Unidad 1

Edicin avanzada de documentos

1

Contenido
1. Definicin y conceptos fundamentales 2. Recursos para optimizar la productividad 3. Documentos interactivos
2

Competencia
Dominio de herramientas

1.1

tecnolgicas para comunicar ideas e informacin mediante la produccin eficiente de documentos.

Introduccin
Se hace nfasis en la importancia de

1.1

estructurar y presentar diversos documentos, empleando tcnicas y medios idneos para producirlos y lograr su propsito a travs de las opciones avanzadas del Word para afrontar con xito situaciones que involucran la escritura de documentos como importante medio de comunicacin en ambientes laborales y acadmicos.
4

1.1 Definicin y conceptos1.1 fundamentales

Capacidades y habilidades:
Reconocer diversos tipos de

documentos y sus principales caractersticas Aplicar la edicin electrnica de documentos.

Conceptos bsicos
Escribir: es un instrumento de

1.1

comunicacin, un medio de expresin, una herramienta de reflexin y aprendizaje. Documento: texto escrito que registra cualquier informacin o acontecimiento.
6

1.1
Tipos de documentos y sus principales caractersticas
Trabajos escolares Resmenes Ensayos Reportes Otros Trabajos profesionales Informes Cotizaciones Folletos Memorias Contratos Correspondencia
7

Factores que determinan la calidad de documentos

Claridad: esta relacionada con la redaccin. Presentacin: es el aspecto del documento

1.1

que debe ser ordenada y agradable a la vista y ayuda para contribuir en la toma de decisiones. (tipografa, tablas, imgenes y grficas)

Metodologa para escribir

1.1

Metodologa para elaborar escritos

Elaborar un borrador Redactar el complemento Pulir el documento

Sintaxis, ortografa y caligrafa

Aplicacin de la tecnologa

1.1

Metodologa para elaborar escritos

Esquema Captura del texto Edicin y formato

Correctores de ortografa y gramtica, tipografa

10

Estructura
escritos.

1.1

La estructura influye en la legibilidad de los

Elementos que la componen:

Ttulos, subttulos, prrafos, tablas, grficos e

imgenes, entre otros.

Herramientas que se pueden utilizar:

Esquema, mapa de documento

11

1.1
Aspectos a considerar para estructurar escritos claros y concretos.

Qu se desea escribir Como hacerlo (A quien se dirige) Definir el objetivo

Conocer y aplicar una metodologa para elaborar documentos garantiza su eficacia y denota un alto nivel competitivo del autor

12

1.1
Herramientas de apoyo a la estructura:
Vista de esquema Mapa del documento Estilos Organizar ideas Navegar Generar tabla de contenido

El tiempo que se invierte en la utilizacin de estas herramientas reduce el tiempo del proceso total
13

Formato
Apariencia general de

1.1
los

documentos La edicin electrnica de documentos hace posible aplicar diversidad de formatos a:

Caracteres, palabras y prrafos Pginas Tablas y grficos

Un formato bien diseado invita a leer de principio a fin un documento

14

Documentos y formatos ms comunes

Carta
Elementos de una carta Currculum

Resumen
Ensayo Reporte

Tesina
Tesis
15

Formatos ms comunes
Carta
Boletn Currculum

1.1

16

Formatos ms comunes
Resumen Ensayo Reporte Tesina Tesis

1.1

17

1.2 1.2 Recursos para optimizar

la productividad
Capacidades y habilidades Aplicar los tipos de estilos: predefinidos y definidos por el usuario Aplicar los tipos de plantillas: predefinidas y definidas por el usuario. Utilizar opciones de autoedicin
18

1.2
USO DE ESTILOS
Estilo es el conjunto de especificaciones

de formato asignadas y grabadas con un nombre Se utilizan para agiliza la modificacin de caracteres o prrafos en cualquier parte del documento Pueden ser predefinidos o creados por el usuario
19

1.2
TIPOS DE ESTILOS
Carcter

Prrafo
Tabla Lista

20

1.2
Aplicacin de estilos definidos:
Puede hacerse mediante el men

descendente ESTILO de la barra de herramientas FORMATO. Tecleando la combinacin de teclas previamente asignadas

Los estilos automatizan las acciones para dar formato al texto

21

1.2
Estilos predefinidos
Son estilos incluidos

en el software generalmente con los formatos ms comunes para caracteres y prrafos.

22

1.2
USO DE PLANTILLAS
Las plantillas (templates) y los asistentes

para crear documentos son otros recursos flexibles y potentes para automatizar o simplificar la tarea de elaborar toda clase de documentos.
Una plantilla es un patrn a partir del cual se crea un documento
23

1.2
PLANTILLAS
Todos los documentos tienen asociada al

menos una plantilla Son documentos especiales que almacenan datos acerca de mrgenes, formatos y otros elementos Al iniciar un documento se carga de forma automtica una plantilla (normal.dot)
24

1.2
Aplicacin de plantillas
Abrir un documento nuevo desde el

men Archivo y la opcin Nuevo seleccionar la plantilla adecuada

25

Opciones de autoedicin

1.2

Autoedicin es un trmino en el que se

agrupan opciones disponibles en las versiones actualizadas del procesador de palabras que automatizan la captura, correccin y formato de texto, con la finalidad de facilitar y agilizar la tarea de elaborar documentos.

26

Autotexto

1.2

Es la funcin que almacena palabras,

grficos y frases generalizadas de uso frecuente como: encabezados, frases de saludo o despedida en correspondencia, entre otros.

27

Ejemplos
Del 1.1 al 1.10

28

Ejemplo 1.1
Elaboracin de un resumen del

programa de estudios de la asignatura Aplicacin de las Tecnologas de Informacin.

Pgina

14 del libro de texto

29

Ejemplo 1.2 Uso de estilos predefinidos

Capturar el texto de la pgina 22 y

23. Trabajar con el mapa del documento y aplicar estilos predefinidos.

30

Ejemplo 1.3 Modificar estilos predefinidos

Editar el documento

Ejemplo1_02.doc Realizar las modificaciones que se indican en el ejemplo de la pgina 25 del libro de texto.

31

Ejemplo 1.4 Crear estilos

Editar el documento Ejemplo1_03.doc
Realizar el procedimiento que indica el ejemplo de la pgina 26 del libro de texto. para:

Crear estilo carcter Crear estilo tabla Crear estilo prrafo

32

Ejemplo 1.5 Asignacin, borrar formato y eliminar estilos

Editar el documento

Ejemplo1_04.doc Realizar el procedimiento que indica el ejemplo de la pgina 28 del libro de

texto.

33

Ejemplo 1.6 Uso de plantilla predefinida

Aplicar la plantilla predefinida

Currculum moderno para elaborar su currculum, siguiendo el procedimiento de la pgina 33 del libro de texto.

34

Ejemplo 1.7 Elaboracin de plantilla definida por el usuario

Seguir el procedimiento que

indica el ejemplo de la pgina 34 del libro de texto.

35

Ejemplo 1.8 Aadir trminos personales a la funcin autocorreccin

Seguir el procedimiento que indica el ejemplo

de la pgina 42 del libro de texto.

Ejemplo 1.9 Aplicar opciones de autoformato

Seguir el procedimiento que indica el ejemplo

de la pgina 42 del libro de texto.

36

Ejemplo 1.10 Crear entrada de autotexto

Seguir el procedimiento que indica

el ejemplo de la pgina 43 del libro de texto.

37

1.3
1.3 Documentos interactivos
Capacidades y habilidades.

Emplear tablas de manera eficiente Trabajar con hipervnculos Producir documentos personalizados de distribucin masiva Disear formularios electrnicos Interaccin entre aplicaciones

38

Documentos interactivos

1.3

Las opciones avanzadas para manipular

tablas, combinar correspondencia y crear formularios son tras herramientas disponibles en los procesadores de palabras que contribuyen a incrementar la productividad.
Los documentos interactivos tienen un

formato predeterminado que permite la interaccin entre usuario y computadora

39

TABLAS
Constituyen una forma sencilla de

1.3

organizar y presentar informacin estructurada en columnas y filas La interseccin de una fila y una columna se define como celda Las celdas pueden contener textos, grficos y frmulas

40

TABLAS

1.3

Tienen la funcionalidad bsica de la hoja

de clculo Permiten la creacin y el manejo de base de datos sencillas Se utilizan como herramienta de diseo para acomodar prrafos de texto uno al lado de otro, organizar textos y grficos

41

Elaboracin de tablas
Mtodos bsicos ya conocidos
Convertir texto a tabla

1.3

Texto separado por tabuladores

Formato de tabla
42

Tablas con frmulas

1.3

Generalmente las tablas contienen

datos numricos Las tablas del procesador de palabras soportan la insercin de un campo llamado FRMULA, que sirve para ejecutar clculos con los valores almacenados en las mismas.
Los campos se utilizan para marcar los datos que pueden cambiar en un documento.

43

Tablas con frmulas

Campo =(Frmula)

1.3

Calcula un valor utilizando una frmula, o expresin que puede contener nmeros, operadores, funciones predefinidas y referencias a celdas Operadores matemticos y relacionales Funciones predefinidas como SUMA( ), MAX( ), PROMEDIO( ) Referencias a celdas como A1, C4
44

Documentos interactivos
Tabla con

1.3

frmula
Tabla que muestra los campos Frmula

F9 para 45 actualizar

Tablas como base de datos

Las bases de datos almacenan

1.3

informacin Los componentes bsicos son las listas o tablas, formadas por registros y campos Registros son el conjunto de datos de un elemento Los campos corresponden a un dato especfico de un registro
46

En el procesador de palabras
Las tablas tienen la funcionalidad de

1.3

base de datos bsicas El nmero de columnas es nmero de campos de la base de datos El nmero de filas (renglones) es el nmero de registros La primer fila se llama fila de encabezados y contiene los nombres de los campos
47

Crear una tabla como base de datos

Definir la fila de encabezados
Escribir los nombres de los campos

1.3

y ajustar el tamao segn se requiera Usar la Ficha de datos para llenar los campos de cada registro.

48

Ejemplo de base de datos

1.3

49

Ejemplo 1.12 Elaboracin de tablas con frmulas

Seguir el procedimiento que indica el

ejemplo de la pgina 51 del libro de texto.

Ejemplo 1.13 Aplicar una tcnica para elaborar y manipular una base de datos
Seguir el procedimiento que indica el

ejemplo de la pgina 53 del libro de texto.

50

Hipervnculos
Un hipervnculo es un cdigo del

lenguaje HTML con apariencia de texto con color y subrayado, o de imagen que dirige la accin con un click hacia otro recurso de red o Internet.

51

Ejemplo 1.14 Crear hipervnculos a documentos locales.

Seguir el procedimiento que indica el

ejemplo de la pgina 57 del libro de texto.

Ejemplo 1.15 Crear hipervnculos a sitios web en internet.

Seguir el procedimiento que indica el

ejemplo de la pgina 58 del libro de texto.

52

1.3 Tcnicas para producir documentos

combinados
Cartas Modelo
Proceso mediante el cual se genera una

serie de documentos diferentes a partir de dos archivos. La informacin se toma de un archivo que contiene la base de datos y se combina con otro documento para producir una serie de documentos personalizados.
53

Ventajas de aplicar estas tcnicas

1.3

Con un mnimo esfuerzo se puede responder a

una correspondencia masiva El mismo documento principal puede utilizarse con diferentes bases de datos Viceversa, la misma fuente de datos puede emplearse con distintos documentos principales. Generar slo los documentos que cumplan cierto criterio
54

Documentos interactivos
Ejemplo

1.3

55

Ejemplo 1.16 Crear correspondencia de distribucin masiva

Seguir el procedimiento que indica el

ejemplo de la pgina 61 del libro de texto.

56

Formularios electrnicos

1.3

Son documentos que se elaboran para

uso repetitivo Para llenado en forma manual, basta crear un documento con el formato adecuado, imprimirlo y reproducirlo. Para llenado en pantalla es necesario crear una plantilla con campos de formulario
57

Ejemplo de formulario electrnico

1.3

58

Tipos de campos de formulario

Nombre del campo Texto Descripcin Acepta la introduccin de texto. Control con aspecto de recuadro que representa la seleccin de opciones no excluyentes. A partir de una lista, es posible elegir una opcin para llenar el espacio del campo

1.3

Casilla de verificacin

Lista desplegable

59

Ejemplo 1.17 Disear y elaborar un formulario electrnico

Seguir el procedimiento que indica el

ejemplo de la pgina 66 del libro de texto.

60

Interaccin entre aplicaciones

61

Ejemplo 1.18 Analizar las formas de interaccin entre Word y Excel

62

Ejemplo 1.19 Elaborar una presentacin electrnica a partir del esquema de un documento en Word.

63