Techniques d’archivage des

documents
Francisco RANDRIAMPENOTANJONA, Consultant Formateur en Gestion

de Projets, Industrie Agro-Alimentaire et Qualité-Hygiène-Santé et Sécurité

au travail-Environnement (QHSSE)
Définitions

Archivage : Ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen
ou long terme des informations, dans le but de les exploiter éventuellement ultérieurement.
Document d’archives : Ensemble des documents, quel que soit leur date, leur lieu de
conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
 Buts de l’archivage

 Respect de confidentialité des documents

 Gain de temps et donc de productivité
 Evitement de stress
 Traçabilité des documents
 Restitution des données en vue d’un
éventuel contrôle
Normes sur l’archivage

Référence Intitulé Exigences principales/ Usages

NF Z42 013 Mesures techniques et organisationnelles à
mettre en œuvre pour l'enregistrement, le
stockage et la restitution de documents
électroniques afin d'en assurer la conservation
et l'intégrité
Pérennité : recommandation d'utiliser des
formats ouverts, normalisés ou standardisés,
facilitant les nécessaires migrations,
Intégrité : sécurisation optimale des processus
de stockage et de destruction,
Sécurité : duplication des données, un
processus d'authentification, le chiffrement et
déchiffrement des documents
Traçabilité : horodatage, tenue d'un dossier
technique, journal du cycle de vie des archives
et journal des événements.
Normes sur l’archivage
Référence Intitulé
ISO 13008 Information et documentation
– Processus de conversion et
migration des documents
d'activité électroniques (2012)
MoReq Model Requirements for the
Management of Electronic
Records (2012)
Exigences principales/ Usages
ISO 13008 définit les exigences, la planification et les
procédures en matière de conversion (changement de format) et
de migration (changement de support) des documents
électroniques afin d'en préserver l'authenticité, l'intégrité, la
fiabilité et l'exploitabilité.
Cette norme insiste principalement sur les exigences
fonctionnelles pour l'archivage électronique à des fins de preuve
à l'aide d'un système d'archivage électronique (SAE).
A noter : les règles de conservation/destruction sont présentées
comme la pierre angulaire du système d'archivage électronique.
Ages d’archives
Tri des archives selon leur âge

 Les archives courantes :

Les archives courantes sont les dossiers que l'on conserve habituellement dans les bureaux,
les dossiers que l'on utilise dans l'exercice de ses fonctions. Ce sont les dossiers ouverts, que
l'on alimente au quotidien.
A l'issue de ce premier âge, les dossiers sont déplacés vers un espace d'archivage. Afin de
réduire la taille du dossier, on peut effectuer soi-même un premier tri simple : retirer les
trombones, les élastiques, les doublons, les notes personnelles n'ayant plus d'utilité ni
d'intérêt dans la compréhension générale du dossier, la documentation. En moyenne la
taille d'un dossier réduit de 20% après ce premier tri simple.
 Tri des archives

 Les archives intermédiaires :

Les archives intermédiaires sont les dossiers clos, que l'on a déplacés vers un espace d'archivage. Ces dossiers
sont conservés dans le cadre de la conduite des activités du service. Ils sont dotés d'une valeur juridique,
administrative et d'exemplarité. Ils sont couverts par un délai d'utilité administrative (DUA).
A l'issue de ce second âge, on effectue un tri des dossiers à l'aide des tableaux de gestion ou calendriers de
conservation. Les dossiers qui ne sont plus couverts par un délai d'utilité administrative (DUA) et dont le sort
final est la destruction peuvent être éliminés.

 Les archives historiques ou définitives :

Les archives historiques et définitives sont les archives que l'on conserve indéfiniment en vertu de leur valeur
patrimoniale. Elles contribuent à l'histoire de l'institution et à l'histoire locale.
Processus d’archivage des documents physiques

Identification Stockage Conservation et Application du

Consultation sort final
Stockage des archives

Nécessité d’une organisation stricte afin de

retrouver rapidement et simplement le
document désiré.
Le conditionnement des archives, les armoires
de stockage, bacs et autres containers doivent
être parfaitement structurés et stockés dans des
conditions optimales en termes de luminosité,
de protection incendie, contre la poussière, les
nuisibles, etc.
 Conservation et consultation des archives

 Une gestion des archives de qualité

est mise en place afin d’être certain
de n’égarer aucun document.
 Toute personne souhaitant consulter
des archives doit y être autorisée et
s’inscrire sur un registre.
 Sort final des archives

 Déterminer la durée d’utilité administrative (DUA) de

l’archive
 Les archives ayant une DUA à vie sont directement
classées comme archive définitives ou historiques.
Elles doivent être numérisées et conservées dans un
endroit optimal.
 Lorsque la DUA est écoulée, décider du devenir final
des documents : faut-il les détruire ou les transformer
en archives historiques ?
 Destruction des archives

 Le sort final de destruction des archives est déterminé par la

politique d’archivage, dès lors que la durée réglementaire de
préservation n’est plus à respecter, car échue.
 L’élimination répond à des règles qu’il convient de respecter surtout
pour les archives à caractère sensible, nécessitant une destruction
confidentielle et en toute légalité.
 Les papiers doivent être détruits ou déchirés aussi finement que
possible. Si vous ne possédez pas de jardin, ni la possibilité de faire
un petit feu de joie pour brûler vos papiers sensibles, la meilleure
option est d'utiliser une broyeuse aussi appelée destructeur de
documents.
Politique d’archivage

 Définition et importance
Déclaration, signée par la direction générale d’une entreprise ou d’un organisme
et opposable à l’ensemble des collaborateurs, énonçant les principes de
gouvernance et d’action pour se conformer à l’environnement réglementaire,
répondre au besoin de mémoire et anticiper le risque de ne pas archiver et
conserver certains documents.

 Périmètre d’archivage
Il s’applique :
 Aux documents à archiver : « Pourquoi archiver ce document ? » ;
 À toutes les composantes de l’entreprise : « qui dans l’entreprise doit veiller
au respect du périmètre
de l’archivage (direction juridique, secrétariat général, contrôle Interne) » ?
;
 Aux collaborateurs et prestataires externes.
 Politique d’archivage

 Gouvernance
Toute politique d’archivage doit être gouvernée pour rester efficace, veiller à sa
bonne explication, répondre aux enjeux et surtout lutter contre sa propre
obsolescence. Le succès d’une politique d’archivage dépend en grande partie du
« sponsor » qui la soutient (la direction juridique ou la direction de l’audit par
exemple) et des relais qui seront mis en place pour sa déclinaison et sa mise en
œuvre dans l’ensemble des entités de l’entreprise.

 Gouvernance interne et « diffusion » de la Politique d’archivage

 Mise en place d’instances de décision ou sponsor : « De qui a-t-on besoin
pour que la politique d’archivage soit efficace et viable ? »

Les responsabilités doivent être définies dans les statuts internes de l’entreprise,
comme par exemple dans les fiches de poste ou les organigrammes.
 Politique d’archivage
 Principes de mise en œuvre
 Communiquer et expliquer cette politique à l’échelle de la société, et tendre à
l’harmonisation des pratiques documentaires par le respect des normes nationales et
internationales.
 Assurer la protection, la sécurité et l’intégrité des documents : pour ce faire, on peut
utiliser un système d’archivage dédié pour les documents vitaux et importants.
 Faciliter l’accès et l’usage de l’ensemble des documents, en respectant les règles de
confidentialité et en éliminant régulièrement ce qui est périmé et/ou devenu inutile.
 L’application de la politique doit faire l’objet d’un reporting de la part des diverses
entités de la société.
 Il est nécessaire que le système soit auditable.
 Décret d’application ou charte d’archivage : document qui rassemble toutes les
procédures en lien avec la politique à appliquer.
 Création d’un référentiel de conservation
 Coordonner l’archivage des documents papier avec celui
des données électroniques.
Processus d’archivage numérique
Astuces de classement et d’archivage

 Selon le type de documents (livre, papier, CD, clé USB, fichier informatique…)
 Selon la catégorie (archives courantes, intermédiaires, historiques)
 Selon le nom : classement alphabétique (norme AFNOR)
 Selon l’ordre chronologique
 Selon la thématique (DAF, QHSE, PROD, MARKETING…)
 Selon un numéro ou un code
 Selon une technique combinée (catégorie + alphabétique, type + numéro…)

Il est toujours nécessaire d’avoir un double système d’archivage : physique et électronique.

Sécurisation des documents
Mise à jour des documents archivés

En ajoutant/supprimant un document à/d’ un dossier d’archives que ce soit physique ou électronique, il faut :
 faire attention à ce que la mise à jour respecte l’ordre (chronologique, alphabétique ou numérique des
supports) ;
 avoir au moins un double du document à archiver (photocopie ou version scannée)
 rayer de la liste des archives (version physique et électronique – Base de données) le nom du document
éliminé ;
 noter dans une fiche de suivi d’archives la mise à jour effectuée (titre et nature du support, date et
emplacement de l’archive).
Outils d’archivage

 Les procédures : élimination, versement, communication interne

- ELIMINATION
La procédure d'élimination résulte d'une opération de tri des documents conservés.
L'élimination fait partie intégrante de la gestion des archives.
L'élimination est un enjeu, puisqu'elle permet de "faire de la place" (coût du stockage, coût de l'opération de
destruction), tant en terme d'information que de gestion des espaces.
La procédure d'élimination prévient toute destruction abusive ou malencontreuse de documents d'archives
publiques.
Outils d’archivage

 Les procédures
- VERSEMENT
Le versement d'archives est l'opération matérielle et administrative par laquelle les archives sont transférées du
service qui les a rassemblées vers le Service des archives, compétent pour les recevoir.
Le versement permet un accès efficace à l'information (instruments de recherche).
Le versement permet d'améliorer la gestion de l'espace dévolu aux dossiers courants et intermédiaires (principe
de versement continu).
Le versement est une prise en charge officielle des documents (responsabilisation au niveau du contenu de
l'information) : cette opération induit le transfert de la responsabilité sur les documents, mais pas le transfert de
leur propriété.
 Outils d’archivage

 Les procédures
 Communication interne
La communication est la mise à disposition des services /
composantes de documents dont le Service des archives a la
responsabilité.
Communiquer des documents d'archives publiques à un service / une
composante qui les a produits est une obligation.
Pour les autres services / composantes, la communication se fait selon
les délais de communicabilité et les règles de consultation en vigueur.
La communication donne accès aux preuves, aux précédents et à la
mémoire de l'organisme.
Elle est une mission : le Service des archives renseigne sur le passé de
l'organisme en mettant à la disposition des services / composantes les
informations demandées.
Outils d’archivage

 Calendriers de conservation
Les calendriers de conservation, élaborés par le Service Archives sont un état des documents produits par un
service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer et trier ses archives courantes et
intermédiaires. Il indique quand procéder au versement de ses archives historiques.
Il fixe pour chaque type de documents :
 les délais d'utilité administrative,
 les modalités de tri à lui appliquer,
 les délais de versement au service d'archives compétent pour les recevoir et le traitement final.
 Plan de classement
Le plan de classement est un système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage
dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
Outils d’archivage

 Les fiches pratiques

Les fiches pratiques élaborées par le Service Archives ont pour objectif de donner des conseils d'archivage facilement applicables
dans des domaines variés.
 Nommage de fichiers ;
 Bonnes pratiques pour le tri des courriels ;
 Gestion de pièces justificatives comptables
 …

 Les instruments de recherche

Les instruments de recherche sont un outil papier ou informatisé décrivant un ensemble de documents d'archives en les identifiant
et expliquant leur contexte en vue de faciliter leur accès et leur communication aux agents comme aux chercheurs.
 Répertoire
 Inventaire
Méthode de 5S : un véritable outil d’archivage