PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN

Universidad Politcnica de Nicaragua

Principios de Administracin

DOCENTE: Roberto C. Vzquez Jimnez. TOTAL DE HORAS: 16

Programa de Asignatura
UNIDAD I II III IV V VI VII NOMBRE DE LA UNIDAD Aspectos Bsicos de la Teora Administrativa Evolucin de la Teora Administrativa El Estudio de la Empresa La Planeacin La Organizacin La Direccin El Control

Importancia
El estudio de los Principios de Administracin es importante porque: Proporciona insumos necesarios para la toma de decisiones. Sirve de base para la asignatura de Administracin de Depto. Informticos. Prepara para la aplicacin de las funciones principales: Planeacin, la Organizacin, la Direccin y el Control. Ayuda a desarrollar habilidades y destrezas para el ejercicio de su profesin.

Objetivos

Describir el rol de la Planeacin como primera funcin Administrativa, en una actividad econmica. Analizar los principios y sistemas organizativos que conforman la empresa en sus niveles jerrquicos y estructurales. Explicar la importancia de la Empresa. Aplicar estilos y tcnicas de buen liderazgo, para lograr una buena administracin y control de los RRHH.

I Unidad: Aspectos bsicos de la teora administrativa.

Objetivo: Describir la importancia de la Administracin en las organizaciones y en la sociedad; as como el desempeo del gerente en las empresas.

I Unidad: Aspectos bsicos de la teora administrativa.

Contenido: Conceptos de Administracin. Las organizaciones y la Administracin. Tipos de Gerentes. Habilidades Administrativas.

Introduccin.

La Administracin consiste en darle forma a las organizaciones. La Administracin es el proceso mediante el cual una empresa desarrolla y ejecuta organizadamente sus actividades y operaciones, aplicando los principios que le permitan en conjunto tomar las mejores decisiones para ejercer el control de sus bienes, compromisos y obligaciones.

Definiciones de Administracin

Se define como el proceso de alcanzar metas organizacionales trabajando con y por medio de personas y otros recursos. La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz.

Elementos de la definicin de Administracin

Eficiencia, Capacidad de reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organizacin: hacer al menor costo. Eficacia, Capacidad para determinar los objetivos apropiados: hacer lo que se debe hacer.

Definiciones de Administracin

Es todo un proceso que incluye planificacin, organizacin, direccin y control para un adecuado uso de los recursos de la organizacin y para la realizacin de las operaciones y/o actividades de trabajo.

Definicin de Administracin

La Administracin es una disciplina, que como todo un proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr los objetivos con la mxima productividad.

Definicin de Administracin

Anlisis:

Disciplina: ya que es un organismo acumulado de conocimientos que incluye principios, teoras, conceptos, etc. Proceso: comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organizacin. Objetivos: ya que siempre esta enfocada en lograr determinados fines, resultados u objetivos.

Definicin de Administracin

Anlisis:

Eficacia: se refiere a lograr satisfacer en trminos de tiempo cantidad y calidad. Eficiencia: Lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mnimo costo y a la mxima calidad. Grupo social: para administrar es necesario que exita un grupo social.

Definicin de Administracin

Anlisis:

Coordinacin de recursos: en la administracin se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn. Productividad: es la relacin entre la cantidad de insumos necesario para producir un determinado bien o servicio, en trminos de eficiencia y eficacia.

Operaciones / Actividades

Operaciones tcnicas trasformacin); Operaciones permutas);

(produccin,

fabricacin, ventas, y

comerciales

(compras,

Operaciones financieras administracin de capitales);

(bsqueda

Operaciones / Actividades

Operaciones de seguridad (proteccin de bienes y de personas); Operaciones de contabilidad (inventario, balance, precio de costo, estadstica, etc.); Operaciones administrativas (previsin, organizacin, mando, coordinacin y control).

Organizacin vs Administracin

LA ORGANIZACIN: Es un grupo humano compuesto por especialistas que trabajan juntos en una tarea comn. Es diseada en forma deliberada para lograr algn propsito durante cierto tiempo. Las organizaciones deben de ser eficientes porque se concentran en una sola tarea en donde cada uno de sus miembros tiene una misin que cumplir para lograr su propsito. Para lograr su cometido una organizacin siempre ser administrada, para fijar estrategias que hagan posible su misin.

Tipos de Organizaciones

Organizacin vs Administracin

LA ADMINISTRACIN: Consiste en definir la misin y los objetivos de una empresa y en organizar y motivar los recursos y las energas humanas a fin de cumplirlos (Drucker, 1973). La administracin es tanto una ciencia como un arte. La ciencia y el arte de la administracin se complementan, sin embargo se necesita un equilibrio entre ambos, porque una teora adecuada tambin requiere de habilidad y creatividad similar.

Organizacin vs Administracin

La administracin es la principal actividad que marca la diferencia del grado en el que las organizaciones sirven a la sociedad o a las personas que las integran. POR TANTO: La administracin es un proceso para lograr eficientemente los objetivos de la organizacin, a travs de coordinar todos los recursos y con la colaboracin del factor humano.

Caractersticas de la Administracin

Su universalidad. Su especificidad. Su unidad temporal. Su unidad jerrquica. Valor instrumental. Flexibilidad. Amplitud de Ejercicio.

Importancia de la Administracin

La administracin se da donde quiera que exista una organizacin. El xito de una empresa u organismo social, se debe a la buena administracin que posea. Para las grandes empresas, la administracin cientfica es esencial. Para las empresas pequeas y medianas, la manera ms indicada de competir con otras es el mejoramiento de su administracin. Para lograr un incremento en la productividad, depender de una adecuada administracin.

Gerencia vs Gerente

"La administracin es la conduccin racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organizacin, llegando ser la administracin imprescindible para su supervivencia y crecimiento". Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de dirigirlas para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman Gerentes

La Gerencia

La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr objetivos establecidos.

La Gerencia

Henry, Sisk y Mario Sverdlik (1979) expresa que: ... El trmino (gerencia) es difcil de definir: significa cosas diferentes para personas diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas por empresarios, gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo particular de personas. Para los trabajadores; gerencia es sinnimo del ejercicio de autoridad sobre sus vidas de trabajo...

El Gerente

Gerentes, son personas capacitadas y responsable de dirigir las actividades que ayuden a alcanzar las metas de las organizaciones. Ellos convierten un conjunto de recursos(humanos, materiales, tcnico, monetarios, en tiempo y espacio) en una empresa til y efectiva

El Gerente

La labor fundamental de todo administrador, de todo gerente, es crear un ambiente en el cual los empleados puedan lograr metas de grupo en el menor tiempo. Como gerentes, todos estamos buscando mantener un medio ambiente adecuado que permita una accin eficaz de grupo para obtener los resultados deseados y alcanzar las metas establecidas. Harold Koontz.

El Gerente

Los gerentes tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones para el logro de los objetivos del grupo:

Seleccionan personal, Aseguran: las habilidades, competencias, las talentos las fortalezas, Organizan: procesos y recursos para la toma de decisiones, Desarrollan: competencias y capacidades.

Desempeo Gerencial

Es la medida de eficiencia y la eficacia de un gerente; determinado por el grado del alcance de los objetivos apropiados.

Desempeo Organizacional

Es la medida de eficiencia y la eficacia de un gerente; determinado por el grado del alcance de los objetivos acertados y satisfacer las obligaciones sociales.

Tipos de Gerente

Existe una serie de roles concretos que pueden desempear los gerentes, en diferentes momentos. En ocasiones tiene que dirigir, ser intermediario o enlace, smbolo, vigilante, comparte informacin, es vocero, toma iniciativa, maneja desacuerdos, asigna recursos, negocia.

Tipos de Gerente

El papel del gerente, esta dado por:

Con respecto al marco del trabajo, Con respecto a la administracin de la informacin, Con respecto al personal, Con respecto a la accin.

Tipos de Gerente
Henry Mintzberg dice que el trabajo directivo consiste en:

Tipos de Gerente

Los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organizacin y en diferentes rangos de actividades dentro de ella.

Niveles Administrativos

Las actividades a las que se da importancia y los estilos administrativos que se siguen depende de cada administrador Gerente. Cada estilo depende de la capacitacin, los antecedentes y la personalidad. Generalmente en empresas de gran tamao existen tres niveles de administracin.

Niveles administrativos
Jera rqu a o rgan izac iona l
Alto nivel

in

ci n

in Direcc

Nivel intermedio

Mandos inferiores

Organ iza

Planea c

Control

Administradores del nivel superior o alta gerencia

Gerentes de nivel alto: Son los ejecutivos y los responsables de la administracin general. Se les conoce como gerentes estratgicos. Se concentran en aspectos de largo plazo: supervivencia, crecimiento y eficacia. Interactan con personas y organizaciones externas. Los lderes de alto nivel eficaces tratan a las personas como miembros valiosos de la organizacin.

Administradores de mandos medios o gerencia intermedia

Gerente de nivel medio A veces se les llama de gerentes tcticos. Son responsables de traducir los objetivos, metas y planes generales en objetivos, metas y actividades ms especficas. Controlar y asesoran el desarrollo de los subordinados. Garantizar que sus subordinados mantengan el equilibrio entre los objetivos operativos a corto plazo y los estratgicos a largo plazo.

Administradores de primera lnea o supervisin

Gerente de nivel bsico Son llamados gerentes operativos. Supervisan las operaciones de la organizacin. Se involucran directamente con los empleados. Implementan los planes especficos desarrollados por los gerentes medios. Son el enlace con el personal administrativo.

Las habilidades administrativas o gerenciales

Las habilidades son capacidades especficas que resultan del conocimiento, la informacin, la prctica y la aptitud.

Habilidades Administrativas

Henri Fayol identific tres tipos de habilidades bsicas: la tcnica, la humanista y la conceptual.

HABILIDADES GERENCIALES

Las habilidades gerenciales

Jera rqu a o rgan izac iona l
Alto nivel

administrativas
Habilidades de conceptualizacin y diseo

Nivel intermedio

Habilidades tcnicas

Habilidades humanas

Mandos inferiores

Habilidades conceptuales y de toma de decisiones

Es la capacidad del gerente para reconocer aspectos complejos y dinmicos, de analizar los numerosos y conflictivos factores que stos conllevan y resolver los problemas en beneficio de la organizacin y de sus miembros. Coordinar e integrar todos los intereses y las actividades de una organizacin.

Habilidades Humanstica / interpersonales y de comunicacin

Estas habilidades se relacionan con el trato con las personas; la capacidad de ser lder, de motivar y de comunicarse eficazmente con los dems. Es la capacidad que debe tener un gerente para interactuar con muchos tipos distintos de personas y de intercambiar informacin con ellas., trabajar, entenderlos y motivarlos.

Habilidad Tcnica

Es la capacidad de realizar una tarea especializada que comprende un mtodo o proceso determinado, tcnicas y conocimientos de un campo especializado. Los gerentes dependen menos de sus habilidades tcnicas bsicas mientras ms suben en una organizacin, pero stas le dan los antecedentes necesarios para sus nuevas responsabilidades.

Ejemplos

Proceso Administrativo
Al estudiar la administracin bajo el enfoque de un proceso, ste puede analizarse y describirse en sus partes fundamentales; se habla de funciones administrativas cuando se consideran o estudian separadamente, y de proceso administrativo cuando las funciones administrativas se contemplan como un todo.

Para todas las formas de esfuerzo de grupo, la aplicacin de un proceso administrativo es universal.

Proceso Administrativo
Se habla de la administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean.

Proceso Administrativo
A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la funcin de Administracin que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la lnea propuesta por Fayol, los autores Clsicos y neoclsicos adoptan el Proceso Administrativo como ncleo de su teora; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

Proceso Administrativo

Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuacin: Investigacin; Planificacin; Coordinacin; Control; Previsin; Organizacin; Comando. Koontz y ODonnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: Planificacin; Designacin de Personal; Control; Organizacin; Direccin. Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: Planificacin; Organizacin; Direccin; Coordinacin; Control.

Proceso Administrativo

I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administracin, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera:

Ciclo Administrativo

Funciones de la administracin

Fases del ciclo Administrativo

Lyndall Urwick hace una separacin fundamental en el proceso administrativo, llamndolas, fase mecnica y fase dinmica. Fase mecnica: Esta es la parte terica de la administracin o sea la parte estructural de la misma y tiene una proyeccin hacia el futuro. Fase dinmica: Se refiere a la parte operacional, se encarga de ver que se hagan las actividades y revisar como se han realizado dentro de la organizacin

Fases del ciclo Administrativo

Planeacin
Implica la eleccin de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esquematizando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar.

Planeacin

Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de accin para desarrollas las actividades que permitan alcanzarlos. Si no se planea no hay rumbo fijo de la organizacin.

Planeacin

Son algunas actividades de planeacin: El anlisis de las situaciones actuales. La anticipacin al futuro. La determinacin de objetivos. La decisin del tipo de actividades. La eleccin de estrategias corporativas y de negocio. La determinacin de los recursos necesarios para lograr las metas de la organizacin.

Planeacin

Qu se va a planear? Aqu se realizan los planes para dar a la empresa objetivos y conocimientos con el fin de alcanzarlos. Da respuesta a: Qu hacer? Cundo hacerlo? Dnde hacerlo? Cmo hacerlo?

Organizacin
Es la asignacin de las tareas desarrolladas en la planeacin a diversos individuos, grupos o ambos dentro de la empresa, esta funcin crea mecanismos para poner los planes en accin.

Organizacin

Implica el diseo de la estructura ms adecuada para llevar a cabo los planes. Esta funcin determina: las actividades por realizar, cmo se agruparn, quin las desempear y seala claramente los puestos y las jerarquas dentro de la organizacin.

Organizacin

Una empresa no lograr sus objetivos si sus recursos no se manejan con base en una organizacin eficiente. Son algunas actividades de organizacin: Atraer gente a la organizacin. Especificar las responsabilidades del puesto. Agrupar tareas en unidades de trabajo. Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones.

Integracin del recurso humano

Consiste en dotar de personal competente a la estructura de la organizacin de acuerdo a sus necesidades, esto por medio de cinco acciones: reclutamiento, seleccin, induccin, capacitacin y desarrollo.

Direccin
La direccin o desempeo, puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organizacin en direcciones apropiadas. La direccin o desempeo apropiado, es cualquier direccin que ayude a la organizacin a desplazarse hacia el logro de metas.

Direccin

La direccin incluye

la motivacin, el liderazgo, la seleccin de los canales de comunicacin ms efectivos y la negociacin y manejo de conflictos.

Direccin

Los administradores tiene que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para lograr el xito de la organizacin. La direccin comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente para orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y la organizacin.

Control
Es la funcin a travs de la cual los administradores renen informacin que mide el desempeo dentro de la organizacin, comparando el desempeo actual con los Estndares preestablecidos y a partir de esta comparacin, determina si la organizacin debe ser modificada. El control es un proceso continuo.

Control

El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se estn realizando de acuerdo con lo planeado y en su caso, corregir las desviaciones encontradas. Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan. Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.

Control

El control asegura el cumplimiento de las metas. Entre las actividades de control se cuentan: Supervisar el desarrollo de las personas y las reas recopilando datos de su desempeo. Proporcionar retroalimentacin. Identificar problemas de desempeo y corregirlos.

Principios generales administracin

de

la

Los principios generales de la administracin sugeridos por Fayol en 1916 son todava considerados por una gran mayora de los administradores un aspecto de vital importancia para el xito de las organizaciones modernas.

Principios generales administracin

de

la

Divisin del trabajo: considera la especializacin del trabajo como una mejor forma de usar los recursos humanos de la organizacin. Autoridad: Es definida como el derecho para dar ordenes y el poder para obtener obediencia.

Principios generales administracin

de

la

Disciplina: Una organizacin exitosa requiere del esfuerzo comn de los trabajadores. Sin embargo, las sanciones deben aplicarse con mucho cuidado para fomentar este esfuerzo comn. Unidad de mando: Slo se deben recibir ordenes de un solo jefe.

Principios generales administracin

de

la

Unidad de direccin: La totalidad de la organizacin debe desplazarse hacia un objetivo comn, en una direccin comn. Subordinacin de los intereses individuales a los intereses generales. Los intereses de una sola persona no deben tener prioridad sobre los intereses de la organizacin.

Principios generales administracin

de

la

Remuneracin: costo de la vida, la oferta de personal calificado, las condiciones generales de los negocios y el xito del negocio debern influir para determinar el salario del trabajador. Centralizacin: Fayol defini la centralizacin como el descenso en importancia de la funcin de un subordinado.

Principios generales administracin

de

la

Cadena escalar. La estructura jerrquica es una relacin de autoridad. Cada administrador desde el supervisor de primera lnea hasta el presidente posee cierta cantidad de autoridad, el presidente posee la mayor parte de autoridad y el supervisor de primera lnea posee la parte ms pequea de autoridad. La existencia de esta cadena escalar y el apego a ella son aspectos necesarios para que las organizaciones tengan xito.

Principios generales administracin

de

la

Orden. Con fines de eficiencia y para mantener los problemas de coordinacin en un mnimo, todos los materiales y los individuos relacionados con un tipo especifico de trabajo deben ser asignados a la misma rea de trabajo. Equidad. Todos los trabajadores deben ser tratados por igual.

Principios generales administracin

de

la

Estabilidad en la permanencia del personal. La retencin del personal productivo deber ser prioritario para el administrador. Iniciativa. La administracin deber emprender los pasos necesarios para fomentar la iniciativa del trabajador. Espritu de grupo. La administracin debe fomentar la armona y los buenos sentimientos entre los empleados.

Existen dentro la organizacin tres niveles que se pueden esquematizar as:

Esta pirmide tiene como objetivo mostrar como las organizaciones deben contar con una base de informacin estndar suficiente y efectiva que conlleve a la oportunidad, confiabilidad y calidad deseada en la misma. Adems de controlar las operaciones a travs de herramientas administrativas que permitan la fluidez en el manejo de los recursos ya sean humanos, econmicos o materiales.

Nivel Estratgico
Un sistema que se maneja en este nivel tiene como objetivo generar un esquema de informacin confiable, oportuno y resumido que permita evaluar las reas operativas con relacin a sus metas, que coadyuven a la obtencin de los objetivos de las organizaciones; as como tener los elementos suficientes, para corregir a tiempo las desviaciones que se detecten en el proceso normal de las actividades de las empresas del grupo.

Beneficios obtenidos en el Nivel Estratgico

Obtener informacin grafica sobre tendencias, proyecciones por periodos largos de tiempo que permitan tomar decisiones estratgicas a la alta gerencia. Monitoreo de informacin que permite ver el cumplimiento de objetivos. Identificar desviaciones.

Nivel Tctico
En este nivel se manejan sistemas de informacin a la medida de las empresas permiten evaluar polticas internas y Flujo de informacin, as como aplicar Las tcnicas administrativas ms adecuadas.

Beneficios obtenidos en el nivel Tctico

Obtencin de informacin concentrada sobre las operaciones que se realizan dentro de la organizacin. Monitoreo de las tareas diarias de la organizacin Apoyo para que las jefaturas o mandos medios puedan tomar decisiones tcticas dentro la organizacin.

Nivel Operativo
En este nivel se requiere de conocer a detalle de los movimientos diarios a detalle dentro la operacin del sistema.

Beneficios obtenidos en el nivel Operativo

Obtencin de informacin detallada sobre los procedimientos y tareas diarias. Monitoreo sobre las tareas diarias para que el nivel operativo pueda modificar o corregir la operacin diaria