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ANIMATION DE REUNIONS

Travailler en équipe, en groupe, c’est travailler sur


l’équipe, le groupe, avant de travailler sur des tâches.
ANIMATION DE REUNIONS

QUE FAIRE ?
 
J’ai à partager … une information
J’ai à résoudre … un problème OK !
J’ai à prendre … une décision  
J‘ai à faire … un choix Je peux faire
J’ai à … etc. … une
REUNION
 
 
mais ATTENTION !
 
Il existe peut-être
d’autres
SOLUTIONS !
………
 

J’AI ETUDIE TOUTES LES AUTRES POSSIBILITES,

C’ESTLA REUNION QUI S’IMPOSE.


LES REUNIONS DE TRAVAIL

SOMMAIRE

1. QUELQUES DEFINITIONS

2. LES OUTILS DE LA REUNION


• Les types de réunions
• La préparation de la réunion
• Les supports d’animation
• Quelques techniques d’animation

3. LES ATTITUDES A ADOPTER


• Observer
• Adapter son attitude
LES REUNIONS DE TRAVAIL

QUELQUES DEFINITIONS

BRAINSTORMING

Technique de réflexion, de création et de recherche collective.


Mise en commun des idées et des suggestions des membres d’un
groupe.
Pas d’opposition ni critique à l’égard des propositions exprimées.
Le tri et la critique se font ultérieurement.

Application : aussi bien dans le champ de la conception originale


que pour l’amélioration ou la recherche de solutions aux
problèmes les plus divers.
LES REUNIONS DE TRAVAIL

QUELQUES DEFINITIONS

REUNION D’INFORMATION ASCENDANTE

Recueillir des informations, des opinions, des ressentis ou des


idées à propos d’une situation donnée.

Celles-ci remontent des participants vers l’animateur.

Dans ce type de réunions, il vaut mieux éviter d’être trop


directif ou d’orienter les informations à recueillir.
LES REUNIONS DE TRAVAIL

QUELQUES DEFINITIONS

REUNION D’INFORMATION DESCENDANTE

Transmettre une information et s’assurer qu’elle est bien


comprise.

Les participants sont essentiellement auditeurs, ils peuvent poser


des questions mais il y a peu de discussion.
LES REUNIONS DE TRAVAIL

QUELQUES DEFINITIONS

REGULER

Communiquer sur ce qui se passe dans la relation entre plusieurs


personnes.
A partir d’indicateurs observés l’animateur va réguler ces situations où
les interlocuteurs ne s’expriment pas directement, clairement ou
verbalement.
Il va interroger sur ce qui se passe et aider celles-ci à améliorer la
compréhension de chacun.

En cas de conflit, il utilisera la reformulation :


comprendre que l’expression de chacun a été entendue comprendre que
les différences de points de vue sont possibles.
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TYPES DE REUNIONS

REUNION D’INFORMATION DESCENDANTE

Animateur
Transmettre une information et s’assurer de
sa compréhension Participant

Flux d’information
L’animateur informe un groupe
de personnes sur une procédure ou un projet ; les participants,
peuvent poser des questions, se faire préciser quelques points
mais discutent peu.

Pour être vivante, l’information se transmet avec plusieurs


types de supports ; il est souhaitable d’impliquer les
collaborateurs

Une réunion descendante trop directive peut faire naître des


réactions ‘rebelles’ ou ‘déraper’ en réunion débat.
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TYPES DE REUNIONS

REUNION D’INFORMATION ASCENDANTE

Recueillir des informations, des opinions, ou Animateur

des idées à propos d’une situation donnée. Participant

Flux d’information

Les participants expriment leur point de vue, leurs besoins et


leurs difficultés.
Ce type de réunion permet de faire le point sur une situation et
prendre le recul nécessaire pour la prise de décision

Définir clairement les règles du jeu, noter tout ce qui est dit,
tenir informé des suites de la réunion.

Eviter d’être trop directif, ne pas orienter les informations à


recueillir, ne pas émettre d’avis
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TYPES DE REUNIONS

REUNION D’EQUIPE

Traiter les situations courantes d’une équipe Animateur

; faire le point sur les situations à venir. Participant

Echange libre

L’animateur réunit les membres de son équipe.


Les participants sont actifs ; la discussion est libre mais guidée

L’animateur facilite l’expression et donne les moyens de


participer activement.
Il doit recadrer sur l’objectif quand les discussions ou
anecdotes se multiplient.
Ces réunions traînent souvent en longueur, l’animateur doit veiller
à la productivité. Le caractère régulier de ces réunions peut
entrainer la lassitude.
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TYPES DE REUNIONS

Liste des idées


REUNION DE CREATIVITE produites

Générer un nombre important d’idées en Animateur


utilisant la dynamique de créativité du
groupe pour résoudre un problème. Participant

Flux d’information

Echange libre

La discussion est libre mais respecte des critères :


les participants sont actifs mais écoutent, ils ne coupent pas la
parole aux autres ; l’animateur : note les idées, synthétise le
travail à la fin.

Poser le règles du jeu dès le départ : chacun s’exprime en vrac,


sans censure. Les idées sont classées dans un second temps
seulement.

La réunion de créativité n’est pas appropriée pour traiter de


problèmes de jugement, s’il y a des choix à faire ou des décisions
à prendre.
LES OUTILS DE LA REUNION

LA PREPARATION DE LA REUNION

MEMENTO DES QUESTIONS A POSER


Pour organiser votre réunion de manière efficace, il est nécessaire de se
poser les questions suivantes :
QUI ? Quelles personnes, pour quel rôle ?
QUOI ? De quoi va-t-on parler ?
Dans quel lieu ?
OU ?
Dans quelle salle ?
A quelle heure ?
QUAND ? Quelle date ?
Combien de temps ?
COMMENT ? Avec quels documents et quels supports ?
Pour faire quoi ?
POURQUOI ? Pour obtenir quel résultat ?
Quel est l’intérêt ?
ASTUCE : pour mémoriser retenez l’outil Q Q O Q C P
LES OUTILS DE LA REUNION

LA PREPARATION DE LA REUNION

L’INVITATION
L’invitation permet d’exprimer vos attentes des participants. Indiquez  :
•pourquoi le thème de la réunion a été choisi, quel est sont intérêt
•en quoi la personne est concernée,

Pour préparer une réunion, il est nécessaire d’apporter


toutes les informations sur le sujet à traiter.
ASTUCE A
Il est recommandé de joindre les documents de travail à MEMORISER
l’invitation. Que trouve-t-on sur
l’invitation ?
 
•Ordre du jour
Envoyez l’invitation suffisamment •Objectif(s)
à l’avance pour permettre aux •Lieu
•Horaires
participants de se rendre •Liste des participants
disponibles et de réfléchir aux •Date
points à traiter. •Documents
préparatoires
LES OUTILS DE LA REUNION

LA PREPARATION DE LA REUNION

CHECK LIST DU MATÉRIEL À PRÉPARER.


En fonction de l’activité prévue et des besoins de la réunion, vous vérifiez
que la salle peut accueillir le matériel suivant :

Activité prévue Points à vérifier OK


Tableau, feutres pour tableau blanc et papier, recharge  
Prendre des notes
de papier (paperboard)
Afficher des plans et des Système d’affichage adapté : aimants, punaises,  
documents adhésif …

Disponibilité et état du matériel (rétroprojecteur),  


Projeter des transparents
branchement, écran ou mur blanc

Possibilité de faire l’obscurité, disponibilité et état du  


Projeter un film, des
matériel (vidéoprojecteur, écran, …), branchement,
diapositives
écran ou mur blanc
Vérifier l’obscurité, le matériel et les branchements,  
Utiliser un support audio, vidéo
compatibilité des matériels
Prendre des notes, étudier des  
Tables adéquates, espace individuel suffisant
dossiers

…… …  
LES OUTILS DE LA REUNION

LES SUPPORTS D’ANIMATION

LE PAPERBOARD
Evitez de préparer les feuilles Ecrivez puis retournez-vous vers le
sauf la page de garde, objectif public pour leur parler
et plan
Structurez et titrez
chaque page
Ecrivez lisiblement ;
attention à la taille des Evitez les fautes
caractères d’orthographe

Notez les idées ou les Expliquez les


mots clés abréviations

Utilisez différentes
couleurs
Adaptez une position décalée sur le
côté

Sachez déplacer le paperboard


LES OUTILS DE LA REUNION

LES SUPPORTS D’ANIMATION

LE VIDÉOPROJECTEUR
PREPARATION MATERIELLE
•vérifier la connexion avec le PC
•prévoyez un support de projection
•vérifier la luminosité dans la salle (rideaux …)
•vérifiez le fonctionnement du matériel ; réglez la distance pour la projection
•vérifiez s’il y a une ampoule de rechange

PREPARATION DU DIAPORAMA
•préférez un fond sombre pour une projection, clair pour l’impression
•en haut de chaque diapositive, disposez les titres des parties ou des sous-parties
•gardez la même police de caractère durant toute la présentation
•préférez les animations sobres 
•uniformisez les styles de transitions des diapositives
•préférez une animation non minutée
•prévoyez une diapositive de mise en veille
LES OUTILS DE LA REUNION

LES SUPPORTS D’ANIMATION

LE RETROPROJECTEUR

• Prévoyez un support de projection ou un mur blanc


• Vérifiez qu’il n’y a pas de problème de luminosité dans la salle (rideaux …)
• Vérifiez le bon fonctionnement du matériel et réglez la distance nécessaire pour la
projection
• Vérifiez si il y a une ampoule de rechange
• Réglez la place et la loupe
• Structurez les transparents en inscrivant les idées clés : peu de texte
• Découvrez le document au fur et à mesure
• Laissez le temps nécessaire à la lecture du document
• Montrez le document à partir de l’appareil ou utilisez une
baguette vers l’écran (un pointeur laser …)
• Optimisez la participation de chacun
• Eteignez le rétroprojecteur dès que possible
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LA TECHNIQUE DES POST-IT

1.OBJECTIFS

Construire rapidement une


réflexion en faisant Favoriser l’échange
produire au maximum tous
les participants

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
LA 3.CAS
TECHNIQU D’UTILISATI
E DES ON
POST-IT
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LA TECHNIQUE DES POST-IT Synthèse : l’animateur


s’appuie sur le groupe pour
formaliser les grands thèmes
qui ressortent. Il peut
L’animateur écrit le sujet de la compléter ou questionner le
réflexion, puis distribue les post-it. 2. METHODE
groupe si des éléments sont
Seul ou en sous-groupe, chacun manquants.
réfléchit et écrit un élément de réponse
par post-it
Le travail est fini quand plus personne ne bouge de post-
it. L’animateur isole ceux qui peuvent poser problème.

Chacun va déposer ses post-it.


Personne ne parle.
2.METHOD
Chacun peut décaler les post-it des E
1.OBJECTIF
autres pour les ordonner, les classer S
par thème … LA 3.CAS
TECHNIQU D’UTILISATI
E DES ON
POST-IT
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LA TECHNIQUE DES POST-IT

3. CAS
D’UTILISATIO
N

Cette technique est intéressante car elle peut


Cette technique peut s’utiliser avec un faire participer tout le monde.
groupe nombreux : proposer au groupe Elle convient aussi pour un groupe de travail
de sélectionner les 3 ou 4 idées les plus
importantes pour cerner les plus
essentielles, les priorités d’action. 2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
LA 3.CAS
TECHNIQU D’UTILISATI
E DES ON
POST-IT
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LA TECHNIQUE DES POST-IT

4.
PRECAUTIONS

Ecrire clairement le sujet de réflexion. Sans se parler, les participants peuvent déplacer
des post-it, à condition de faire l’effort de
comprendre la logique de classement.

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
LA 3.CAS
TECHNIQU D’UTILISATI
E DES ON
POST-IT
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LA TECHNIQUE DES POST-IT

5. MATERIEL

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
LA 3.CAS
TECHNIQU D’UTILISATI
E DES ON
POST-IT
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE SCHEMA HEURISTIQUE

1.OBJECTIFS

Faciliter la mémorisation
Structurer les informations comme
dans notre cerveau.
Favoriser la créativité par
associations d’idées

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE SCHEMA
D’UTILISATI
HEURISTIQUE
ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE SCHEMA HEURISTIQUE
Pour chaque mot, ajouter les
mots associés
ORDINATEUR

Noter autour tous les mots associés 2. METHODE


comme des branches A DISTANCE TUTORAT

Dans une bulle au centre, noter


AIDE EN LIGNE
l’idée principale
CONTINUE
INITIALE FORMATION

2.METHOD
E
LIEU 1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE SCHEMA D’UTILISATI
HEURISTIQUE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE SCHEMA HEURISTIQUE

3. CAS
D’UTILISATIO
N

L’animateur s’appuie sur cet outil pour


synthétiser et structurer les idées,

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE SCHEMA D’UTILISATI
HEURISTIQU ON
E
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE SCHEMA HEURISTIQUE

Utiliser des couleurs différentes, des Utiliser des surligneurs


images ou des symboles peut aider à se pour repérer facilement
4. deux ou trois mots
représenter la situation, à la mémoriser.
PRECAUTIONS
capitaux sur la ‘carte’

S ‘appuyer sur le groupe pour établir


l’arborescence.

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE SCHEMA D’UTILISATI
HEURISTIQUE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE SCHEMA HEURISTIQUE

5. MATERIEL

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE SCHEMA D’UTILISATI
HEURISTIQU ON
E
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE TABLE

1.OBJECTIFS

Favoriser la réflexion
individuelle Echanger les ressentis
Obtenir un feed-back de
chaque participant

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE TOUR
D’UTILISATI
DE TABLE
ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE TABLE
Le tour est terminé quand
tous les éléments ont été
apportés.
L’animateur synthétise (en
2. METHODE créant éventuellement un
L’animateur note le thème de la schéma heuristique)
réflexion, chacun réfléchit seul
quelques minutes et écrit ses idées
sur une feuille. … soit dans l’ordre : chacun apporte un élément de
réponse sans répéter ce qui a déjà été dit.

2.METHOD
L’animateur interroge chacun : soit E
1.OBJECTIF
dans le désordre … S
3.CAS
LE TOUR D’UTILISATI
DE TABLE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE TABLE

3. CAS
D’UTILISATIO
N

Le tour de table est à utiliser comme outil


d’expression de tous, de synthèse et de co-
décision.

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE TOUR D’UTILISATI
DE TABLE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE TABLE

L’animateur écrit clairement le


Si la taille du groupe est
thème de réflexion ou la question. 4.
PRECAUTIONS importante, organiser des
sous-groupes

L’animateur s’assure que chacun s’exprime si le


tour de table se fait sans ordre précis.

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE TOUR D’UTILISATI
DE TABLE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE TABLE

5. MATERIEL

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE TOUR D’UTILISATI
DE TABLE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE LA QUESTION

S’inspirer de l’avis des


Prendre conscience et
autres pour se forger sa
réfléchir à des sujets suscités
propre opinion, prendre 1.OBJECTIFS par le groupe.
une décision.

Favoriser l’écoute.
S’ouvrir à d’autres
expériences, d’autres
opinions.
2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE TOUR DE
D’UTILISATI
LA QUESTION
ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE LA QUESTION

La feuille revient à son point


de départ. Le questionneur
Chacun écrit sur une feuille une peut se forger une opinion et
2. METHODE la présenter au groupe.
situation portant sur un problème
quotidien.

Les feuilles circulent de l’un à l’autre, chacun


ajoute précision ou commentaire.

2.METHOD
Chacun passe la feuille à son voisin E
1.OBJECTIF
qui écrit la solution qui lui semble la S
mieux adaptée. 3.CAS
LE TOUR DE D’UTILISATI
LA QUESTION ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE LA QUESTION

3. CAS
D’UTILISATIO
N
Faire le tour de la question permet C’est un bon moyen pour
de traiter des situations bloquantes réfléchir à des situations délicates
(comportementales, de qui concernent les participants au
managements , de gestion de quotidien.
groupe).
2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE TOUR DE D’UTILISATI
LA QUESTION ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE LA QUESTION

Demander de plier la
feuille avant de la passer
Adopter un rythme rapide : 3 minutes 4.
au voisin pour éviter
par question. PRECAUTIONS l’influence des réponses
précédentes.

Limiter la taille du groupe : 10 personnes maximum.


Au-delà, organiser des sous-groupes.

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE TOUR DE D’UTILISATI
LA QUESTION ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE TOUR DE LA QUESTION

5. MATERIEL

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE TOUR DE D’UTILISATI
LA QUESTION ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE GROUPE CUMULE

Traiter rapidement une


question en faisant produire Réaliser une synthèse et
au maximum TOUS les prendre une décision
1.OBJECTIFS collective.
participants.

Réaliser un consensus en
partant des avis de chacun.
Favoriser l’échange.

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE GROUPE
D’UTILISATI
CUMULE
ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE GROUPE CUMULE

La synthèse : chaque synthèse


est présentée à l’ensemble du
groupe pour adopter une
2. METHODE décision commune.

Seul : chacun rédige une synthèse


personnelle à partir de la question
posée. Par quatre : les deux sous-groupes formalisent
chacun leur synthèse sur une page de paperboard.

En binôme : on met en commun les


positions de chacun et on élabore un 2.METHOD
E
consensus. 1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE GROUPE D’UTILISATI
CUMULE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE GROUPE CUMULE

3. CAS
D’UTILISATIO
N
Travailler avec un groupe nombreux La production est rapide. Les échanges sont
pour produire un travail commun. riches.
Cette technique peut dynamiser le groupe aux
Pour que les participants moments difficiles de la journée.
s’approprient la décision finale sur
laquelle ils devront travailler après.
2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE GROUPE D’UTILISATI
CUMULE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE GROUPE CUMULE
N’expliquer la méthode de
travail qu’étape par étape : la
première phrase serait bâclée.
La consigne de l’exercice est écrite 4.
et claire. PRECAUTIONS
Laisser un temps pour une
Le rythme est rapide : 5 à 10 lecture croisée de tous les
minutes par phrase. Pour la phrase de synthèse finale, documents ; cocher les points
se placer debout devant un d’accord, de désaccord.
paperboard.

2.METHOD
Pour chaque phrase, 1.OBJECTIF
E

demander à un représentant S
du sous-groupe de se 3.CAS
LE GROUPE D’UTILISATI
déplacer. CUMULE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE GROUPE CUMULE

5. MATERIEL

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE GROUPE D’UTILISATI
CUMULE ON

5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE BRAINSTORMING

1.OBJECTIFS

Favoriser l’émergence d’idées S’ouvrir sur toutes les idées sans


nouvelles. limite à l’imagination.

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE
D’UTILISATI
BRAINSTORMIN
ON
G
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE BRAINSTORMING

L’animateur synthétise le
2. METHODE travail effectué.
L’animateur écrit le sujet de la
réflexion. Chacun s’exprime sans
ordre précis et donne ses idées en vrac.
L’animateur et le groupe classent ensemble les idées
par grands thèmes. Bien identifier et isoler les idées
qui ne font pas l’unanimité.
L’animateur écrit au fur et à mesure
TOUTES les idées. Quand le groupe
2.METHOD
s’essouffle, l’animateur relit à haute
E
voix les idées émises ce qui restimule la 1.OBJECTIF
créativité. S
3.CAS
LE
D’UTILISATI
BRAINSTORMIN
ON
G
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE BRAINSTORMING

3. CAS
D’UTILISATIO
N

Laisser libre court à la créativité : Il est possible d’utiliser un schéma


toute réunion où l’on recherche la heuristique ou des post-it pour
nouveauté ou une réponse à une synthétiser les idées
question donnée.

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE
D’UTILISATI
BRAINSTORMIN
ON
G
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE BRAINSTORMING

Toutes les idées sont à noter. Ni critique, ni jugement.


4.
Ne pas les commenter. PRECAUTIONS

L’animateur expose les règles du jeu : participer


et écouter, ne pas couper la parole afin que
chaque idée soit entendue et prise en compte.

Dans un second temps


seulement, faire la 2.METHOD
synthèse et discuter. 1.OBJECTIF
E

S
3.CAS
LE D’UTILISATI
BRAINSTORMIN ON
G
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LES TECHNIQUES D’ANIMATION

LE BRAINSTORMING

5. MATERIEL

2.METHOD
E
1.OBJECTIF
S
3.CAS
LE
D’UTILISATI
BRAINSTORMIN
ON
G
5.MATERIE  
L
4.PRECAUTION
S
LES OUTILS DE LA REUNION

LE COMPTE RENDU DE REUNION

LE
BRAINSTOR
MING
LES OUTILS DE LA REUNION

LE COMPTE RENDU DE REUNION

Un outil de management et de communication au service du manager

2 types de compte rendu de réunion interne


entreprise

Le compte rendu descriptif qui rapporte de manière


précise les avis échangés, les points abordés et les
décisions prises lors d’une réunion.

Le compte rendu opérationnel qui permet de conserver la


trace des éléments importants d’une réunion, de préciser les
décisions qui ont été prises et les actions à mener à court et
moyen terme.
LES OUTILS DE LA REUNION

LE COMPTE RENDU DE REUNION

Le compte rendu opérationnel a plusieurs utilités :

Lors de la préparation d’une réunion

Durant l’animation en réunion

En cours de réunion
LES OUTILS DE LA REUNION

LE COMPTE RENDU DE REUNION

C’est enfin, lorsqu’il est précis et suivi, un outil de management efficace car il
permet :

- De réaliser un suivi opérationnel en entretien individuel ou lors de réunions,

- De discuter de l’avancement des projets qui nécessitent un travail en commun


de plusieurs services.

- De s’informer des difficultés de fonctionnement et améliorer l’organisation de


l’entreprise.
LES OUTILS DE LA REUNION

LE COMPTE RENDU DE REUNION

La structure du compte rendu

• Être facilement identifiable

• Présenter les personnes présentes, et celles excusées.

• Reprendre l’ensemble des discussions

• Formuler des informations (le cas échéant) dans un tableau :


la méthode QQOQCCP

• Anticiper la prochaine réunion


LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES

Une réunion met en présence différents types de personnalités


auxquelles l’animateur devra s’adapter.

Dans cette section


Vous allez apprendre quelle attitude adopter face à certains comportements
individuels observés.

OBSERVER
Les comportements des participants

ADAPTER
Son attitude en tant qu’animateur.
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES

Qui n’a pas connu en réunion les cas du bavard, du timide ou


du mécontent ?
Comment réagir en tant qu’animateur ?

Tout d’abord, l’animateur devra être vigilant en observant les


attitudes verbales et non verbales de chacun.

Cette observation va permettre d’adapter son comportement


et ses propres attitudes.

Maintenant, nous allons tester ce qui est observable dans une


réunion en terme de comportement

Les différents types d’attitudes évoqués dans les pages suivantes


sont plus ou moins marquées selon les personnes.
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Voici neuf principaux types de comportements en réunion.

L’agressif
Le comique
Le critique négatif

Le bavard
Le leader positif
Le timide
Le boudeur

Le passif

Le ‘mauvaise foi’
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Pouvez-vous faire correspondre un type de comportement à chaque descriptif présenté ?

Descriptif N°1 Descriptif N°2,


Descriptif N°3,
Il laisse les autres s’exprimer, est Il n’écoute pas, monopolise la
toujours d’accord, ne s’implique parole, fait des apartés, ce qui Il sait tout et veut répondre à toutes
pas rallonge son temps de parole sans les questions ; souvent à l’aise, il
être utile aime coopérer.

Descriptif N°4,
Il sait tout ; dénigre, juge et Descriptif N°5,
Descriptif N°6,
critique ; teste, cherche à Il plaisante sur tout ; séduit,
déstabiliser ; prend le groupe à Il attaque, provoque ; dévalorise,
récupère l’attention ; déconcentre ;
témoin ; n’apporte pas de cherche des reproches ; s’oppose ;
s’égare
solution. ironise.

Descriptif N°7 Descriptif N°8,


Descriptif N°9,
Il refuse d’écouter ; pose de Il n’ose prendre la parole ; ne dit
pas ce qu’il pense ; se fait aussi Il joue l’indifférence ; se met en
fausses questions ; répond à côté
discret que possible. retrait par désaccord ; ne parle pas
de la question, la contourne
beaucoup.
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Les résultats.

Descriptif Les type de comportement

N°1 Le passif
N°2 Le bavard
N°3 Le leader positif
N°4 Le critique négatif
N°5 Le comique
N°6 L’agressif
N°7 Le ‘mauvaise foi’
N°8 Le timide
N°9 Le boudeur

Reprenons les différents comportements observés en réunion.


LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Etudions maintenant en détail deux types de


comportements :

Le Passif

Le critique négatif

Nous verrons plus sommairement les autres types


LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Le Passif

Ce que j’observe

Il laisse les autres s’exprimer


Il est toujours d’accord
Il ne s’implique pas
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Le Passif

Pourquoi passif ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer ce comportement :

•Soit il est peu motivé


•Soit il a peur d’être jugé ou d’être incompris
•Soit il a peur de s’engager.
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Le Passif

Quels sont les risques si l’animateur le laisse faire ?

Il risque de ralentir les autres.


Il risque d’être un parasite, c’est-à-dire devenir dépendant
du groupe et profiter des autres participants sans rien
apporter en retour.

Examinons maintenant le critique négatif.


LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Le critique négatif

Ce que j’observe

Il sait tout
Il dénigre, juge et critique
Il teste, cherche à déstabiliser
Il prend le groupe à témoin
Il n’apporte pas de solution.
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COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Le critique négatif

Pourquoi critique négatif ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer ce comportement :

•Il a besoin d’être reconnu


•Il est probablement négatif avec lui-même

•Il veut montrer que lui aussi peut prendre le groupe en main

•Ou il n’accepte pas la confrontation.


LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
OBSERVER

Le critique négatif

Quels sont les risques si l’animateur le laisse faire ?

Le critique négatif peut entraîner le groupe dans la passivité.

Maintenant, voyons comment l’animateur peut adapter son attitude en réponse


aux comportements préalablement observés.
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE

Après avoir observé un comportement individuel gênant, l’animateur


peut en évaluer les raisons et ainsi s’adapter afin de faire évoluer la
situation :

Voyons comment l’animateur peut s’adapter aux deux


comportements préalablement observés :

Le Passif

Le critique négatif
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE

LE PASSIF

Comment l’animateur peut réagir ?

Pour qu’il se sente concerné :


L’impliquer, ne jamais la laisser de côté.

Pour le mettre en situation de de participer :

-Lui poser des questions fermées et ciblées


-Lui faire remarquer sa passivité
-Fairecirculer l’énergie : si le groupe devient passif, faire changer
de place, diviser en sous-groupes.
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE

LE CRITIQUE NÉGATIF

Comment l’animateur peut réagir ?

Aider la personne à positiver :

-En retenant ce qui est vrai dans ses critiques car cette personne
a besoin d’être reconnue
-En lui faisant accompagner chaque critique par une remarque
positive

Demander des faits précis, objectifs et argumentés.

Eviter de jouer son jeu en valorisant ou en dévalorisant son fonctionnement : la


personne est souvent négative avec elle-même.
Eviter de perdre son calme car elle ne supporte pas la confrontation
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE
LE BAVARD
Plusieurs attitudes possibles :
•il n’écoute pas, monopolise la parole fait des apartés

Plusieurs raisons possibles :


•Il
a peur du silence, ne mémorise pas bien, veut imposer son point de
vue, veut avoir le dernier mot

Plusieurs réactions possibles :


Bavard connu ou repéré : le nommer secrétaire de séance, lui donner une fonction qui
l’oblige à se taire.
Bavard qui monopolise la parole : l’interroger dès qu’il est repéré, l’interrompre
pendant ses prises de respiration, recentrer sur le sujet en demandant de formuler en
deux mots. S’il fait des apartés, utiliser l’humour pour lui faire prendre conscience du
temps qu’il fait perdre aux autres. Le stopper franchement quand il dépasse les
bornes.
Bavard en groupe : se taire devant lui et faire silence, se placer debout derrière lui.

Ce comportement engendre l’agacement, éviter de le laisser continuer.


LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE
L’AGRESSIF
Plusieurs attitudes possibles :
•Il attaque, provoque, dévalorise, cherche des reproches, il s’oppose, ironise

Plusieurs raisons possibles :


•Ilest susceptible, est impulsif, veut s’imposer en montant le groupe contre
l’animateur

Plusieurs réactions possibles :


•Rester calme et lucide.
•Utiliser
un ton de voix bas et calme ; ne pas lui donner l’occasion de se servir de
son impulsivité, de s’imposer.
•Ne pas prendre ses reproches au plan personnel car il est impulsif.
•Rester positif.

Ne pas accepter de critiques floues ou générales : demander des faits


précis, du concret.
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE

LE COMIQUE

Plusieurs attitudes possibles :


•Il plaisante sur tout, séduit, récupère l’attention, il déconcentre, s’égare

Plusieurs raisons possibles :


•Il
veut récupérer l’attention, entrer en compétition avec l’animateur, il veut
détendre l’atmosphère

Plusieurs réactions possibles :


•Lerigolo met de l’ambiance et cherche à attirer l’attention ; sachez rire avec lui et
revenir au travail.
•Si fou rire, faire une pause et reprendre calmement.
•Ignorerses interventions comiques pour éviter qu’il ne déconcentre le groupe en
poursuivant le travail

Il risque d’éloigner tout le groupe du sujet.


Il peut dévaloriser certaines personnes par la dérision.
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COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE

LE TIMIDE – LE MUET
Plusieurs attitudes possibles :
•Il
n’ose pas prendre la parole, ne dit pas ce qu’il pense, se fait aussi discret que
possible

Plusieurs raisons possibles :


•Ila un avis mais n’ose pas l’exprimer de peur d’être rejeté, il s’exprime avec
difficulté, manque de confiance, il est intéressé mais sans idée

Plusieurs réactions possibles :


•Le faire parler de ce qu’il sait, éviter de le mettre en difficulté.
•Lui proposer plusieurs idées, l’amener à faire des choix ou à exprimer son avis.
•L’écouter et reformuler en le valorisant pour le mettre en confiance.
•Lui proposer de réfléchir et de revenir vers lui en fin de tour de table.

Il attire l’ironie. Eviter de l’oublier sans pour autant le mettre sur le


devant de la scène.
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE

LE MAUVAISE FOI
Plusieurs attitudes possibles :
•Ilrefuse d’écouter, pose de fausse questions, répond à côté de la question,
contourne ce qui lui est demandé, trouve toujours une bonne raison d’obtenir
gain de cause

Plusieurs raisons possibles :


•Ilcherche l’escalade, joue à l’idiot, refuse la confrontation, cherche à coincer
l’animateur

Plusieurs réactions possibles :


•Parler avec lui de choses concrètes
•Lui poser des questions claires pour l’obliger à jouer vrai ou à s’arrêter.
•Lui dire ‘Voici mon opinion, je constate que ce n’est pas la vôtre, nous avons
certainement des opinions différentes’ et le laisser. Il n’est peut-être pas conscient
de ce qui est évident.

Ne pas essayer de le convaincre.


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COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE

L’ALLIER OU LE LEADER POSITIF

Plusieurs attitudes possibles :


•Il
sait tout et veut répondre à toutes les questions, souvent à l’aise, il aime
coopérer

Plusieurs raisons possibles :


•Il a besoin de reconnaissance positive, il aime prendre ce plaisir

Plusieurs réactions possibles :


•Ne pas s’appuyer ostensiblement sur lui et ne pas en faire un privilégié : l’inviter
plutôt à laisser le groupe s’exprimer.
•Le faire intervenir en soutien à vos propos ou pour faire face au leader négatif car
il aime coopérer.
•Le cadrer mais sans s’énerver car il a besoin de reconnaissance positive.

Il prend votre place. Il ne laisse pas le groupe s’exprimer. Le groupe se


repose sur lui.
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COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
ADAPTER SON ATTITUDE

LE BOUDEUR
Plusieurs attitudes possibles :
•Il joue l’indifférence, se met en retrait par désaccord, ne parle pas beaucoup

Plusieurs raisons possibles :


•Ilest en colère, n’est pas d’accord avec ce qui se dit, ne se sent pas écouté et
respecté lorsqu’il prend position

Plusieurs réactions possibles :


•Essayer de le faire participer.
•L’interpeller lorsqu’il fait la moue et l’inciter à donner son avis.
•Le valoriser en soulignant ce que son intervention apporte.

Il risque de se couper du reste du groupe.


Il pourrait arriver à un mutisme total où il se conforterait dans sa position
d’incompris.
Sa colère grandissant, il pourrait devenir agressif.
LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES
COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES
A RETENIR IMPERATIVEMENT

Pour savoir quelle attitude adopter face à certains comportements


individuels gênants, l’animateur doit :

-Observer et reconnaître les comportements des participants :


bavard, agressif, passif, comique, critique négatif, boudeur, timide,
mauvaise foi, leader positif

-Analyser les raisons possibles de ces comportements

-Adapter son attitude entant qu’animateur.

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