Benchmarking

Evolucin comparativa

Definicin

El benchmarking, en las ciencias de la administracin de empresas, se define como un proceso sistemtico y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones. El trmino benchmarking proviene de las palabras bench (banquillo, mesa) y mark (marca, seal). En la acepcin original del ingls la palabra compuesta sin embargo podra traducirse como medida de calidad.

PROCESO CONTINUO Y CONSTANTE

MEDICION DEL PROCESO

BENCHMARKING

COMPARAR CON OTRAS EMPRESAS

DIRGIDO A EMPRESAS LIDERES EN LA INDUSTRIA

Qu es el Benchmarking?
Es un proceso metodolgico de evaluacin competitiva que facilita a partir de identificar las mejores prcticas, determinar el qu, los cmo, los porqus, se obtienen desempeos superiores. Convirtindose de ese modo en una herramienta de aprendizaje y cambio, ms rpido y mejor que los competidores.

Objetivos del benchmarking

El Benchmarking es un proceso sistemtico a travs del que: Medir los resultados de otras organizaciones con respecto a los factores clave de xito de la empresa. Determinar cmo se consiguen esos resultados. Utilizar esa informacin como base para establecer objetivos y estrategias e implantarlos en la propia empresa.

TIPOS DE BENCHMARKING
BENCHMARKING INTERNO: Muchas organizaciones comienzan sus actividades de benchmarking comparando acciones internas La compaa no da por sentado que descubrir las mejores prcticas comerciales con este esfuerzo, pues es solamente un punto de partida para comenzar a identificar los mejores procesos en la organizacin.

TIPOS DE BENCHMARKING
BENCHMARKING COMPETITIVO: El benchmarking competitivo comprende l identificacin de productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos de su organizacin. El objetivo del benchmarking competitivo es identificar informacin especfica acerca de los productos, los procesos y los resultados comerciales de sus competidores y compararlos con los de la organizacin.

TIPOS DE BENCHMARKING
BENCHMARKING FUNCIONAL: El benchmarking funcional comprende la identificacin de productos, servicios y procesos de trabajo de organizaciones que podran ser o no ser competidoras directas de su organizacin. El objetivo es identificar las mejores prcticas de cualquier tipo de organizacin que se haya ganado una reputacin de excelencia en el rea especfica que se est sometiendo a benchmarking.

 Se usa la palabra funcional porque en este campo el benchmarking principalmente comprende actividades comerciales especficas en un rea funcional determinada, como, por ejemplo, manufactura, marketing, ingeniera, recursos humanos.

Tipo

Definicin

Ejemplos

Ventajas

Desventajas Campo de visin limitado Sujeta a prejuicios internos

Interno

Comparacin de Los datos suelen ser Fuji y Xerox comparan actividades similares en fciles de recopilar prcticas de fabricacin diferentes sitios o dentro de la misma Buenos resultados para departamentos de la organizacin compaas diversificadas misma compaa Informacin concerniente a los resultados del negocio Prcticas o tecnologas comparables Historia de recopilacin de informacin Alto potencial para descubrir prcticas innovadoras

Cannon Competitivo Competidores directos que venden a la misma base de clientes Ricoh Kodak Sharp

Dificultades para la recopilacin de datos Problemas de tica Actitudes antagnicas

Funcional

Dificultad para transferir Comparacin con Federal Express (rastreo Tecnologas o prcticas prcticas a un medio organizaciones del estado de diferente fcilmente transferibles acreditadas por tener lo despachos) ms avanzado en Desarrollo de redes Alguna informacin no Amrican Express productos, servicios o es transferible profesionales (servicio al cliente) procesos. Acceso a bases de datos Consume tiempo pertinentes Resultados estimulantes

APLICACIONES DEL BENCHMARKING

Al establecer comparaciones entre las empresas, no slo deben verse cifras de crecimiento y productividad, sino tambin comparar los procesos. As se definen habilitadores o componentes de la mejor prctica que la empresa puede tomar como ejemplo a seguir. Para esto, deben establecerse las aplicaciones del benchmarking en cada elemento del proceso.

 Una de las primeras aplicaciones es el benchmarking interno. En la mayor parte de las grandes empresas con mltiples divisiones se presentan funciones similares en diferentes unidades de operacin. En este caso, el benchmarking compara estas operaciones internas, pero debe contarse con disponibilidad de informacin. Este primer paso en las investigaciones de benchmarking es una base excelente no slo para descubrir diferencias de inters sino tambin para centrar la atencin en los temas crticos y de inters para comprender las prcticas provenientes de investigaciones externas. Tambin pueden ayudar a definir el alcance de un estudio externo.

Por qu es necesario aplicarlo?

Porque a los clientes debemos agregarles valor, satisfacerlos y deleitarlos. Adems los clientes hacen Benchmarking con nuestros productos, servicios, estrategias y momentos de verdad. Porque es necesario producir cambios, beneficiosos en forma profunda efectiva y rpida. Porque no slo debe mejorarse el sector privado sino tambin el pblico en las actividades de educacin, salud, justicia, seguridad y medio ambiente.

 Porque lo que debe administrarse no son resultados sino la forma en que se alcanzan o no se alcanzan esos resultados. La respuesta est en los procesos y el benchmarking es un proceso muy efectivo si se lo sabe administrar, la performance mejora tanto como los procesos as lo permitan. Porque si no mejora nuestra organizacin lo har otra y otros por nosotros, y stos pueden ser nuestros competidores.

Desarrollo de un benchmarking Planificacin de las acciones:

A.-Fase inicial de planificacin de las acciones de benchmarking

Planificar acciones de Benchmarking: En relacin a los objetivos determinados para el periodo que se trate, deben determinarse los mbitos de estudio objeto de Benchmarking, y a continuacin determinar los contenidos objeto del Benchmarking. Identificar fuentes de informacin, bases de datos de consulta y contactos con homlogos de otras empresas. Ya que el Benchmarking persigue averiguar sobre la prctica excelente, es decir, la mejor prctica, no tenemos que fijarnos nica y exclusivamente en las empresas del sector al que pertenezca nuestra empresa, aunque s con preferencia. Elaborar cuestionarios para la realizacin del Benchmarking y de informacin interna para su intercambio. Trabajo en equipo con tcnicos y responsables clientes del Benchmarking. Puesta en comn y toma de acuerdos con el resto de los participantes en los temas de Benchmarking e inicio de los mismos.

Estrategia:
La participacin en un Benchmarking requiere de un consenso entre los participantes que contenga tres principios bsicos: acuerdo poltico de nivel superior; transparencia en el intercambio de informacin y garantas de reserva en el tratamiento de la informacin. - Acuerdo poltico: basado en el mutuo inters de los participantes y en la aceptacin de unas reglas de juego. - Transparencia en el intercambio de informacin: Cuando se asume Benchmarking, asumimos compartir la informacin objeto de que se trate de forma transparente y completa, abriendo nuestras puertas y solicitando de los dems lo mismo. - Reserva: Garanta en el tratamiento posterior de la informacin y respecto de terceros, ya sean internos, de otras reas de la Compaa como respecto de otras Compaas. En este sentido cabe destacar que algunas empresas tienen impuestas grandes limitaciones a compartir informacin y que algunas de ellas no participan oficialmente de estas prcticas ya que parte de sus informaciones se han visto perjudicadas por un mal uso frente a terceros. El xito de un buen Benchmarking radica en involucrar a la alta direccin de las empresas participantes desde la primera fase del proyecto, conseguir la aceptacin de toda la organizacin y saber comunicar los resultados del benchmark, incorporndolos como objetivos de futuro y para el establecimiento de nuevas polticas e instrumentos de gestin en prximos ejercicios.

B.- Fase de estudio, participacin y realizacin de los benchmarking

Determinados los contactos y los acuerdos sobre los temas objeto de Benchmarking debemos confeccionar un cronograma para la realizacin de los mismos y poner en marcha el proceso. Proceso de realizacin de los Benchmarking: Recogida indirecta y directa de informacin de acuerdo con los factores de tiempo, recursos, complejidad y confidencialidad de los datos. Utilizacin de diferentes mtodos de recogida de informacin: participacin en encuestas, entrevista telefnica, intercambios y visitas in situ a las empresas. Determinacin de los puntos fuertes y dbiles: qu datos son los mejores y el porqu del benchmark o de la mejor prctica para su estudio en profundidad. Elaboracin de informes y cuadros comparativos

C.- Fase de benchmark y desarrollo y elaboracin de nuevas propuestas y objetivos de mejora

Realizado el Benchmarking estamos en condiciones de determinar el benchmark o la mejor prctica sobre la cual debemos fijarnos y compararnos a fin de mejorar y proponer nuevos objetivos. Estudiaremos in situ los sistemas y las polticas empleadas en la empresa seleccionada para hacer el benchmark: Esto conlleva no slo el intercambio de informacin estrictu sensu, sino un estudio pormenorizado del benchmark a pie de lnea. Esto supone el intercambio de polticas e instrumentos de gestin, as como la valoracin de los mismos; determinar: Por qu son mejores? Cunto mejor son otros instrumentos de gestin respecto de los nuestros? Por qu razones? Qu podemos aprender y cmo podemos aplicarlos en nuestra organizacin? A continuacin, realizaremos el informe de Benchmarking en el que se sugerirn los mbitos de mejora internos, y se plantearn nuevos caminos y propuestas de objetivos y estrategias a la Direccin de RRHH para prximos ejercicios. Con ello culminaramos el ciclo PRCA

Ventajas del Benchmarking

El Benchmarking ofrece las siguientes ventajas a las empresas y organizaciones: Identifica fuerzas y debilidades frente a otros encuestados Establece la posicin verdadera de la empresa en comparacin con el resto. Ayuda a medir la eficiencia actual de la empresa. Conduce a ideas originales buscando maneras de mejorar fuera del sector Fuerza a las organizaciones a examinar los procesos actuales, lo cual conduce a menudo a la mejora de los mismos Hace la puesta en marcha ms fcil debido a la implicacin de los propietarios de proceso

Desventajas del Benchmarking

Alto costo. Se requiere recurso humano capacitado. Proceso largo, continuo, que requiere muchas horas hombre. No es un proceso que deba elegirse cuando se investigan cuestiones rutinarias o de baja o mediana importancia, debe reservarse a cuestiones de importancia vital, que impacte significativamente el desempeo final de la organizacin.

CONCLUSIONES
Lo mas importante es ser competitivo El benchmarking permite que notemos lo que hay a nuestro alrededor, es decir que permite ver que es lo que ofrece la competencia y como esto puede beneficiarnos a nosotros para mejorar ya sea modificando procesos o cambiando estrategias. Permite adems que diferentes reas interacten y compartan ideas que aporten aspectos positivos que genere ms competitividad tanto dentro de la empresa como fuera de la misma. Incluso el benchmarking nos motiva a aprender, observando a otros y adquiriendo con esto nuevos conocimientos.