annuelle de lU.I.R et en supervise l'laboration en veillant :
la cohrence entre budgets et plans pluriannuels au respect de la politique financire

Assurer un rle de conseil et d'assistance mthodologique auprs des autres responsables en matire d'laboration et de suivi du budget. Collaborer avec la Direction Audit Interne et Contrle de Gestion pour la mise en place dindicateurs de suivi budgtaire. Mettre en place un systme de suivi des engagements. Sassurer de la bonne adquation Engagements/Budgets. Alerter la hirarchie sur les dpassements budgtaires.

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Missions Responsable Trsorerie Direction Financire & Comptable


Missions du Responsable Comptabilits :
Appliquer les orientations de la direction financire & Comptable. Manager l quipe des agents comptables et rpartir les tches entre eux. Veiller la mise en place de la Comptabilit Analytique en collaboration avec le dpartement Contrle de Gestion. Assurer la coordination et le bon fonctionnement du service comptable :

Elaboration des tats de synthse ,des dclarations fiscales & tenir les livres comptables , Elaboration rgulire et prsentation sous forme normalise les documents comptables lgaux : bilan annuel, compte de rsultats, et toutes informations ponctuelles demandes par la direction (situations mensuelles, trimestrielles...).

Veiller la bonne passation des critures et procder aux contrles d usages des oprations comptables. Assurer une gestion des documents comptables conforme aux normes en vigueur. laborer et analyser mensuellement les comptes d exploitation et les bilans comptables. Assurer les cltures mensuelles & annuelles, ainsi que les inventaires physiques. Assurer l'interface avec les interlocuteurs extrieurs pour laborer les documents comptables de synthse ( commissaire aux comptes, banques...). Assurer la bonne excution de la paie conformment aux instructions de la Direction Capital Humain.
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Missions Responsable Trsorerie Direction Financire & Comptable


Missions du Responsable Trsorerie :
Mettre en place les outils de suivi de la trsorerie et en assurer le bon fonctionnement. Produire les outils de suivi de la trsorerie. Assurer le suivi et la gestion des diffrents comptes bancaires. Ngocier avec les banques les meilleures conditions financires et de gestion des comptes. Etablir et contrler les tats de rapprochement bancaire. Procder au paiement des factures dment valises suivant les termes qui y sont dfinis. Ngocier les meilleures conditions, et procder, sous la responsabilit de sa hirarchie, au placement des excdents de trsorerie.

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Direction des Moyens Gnraux

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Direction des Moyens Gnraux


Missions du Directeur des Moyens Gnraux :
Dfinir avec le Secrtariat Gnral et mettre en uvre l'ensemble des projets d investissements de l UIR. Organiser et piloter les dpartements Achats et Entretien Maintenance : Mise place des procdures, des mcanismes de contrle et des Reporting. Proposer les budgets de la DMG et les valider avec le Secrtariat gnral. Mettre en place un canevas de Reporting Achats et Entretien Maintenance en dfinissant les indicateurs pertinents. Mettre en Place un manuel de procdures Achats et veiller sa mise en uvre.

Piloter les appels d offres et ngocier directement auprs des prestataires et fournisseurs cls de l'entreprise, notamment dans la mise en place d'accords-cadres. Assurer une veille conomique sur les volutions du march et sur les projets engags par l entreprise en matire de stratgie achats. Veiller la distribution des moyens ncessaires et suffisants chaque collaborateur pour l accomplissement de sa mission. Mettre en place et piloter les prises d inventaire.

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Direction des Moyens Gnraux


Missions du Responsable Achats :
Etablir et tenir jour une liste de fournisseurs potentiels et qualifis et rechercher de nouvelles filires d approvisionnement. Mettre les fournisseurs en concurrence (en lanant des consultations structurantes) afin d amliorer la qualit du portefeuille achats de l UIR : rduction des couts, minimisation des stocks, amlioration de la qualit et de la ractivit,

Elaborer le cahier des charges des fournisseurs en concertation avec le Directeur des Moyens Gnraux. Conduire les ngociations avec les fournisseurs jusqu aboutissement du contrat.

Organiser un processus d valuation continue des fournisseurs. Assurer la bonne tenue de l ensemble des documents Achats : Recueil des besoins, Dfinition des spcifications
techniques, Lancement des consultations, Dpouillement des offres, Adjudication, Etablissement des BC ou Marchs, Rception et BL, Facturation et paiement.

Dfinir les politiques d'achats informatiques, en coordination avec la DSI, ngocier les contrats - cadres, laborer les normes et procdures en matire de sous-traitance informatique et en assure la diffusion auprs des autres entits.

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Direction des Moyens Gnraux


Missions du Responsable Entretien & Maintenance :
Dfinir une politique d entretien et de maintenance des btiments et quipements. Grer les priodes de garantie de l ensemble des quipements acquis. Mette en place des contrats cadres : Gardiennage, Entretiens espaces verts, Nettoyage, Maintenance informatique (en
collaboration avec la DSI).

Grer et animer les quipes techniques : Electriciens, Plombiers, Chauffeurs, Assurer la disponibilit des quipements des salles de cours, des amphithtres, des laboratoires et des espaces tudiants (projecteurs, rtroprojecteurs, etc.).

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Direction des Moyens Gnraux


Missions du Responsable Bibliothque :
Participer la mise en place de la politique de prt des ouvrages. Assurer une bonne gestion de la bibliothque : Respect du rglement intrieur, contrle & scurit, inventaire des ouvrages. Etablir un tat de suivi de l activit de la bibliothque Transmettre aux Affaires Acadmiques toutes les infirmations relatives aux tudiants : Livres dtriors, ouvrages non
retourns,

Participer la politique d approvisionnement des ouvrages en collaboration avec le dpartement des Achats

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Direction des Affaires Institutionnelles & Juridiques

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Direction des Affaires Institutionnelles & Juridiques


Missions du Directeur des Affaires Institutionnelles & Juridiques :
Assurer le secrtariat des organes de gouvernance. Assurer le contact avec les services concerns par les actes sociaux . Assurer dans le cadre du contentieux le contact avec l ensemble des prestataires judiciaires : avocats, experts, huissiers, assurer leur rfrencement et drfrencement ainsi que le rglement de leurs honoraires. Tenir un classement numrot de l ensemble des dossiers contentieux : litiges sociaux, Accidents de Travail, dossiers de recouvrement, dossiers pnaux, dossiers de contentieux administratif et dossiers divers. Etablir les provisions pour litiges payer en cours, et les transmettre aux Directions concernes (DAF et DRH). Etablir et/ou valider tout type de contrat de travail, de prestation de service, de publicit, de transaction, des baux, ventes ; et donner son avis par rapport aux contrats dj tablis. Assurer une veille lgale et rglementaire par rapport au secteur de l enseignement suprieur, et l environnement juridique de l entreprise. Coordonner l ensemble des relations lies aux aspects juridique et rglementaire ave le Ministre de l Enseignement Suprieur. Assurer la relation avec les Compagnies d Assurance pour une gestion optimale des contrats (RC, Assurance Accident de travail, Assurance Maladie complmentaire et assurance Dcs).

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Direction des Affaires Institutionnelles & Juridiques

Missions du Responsable Secrtariat des instances :


Organiser, sous la responsabilit du Directeur des Affaires institutionnelles & Juridiques, la tenue des Conseils de Surveillances et des Assembles gnrales. S assurer de la bonne tenue de l ensemble des actes sociaux de l entreprises. Assurer une gestion des documents administratifs et juridique conforme aux normes en vigueur.

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Direction des Affaires Institutionnelles & Juridiques


Missions du Responsable Contentieux :
Prendre en charge le suivi des dossiers contentieux impliquant la socit ; Reprsenter la socit devant les instances judiciaires : tribunaux, parquet, police judiciaire, gendarmerie royale, et ce toutes les tapes de la procdure (affaires dlictuelles, criminelles, sociales, commerciales ) ; Constituer et rassembler l ensemble des lments des dossiers contentieux : PV, ordonnances, convocation du parquet, jugements Accompagner les agents de la police judiciaire dans leurs enqutes en vue de la constitution et la sauvegarde des moyens de preuve ; Etablir et faire le suivi d un Reporting dtaill de tous les dossiers pnaux ds leur dclenchement devant la police judiciaire (le Reporting renseigne sur l tat d avancement du dossier) ; Participer l application de la procdure de la socit en termes de suivi du contentieux Rapporter sa hirarchie tout fait ou comportement pouvant constituer une infraction ou une violation des procdures internes ou des normes en vigueur.

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Direction des Affaires Institutionnelles & Juridiques


Missions du Responsable Affaires disciplinaires :
Elaborer, et mettre jour rgulirement, le rglement intrieur de l UIR, le rglement de la Cit universitaire, Organiser, sur demande des Directeurs de Ples, les conseils de discipline. Veiller au bon droulement des conseils de discipline conformment aux diffrents rglements en vigueur. Mettre en place un outil de Reporting disciplinaire. Editer rgulirement un rapport disciplinaire et en assure la diffusion travers sa hirarchie.

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Direction Capital Humain

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Direction Capital Humain


Missions du Directeur Capital Humain :
Elaborer les organigrammes et l organisation gnrale de l entreprise. Dfinir la grille salariale de l entreprise ainsi que la politique des avantages en nature accords aux cadres. Organiser en collaboration avec les Vice-prsidents, les concours de recrutement des enseignants-chercheurs. Dfinir un systme d valuation et de gestion de carrires des personnels de l tablissement. Dfinir un systme de Gestion Prvisionnelle des Emplois et des Carrires, notamment IATOS, en liaison avec la politique de l tablissement. Mettre en place et mettre en uvre un plan de formation continue destin au personnel de l tablissement.

Assurer la gestion administrative des personnels de l tablissement. Etablir les dclarations sociales (CNSS, AMO, AT, Mutuelle Complmentaire, ) conformment la rglementation en vigueur et la stratgie salariale de l entreprise. Assurer dans le respect des textes lgislatifs en vigueur les lections des dlgus du personnel. Assurer l organisation et le suivi du CHSCT conformment la rglementation en vigueur.

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Direction Capital Humain


Missions du Responsable Dveloppement RH :
Analyser et prvoir les besoins actuels et futurs en termes de RH. Mettre en uvre de la politique salariale tout en veillant sur sa cohrence.

Mettre en place des indicateurs RH, et participer l laboration du rapport social. Dfinir une politique de promotion et de mobilit interne . Participer la mise en place du budget de Formation et en assurer le suivi. Etablir et mettre en uvre un plan de Formation par catgorie de personnel.

Mettre en place les indicateurs de performance des RH permettant de mettre en place une politique de motivation base sur les rsultats.

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Direction Capital Humain


Missions du Responsable Administration RH :
Veiller la mise en uvre de la politique gnrale des RH de l entreprise. Veiller au respect du Rglement Intrieur . Mettre en place un systme de Reporting RH en dfinissant les indicateurs pertinents. Participation l laboration du budget Masse Salariale et en assurer le suivi. Editer et contrler la paie et tablir les tats des diffrents organismes sociaux. Assurer toutes les fonctions d administration du personnel. Dfinir et mettre en uvre une politique sociale dans l entreprise.

Organiser les lections des dlgus du personnel. Assurer la gestion et l'animation des instances reprsentatives du personnel. Assurer la constitution et le suivi des dossiers contentieux RH et les suivre avec la Direction juridique. Avoir des relations avec les partenaires sociaux (CNSS, CIMR, Mutuelle). Mettre en place un Comit d uvres Sociales.

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Direction Capital Humain


Missions du Responsable Communication Interne :
Participer la mise en place d une politique de Communication interne. Pilotage et mise en

uvre des outils de Communication interne.

Note d information Journal Interne Revue de Presse Intra Net

Organisation d vnements destins aux salaris (Team Building, Convention de Cadres, ) Coordonner avec le Responsable Administration RH les activits sociales, sportives et Culturelles du COS.

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Direction des Systmes d Information

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Direction des Systmes d Information


Missions du Directeur des Systmes d Information :
Concevoir et proposer au Secrtariat gnral la stratgie informatique de L UIR. Elaborer le schma directeur informatique et en superviser la ralisation. Assurer la cohrence des diffrents plans directeurs informatiques. Assurer la matrise d' uvre des projets informatiques dans le respect des normes en vigueur. Elaborer pour le compte du Secrtariat gnral les rflexions en matire de systmes d'Informations qui lui sont ncessaires. Assurer la vision globale de l'tat d'avancement des projets. Proposer des budgets allous l'informatique et en assurer la gestion. Assurer le contrle de l'application des orientations et rgles informatiques communes. Assurer la cohrence informatique et l'optimisation technologique des systmes d'informations et rseaux pour l'entreprise. Dfinir les politiques d'achats informatiques, en coordination avec l'entit responsable des Achats.

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Direction des Systmes d Information


Missions du Responsable Rseau & Scurit :
Dfinir et mettre en place l infrastructure rseau ncessaire pour le bon fonctionnement du systme d information de l UIR. Assurer la mise en place et la maintenance de l ensemble du rseau de l UIR. Dfinir et propose la Direction des S.I la politique de scurit informatique et dvelopper la culture de gestion des risques informatiques auprs de l'ensemble des entits de l'entreprise. Assurer la mise en informatique. uvre et contribuer l'application des procdures et des normes en matire de scurit

Superviser l'laboration des tableaux de bord des risques informatiques et suivre les indicateurs de scurit. Superviser l'laboration d'un plan de scurit informatique et veiller la cohrence des actions ralises en matire de scurit informatique. Veiller au bon fonctionnement du systme de Tlphonie.

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Direction des Systmes d Information


Missions du Responsable Exploitation informatique :
Assurer la gestion et la maintenance du matriel informatique de toute l entreprise. Assurer l intgrit du systme d information contre les virus et les intrusions externes. Veiller la conformit des applications installes aux droits d utilisation et la rglementation en vigueur. Assurer la mise en uvre des diffrentes composantes du SI (acquisitions de nouveaux logiciels, dveloppement de solutions spcifiques, ). Superviser la maintenance du parc matriel et la mise jour des logiciels. Veiller au maintien du parc informatique dans un bon tat de fonctionnement. Assurer l installation sur les postes clients des logiciels sous licence. Assister les utilisateurs pour le traitement des problmes qu ils rencontrent lors de l utilisation de leurs outils informatiques (matriels et logiciels). Mettre jour priodiquement l inventaire du parc informatique au niveau du logiciel appropri (Caractristiques techniques du matriel, fournisseur, date d achat, logiciels installs ). Raliser et/ou superviser les installations matrielles pour tout le rseau. Garantir le bon fonctionnement de la messagerie sur les diffrents postes. Intervenir, sur demande, pour assister les utilisateurs dans leurs traitements informatiques.

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Ple Communication & Marketing

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Organisation du Ple
Trois Directions transversales :
1. 2. Une Direction de la Communication responsable de la mise en uvre de la stratgie de communication. Une Direction Concours et Admission en charge de l orientation et du recrutement des prospects pour l ensemble des programmes proposs. Ce recrutement se faisant en troite collaboration avec les diffrentes filires acadmiques. Une Direction Marketing qui ralise les tudes de march ncessaires et qui anime le rseau des entreprises.
Ple Communication & Marketing C. Perez

3.

Principes retenus :

Direction Marketing

Direction Communication XXX

Direction des Concours & Admissions

Avoir un Ple qui s occupe de nos futurs tudiants avant leur intgration au sein de l UIR. Regrouper au sein d un mme Ple toutes les Fonctions lies la communication, au Marketing et aux relations avec les entreprises. Avoir un ple de rfrence au service de nos tudiants et des entreprises. Sparer dans notre organisation la phase avant intgration des tudiants qui dpend du ple Communication de la phase pendant le cursus qui relve de la Direction de la scolarit. Mettre en avant une dmarche marketing proactive permettant d tre toujours en phase avec les besoins du march de l emploi.

Evnementiels Congrs & Confrences Accueil & Orientation Etudes de March & Ville Concurentielle

Communication Externe Concours & Admissions Prospection & Recrutement

Relations Mdias & Relations Publiques Club Entreprises

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Organisation du Ple
Principales missions du Directeur du ple :
labore et propose le Budget annuel de tout le ple Participe avec les diffrents organes de gouvernance l laboration du positionnement de l UIR labore et propose la politique de communication de l UIR, et la dcliner par ple acadmique Dfinit les orientations de la Direction Communication (prospects et march de l emploi) Propose les adaptations des filires de formation aux besoins du march de l emploi Participe la mise en place de nouvelles formations ou filires Dfinit la politique de promotion et de fidlisation du rseau des entreprises partenaires Dfinit et proposer aux affaires acadmiques les ressources et moyens ddies la professionnalisation des parcours. Veille la cohrence des actions menes par ses Directions

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Ple Communication & Marketing


Direction Communication

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Direction Communication

Missions du Directeur de la Communication :


Participer la mise en place de la Stratgie de Communication. Veiller l excution du plan d action et du budget arrts par la Direction du Ple et le Secrtariat Gnral. Mettre en uvre avec l ensemble des Ples acadmiques leurs actions de Communication. uvre pour dployer la stratgie de Communication.

Dfinir les ressources et moyens mettre en

Veiller la cohrence des actions menes par ses deux services. Rendre compte auprs du Directeur de Ple. Veiller la conception et la production dans les dlais de tous les supports communication. Participer la mise en place de la Communication Institutionnelle.

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Direction Communication

Missions du Responsable vnementiels, Congrs et Confrences :


Proposer, mettre jour et diffuser le planning annuel des vnements, congrs et confrences. Participer la mise en place des vnements ddis la prospection commercial et en assure la logistique. Veiller l excution du plan d action et du budget arrts. Veiller la qualit de l organisation des diffrents vnements programms par les Affaires Acadmiques. Assurer le suivi des prestataires de service et la bonne excution des actions. Participer la mise en place des outils de communication relatifs aux vnements organiss. Rpondre aux besoins des diffrents services ou directions et diriger l organisation des vnements. Coordonner les actions menes par les associations tudiantes.

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Direction Communication

Missions du Responsable Communication Externe :


Mettre en uvre la stratgie de Communication Externe de l UIR.

Participer au choix de l Agence de Communication. Veiller la conception et la production dans les dlais de tous les supports communication. Piloter et contrler la mise jour du site Web en collaboration avec les quipes de la DSI. Veiller la conception et la production dans les dlais des supports communication. Participer la mise en uvre des vnements ddis la promotion de l UIR.

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Direction Communication
Missions Relations Mdia et Relations publiques :
Proposer les relais mdias adapts la ralisation de la stratgie de communication. Grer le plan mdia pour l ensemble de la structure. Grer les communiqus de presse. Gre les sollicitations des mdias et veille la qualit des articles ou reportages raliss. tablir les revues de presse nationale et internationale. Animer le rseau Mdia (tl, radio, presse, web) au niveau national et international (confrences de presse, dossier de presse, voyage de presse, ). Grer les relations publiques. Veiller la mise jour de la partie du site internet ddi la presse.

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Ple Communication & Marketing


Direction Concours & Admissions

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Direction Concours & Admissions


Missions du Directeur Concours & Admission :
tablir avec les Directeurs de ples les modes de recrutement des candidats et veiller leurs cohrences. Mettre en place le planning des concours et des admissions (formation initiale & formation continue inter). Rdiger et piloter la mise en uvre des procdures associes aux concours (admissibilit et admission).

Grer la ralisation des sujets crits et oraux. Veiller l excution du plan d action et du budget arrts par la Direction du Ple. Veiller l intgrit de ses quipes. S assurer du bon droulement du processus jusqu l inscription des candidats admis aux concours. Grer et diffuser auprs des directeurs de ples les notes obtenues lors des preuves. Recevoir les demandes de bourses, les rpertorier et organiser les runions de la commission d octroi des bourses.

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Direction Concours & Admissions


Missions du Responsable Accueil et Orientation :
Grer le guichet unique de conseils et d orientation de l UIR. Grer les demandes des prospects, des parents, des entreprises qui entrent en contact direct avec l UIR (mail , tlphone, rendez-vous). Conseiller les clients et les orienter vers les bons interlocuteurs. Dispenser aux futurs tudiants des conseils en orientation de 1er niveau, et les diriger vers les Ples Acadmiques concerns. Participer l laboration des outils de communication. Rendre compte des actions menes sur le terrain et proposre des adaptations. Participer aux vnements promotionnel (Salon , forum, JPO, ).

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Direction Concours & Admissions


Missions du Responsable Concours & Admissions :
Grer les centres de concours au Maroc et l tranger. Mettre en place et grer le planning annuel concernant les concours crits et oraux. Grer les dossiers des candidats (dossiers de candidature, convocations, paiement des frais de concours). Grer les convocations des surveillants, correcteurs, examinateurs et chefs de centre de concours. Grer les tats de paiements des actions engages (conception de sujets, corrections, surveillance, ). diter les sujets et supports ncessaires la bonne ralisation des concours. Grer les notes et les jurys (prparation des tats de notes et des PV de Jury). tablir les statistiques concernant les candidats, les admissibles et les admis. Dployer les efforts ncessaires pour procder l inscription des candidats admis aux concours. Transmettre les dossiers finaliss de l ensemble des candidats inscrits au service scolarit. Veiller la mise jour de la partie du site internet ddi aux concours.

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Ple Communication & Marketing


Direction Marketing

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Direction Marketing
Missions du Directeur Marketing :
laborer de la stratgie Marketing de l UIR. Veiller l excution du plan d action et du budget arrts par le Ple. tablir en commun accord avec le Directeur de Ple le planning annuel des actions mener dans le cadre du recrutement des prospects .

Formation initiale Formation continue

Participer la conception des supports de communication. Participer l organisation des actions sur le terrain dans le cadre de la promotion des filires. Mettre en uvre les outils et les moyens pour dployer la stratgie.

Piloter les tudes de march et de positionnement. Faire un bilan des actions menes sur le terrain et proposer des adaptations. Participer la mise jour du site Web. Participer la mise en place de la stratgie de recherche de fonds pour la Fondation Nour Education.

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Direction Marketing

Missions du Responsable tudes de march et veille concurrentielle :


Regrouper et analyser les donnes permettant de comprendre et d anticiper les besoins du march. Rendre compte des travaux mens en termes de veille concurrentielle :

Acadmique Communication Recherche et Dveloppement

Piloter les tudes de march ddies la mise en place de nos programmes et/ou filires. Animer le rseau des prescripteurs (professeurs, chefs d tablissement, conseils d orientation, responsable de formation, Directeurs des Ressources humaines, ). Proposer des axes de dveloppement des programmes et/ou filires de l UIR. Fait un bilan annuel des programmes et filires dployes. tablir les statistiques concernant les prospects (origine gographique, type de lyces, ).

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Direction Marketing
Missions du Responsable Club entreprises :
Grer les entreprises et les tuteurs de stage qui accueillent les tudiants (contrle qualit, outils d valuation, convention, planning des visites en entreprises, ). Transmettre les informations ncessaires la gestion acadmique des stages au service scolarit (notes, grilles d valuation, conventions de stage, ) Rendre compte des demandes des entreprises en terme de savoir tre et savoir faire. Animer le rseau des entreprises et institutions partenaires de l UIR. Proposer des forums et des tables rondes orients secteurs d activits et mtiers, ddis aux tudiants. Veiller la qualification et la cohrence des donnes du rfrentiel Partenaires . Animer le rseau des anciens lves. Mettre en place un observatoire qui permet d identifier et de formaliser les besoins des partenaires.

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Direction de la Scolarit

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Direction de la Scolarit
Missions du Directeur de la Scolarit :
Assurer les actes de gestion administrative depuis l'arrive de l'tudiant l'universit jusqu son dpart dans la vie professionnelle. Mettre en uvre de la rglementation ministrielle relative l'enseignement suprieur. Mettre en place un Observatoire de recrutements des jeunes Laurats de l UIR. Assurer la gestion des enseignements et des enseignants. Veiller la bonne excution des heures d enseignement et des heures complmentaires . Collaborer avec la Direction Concours & Admissions . Mettre en place des tats de reporting permettant de suivre l activit de la Direction Scolarit. Mettre en uvre la politique de stage de l UIR tout en veillant une collaboration avec la Direction marketing pour dvelopper des partenariats avec les entreprises. Assurer la transmission et le suivi des demandes du corps professoral et des tudiants. Dtecter les dysfonctionnements, les anomalies et les rsoudre. Veiller l archivage des documents acadmiques (Diplmes, copies, notes ).

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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable Administration des Etudiants :
Inscription/Rinscription pdagogique et administrative (Vrification des dossiers, Liste, Trombinoscope, ...). Planification et production du calendrier acadmique annuel de toute l universit et les ples de formation. Production agenda tudiant (hebdomadaire, semestriel et annuel). Planification et organisation matrielle des examens (salles, amphithtres, documents supports, etc.). Recouvrement auprs des tudiants des frais de scolarit en collaboration avec la DFC qui doit diter un tat de suivi rgulier. La gestion des absences et des sanctions disciplinaires. Prparation et archivage de courriers pour tudiants et parents. Cration, Gestion et archivage des dossiers d examens, relevs de notes, bulletins et tous autres documents. La gestion des dossiers de transfert (arrive, dpart) et dlivrance des diplmes. Edition et dlivrance des attestations d inscriptions, de frquentations et de russites. Gestion des dossiers de bourses, et traitement des dossiers de demande de remboursement et exonrations des droits d inscription et de scolarit. Traitement des demandes d'tudiants (drogations) et gestion des recours (changement de discipline, inscription tardive, reprise d'tudes).

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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable Administration des Enseignants :
Production des agenda enseignant. Suivi de l excution des cours. Collecte, vrification et saisie des services. Gestion des heures d enseignement des vacataires et transfert la DAF. Vrification de la paie des vacataires dits par la DAF. Heures complmentaires (personnels enseignants et extrieurs vacataires), Balance heures complmentaires.

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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable Administration Pdagogique :
Modlisation des structures d enseignement et des modalits de contrle des connaissances. Planification des cours et production des emplois du temps de chaque ple (hebdomadaires, semestriels et annuels). Prparation des relevs de notes. Pr-audit des notes. Prparation de documentation pour le jury d examen. Vrification de la conformit des procs-verbaux de jurys d examens. Cration et dition des bulletins de notes. Gestion des dossiers de validation des tudes.

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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable des stages & Echanges :
Participer avec les Directeurs de Ple la mise en place des plannings de stage. Mettre en place des procdures et documents relatifs aux stages en entreprises (Conventions de stages, Evaluation des stages, Rapport de stages, ) Veiller au bon droulement des stages en entreprises, et contrle la prsence des tudiants aux diffrents stages. Grer les visites sur le lieu de stage. Organiser les changes d tudiants avec les Ecoles et Universits partenaires. Raliser des sondages auprs des tudiants relatifs au droulement de leur stage. Coordonner ave le Responsable Club Partenaires pour assurer un bon droulement des stages.

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Direction de la Scolarit
Missions du Responsable Vie Etudiante :
Mise en place de POINTS INFOS

Informations administratives manent des diffrentes Directions Informations pdagogiques manent de chaque Directeur de ple Informations Evnements manent de la Direction Communication

Elaboration d un plan d actions annuel relatif aux activits associatives des tudiants.

Organisation des diffrentes lections Partenariat mettre en place Manifestations organiser Projets ralise et budgets ncessaires

Mise en

uvre et Gestion des activits sportives en coordination avec les Directeurs de Ple.

Accueil des tudiants en difficults, et recueil des rclamations des tudiants. Tenue de runions d coute tudiants et Reporting la hirarchie des informations majeures. Rdaction d un rapport trimestriel destin la hirarchie.

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