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Archivage dans Archiving SAP DataR/3

Essentials and More ...

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 1 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Table des matires


Introduction Les principes de base de larchivage Le processus darchivage dans R/3
START

Lobjet darchivage
La transaction SARA Lanalyse de la base de donnes Laccs aux donnes archives

Le projet darchivage
Annexes
SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 2 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Table des matires


Introduction
START

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 3 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Pourquoi archiver
Quantit croissante des donnes dans la base Espace disque Performance Taille des fichiers dindex, lecture squentielle, extensions, Ressources ncessaires pour ladministration de la base Backup/restore, rorganisation, cration dindex, statistiques, ... Exigences commerciales et lgales Audit Obligation de conservation Rutilisation des donnes
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Conditions de larchivage
Indpendance de la version de la base de donnes de la version et du customizing du progiciel du matriel

Intgration aux applications Accs direct Possibilits danalyse

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Table des matires


Les principes de base de larchivage

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Dfinition de la terminologie de base


Archivage des donnes fait rfrence larchivage de donnes dans le systme R/3.

Archivage optique fait rfrence larchivage de documents originaux et dtats via un systme optique.

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Archivage de la base de donnes


Dplace les donnes qui ne sont plus ncessaires dans le systme de base de donnes vers des fichiers darchivage.

BD R/3
Documents Objet darchivage Fichier darchivage

Archivage
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Archivage optique
ArchiveLink peut tre utilis pour archiver des documents. Des documents originaux ou des listes dimpression peuvent tre stocks et visualiss dans un systme darchivage externe, mais ils ne peuvent pas tre rechargs ou analyss. Les fichiers darchivage crs pendant larchivage des donnes applicatives R/3 peuvent tre stocks dans un systme darchivage optique via ArchiveLink. Si ncessaire, ces fichiers peuvent tre analyss et rechargs.

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Table des matires

Le processus darchivage dans R/3

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Le processus darchivage : aperu


- Larchivage peut tre dclench

par ladministrateur systme


partir des applications

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SAP ArchiveLink est une interface

FI SD MM QM Interface avec les modules R/3

Base R/3
SAP ArchiveLink
Interface avec les composants externes

Archive optique

Numrisation (scanner)

PM
PP HR

SAP ArchiveLink Viewer

Programme darchivage (viewer)

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Liaison entre objet de gestion R/3 et document original

Affichage Accs

Lien Affectation

Objet de gestion

Documents originaux

Article
SD MM PP FI CO

Excel

Shipping Order Packing

Listes dimpression

R/3
Client / Server ABAP/4
PM HR IS WF

AM

Word Doc
PS

Fax

QM

Client

commande facture Documents entrants Fichiers darchivage (ADK) Documents

Employ

sortants

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SAP ArchiveLink : Conception

Application R/3

Systme darchivage

commande

Administration SAP ArchiveLink

commande

Objets de gestion

Documents archivs

Lien des dobjets de gestion avec leurs documents originaux archivs Pilotage du systme darchivage externe

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Scnarios dintgration : aperu

Documents entrants

Archivage pralable

Avec Workflow ou codes a barres

Outbox

Archivage simultan Archivage ultrieur

Avec Workflow ou codes barres

Inbox

Fichier darchivage (ADK)

Documents sortants Listes imprimes Fichiers darchivage (ADK)

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Le processus darchivage
tape 1 : Cration du premier fichier darchivage tape 2 : Excution du programme de suppression tape 3 : Stockage des fichiers darchivage

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tape 1 : Cration du premier fichier darchivage


Programme darchivage

Base de donnes R/3

Fichier darchivage

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 17 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

tape 2 : Excution du programme de suppression


Programme darchivage

Base de donnes R/3

Base de donnes R/3

Programme de suppression

Fichier darch. Fichier darchivage

Programme de suppression. Programme de suppression

Fichier darchiv. Fichier d archivage

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 18 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

tape 3 : Stockage des fichiers darchivage


ArchiveLink
Base de donnes R/3

Programme de suppression

Fichier d archivFichier . d archivage

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Scurit de haut niveau pendant larchivage


Procdure deux tapes : Les donnes sont crites dans un fichier d archivage. Les donnes archives sont ensuite supprimes dans la base R/3.

Procdure garantit :
la scurit des donnes en cas de problme,

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Stockage des fichiers darchivage


Le choix du support de stockage dpend de : Lutilisation des fonctionnalits offertes par le systme R/3 Leffort ncessaire pour la maintenance

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Fichier darchivage sur disque dur


Avantages : Fichier Accs individuel un document < 5 secondes darchiv. Accs rapide pour reports danalyse Fichier
darch.

Inconvnients : Limitation du file system Ncessit dun effort considrable pour ladministration manuelle Rplication des fichiers darchivage Stockage des fichiers darchivage Scurit des donnes

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Fichier darchivage sur Juke-box via ArchiveLink


Systme R/3 Avantages Longue priode de conservation des supports Administration des supports de stockage support par ArchiveLink ArchiveLink Juke-box peut tre utilise pour dautres applications systme Inconvnients darchivage Prix dacquisition lv Accs individuel possible seulement pour des fichiers assez petits Temps daccs dpendant fortement de la taille du fichier darchivage

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Utilisation approprie des supports de stockage


Juke-box via ArchiveLink Donnes archives rarement consultes individuellement Accs direct trs lent en version < 3.1G Disque dur Donnes archives rgulirement consultes individuellement Temps daccs ne devant pas dpasser 5 secondes Bande magntique Donnes archives consultes exceptionnellement

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Archive Development Kit (ADK)


Systme R/3

Base de donnes
Classes darchivage

B D L

Programme ABAP/4

ADK :

Conversion de codepage, format numrique, structure Accs direct, Compression, Traitement batch, . . . .

ArchiveLink

Fichier darchivage HSM

manuellement

Systme darchivage avec support de stockage tertiaire


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Caractristiques de larchivage dans R/3


Haute scurit pendant larchivage Connexion un systme darchivage optique via ArchiveLink Compression des donnes Archivage des donnes online Accs direct et squentiel aux donnes archives, possibilit de rechargement de certaines donnes ADK valid comme outil de dveloppement

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 26 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Table des matires

Lobjet darchivage

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Lobjet darchivage
Larchivage de donnes est orient objet. Un objet darchivage est dfini dans le systme pour chaque objet de donnes logique (document) qui sera archiv, ex. FI_DOCUMNT. Lobjet darchivage dtermine quelles donnes doivent tre archives ensemble.

Ces objets d archivage collectionnent toutes les zones appropries des diffrentes tables concernes. Ces donnes seront crites dans un fichier darchivage. Informations sur les objets darchivage : transaction AOBJ.

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Lobjet darchivage et sa structure de donnes


Les documents FI sont archivs via lobjet darchivage FI_DOCUMNT. Les donnes suivantes sont archives :

- En-tte de document
- Lignes de postes - Donnes dpendant de la socit (company code)

- Donnes de modification du document


- Textes SAPscript...

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Lobjet darchivage et ses programmes


Programme de pr-archivage (optionnel) Programme dcriture

Programme de suppression
Programme de post-archivage (optionnel) Programme de cration d index (optionnel) Programme de rechargement (optionnel) valuation / Reporting Administration

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 30 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Les dpendances : le rseau graphique


Montre les dpendances entre diffrentes donnes Montre les dpendances entre diffrents objets darchivage

Commande Demande dachat

Contrat-cadres Fiche article

Ordre de fabrication

Rservation

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 31 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Customizing : options techniques

Nom de lobjet Fichier log.

ARCHIVE_DATA_FILE

Taille du fichier d archivage


Taille en Mo Nbre max. dobjets

Programme de suppression
Lancmt. autom. Index Cpteur commit Variante test Variante prod.

Connexion syst. archivage Type doc. Lancmt. autom.

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Customizing : options de base


Transaction FILE
Affectation chemin logique - chemin physiques
Chem. log. Dsignation Groupe synt. Chem. Phys.
ARCHIVE_GLOBAL_PATH Global path for archiving files UNIX Unix compatible /usr/sap/<SYSID>/SYS/global/<FILENAME>.ARCHIVE

Affectation nom de fichier logique au nom de fichier physique et au chemin logique


fich. log. Dsignation fich. phys. Format donnes Domaine fonct. Chem log.
ARCHIVE_DATA_FILE Archive file for archiving application data

R<PARAM_1><MONTH><DAY><PARAM_2>.<TIME>.<F=EXAMPLE> ASC BC
ARCHIVE_GLOBAL_PATH

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Customizing : spcifique par application


Dure de rsidence La dure de rsidence est le temps qui doit scouler avant quun document puisse tre archiv.

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Customizing de slection : variantes


Chaque session darchivage utilise une variante darchivage. Ces variantes contiennent au moins les informations suivantes : critres de slection concernant les donnes archiver si le programme de suppression doit tre lanc automatiquement si le programme de suppression doit tourner en mode test ou si les donnes doivent tre supprimes directement Pour le programme de suppression dun objet darchivage, il est obligatoire davoir des variantes spares enregistres dans le systme : une pour lexcution en mode test et une pour lexcution en mode productif.

Les variantes darchivage sont gres dans la transaction darchivage (SARA), directement avant le lancement du processus darchivage.

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 35 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Cration de votre propre solution d archivage


Cration dun objet darchivage Dfinition de lobjet via la transaction AOBJ Cration des programmes d archivage Programme darchivage Programme de suppression Programme de rechargement Programme dindex Cration des programmes d accs aux donnes archives Programmes danalyse Transaction pour accs direct

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 36 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Modules ADK : lecture des fichiers d archivage

ARCHIVE_OPEN_FOR_READ ARCHIVE_GET_NEXT_OBJECT ARCHIVE_GET_NEXT_RECORD ARCHIVE_CLOSE_FILE

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Table des matires

La transaction SARA

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Administration de larchivage
Transaction SARA : planification et excution

Archivage SARA

Prparation Archivage

Nom dobjet

Suppression
F4
FI_DOCUMNT

Post-archivage
Rechargement Analyse et valuation Administration

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Table des matires

Lanalyse de la base de donnes

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Analyse de la base de donnes : mthodes


Transaction DB02 Fournit des informations sur la taille et la croissance des Tables Table spaces Fichers dindex Nombre denregistrements Outils tels que SAPDBA pour ORACLE et INFORMIX Transaction DB15 ( partir de la version 4.0) Table ARCH_DEF

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 41 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Analyse de la base de donnes :


affecter lobjet darchivage (version 4.0x et au-dessus)
Transaction DB15

DB15 est une fonction intgre au CCMS (Computer Center Management System), qui fournit les fonctionnalits suivantes :
Informations spcifiques de la base de donnes, telles que : nombre denregistrements espace rserv et occup pour les tables (en KB) dtails concernant les tables et informations statistiques Dtermination des objets darchivage pour une table Affichage des tables pour un objet darchivage

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Table des matires

Laccs aux donnes archives

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Accs aux donnes archives


- Il y a deux manires daccder aux donnes archives Analyse / Reporting dun fichier darchivage complet Accs un seul document - Le fichier darchivage peut tre lu analys recharg - Tout cela dpend de lobjet d archivage - Les fonctions d analyse et de rechargement sont seulement possibles si le fichier d archivage est accessible depuis le systme R/3 Accs individuel un document dpend dun index

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Accs aux donnes archives


Fonctionnalit supplmentaire : listes archives avec hyperliens
Les hyperliens permettent de visualiser directement un document original scannris partir dune liste
Company

Document evaluation list 1 Documents no. 4711 Company code 0001 Fiscal year 1997 Creditor 1000 Amount 10000 Document no. 4712 Company code 0001 Fiscal year 1997 Creditor 1005 Amount 9950 ... ... . .

Invoice

xyz

Scanned original invoice 0815

Company

Invoice

xyz

Scanned original invoice 0816

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Archive Information System: structure des donnes


Application R/3
Client
tablit

1 catalogue de zones par objet darchivage


Slection des zones pour

1 structure dinformation darchivage base sur un catalogue de zones


gnr si la structure dinformation est active

gnr si la structure dinformation est active

Table de structure dinformation darchivage


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Programme de reporting

Archive Information System : sommaire


Transaction : SARI Configurateur de mise disposition des archives dfinit les structures dinformation pour les objets darchivage en utilisant des catalogues de zones charge les structures dinformation Explorateur darchives Accs aux donnes laide des structures dinformation Possibilit daccder directement aux donnes des fichiers archivs Affichage sous forme de table (Transaction SE16) Affichage dpendant de lapplication User exit pour certains outils daffichage

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 47 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Configurateur darchives Creation des infos structures

Selection des champs dun catalogue


Possibilit de crer des catalogues

Activation des infos structures


Une table transparente est gnre Un abap de reporting est gnr

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 48 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Archive Information Structure

Index dacces aux fichiers

Mini-document

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 49 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Remplissage des structures dinformation

R/3 Database

Delete program

ADK

Archive file Archive file

Archive information structure

SAP AS

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 50 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Remplissage des structures dinformation

Fill program

ADK

Archive file Archive file

Archive information structure

SAP AS

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 51 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Table des matires

Le projet darchivage

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 52 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

SAP et larchivage de donnes...


Larchivage de donnes doit tre planifi depuis le dbut dun projet dimplmentation du systme R/3 de SAP. Larchivage joue un rle important pour prserver le haut niveau de performance du systme. Larchivage ne doit pas tre considr comme le dernier recours pour viter que le systme et sa base de donnes nexplosent .

Larchivage de donnes demande une coopration efficace entre les diffrents services fonctionnels et le service informatique. Le concept darchivage doit tre planifi de faon centralise pour tous les dpartements. Larchivage est un processus inter-disciplinaire.

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 53 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Plan dexcution (1)


Pour mettre en place un projet darchivage efficace, les tapes suivantes sont prvoir :

1. Cration dune quipe de projet qui runit des participants des services suivants : service informatique (administration systme, dveloppement) organisation responsable des diffrents domaines fonctionnels et utilisateurs consultant externes (SAP, audit)
2. Prsentation des outils darchivage

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 54 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Plan dexcution (2)


3. Dtermination des points suivants par lquipe de projet : Analyse des donnes archiver Dtermination des objets darchivage Dtermination des temps de rsidence (et dautres paramtres) pour les diffrents objets darchivage Spcification des exigences concernant laccs aux donnes Choix des supports de stockage Analyse des dpendances des objets darchivage Elaboration dun planning

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 55 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Plan d excution (3)


4. Customizing : Options techniques Customizing applicatif Choix des critres de slection 5. Test : Vrification du rsultat

Estimation de la taille des fichiers, du temps dexcution, planification des jobs


6. Excution des programmes darchivage 7. Mise en place dun planning long terme 8. Vrification rgulire du concept darchivage

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 56 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Procdure darchivage
Procdures darchivage
Quand on na jamais archiv... Coordination des activits Vrification des dpendances Avant la premire excution dun objet particulier Coordination des activits Vrification des dpendances Vrification du custom. applic. Vrification du customizing ADK

Pour chaque excution Coordination des activits Mise disp. despace disque Planification excution prog. Vrification des rsultats Sauvegarde des fichiers

Nom et chemin du fichier


Taille du fichier darchivage ArchiveLink Programme de suppression
SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 57 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Contrle des tches


Conditions pralables devant tre remplies avant linitiation dune
session darchivage

accord de ladministration systme Version / Patch Level Espace disque disponible Application des notes OSS et des Hot Packages ncessaires Disponibilit du systme tests russis accord de la part des services utilisateurs concernant le moment dexcution des programmes darchivage vrification du customizing (options techniques, temps de residence, critres de slection)

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 58 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Checklist archivage
Etape no. 1 2 Action Dfinition des objets Vrification du systme R/3 Commentaire Dfinir ce qui doit tre archiv Version / Patch Level Espace disque disponible Application Hot Packages/Corrections Systme d'archivage externe Disponibilit du systme gnral spcifique par objet Faire un backup complet Indicateurs de suppression, etc. Temps de rsidence, etc. Critres de slection Database report Test si le programme s'excute sans erreur Estimation du temps d'excution ncessaire Estimation de l'espace disque ncessaire Lancer le programme d'archivage Reports de lecture, accs individuel Lancer le programme de suppression Database report Vrification des rsultats Discussion des rsultats (gain de place, performance) Rorganisation des fichiers index et suppression des extends Validation finale Fonction Administration systme utilisateurs (SAP) Administration systme (SAP) Etape termine

Customizing

4 5

Backup de la base de donnes Prparation d'archivage

Administration systme utilisateurs (SAP) Administration systme Utilisateurs (SAP)

6 7

Vrification de la base avant l'archivage Excution de l'archivage en test

Administration systme Administration systme (SAP) Administration systme Administration systme, utilisateurs (SAP) Administration systme Administration systme Utilisateurs Administrateur systme utilisateurs (SAP) Administration systme

8 9 10 11 12 13 14

Excution de l'archivage en production Vrification des fichiers d'archivage Excution de la suppression Vrification de la base aprs l'archivage Vrification finale Statistique base de donnes et protocole Rorganisation de la base

15

Sign-off

Administration systme utilisateurs

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 59 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Quelques Notes OSS...


99388 Mise en place de la fonctionnalit AIS (en standard des la 45) 99914 Mise en place de la fonctionnalit DART (en standard ds la 45) 138688 Pour lanalyse de la base pour la partie CO 28570 Complementary Software Solution

70513 Pour la rorganisation aprs un archivage

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 60 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Documentation
SAPNET Chemin USA : sapnet.sap.com/data-archiving Chemin Europe : sapnet.sap-ag.de/data-archiving notes OSS mot-cls : ADK, Archive, nom de lobjet darchivage Aide en ligne : Aide (version 3.x) Bibliothque R/3 Systme de Base ABAP/4 Development Workbench Extended applications function library Archiving Aide (version 4.x) Bibliothque R/3 CA Composantes interapplications General Application Functions CA -Archivage des donnes applicatives Documentation officielle client : transaction SARA sous Aide -> Aide entendue Service Remote Archivage Walldorf

SAP AG 2001, SAP SKILLS du 10 au 12 juillet 2001 61 2001 SAP France SAP SKILLS 2001 - du 21 au 23 Mai 2001

Questions ?

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Formation SAP Archivage de donnes

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Formation SAP - Archivage de donnes


Niveau 2
BC400 - 5 jours Introduction ABAP Workbench

Niveau 3
BC615 - 3 jours SAP Archive Link

BC600 - 2 jours Prsentation de SAP Business Workflow

BC660 - 3 jours Archivage de donnes

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Formation SAP - Archivage de donnes


SAP ArchiveLink reprsente l'interface standardise entre R/3 et les systmes d'archivage optique. Elle repose sur un principe de base orient objet et est utilise pour l'archivage des documents entrants et sortants, des listes d'impression et des documents informatiques (archivage optique). Une fois les donnes archives l'aide de l'outil SAP ADK (Archive Development Kit), vous pouvez galement stocker les fichiers contenant ces donnes dans une archive externe scurise via SAP ArchiveLink. Le cours BC615 traite de l'archivage de documents via SAP ArchiveLink. Lobjectif de ce cours est d utiliser SAP ArchiveLink de diffrentes manires, dintgrer l'interface avec R/3 et de personnaliser SAP ArchiveLink dans diffrents scnarios et applications. Le cours BC660 porte sur l'archivage de donnes de SAP l'aide d'ADK. Ce cours a pour objectif de comprendre et d utiliser le concept d'archivage de donnes SAP (processus d'archivage, objets d'archivage, intgration des donnes archives, produits tiers de stockage, paramtrage et accs aux donnes archives), et de planifier et mettre en oeuvre les projets d'archivage SAP.

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