LOGISTICA DE ABASTECIMIENTO Y COMPRAS

MODULO 1: LOGISTICA DE ABASTECIMIENTO COMPRAS LOCALES

ING. JORGE VALENCIA SAN SALVADOR, EL SALVADOR, 2011 portallogistico@yahoo.com

ROL OPERACIONAL DE LAS COMPRAS

Qun compra bien, vende bien , Refrn Comercial Los materiales representan un porcentaje elevado (30-60%) del costo de los artculos finales en casi todo tipo de procesos de manufactura. Un 5% de reduccin [en esos costos] puede traducirse en un aumento del 30% en ganancias netas. A Smarter Way to Buy Harvard Budines Review, June 2001

CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES DE LA OPERACIN DE LA CADENA

RAPIDEZ

CALIDAD CONTROLADA

FLUJO CONTINUO

OBJETIVOS PRINCIPALES EN UN DEPTO DE COMPRAS

2 M . M IN INV E IM E LO JOR A RS S D P . O IO PR E RE BT N CI EN O VE O E PO R ED SI EL O RE BL S. E

DE S, S IO NE IC A R IO D S IT AC PER NE EV IC S IO 3. UPL DE AC D KU, ILIZ S UT IN

1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO

OBJETIVOS DE COMPRAS
R NE DE LA

4. DESARROLLAR RELACIONES A LARGO PLAZO CON PROVEEDORES

5.M NI AN CA VEL TEN ES LID ES ER PE AD DE CI Y FIC AC IO NE S

E NT ON IVA ) A I IT . M SIC ET A DAD 6 O P S I P OM RE BIL C MP TA E EN (R

OTROS?

CRITERIOS BASICOS DE COMPRAS

CALIDAD CANTIDAD PRECIO FINANCIAMIENTO SERVICIO SELECCIN DE PROVEEDORES

ACTITUD PROACTIVA
Anticiparse a las necesidades del usuario. Negociar ampliamente con proveedores. Garantizar el CICLO de entrega al cliente. Interpretar las tendencias de precios y alzas. Localizar y determinar fuentes fiables de suministro a clientes.

Errores ms comunes en los negociadores

1.- Juzgar y generalizar el conocimiento de la contraparte 2.- Falta de preparacin 3.- Falta de cooperacin 4.- Exceso de anlisis 5.- Temor a correr riesgos 6.- No compartir informacin
Fuente: Montoya Palacio, Alberto , Conceptos Modernos de Administracin de Compras, Editorial Norma, Bogot 2002

Tradicionalmente : disponer de los bienes y servicios que son requeridos

por las reas usuarias en forma oportuna y al menor precio posible

LA FUNCION DE COMPRAS EN LA EMPRESA

Consecuencias
Orientacin al precio nfasis fuertemente operativo (se busca eficiencia interna nicamente) Enfoque de corto-plazo Relacin competitiva con proveedores

Actualmente: Minimizar el gasto en bienes y servicios requeridos por una empresa para el cumplimiento de su misin Consecuencias No slo importan los precios, sino tambin la oportunidad y calidad de los requerimientos Carcter estratgico buscando perspectivas integradoras Enfoque de largo plazo Relaciones de colaboracin con proveedores Bsqueda del liderazgo competitivo desde esta rea

Vase entrevista con el Lic. Montoya Palacio http://envivo.eafit.edu.co/tiempomercadeo/tiemplodemercadeo2008.shtml#

Funciones Propias del Depto de Compras

Atender oportunamente a proveedores Recibir muestras y cotizaciones Anlisis y definicin de nuevos productos Anlisis y aceptacin de nueva lista de precios Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar la competencia y el medio Visitar las bodegas o centros de distribucin Asistir a lanzamientos Definir artculos promocionales Otros

Funciones compartidas del Depto de Compras

Estar atento a que el rea financiera cancele oportunamente las facturas de los proveedores Intervenir en forma efectiva y racional a resolver los reclamos con los proveedores Verificar precios de venta al pblico Asesorar a jefes de bodega sobre el almacenamiento correcto Otros

REPRESENTACION SIMPLIFICADA
Minimizar: Costo total de aprovisionamiento Nmero de proveedores

Garantizando: Nivel de servicio Calidad del producto

EL ANALISIS LOGISTICO DEBE SER INTEGRAL. ALGUNOS OBJETIVOS DE COMPRAS PUEDEN ESTAR EN CONFLICTO CON OTROS DEPARTAMENTOS

Plan
P2 Plan Source

P1 Plan Supply Chain P3 Plan Make P4 Plan Deliver P5 Plan Returns

Suppliers

Source
S1 Source Stocked Products S2 Source MTO Products

Make
M1 Make-to-Stock M2 Make-to-Order

Deliver
D1 Deliver Stocked Products D2 Deliver MTO Products

S3 Source ETO Products

M3 Engineer-to-Order

D3 Deliver ETO Products

D4 Deliver Retail Products

Return Source

Return Deliver

Enable
Supply-Chain Operations Reference-model (SCOR) 6.0 - Processes

Customers

FACTORES CRITICOS EN ABASTECIMIENTO

s Clculo de requerimientos/necesidades de compra s Sistemas de informacin para seguimiento pedidos y visualizacin de procesos s Evaluacin de productos y seleccin de fuentes de suministro apropiadas s Evaluacin, Integracin y Homologacin de proveedores s Seleccin del momento de compra y polticas relacionadas s Precosteo. Trminos de compra-venta (INCOTERMS) s Sistema de comunicacin con proveedores (Trazabilidad pedidos) s Manejo de retornos y reclamos a proveedores (Trazabilidad lotes) s Estrategias de colaboracin con proveedores (VMI, CPFR, ETC) s Transporte y manejo de materiales (principalmente los peligrosos)

CLASIFICACION DE LAS COMPRAS

Insumos de produccin o venta

Directas

Inversin

Infraestructura Equipamiento Proyectos

Mantenimiento Reparacin Operaciones

MRO

Operacin

Materiales y servicios de uso comn. Complementan las directas

ES IMPORTANTE TENER SEGMENTACION O CATEGORIZACION DE PROVEEDORES.

Categorizacin de Proveedores
Alto

Valor e Importancia

Operational Supplier

Tactical Supplier

Strategic Supplier

Medio

Operational Supplier

Tactical Supplier

Tactical Supplier

Bajo

Commodity Supplier

Operational Supplier

Operational Supplier

Bajo Riesgo e Impacto

Medio

Alto

Si incorporramos un anlisis de rotacin de los inventarios y lo contrastamos con la rentabilidad directa del producto podemos visualizar algunas posibles acciones

ROTACIN o VOLUMEN DE VENTAS

ALTA

Disminuir costes Nuevas estrategias Eliminar Cambio de estrategia

Mantener el producto Impulsar ventas Disminuir costes

DECISIN

BAJA

BAJA

ALTA

Rentabilidad Directa del Producto .

Estrategias de Integracin con Proveedores

CPFR Collaborative Planning Forecasting and Replenishment: Los proveedores participan en la elaboracin de pedidos de sus clientes. Los clientes suministran informacin total sobre el movimiento de los productos de su proveedor VMI: VMI Vendor Managed Inventory: Forma parte de una familia de Sistemas de Aprovisionamiento Contnuo (CRP). Consiste en un administrar el reaprovisionamiento de inventarios en funcin de mximos y mnimos acordados previamente con los proveedores

INDICADORES PARA MEDIR EL SERVICIO DE PROVEEDORES

Financieros Precio del Producto Descuentos Incentivos (Cash Back) Productividad Rotacin del Inventario Das de inventarios Tiempo Tiempo de Entrega (Lead Time) Calidad % de Entregas sin daos Variabilidad del Lead Time Nivel de Servicio del contrato vs Nivel de Servicio Real

Pedidos perfectos (Enfoque Riguroso)

PEDIDOS PERFECTOS
Nmero Pedido Entregas A Tiempo Entregas Completas Facturac. Sin Prob. Calidad del Producto Entregas Perfectas

1 2 3 4 5

1 1 0 0 1

0 0 0 1 1

0 1 1 0 1

0 1 1 1 1

0 0 0 0 1

60%

40%

60%

80%

20%

Nivel de Servicio y Quiebres de stock

Lead Time de Proveedores

Corresponde al tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido a proveedores hasta que el mismo llegue a sus instalaciones. Se sugiere poder analizar por separado las compras nacionales de las internacionales Medidos en das promedio Excluye ordenes de compra urgentes y programadas. Es el ciclo normal de reorden y no la capacidad de respuesta a un pedido Considera das hbiles y das calendario Se deben registrar fechas exactas y seguir un proceso lgico de compra.

LEAD TIME

INDICADORES LOGISTICOS DE DESEMPEO PARA LA FUNCION DE COMPRAS

1.Entregas perfectamente recibidas: Nmero y porcentaje de pedidos que cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor Pedidos No Rechazados x 100 ---------------------------------------------------Total de rdenes de Compra Recibidas Impacto: costos ocultos en recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la produccin, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc. 2.Nivel de cumplimiento de Proveedores: Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercanca de los proveedores en la bodega de producto terminado Pedidos Recibidos a tiempo x 100 -------------------------------------------------------Total Pedidos Recibidos Impacto: Identifica el nivel de efectividad de los proveedores de la empresa y que estn afectando el nivel de recepcin oportuna de mercanca en la bodega de almacenamiento, as como su disponibilidad para despachar a los clientes

PROYECTOS DE MEJORA EN EL AREA DE ABASTECIMIENTO

Lograr eficiencia en las compras Disminuyendo el tiempo del ciclo total del pedido Disminuyendo costos a nivel integral de los procesos Integrando requerimientos oportunamente Revisando los INCOTERMS componentes del retaceo Revisando las formas de pago Mejorar Transparencia de operaciones Permitiendo auditabilidad y trazabilidad Facilitando la visibilidad de otros departamentos Garantizar la Calidad de los insumos Permitiendo el desarrollo de proveedores y consultndoles permanentemente. Buscando y evaluando nuevos productos y proveedores (Innovacin) Optimizar el uso de los recursos existentes Anlisis de gastos, principalmente en transporte Revisin de formas de pago y cargos por servicio bancarios.