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CIRCULAR UNIFICADA DE ABRIL 29 DE 2004

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CIRCULAR UNIFICADA
PARA: DIRECCIONES TERRITORIALES, JUNTAS DE
CALIFICACIN DE INVALIDEZ, ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES Y EMPLEADORES DEL SECTOR PBLICO Y PRIVADO.

DE: DIRECCIN GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES ASUNTO: UNIFICAR LAS INSTRUCCIONES PARA LA
VIGILANCIA, CONTROL Y ADMINISTRACIN DEL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES PROFESIONALES.

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CIRCULAR UNIFICADA CONTENIDO

A) INSTRUCCIONES A EMPLEADORES B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES C) PROCEDIMIENTO DE CONSIGNACIN Y REMISIN DE LAS RESOLUCIONES DE MULTAS. D) IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA O PERSONA SANCIONADA EN LA PARTE RESOLUTIVA DE LA MULTA. E) SANCIONES.

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A) INSTRUCCIONES A EMPLEADORES
1) Actividades De Mercadeo Para La Afiliacin 2) Regulacin Del Comportamiento De Las ARP Y ARP Empleadores En El Sistema General De Riesgos Profesionales. 3) Examen Mdico Para Efectos De Salud Ocupacional 4) Derecho De Las Empresas A Solicitar Asesora En Salud Ocupacional. 5) Derecho Del Empleador Al Retracto 6) Medidas De Seguridad Personal

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A) INSTRUCCIONES A EMPLEADORES
1) Actividades De Mercadeo Para La Afiliacin:
No se podrn basar en la clasificacin y/o reclasificacin de los empleadores, ni en las tarifas derivadas de tales hechos. El fundamento de la comercializacin del SGRP debe sustentarse nicamente en los servicios de prevencin, promocin y complementarios que la respectiva A.R.P est en capacidad de prestar a las empresas afiliadas.
2) Regulacin Del Comportamiento De Las ARP Y Empleadores En El SGRPs. ARP
Segn el inciso 4 del artculo 48 de la Constitucin Poltica de Colombia y el artculo 9 de la ley 100 de 1993, no se podrn destinar ni utilizar los recursos de las instituciones de la SS para fines diferentes a ella. Las ARPs no podrn devolver dinero en efectivo de las cotizaciones (tasa de retorno o financiacin de proyecto como mecanismo de devolucin) a las empresas afiliadas, ni incurrir en acciones que lleven a simular, falsear o desarrollar actividades que desven los fines y responsabilidades de los actores del SGRP.

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A) INSTRUCCIONES A EMPLEADORES
2) Regulacin Del Comportamiento De Las ARP Y Empleadores En El ARP SGRPs
No puede ni debe la ARPs reemplazar o asumir de manera directa o indirecta las responsabilidades del empleador en materia de Salud Ocupacional. Las ARPs no pueden reemplazar o desplazar a persona, grupo, departamento, u oficina de salud ocupacional que por ley deben de tener todas las empresas. Los servicios de PyP deben ser acorde a las disposiciones legales vigentes, a las necesidades de la empresa y a los servicios sealados en el formulario anexo a la afiliacin, sin ninguna discriminacin, preferencia o cuanta de las cotizaciones.

3) EXAMEN MDICO PARA EFECTOS DE

SALUD OCUPACIONAL

Para efecto de establecer el estado de salud de los trabajadores al iniciar una labor, se hace necesario en el desarrollo de la gestin para identificacin y control del riesgo, practicar los exmenes mdicos ocupacionales de ingreso, peridicos y de retiro, los cuales son a Cargo y por cuenta del empleador, conforme al artculo 348 del Cdigo Sustantivo de Trabajo; el literal b) del artculo 30 del Decreto 614 de 1984 y el numeral 1 del artculo 10 de la Resolucin 1016 de 1989. Las ARPs podran realizar examenes mdicos cuando se enmarquen dentro de los PVE.

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A) INSTRUCCIONES A EMPLEADORES
4) Derecho De Las Empresas A Solicitar Asesora En Salud Ocupacional.
Las ARPs debern garantizar y proporcionar a las empresas afiliadas, capacitacin y asistencia tcnica para el desarrollo de los programas de S.O, sin importar el nmero de trabajadores y cotizacin de la empresa. Se debe capacitar y dar asistencia tcnica en lo relacionado con los programas regulares de prevencin y control de riesgos profesionales, diseo, montaje y operacin de los SVE, conforme a la actividad econmica de la empresa, sin importar el nmero de trabajadores. Las ARPs deben desarrollar hacia sus empresas afiliadas, como mnimo las act. Bs. establecidas en los artculos 19, 35 y 80 del Decreto -Ley 1295 de 1994.

5) Derecho Del Empleador Al Retracto  El empleador se puede trasladar a

otra ARP, solamente despus de haber cumplido un ao (D. 1771/94, ART 7).

El empleador tiene derecho a retractarse de su decisin de traslado a otra ARP, en cuyo caso lo comunicar a travs de un medio escrito en el trmino de los 30 das comunes del aviso de traslado que establece el artculo 7 del Decreto 1772 de 1994. En esta eventualidad, la solicitud de traslado quedar sin efecto.

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A) INSTRUCCIONES A EMPLEADORES
6) Medidas De Seguridad Personal
Los empleadores estn obligados a suministrar a sus trabajadores elementos de proteccin personal, cuya fabricacin, resistencia y duracin estn sujetos a la normas de calidad para garantizar la seguridad personal de los trabajadores en los puestos o centros de trabajo que lo requieran. Entre los elementos de proteccin que el empleador debe proveer se encuentran los cascos, botas, guantes y dems elementos que protejan al trabajador, permitindole desarrollar eficientemente su labor y garantizando su seguridad personal. Las Administradoras de Riesgos Profesionales asesorarn a los empleadores, sin ningn costo y sin influir en la compra, sobre la seleccin y utilizacin de los elementos de proteccin personal, teniendo en cuenta la actividad, la exposicin a factores de riesgo y necesidades de los mismos.

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES
1) INFORMES MENSUALES SOBRE PAGO DE COTIZACIONES, APORTES AL FRP Y EMPRESAS AFILIADAS AL SGRP.

2) CARNETIZACIN. 3) DIVULGACIN DE LA POLTICA DE SALUD OCUPACIONAL DE LA EMPRESA, DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LOS TRABAJADORES. 4) TASA DE ACCIDENTALIDAD. 5) GUAS TCNICAS. 6) ACTIVIDADES DE PyPA CARGO DE EMPLEADORES y ARPs. 7) AFILIACIN DE PEQUEAS EMPRESAS. 8) AFILIACIN DEL SERVICIO DOMESTICO.

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES
9) CONTROL A LA EVASIN Y ELUSIN. 10) ACCIONES PREVIAS AL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO. 11) DEVOLUCIN EN DINERO, BIENES Y SERVICIOS A LAS EMPRESAS. 12) SUMINISTRO DE PERSONAL, DEPENDENCIAS O DEPARTAMENTOS DE SALUD OCUPACIONAL. 13) VIGILANCIA, CONTROL Y ASESORA A LOS PROGRAMAS DE SALUDOCUPACIONAL 14) BRIGADAS DE EMERGENCIA, PLANES DE EMERGENCIA Y EVACUACIN.

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES
1) INFORMES MENSUALES SOBRE PAGO DE COTIZACIONES, APORTES AL FRP Y EMPRESAS AFILIADAS AL SGRP.

2) CARNETIZACIN
Las ARPs debern carnetizar a sus afiliados. El encabezado deber decir Repblica de Colombia, SGRPs, Nombre de la ARP, nombre, apellidos y cdula del afiliado, Nombre y Nit de la empresa en la cual trabaja el afiliado, Deber aparecer el telfono de una lnea de servicio al cliente, la cual estar a disposicin del usuario durante las 24 horas del da. Las ARPs debern carnetizar a todo nuevo afiliado dentro de los dos (2) meses siguientes a su afiliacin. Red de I.PS, SERV URGENCIAS Y CARNETIZACIN.

Las ARPs debern presentar los informes mensuales correspondientes al pago de las cotizaciones, aportes al FRP y empresas afiliadas al SGRP. Estos informes deben ser entregados en medio magntico (diskette de 3.5 pulgadas) y diseados en archivos planos cuya extensin ser (txt), y denominados INFOARP.TXT e INFOEMP.TXT; cumpliendo las siguientes especificaciones. Los informes deben ser remitidos a la DGRP antes del da 28 del mes siguiente al reportado.

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES
3) DIVULGACIN DE LA POLTICA DE SALUD OCUPACIONAL DE LA EMPRESA, DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LOS TRABAJADORES.

4) TASA DE ACCIDENTALIDAD
Las ARPs debern presentar a la DGR, a mas tardar el mes de enero de cada ao, la meta esperada de tasa de acc. para el ao que se inicia proyectada al mes de diciembre respectivo e igualmente la tasa de accidentalidad con la cual se finaliz el ao inmediatamente anterior.  La tasa de accidentalidad anual, deber calcularse como Total accidente en el ao * 100___ Afiliados expuestos en el ao

   

El empleador en compaa de la ARPs deben garantizar informacin pra sus trabajadores: Poltica de S.O, Representante legal, derechos y deberes del trabajador en el SGRPs. El costo de dicho material ser con cargo a los recursos de la ARPs. La ARPs deber realizar al menos una investigacin anual, con el fin de medir el impacto en la poblacin afiliada. Los resultados de dichas investigaciones debern hacerse llegar a la DGRPs, dentro de los dos (2) meses siguientes a la finalizacin de la respectiva investigacin.

Las cifras as presentadas, no podrn utilizarse en ningn momento, por ninguna de las partes con fines de competencia desleal.

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES
5) GUAS TCNICAS Dichas guas tcnicas debern contemplar por )
lo menos lo siguiente :

   )

Definicin de trminos bsicos en salud ocupacional (factor de riesgo, exposicin, peligrosidad, etc.). Principales factores de riesgo en dicha actividad econmica. Principales actividades y elementos para el adecuado control del riesgo. La gua tcnica correspondiente a la actividad econmica en cuestin, deber ser entregada a las respectivas empresas afiliadas a la ARPs en concordancia con su actividad.

6. ACTIVIDADES DE PyP A CARGO DE EMPLEADORES Y ARPs. / Todo empleador es responsable de la S.O de / /

sus trabajadores y de proveerle condiciones ptimas de trabajo, atraves de los P.S.O, la conformacin de COPASOS, desarrllo de PVE. La anterior responsabilidad es INDELEGABLE, as como la afiliacin al SGRP. Las ARPs son entidades asesoras y consultoras de los empleadores y trabajadores afiliados al SGRP, como lo establecen los artculos 19, 35 y 80 del Decreto Ley 1295 de 1994. Las ARPs deben invertir parte del 94% de las cotizaciones en acciones para "el desarrollo de programas regulares de PyP...".

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES
6. ACTIVIDADES DE PyP A CARGO DE EMPLEADORES Y ARPs. Las ARPs deben asesorar a los empleadores e / /
6. ACTIVIDADES DE PyP A CARGO DE EMPLEADORES Y ARPs. / Las ARPs podrn disear reas, puestos de

invertir recursos en el desarrollo de programas regulares de prevencin y control, Las ARPs podrn disear sistemas tcnicos y de gestin para el control efectivo de los riesgos ocupacionales en sus empresas afiliadas, con base en las necesidades identificadas por el empleador. Los Sist Tcnicos deasesoria deben enmarcarse dentro de los PVE e incluyen: diseo y realizacin de exmenes mdicos ocupacionales y de mediciones ambientales; el diseo de espacios de trabajo, maquinarias, herramientas y equipos de trabajo o partes.

trabajo, maquinarias, equipos y herramientas, para los procesos de reinsercin laboral. / Para la aplicacin de los diseos de sistemas tcnicos y de gestin para el control de los riesgos y la reinsercin laboral, las ARPs podrn adquirir, fabricar, arrendar o vender los equipos y materiales, as como podrn otorgar crditos debidamente garantizados.

Los empleadores y las ARPs podrn establecer mecanismos para la asesora y el diseo de sistemas tcnicos y de gestin para el control efectivo de los riesgos, a nivel individual por empresa, de manera colectiva para empresas de la misma actividad econmica, o a travs de las comisiones nacionales de S.O por sector econmico, donde se priorizan los riesgos a controlar y los SVE a desarrollar.

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES

7) AFILIACIN DE PEQUEAS EMPRESAS 8) AFILIACIN DEL SERVICIO DOMESTICO
Las ARPs, no podrn rechazar la afiliacin de empleadores que tengan a su cargo trabajadores del servicio domstico. Las conductas realizadas por los funcionarios para rechazar, dilatar, dificultar o negar su afiliacin, generan multas sucesivas de hasta mil (1000) salarios mnimos legales mensuales vigentes segn el artculo 91 del Decreto - Ley 1295 de 1994.

CIRCULAR UNIFICADA

Las ARPs no podrn rechazar, dilatar, dificultar o negar la afiliacin de las pequeas empresas, ni a los trabajadores de estas. Incurrir en estas conductas genera multas sucesivas de hasta mil (1000) salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los empleadores, trabajadores y personas que tengan conocimiento y las pruebas correspondientes sobre el rechazo o no afiliacin de los trabajadores de las pequeas empresas, pueden presentar la queja correspondiente ante las DT del Ministerio de la Proteccin Social.

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES

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9). CONTROL A LA EVASIN Y ELUSIN

a) Evasin en el SGRP: Es la omisin de la empleador de afiliar al trabajador al SGRP que genera a la empresa o empleador una sancin de hasta quinientos (500) Salarios Mnimos Mensuales Legales Vigentes. b) Elusin en el SGRP: Es la prctica mediante la cual se cotiza al SGRP, sobre un valor inferior al realmente devengado por el trabajador. Las ARPs deben realizar campaas y actividades de capacitacin a sus empresas afiliadas, sobre el tema y debern presentar en el mes de julio/ao, un informe ante la UEIVyC del MinProteccinSocial, del desarrollo de las mismas, relacionando entre el nmero total de empresas y trabajadores afiliados, y nmero de empresas y trabajadores capacitados a nivel nacional y departamental. Denuncia de estas prcticas ante las DTT.

10).ACCIONES PREVIAS AL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO.

Las ARPs deben adelantar las acciones de cobro contra los empleadores, por las otizaciones que se encuentren en mora, as como por los intereses de mora. Procedimiento: 1. Adoptar un sistema de cartera

que les permita identificar cundo una empresa o empleador se encuentra en mora, as como las cotizaciones adeudadas y los respectivos intereses. 2. Verificado el atraso en el pago de las cotizaciones, la ARP debe identificar la empresa o empleador, con nombre exacto, NIT, ciudad, telfono, direccin y todos los datos que permitan una correcta y plena identificacin del nombre, nmero de trabajadores y el monto de la deuda por las cotizaciones en mora y sus respectivos intereses.

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES

11) DEVOLUCIN EN DINERO, BIENES Y SERVICIOS A LAS EMPRESAS
Las ARPs no pueden reemplazar las obligaciones y deberes que en materia de salud ocupacional tienen los empleadores; tampoco pueden devolver o dar tasa o cuota de retorno a los empleadores, ya sea en dinero, bienes o servicios fuera de los objetivos de la salud ocupacional. Las ARPs no pueden efectuar reparaciones locativas  en las empresas afiliadas, ni darles bienes y servicios tales como computadores, equipos mdicos, salas de enfermera, elementos de sealizacin, equipos de medicin ambiental y televisores, ni suministrarles pasajes para viajes nacionales e internacionales, salvo que estos viajes estn relacionados con capacitacin en S.O y R.P debidamente justificados y documentados.

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12) SUMINISTRO DE PERSONAL, DEPENDENCIAS O DEPARTAMENTOS DE S.O.

Las ARPs no pueden no pueden suministrar personal en forma permanente, ellas mismas o por intermedio de empresas de servicio temporal, intermediarios de seguros, cooperativas, empresas asociativas de trabajo o empresas proveedoras en salud ocupacional, para que laboren o presten sus servicios en las empresas para desarrollar actividades en salud ocupacional. No es permitido crear, formar, patrocinar y financiar oficinas o dependencias mdicas o en salud ocupacional por parte de las ARPs en sus empresas afiliadas. Denuncia de estas conductas a las

Denuncia de estas conductas a las

DTT.

DTT.

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B) INSTRUCCIONES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES

13) VIGILANCIA, CONTROL Y ASESORA A LOS PROGRAMAS DE S.O. 14). BRIGADAS DE EMERGENCIA, PLANES DE EMERGENCIA Y EVACUACIN.
Las ARPs deben asesorar a sus empresas afiliadas en la conformacin, adiestramiento y capacitacin de las Brigadas de Emergencia (alarma y control, evacuacin, incendio y primeros auxilios), planes de emergencia y en el proceso de informacin y la sensibilizacin a todos los trabajadores de las empresas sobre la importancia de dichas brigadas.(Ley 9 de 1979, Resoluciones 2400 de 1979 y 1016 de 1989, Decreto 919 de 1989 y Decreto Ley

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Conforme al artculo 56 del Decreto - Ley 1295 de 1994, las ARPs, por delegacin del Estado, ejercen la vigilancia y control en la prevencin de los riesgos profesionales de las empresas que tengan afiliadas, a las cuales debern asesorar en el programa de salud ocupacional.  De las actividades y programas de vigilancia y control que adelanten las para la ejecucin y desarrollo de los PSO a empresas afiliadas, se presentar un informe nacional a la Unidad Especial de Inspeccin, Vigilancia y Control del Ministerio de la Proteccin Social, el ltimo da del mes de julio de cada ao.

1295 de 1994, artculo 35).

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C) PROCEDIMIENTO DE CONSIGNACIN Y REMISIN DE LAS RESOLUCIONES DE MULTAS.
1). Trmino para consignar el valor de las multas por las empresas sancionadas: Las empresas pblicas y privadas debern cancelar el valor de la multa dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a la ejecutoria (que quede en firme y no procedan recursos) de la resolucin por medio de la cual se impuso la sancin por violar normas en salud ocupacional y riesgos profesionales. 2) Aviso y envo de la copia de la consignacin: En el trmino de los quince (15) das hbiles sealados anteriormente, el empleador deber, adems, enviar copia de la consignacin a la D T y a la Vicepresidencia de Administracin y Pago de la Fiduciaria La Previsora S.A., calle 72 N.10-03 de Bogot, o la entidad que haga sus veces, con un oficio donde se determine lo siguiente:ident de la empresa, de la resolucin de la multa, el valor y copia de la consignacin. 3) Trmino para remitir copias de las resoluciones de multas por parte de las DT. Las DT, debern enviar a la Fiduciaria y a la DGRP, copias autenticadas de la resoluciones de multas en riesgos profesionales, acompaadas de un informe. 15 Das 4) Objeto de Remitir copias: cobro persusivo y cobro coactivo.

- 10 dias.

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D) IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA O PERSONA SANCIONADA EN LA PARTE RESOLUTIVA DE LA MULTA.
Las resoluciones de las multas deben contener la siguiente informacin: nombre exacto de la persona natural o jurdica sancionada, ciudad, direccin, de identificacin, nombre del representante legal de las empresas o entidades; el nombre del comerciante o dueo del establecimiento comercial sancionado, Indicar el valor de la multa impuesta en salarios mnimos y en pesos, nmero y nombre de la cuenta en la cual se debe efectuar la consignacin, esto es, cuenta corriente No 311-00152-3 Banco Ganadero, a nombre de la Fiduciaria La Previsora S.A. Fondo de Riesgos Profesionales, indicar las consecuencias de no realizar la consignacin, indicar el envio de copia de consignacin.

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E) SANCIONES.
El incumplimiento de lo establecido en el Decreto-Ley 1295 de 1994 y de las instrucciones impartidas en la presente circular, ser sancionado de conformidad con lo establecido en los literales a) y c) del artculo 91 del Decreto - Ley 1295 de 1994. Las investigaciones administrativas y las sanciones por incumplimiento de la presente circular, sern de competencia de las DTdel Ministerio de la Proteccin Social, de conformidad con el artculo 115 del Decreto- Ley 2150 de 1995. La presente circular es de obligatorio cumplimiento desde la fecha de su publicacin y deroga las circulares expedidas por este despacho desde el ao 1995 al 21 de agosto del ao 2003.
Todas las referencias legales vigentes a los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, deben entenderse referidas al Ministerio de la Proteccin Social, conforme lo dispone el artculo 47 del Decreto 205 de 2003.

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