Proceso Administrativo

Direccin y control

Arevalo Ancona Rodrigo Eduardo Gonzlez Rodrguez Jobrail Jardy de la luz Chavez Orson Torres Aragn Mario David Vasquez San Roman Juan Carlos

Direccin

Direccin
 La direccin es un elemento en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado, es ejercida a base de la toma decisiones.

 Por su parte, Koontz y ODonnell adoptan el trmino direccin, definiendo sta como "la funcin ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados.

 Fayol define la direccin indirectamente al sealar: "Una vez constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar; tal es la misin de la direccin, la cual consiste en que cada jefe pueda obtener los mximos resultados posibles.

 La direccin se encarga de orientar, comunicar, capacitar y motivar los trabajadores para que desempeen efectivamente, con entusiasmo y de esta forma contribuir al logro de los objetivos de la empresa

Elementos de la direccin
 Motivacin: La motivacin es la necesidad de un individuo, que lo mueve para la realizacin de sus labores, para obtener beneficios personales y al mismo tiempo esta contribuir al bienestar de su familia, la comunidad, as como al logro de los objetivos de la empresa.  Gua: Es una orientacin para el trabajador, para que de esta forma observe, aprenda y realice su trabajo de una manera ms eficiente.  Comunicacin : Una buena comunicacin, es el intercambio de pensamientos, informacin, hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o mas personas, para lograr confianza y entendimiento mutuo. En la empresa, la comunicacin se refiere a la informacin que se transmite entre los miembros del equipo de trabajo debe ser clara y comprensible para que las actividades se realicen efectivamente.

 Liderazgo: Liderazgo es la relacin en la cual una persona, influye en otros, para trabajar con buena disposicin y realizar sus tareas en la empresa, necesarias para alcanzar los objetivos deseados por el lder. Por lo tanto, el lder debe ser una persona que infunda respeto, seguridad, admiracin y deseo de trabajar.  Supervisin: Es controlar qu tal progresan las actividades del proyecto, implica comunicar los progresos del proyecto. Los informes posibilitan el uso de la informacin recabada en la toma de decisiones para mejorar el rendimiento del proyecto.  Alcanzar metas: Es el poder alcanzar los objetivos en tiempo y forma deseados. Para alcanzarlos se necesita:  1)Cntrese en un solo objetivo a la vez.  2) Qu es lo que se quieres conseguir con el objetivo?  4) comunicar los objetivos a los dems trabajadores.  5) Lograr que todos busquen el mismo objetivo.

Importancia de la direccin
 La direccin es una parte importante de la administracin y esta relacionada con el liderazgo, ya que se debe tener la habilidad para que sus subordinados cumplan adecuadamente sus funciones y ordenar todos los dems elementos de la administracin para poder alcanzar los objetivos de la empresa.

 De nada sirven los dems elementos de la administracin si no se logra una buena ejecucin, la cual depende de una buena direccin, por lo que sern ms tiles los dems elementos en cuanto se logre tener una buena direccin dirigir y realizar mejor.

Principios De La Direccin

Principios De La Direccin
1. De la armona del objetivo o coordinacin de intereses. 2. Impersonalidad de mando. 3. De la supervisin directa. 4. De la va jerrquica. 5. De la resolucin del conflicto.

Principios De La Direccin
1. De la armona del objetivo o coordinacin de intereses: La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

2.

Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal.

Principios De La Direccin
3. De la supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.

4.

De la va jerrquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad.

Principios De La Direccin
5. De la resolucin del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisin en relacin con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.

Toma De Decisiones.
 La responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada seleccin de alternativas depende en gran parte el xito de cualquier organizacin.

Una decisin puede variar en transcendencia y connotacin.

Toma De Decisiones.
 Definir el problema: Para tomar una decisin es bsico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.  Analizar el problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, as como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solucin.  Evaluar las alternativas: Consiste en determinar el mayor numero posible de alternativas de solucin, estudiar ventajas y desventajas que implican, as como la factibilidad de su implementacin, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco especifico de la organizacin.

Toma De Decisiones.
 Elegir entre alternativas: Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la mas idnea para las necesidades del sistema, y la que redite mximos beneficios.  Aplicar la decisin: Consiste en poner en practica la decisin elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo del misma.

Motivacin
La motivacin es la labor mas importante de la direccin, a la vez que la mas compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con la motivacin, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias: 1. Teoras de contenido. 2. Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.

Motivacin

 Teoras del contenido Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; tambin son conocidas como teoras de explicacin interna; han sido las de mayor difusin, por ello se les llama tambin teoras tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos.  Jerarqua de las necesidades, de Maslow. Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades bsicas y una de crecimiento que le son inherentes.

Motivacin
A. Bsicas  Fisiolgicas. Aquellas que surgen de la naturaleza fsica, como la necesidad de alimento, reproduccin, etc.  De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio.  Amor o pertenencia. Los deseos de relaciones afectivas con las dems personas.  De estimacin. La necesidad de confianza en si mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimacin ajena, que se manifiesta en forma de reputacin, prestigio, reconocimiento, atencin, importancia, etc.

Motivacin
B. Crecimiento  Realizacin personal. El deseo de todo ser humano de realizarse a travs del desarrollo de su propia potencialidad. Teora de motivacin e higiene, de Herzberg. Propone dos niveles de necesidades: I. Factores de higiene o mantenimiento. Que son aquellos que evitan la falta de satisfaccin pero no motivan. Tales como el tipo de administracin vigente en la empresa, sus polticas, supervisin, salarios. Motivadores. Que incluyen realizacin, reconocimiento, responsabilidad, y el trabajo mismo.

II.

Motivacin
 Motivacin de grupo. Diversos autores establecen que, para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos factores tales como: I. II. III. IV. V. Control excesivo. Poca consideracin a la competencia. Decisiones rgidas. No tomar en cuenta los conflictos. Cambios sbitos.

Motivacin
 Teoras del enfoque externo Llamadas tambin del aprendizaje o de la modificacin de la conducta organizacional, parten del puesto de que la conducta observable en las organizaciones, as como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivacin; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos.

Liderazgo
"La innovacin distingue al lder del seguidor. Stevenson "El burro acepta todas las maletas, solo para caminar al frente de la tropa Valeriu Butulescu

Que es el liderazgo?
 Liderazgo es la capacidad de establecer la direccin e influenciar y alinear a los dems hacia un mismo fin, motivndolos y comprometindolos hacia la accin y hacindolos responsables por su desempeo.

Importancia de liderazgo
 Mediante el se imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.  Una organizacin puede tener una planeacin adecuada, control y procedimiento de organizacin y no sobrevivir a la falta de un lder apropiado.  Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeacin deficiente y malas tcnicas de organizacin y control han sobrevivido debido a la presencia de un liderazgo dinmico.  El liderazgo esta ligado con la supervisin y, de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma.

La supervisin consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.  Su importancia radica en que de una supervisin efectiva dependern:  La productividad del personal para lograr los objetivos.  La observancia de la comunicacin.  La relacin entre jefe-subordinado.  La correccin de errores.

Tipos de liderazgo
"Liderazgo significa que un grupo, grande o pequeo, est dispuesto a confiar la autoridad a una persona que ha demostrado capacidad, sabidura y competencia" - Walt Disney

Lder Autocrtico
 Domina a los miembros de su equipo por medio de la coercin, de la influencia y del poder. Esto genera una resistencia pasiva por parte del grupo. Cuando es bueno? Cuando hay que tomar decisiones urgentes, apremiantes, cuando hay situaciones lmite.

Lder Laissez-Faire
 Ejerce poco control sobre los miembros del equipo. Esto inspira libertad de accin y creatividad, pero a veces genera poca motivacin y deja el grupo a la deriva. Cundo es bueno? Cuando el grupo es maduro, responsable y esta altamente motivado, o cuando tiene habilidades y talento muy altos.

Lder Democrtico
 Decide las cosas consultando a su equipo, pero mantiene el control. Esto es visto por su grupo como una valoracin por el individuo, pero a veces el Lder Democrtico es percibido como una persona insegura. Cundo es bueno? Cuando hay tiempo para analizar las opciones ante una decisin.

Comunicacin
"Si no sabis comunicar bien con los dems, no sabris convencer ni motivar. Si no sabis comunicar estaris mal informados y no podris dirigir ni controlar con eficacia." (Robert Papin).

Que es la comunicacin?
 La comunicacin es el proceso mediante el cual se puede transmitir informacin de una entidad a otra. Los procesos de comunicacin son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas comunes.  Emisor, en donde se origina la informacin.  Transmisor, a travs del cual fluye la comunicacin.  Receptor, que recibe y debe entender la informacin.

Importancia en la direccin
 El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicacin eficaces; cualquier informacin desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento (dao o perjuicio) del logro de los objetivos.

 Establecer y defender las metas de la empresa  Desarrollar planes para su logro  Organizar los recursos humanos en la forma ms efectiva y eficiente  Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de la organizacin  Motivar y crear un clima en el cual las personas, quieran contribuir  Mantener a la empresa en contacto permanente con el entorno que le rodea

Comunicacin Formal:
 Es la propia organizacin la que establece las vas de comunicacin siguiendo los niveles jerrquicos y los protocolos establecidos.

 Se emplea para transmitir rdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.

Comunicacin Informal:
 Surge de los grupos informales de la organizacin y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organizacin.  Este tipo de comunicacin es de gran importancia, ya que por su carcter no formal puede llegar a influir mas que la comunicacin formal e, inclusive, ir en contra de esta; el administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicacin formal se apoyen en las redes informales.

Clasificacin
 Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones.  Horizontal. Se da en niveles jerrquicos semejantes: memorando, circulares, juntas, etc.   Verbal. Se transmite oralmente.  Escrita. Mediante material escrito o grfico.

Requisitos de la comunicacin efectiva.

 1. Claridad.  2. Integridad.  3. Aprovechamiento de la organizacin informal  4. Equilibrio.  5. Moderacin.  6. Difusin.  7. Evaluacin.

RETROALIMENTACIN

Control

Definicin
 La palabra control proviene del trmino francs contrle y significa comprobacin, inspeccin, fiscalizacin o intervencin. Tambin puede hacer referencia al dominio, mando y preponderancia, o a la regulacin sobre un sistema.  Control es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo de los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.   El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizacionales, humanos y grupales.

Elementos del concepto de control

 El control es un proceso cclico, compuesto por cuatro fases:

I. Establecimiento de estndares y criterios. II. Observacin del desempeo III.Comparacin del desempeo con el estndar establecido. IV.Accin para corregir el desvo entre el desempeo real y el desempeo esperado.

I.- Establecimiento de estndares y criterios

 Los estndares representan el desempeo deseado; los criterios representan las normas que guan las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y que desempeo o resultado debe aceptarse como normal o deseable.

II.- Observacin del desempeo

 Para controlar el desempeo, es necesario conocer por lo menos un poco de ste. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estndares previamente establecidos y funciona de acuerdo con la informacin que recibe. La observacin o verificacin del desempeo o del resultado busca obtener informacin precisa de lo que se controla. La eficacia de un sistema de control depende de la informacin inmediata sobre los resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder de introducir cambios. La unidad de medida deber concordar con el criterio predeterminado y deber expresarse de modo que permita efectuar una comparacin sencilla. El grado de exactitud de la medida depender de las necesidades especficas de aplicacin de esa medida.

III.- Comparacin del desempeo real con el esperado.

 La comparacin del desempeo real con el proyectado no solo busca localizar las variaciones, errores o desvos, sino tambin predecir otros resultados futuros. Adems de proporcionar comparaciones rpidas, un buen sistema de control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro.  Aunque no se puede modificar el pasado, comprenderlo partiendo del presente puede ayudar a crear condiciones para obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En general la comparacin de los resultados reales con los planeados se lleva a cabo mediante presentacin de diagramas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estadsticas. Estos medios de presentacin exigen que el control disponga de tcnicas que le peritan tener mayor informacin sobre lo que debe controlarse.

IV.- Accin correctiva

 Las medidas y los informes de control indican cuando las actividades que se realizan no logran los resultados esperados y permiten establecer condiciones para poner en marcha la accin correctiva. El objetivo del control es indicar cuando, cuanta y donde debe ejecutarse la correccin. La accin necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control.  Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la culminacin del proceso de control. La accin correctiva que ajusta las operaciones a los estndares preestablecidos es la esencia del control, y su base es la informacin que reciben los gerentes.

Importancia del control

 El control es vital para la administracin dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, personales y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en un futuro. 4. Localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento en el que se establecen medidas correctivas.

5. Proporciona informacin acerca de las situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento para la realizarse el proceso de planeacin. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores 7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Tcnicas de control

Tcnicas de control Sistemas de informacin Graficas y diagramas Estudios de mtodos Mtodos cuantitativos Control interno

Sistemas de informacin
 Contabilidad
 Auditoria  Financiera  Administrativa

 Presupuestos  Reportes, informes  Formas  Archivos (memorias, expedientes, etc.)  Computarizados  mecanizados

Graficas y diagramas
 Proceso, procedimientos, Gantt.  Procedimiento, hombre-mquina, mano izquierda, mano derecha.

Estudio de mtodos
 Tiempos y movimientos, estndares.

Mtodos cuantitativos
 Redes
 Camino critico  PERT(Program Evaluation and Review Technique)

 Modelos matemticos  Investigaciones  Estadstica  Clculos probabilsticos  Programacin dinmica

Control interno.
 Es la aplicacin de los principios de control a todo el funcionamiento de la organizacin; sus principios bsicos son:
 La obtencin de la informacin correcta y segura.  La proteccin de los activos de la empresa.  La promocin de la eficiencia en la operacin.