ELABORACION DE ACTAS ADMINISTRATIVAS PARA EFECTOS JURIDICO LABORALES.

DR.FELIPE M. CARRASCO FERNANDEZ.

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Toda vez que el derecho laboral es derecho de excepcin, es decir, este derecho protege a la parte mas dbil en la relacin laboral (el trabajador.) El legislador estructuro la Ley Federal el Trabajo estableciendo derechos en su favor y en consecuencia imponiendo obligaciones al patrn.

de tal manera que a diferencia de otras normas vigentes en las dems tramas del derecho, en el derecho laboral una de las partes (el patrn) tiene siempre a su cargo un mayor numero de cargas procesales.

y por lo tanto como en los procedimientos laborales no existe igualdad procesal, tampoco ambas partes (trabajador y patrn) tienen las mismas obligaciones dentro del juicio y como patrn se le considera como el mas apto para aportar elementos de juicio a la autoridad que conoce del conflicto, por tal razn siempre le corresponder un mayor numero de obligaciones procesales.

La obligacin del patrn de probar su dicho, encuentra su fundamento en lo sealado en el articulo 784 de la Ley federal del Trabajo, el cual establece que la junta de conciliacin y Arbitraje podr eximir de la carga de probar su dicho al trabajador cuando por otros medios este en posibilidades de llegar al conocimiento de los hechos motivo de la controversia.

Como se puede apreciar el legislador le impuso a la Junta esta obligacin, por lo tanto, esta deber analizar en cada juicio si existe la manera de conocer los hechos por medios distintos a las pruebas que puede aportar el trabajador, y si la hay, entonces debe acudir a ellos y exentar as al trabajador de probar su dicho.

El articulo 804 de la Ley Federal del Trabajo ordena que los patrones tienen la obligacin de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuacin se enlistan.

DOCUMENTOS
I.- contratos individuales de trabajo que celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable II.- listas de raya o nomina de personal, cundo se lleven en el centro de trabajo o recibos de pagos de salarios III..-controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo IV.- comprobantes de pagos de participacin de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos, as como las primas a que se refiere esta ley

TIEMPO DE CONSERVACION
Mientras dure la relacin laboral y hasta un ao despus de concluida

Durante el ultimo ao y un ao despus de que se extinga la relacin laboral

V.- los dems que sealen las leyes

Conforme lo sealan las leyes que los rijan

Si los patrones no exhiben los documentos antes mencionados, se presumirn como ciertos los hechos que el trabajador exprese en su demanda y que pudieran ser probados por los documentos anteriores. (art. 805 LFT)

784.- la junta eximir de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios este en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto requerir al patrn para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligacin legal de conservar

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En la empresa, bajo el apercibimiento de que de no presentarlos, se presumir ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso corresponder al patrn probar su dicho cuando exista controversia sobre:

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I.- Fecha de ingreso del trabajador; II.- Antigedad del trabajador; III.- Faltas de asistencia del trabajador; IV.- Causa de rescisin de la relacin de trabajo;

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V.- Terminacin de relacin o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los trminos del articulo 37 fraccin I y 53 fraccin III de esta Ley; VI.- Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa de su despido; VII.- El contrato de trabajo;

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VIII.- Duracin de la jornada de trabajo; IX.- Pago de das de descanso obligatorios: X.- Disfrute y pago de las vacaciones; XI.- Pago de las primas dominical, vacacional y de antigedad;

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XII.- Monto y pago del salario; XIII.-Pago de la participacin de los trabajadores en las ultimas de las empresas; y XIV.- Incorporacin y aportacin al Fondo Nacional de la Vivienda.

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ACTAS ADMINISTRATIVAS LABORALES

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Son varias las razones que existen para que los patrones o sus representantes instrumenten actas laborales cuando las circunstancias lo ameriten. Las que enseguida se anotan pueden ser consideradas suficientes para convencerse de la conveniencia de instrumentar actas laborales.

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1.-No permitir o tolerar a los trabajadores incurrir en actos o conductas ilcitas en relacin con sus compaeros, el patrn o sus representantes, o con los bienes de la empresa. 2.- Sirven de aviso preventivo o como medio inhibitorio para los dems trabajadores de la fuente de trabajo, que pretenden o que estn cometiendo actos similares cuando no son conocidos por el patrn o por sus representantes.

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3.-Proporcionar un mejor control del desempeo personal, pues sirven como memoria grafica precisa para recordar el hecho o hechos que la generaron.

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4.-Permiten al trabajador explicar las razones de su proceder, lo cual en ciertos casos, permite al patrn o a sus representantes conocer el problema humano y no solo laboral, que puede ser considerado en forma especial para evitar la sancin al trabajador.

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5.- Obliga a los representantes del patrn a ser objetivos en sus juicios sobre los trabajadores, pues si la apreciacin del hecho o la conducta del trabajador no es atinada desde el punto de vista comn, el patrn podr tomar las medias correctivas pertinente para evitar problemas futuros

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6.-Tanto el representante sindical como el trabajador tendrn garantizado su derecho de audiencia y as evitar acciones injustas por parte del patrn o sus representantes.

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7.-El patrn como el trabajador no podrn negar las declaraciones vertidas y, en su caso, cada uno tiene opinin diferente sobre el asunto, este podr ser analizado por la Junta de Conciliacin y arbitraje, tal como lo manifestaron las partes y definir a quien le asiste la razn.

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8.-El patrn dentro de su obligacin de probar, contara con una prueba escrita con la cual tendr el soporte necesario para defenderse en juicio, acreditando su dicho sobre la causa de rescisin que alega en su favor.

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9.-El trabajador tendr la certeza de que si el patrn no acredita la causa o causas de rescisin que se funde en el acta laboral instrumentada, se le otorgara lo que hubiere pedido en la demanda.

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10.-La declaraciones tanto el trabajador, del patrn o de sus representantes, son autenticas en cuanto a los hechos ocurridos por la inmediatez con que se realizan y permiten conocerlos con mayor precisin. Y realidad, otorgndose as la oportunidad de juzgar sobre el derecho al despido justificado que la ley otorga al patrn.

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El procedimiento que proponemos para la instrumentacin de actas laborales en las fuentes de trabajo que no cuente con normas y procedimientos especficos en las fuentes de trabajo que no cuenten con normas y procedimientos especficos para ello, se funda en lo sealado en el articulo 46 bis de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado (conocida como Ley burocrtica).

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Y en la estructura general que desde nuestra Constitucin poltica se reconoce como legal, es decir, en nuestro orden jurdico existe un estructura bsica que todo juicio debe seguir, esta estructura de manera grafica se pude representar as:

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Solicitud O Demanda

ue ta O Conte taci n a la demanda Re

Ofrecimiento de rueba Para acreditar lo dicho

Re oluci n O Deci i n final

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Antes de iniciar se debe aclarar que aunque la Ley Federal del Trabajo no establece la obligacin de instrumentar actas laborales por parte del patrn, con base en la experiencia, se ha demostrado que es mas conveniente contar con este tipo de documentos para que el patrn cuente con el respaldo suficiente.

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y en su caso puede acreditar en el eventual juicio laboral su dicho y as se evite un laudo adverso a sus intereses, en forma injusta.

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Por otro lado, si atendemos a lo sealado en el articulo 423, fraccin X de la Ley Federal del Trabajo, podemos encontrar un punto de apoyo legal para la instrumentacin de las actas laborales, veamos los siguientes razonamientos.

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El articulo 423 dispone que el reglamento interior de trabajo debe contener entre otros aspectos: X.-Disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicacin. La suspensin en el trabajo, como medida disciplinaria, no podr exceder de ocho das. El trabajador tendr derecho a ser odo antes de que se aplique la sancin.

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La manera practica como se cumple con estas disposiciones es por medio de la instrumentacin de actas laborales, pues si se establece la obligacin de que existan procedimientos para imponer medidas disciplinarias, adems de que debe dar oportunidad al trabajador para que manifieste lo que a sus intereses convenga,

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Antes de ser sancionado, la manera de conseguir la prueba de estos dos puntos siempre ser a travs de una acta laboral, pues con ella se podra demostrar que el patrn realizo una investigacin antes de imponer la medida disciplinaria.

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Y se le concedi al trabajador la oportunidad de defenderse de las acusaciones que existan en su contra, al darle la opcin de declarar lo que le conviniera en el acta laboral levantada para tal fin.

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Como la obligacin de demostrar su dicho sobre esto estar a cargo del patrn, la mejor forma de probarlo ser instrumentando actas laborales, en donde quede consignado el procedimiento que se agoto antes de imponer la sancin al trabajador, as como lo que este tuvo que decir en su defensa.

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Si el patrn instrumenta el acta respectiva, contara con un procedimiento importante que le permitir actuar con toda tranquilidad, pues con ella podr probar un juicio que actu apegado a derecho, ya que sigui un procedimiento para imponer la sancin.

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Que analizo los elementos que tuvo a su disposicin en el caso concreto y que adems le dio oportunidad al trabajador de aportar nuevos elementos para justificar su conducta, antes de ser sancionado.

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Si se instrumenta un acta laboral sin seguir las normas o procedimientos que estn previstos en el contrato colectivo de trabajo, o en el reglamento interior de trabajo de la fuente de empleo.

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el acta estar afectada de nulidad y en consecuencia, la decisin de sancionar al trabajador y en su caso de despedirlo en forma justifica, ser nula y la posibilidad de perder el juicio ser amplsima.

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Ejemplo:

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Si en la clausula 55 bs del Contrato Colectivo de Trabajo del Instituto Mexicano del Seguro Social se pacto que ninguna rescisin de contrato tendr validez si no es precedida de una investigacin y que el trabajador debe ser citado con treinta y seis horas de anticipacin para comparecer a

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Dicha investigacin dentro de su jornada de trabajo, a excepcin de la nocturna, la inobservancia de estas disposiciones contraviene la voluntad de los contratantes y trae consigo que la rescisin contractual carezca de validez, tornando y por este hecho, injustificado el despido.

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Instancia : segunda sala. Fuente: semanario Judicial de la federacin y su Gaceta poca: Novena Tomo IV, Diciembre de 1996. Tesis 2/J. 57/96 Pagina 190: tesis de Jurisprudencia. Contradiccin de tesis 40/96. entre las sustentadas por el Segundo Tribunal Colegiado del Octavo Circuito y el Tribunal Colegiado en Materia de Trabajo del tercer Circuito. 23 de octubre de 1996. Cinco votos. Ponente: Juan Daz Romero. Secretaria Maura Anglica Sanabria Martnez. Tesis de jurisprudencia 57/96 aprobada por la Segunda Sala de este alto tribunal, en sesin publica de 23 de octubre 1996, por unanimidad de 5 votos de los ministros: Juan Daz Romero, Mariano Azuela Guitron, Sergio Salvador Aguirre Anguiano, Guillermo I. Ortiz Mayagoitia y presidente Genaro David Gngora.

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El acta laboral por tratarse de un documento relevante en caso de juicio, debe ser elaborada con sumo cuidado y, por lo tanto, debe contener como requisitos mnimos los siguientes:
1.- lugar, fecha y hora de inicio. 2.- nombre y direccin del centro de trabajo donde se elabora el acta.

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3.-nombre y puestos de las personas que intervienen. 4.-declaraciones representantes. del patrn y/o sus

5.-declaracion del trabajador y/o representante sindical en su caso. 6.-relacin de los documentos u objetos que se anexan al acta para que formen parte de ella.

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7.- declaracin de los testigo de asistencia, anotacin de la hora en que concluyo, constancia de haberse entregado copia dl acta trabajador y al representante sindical, as como firma de los participantes.

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8.- en caso de que sea necesario, consignacin de los sucesos posteriores al cierre del acta. Para darle mayor seguridad al acta, se deben observar los siguientes puntos:

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1.- se debe escribir a rengln seguido, para no dejar espacios en blanco. 2.- el rengln que no se ocupe con texto, deber ser completado con guiones medios hasta el final del mismo. 3.- aunque parezca repetitivo, los nombres de las personas se deben anotar completos.

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4.-al final del acta se debe anotar si lasa hojas se escribieron por uno o por los dos lados. 5.-se deben numerar todas las hojas. 6.-al final se debe mencionar el numero de anexos que se agregaron al acta.

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Estos requisitos permitirn que el acta, en un momento dado, informe a la autoridad competente, entindase Junta de Conciliacin y arbitraje, sobre los hechos que sirvieron de base al patrn para sancionar o, en su caso, para rescindir la relacin laboral sin responsabilidad legal alguna.

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Por ser el acta la memoria precisa de los hechos fundatorios de la sancin, provocara que todos los participantes en ella puedan recordar con mayor exactitud los hechos, por ser recientes al momento de elaborarse y as sus declaraciones sean amas autenticas sobre lo ocurrido y al momento de comparecer en el juicio laboral respectivo, puedan abundar sobre la informacin contenida en ella.

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Generalmente, cuando se presenta un juicio laboral el patrn argumenta que despidi al trabajador en forma justificada, asume la carga de la prueba como ya se vio, por tanto, debe acreditar la causa o causas legales que tubo para despedir al trabajador; para cuando llegue ese momento necesitara entre otras pruebas, la testimonial de otros de sus trabajadores, los cuales se vern obligados a realizar un gran esfuerzo para recordar los

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Hechos que generaron el despido; como la ley laboral establece que por lo menos deben ser dos testigos para que pueda drsele valor probatorio a su dicho, acudir a dos personas que deban coincidir en las circunstancias esenciales de cmo sucedieron los hechos, y debido a que entre la fecha del despido y la de su declaracin generalmente existe una importante

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distancia en el tiempo, muchas veces los testigos fallan al momento de declarar ante la Junta de Conciliacin, pues la falta de memoria y los nervios por la comparecencia, hacen que sus declaraciones no sean del todo precisas que deberan ser, lo que es aprovechado por el abogado del trabajador dentro del procedimiento, argumentando que no estn diciendo la verdad.

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Como la Suprema Corte de Justicia de la Nacin ha establecido que todas las actas laborales deben ser ratificadas por las personas que en ellas intervinieron, en el juicio corresponder que esa ratificacin se exteriorice por cada participante en el acta, por lo tanto, si el patrn cuenta con el acta y ofrece el perfeccionamiento con la ratificacin de contenido y firma de las

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Personas que en ella intervinieron, aportara un fuerte elemento en su defensa, que le permitir acreditar fehacientemente su dicho. La tesis de jurisprudencia que ratificar las actas por las personas que participaron en ellas, textualmente dice:

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ACTAS ADMINISTRATIVAS LEVANTADAS CON MOTIVO DE FALTAS COMETIDAS POR TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO, SOLO ALCANZAN PLENO VALOR PROBATORIO CUANDO SU CONTENIDO ES RATIFICADO POR SUS FIRMANTES.

Tomando en consideracin que en las relaciones laborales con sus servidores pblicos el Estado no acta como autoridad, sino como sujeto patronal de un contrato de trabajo, segn lo ha establecido la jurisprudencia de esta Suprema Corte, y que cuando el titular de una dependencia burocrtica (o la persona indicada para ello), ordena el levantamiento del acta administrativa que exige el articulo 46 bis de la Ley Federal de los trabajadores

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Al servicio del Estado, con miras a verificar si un servidor publico incurri en alguna de las causales rescisorias que especifica ese mismo ordenamiento, tampoco lo hace como autoridad, sino asimilado a un patrn, debe considerarse dicha acta como un documento privado.

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Por otra parte, de acuerdo con los artculos 46 fraccin V y 127 bis, de dicha ,Ley toca al titular de cada dependencia ejercitar la accin para demandar la terminacin de los efectos del nombramiento del servidor publico y, as mismo, le corresponde la carga de probar la existencia de la causal relativa.

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En ese contexto, si en el acta administrativa se contiene la razn por lo cual se demanda la terminacin de los efectos de un nombramiento y siendo esa acta un documento privado que no conlleva intrnsecamente la prueba plena de su contenido, para alcanzar tal fuerza se

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Requiere de su perfeccionamiento, lo que se logra a travs de la comparecencia ante el rgano jurisdiccional, de quienes la firmaron, dando as oportunidad al trabajador de repreguntas. Tal circunstancia opera independientemente de que el acta no haya sido objetada por el trabajador, pues de no ser as, y concluir que su ratificacin solo procede cuando se

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GRACIAS

DR. FELIPE M. CARRASCO FERNANDEZ DOMICILIO: CALLE MADRID NO, 4920 COL. LAS PALMAS. TELEFONOS: 240-49-99, 237-36-96 296-59-41, 298-05-66 carrasco.abogados@hotmail.com

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