Presupuestos y Control de Gestin

Julio 2006

Presupuestos y Control de Gestin

Agenda
Historia, definicin y objetivos de los presupuestos. Funcin y clasificacin de los presupuestos. Principios y elementos de los presupuestos. Importancia de los presupuestos. Mecnica y tcnicas de presupuestacin. Control presupuestario. Modelo de presupuestos y control en una organizacin.

Presupuestos y toma de decisiones. Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Resea histrica de los presupuestos

Los fundamentos tericos y prcticos del presupuesto, como herramienta de planificacin y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Britnico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecucin y control.

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Definicin de los presupuestos

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un perodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

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Objetivos de los presupuestos

Ser una gua de accin. Permite comparar lo real con lo planificado. Evaluar la actuacin de la compaa. Optimizar el empleo econmico de los recursos. Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos.

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Funcin de los presupuestos

La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organizacin. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las diferencias. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.

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Clasificacin de los presupuestos

SEGN LA FLEXIBILIDAD Rgidos, estticos, fijos o asignados/Flexibles o Variables SEGN EL PERIODO DE TIEMPO A corto plazo A largo plazo SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA De operacin o econmicos Presupuestos de Ventas: Presupuestos de Produccin:. Presupuesto de Compras Presupuesto de Costo-Produccin: Presupuesto de flujo de efectivo: Presupuesto Maestro Financieros Presupuesto de caja Presupuesto de erogaciones capitalizables SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA Presupuestos del Sector Pblico Presupuestos del Sector Privado

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Principios de los presupuestos

PRINCIPIOS DE PREVISIN 1)Predictibilidad, 2)Determinacin cuantitativa y, 3)Objetivo. PRINCIPIOS DE PLANEACIN 1)Previsin. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participacin, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por reas de responsabilidad.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN 1)Orden y 2)Comunicacin. PRINCIPIOS DE DIRECCIN 1)Autoridad y 2)Coordinacin. PRINCIPIOS DE CONTROL 1)Reconocimiento, 2)Excepcin, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos.

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Elementos de los presupuestos

Integrador:Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Coordinador :Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente. Operaciones :Uno de los objetivos principales de los presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos en los que se incurrir.

Recursos:No es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignacin, lo cual se logra, con la planeacin financiera.

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Importancia de los presupuestos

Las organizaciones son parte de un medio econmico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en un mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir. En consecuencia los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin.

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Importancia de los presupuestos

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en lmites razonables. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

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Mecnica
Disear los formatos e informes. Determinar los datos necesarios. Estructurar los mtodos operativos para completar y desarrollar los procesos.

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Tcnica
Mtodos para pronosticar ventas. Anlisis de punto de equilibrio. Determinacin de costos estndar. Presupuestos Flexibles. Investigacin de operaciones (ventas, produccin, inventarios.) Determinacin de la capacidad de produccin.

Presupuesto base cero.

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Fundamentos
Compromiso de la administracin Sistema de comunicacin efectiva Sistema participativo Estructura organizacional definida Expectativas realistas (objetivos y metas) Asignacin de recursos Horizontes de los presupuestos Referencias histricas (tendencias y comportamientos) Flexibilidad de los presupuestos Seguimiento y control Centros de responsabilidad

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Control Presupuestario
La presupuestacin y el control son procesos complementarios dado que la presupuestacin define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecucin (recursos), mientras que la caracterstica del control presupuestario es la comparacin entre la programacin y la ejecucin, debindose realizar de forma metdica y regular. El eje fundamental del control presupuestario se centra en la informacin necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviacin. Adems es necesaria la accin para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. En consecuencia el control presupuestario va mucho ms all de la mera localizacin de una variacin.

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Control Presupuestario
(consideraciones)
Todo lo que ha sido objeto de una programacin debe ser objeto de control. Toda desviacin entre programas y ejecucin del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a una falla en la programacin, en la ejecucin o a ambas. Toda desviacin debe ser asignada a un responsable, que requerir llevar a cabo un anlisis minucioso de dicha desviacin. Las desviaciones pueden exigir medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.

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Consideraciones de la Arquitectura del Modelo orientados a CPM

Nivel de Cliente (Interface)

Nivel de Aplicaciones (funcionalidad de los Procesos) Nivel de Datos (Modelos de Datos)

Presupuestos, Reportes, pronsticos

Fuente de los Datos.

ERP

CRM

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Consideraciones del Modelo (Planeamiento

Financiero)

Permite Fijar objetivos y un Planeamiento colaborativo en un circuito retroalimentado. Permite modelar el Escenarios Realizar mejores decisiones a travs de anlisis de Sencibilizacion. Entender como afectan al negocio distintos cambios y situaciones. Modelos de planeamiento basados en inductores y carga topdown del presupuesto. Flexibilidad basada en Excel pero reteniendo control sobre los datos.

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Consideraciones del Modelo (Formulacin Presupuestal)

Administrador del presupuesto Presupuesto VS Objetivos Fijados por la Gerencia Unidad de negocio

Empresa
Revisar los objetivos de alto nivel. Cargar la primera pasada del ppto. ( resultados del ao anterior) Establecer las variables globales. Desarrollo del presupuesto.
Costos fijos
Gastos de capital Salarios y beneficios Ingresos y Costos variables

Enviar informes y reportes. Distribuir y consolidar. Informar Presupuesto consolidado (repetir pasos)

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Consideraciones del Modelo (Control de gestin)

ERP

Presupuesto VS Real
Revisar los objetivos de alto nivel.
Automatizacin de carga de datos

Otras Fuentes de Informacin

Compras

Ventas

Contabilidad Central Tesorera

Pronstico Otros Datos

.

Cargar los datos de real; as como de otros aos. Establecer escenarios. Desarrollo del Control de Gestion. Rev. de Gastos Rev. de la rentabilidad por UN,CR EPYG / Balance / FC

Balance EERR Flujo de Caja Gastos

Cuentas Unidad de N. Centros de C

Inf de diferentes fuentes y en diferentes formatos

Reportes especficos
Consolidar y distribuir la inf. de gestin

Modelo de gestin financiero y no financiero

Cta. Contable Unidad de Centro de Costo Periodo .

Analizar la informacin de gestin

Enviar informes y reportes (repetir Control de gestin pasos)

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Tomar Decisiones dentro de un marco para la administracin del desempeo

Controlar

Dirigir

Previsibilidad

Responsabilidad

Alinear

Transparencia

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Que nos permita tomar decisiones adecuados sobre preguntas como:

Qu est sucediendo? Cmo lo estamos haciendo respecto al plan? Dnde estamos? Porqu sucedi as? Cules son las alternativas? Qu decisiones podemos tomar?

Cul es el impacto de nuestras decisiones?

Cmo organizamos nuestros recursos? Cmo logramos nuestros objetivos? Qu tenemos que hacer? Hacia dnde queremos ir?

Cmo nos comparamos con nuestros iguales?

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Ventajas
Presionan por informacin vital para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos bsicos.

Propician que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada rea.
Incrementan la participacin de toda la organizacin. Obligan a mantener un archivo de datos histricos controlables. Facilitan la utilizacin ptima de los diferentes recursos. Facilitan la coparticipacin e integracin de las diferentes reas. Obligan a realizar un auto anlisis peridico y facilitan el control. Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional. Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones. En general ayudan a la planeacin y control en las empresas.

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Limitaciones
Estn basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una herramienta. El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organizacin. La gerencia debe organizar sus recursos financieros, establecer bases de operacin slidas y contar con elementos de apoyo que de ayuden a cumplir sus objetivos: Se suele centrar el anlisis solamente en informacin de tipo financiera.

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Por qu suelen fracasar los presupuestos?

Cuando slo se estudian las cifras y cuadros del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de los presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.

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Anotacin Final
En vez de destacar utilidades contables de corto plazo, los presupuestos deberan enfatizar los flujos de caja futuros. Es ah, como bien sabe Warren Buffet, donde est el potencial de crecimiento de una empresa. Cambios tan sencillos como reemplazar la palabra presupuesto y revisar los formatos de los

reportes presupuestarios lo pueden colocar en la senda del crecimiento.