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INTRODUCCIN
La incorporacin de Sistemas de Control Interno puede ser abordada de dos maneras: desde una perspectiva normativa, que se limite a cumplir la norma, o como una ventaja competitiva. Aquellos que establezcan Sistemas de Control Interno desde este segundo punto de vista podrn obtener beneficios tangibles para su organizacin, tanto desde el punto de vista interno (mejora de procesos, control de riesgos, gestin de deficiencias, etctera) como externo (clientes y accionistas entre otros). En cualquier caso, lo que no se le escapa a nadie es que todo lo que sea mantener el control de todos los mbitos de la empresa supone garantizar un mejor servicio-producto.
CICLO DE INGRESOS
FUNCIONES TIPICAS
Otorgamientos de crditos. Toma de pedidos. Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin del servicio. Facturacin. Contabilizacin de comisiones. Contabilizacin de garantas. Cuentas por cobrar. Cobranza Ajustes a facturas y/o notas de crdito. Y dems ingresos en efectivo.
ASIENTOS CONTABLES
Ventas Costo de ventas Ingresos de caja Devoluciones y rebajas sobre ventas Descuentos por pronto pago Provisiones para cuentas de cobro dudoso. Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables Gastos de comisiones Creacin de pasivos por el impuesto a las ventas
CICLO DE INGRESOS
FORMAS Y DOCUMENTOS
Pedidos de clientes Ordenes de venta y embarques. Facturas de ventas. Notas de crdito por devoluciones y rebajas sobre ventas Avisos de remesas de clientes Formas especiales para llevar ajustes a la cuenta de clientes.
CICLO DE INGRESOS
BASES DE REFERENCIA
1. 2. Lista y/o archivos maestros de clientes y de crdito. Catlogos de productos y listados o archivos de precios.
BASES DINMICAS:
Archivos de ordenes de clientes pendiente de surtir. Auxiliares de clientes Estadsticas de ventas Diarios de ventas.
CICLO DE INGRESOS
CICLO DE COMPRAS
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para la adquisicin de bienes mercancas o servicios; El pago de las adquisiciones anteriores; Clasificar resumir e informar la mercanca adquirida y pagada. El ciclo de compra comprende la adquisicin y el pago de inventarios, Activos fijos, Servicios externos, Suministros o abastecimientos.
CICLO DE COMPRAS
FUNCIONES TIPICAS
Seleccin de proveedores. Preparacin de solicitudes de compra Funcin especifica de compras Recepcin de mercancas y suministros Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos. Registro control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados Desembolsos de efectivo.
ASIENTOS CONTABLES
Compras Desembolsos de efectivo Pagos anticipados Acumulacin de pasivos Ajustes de compras.
El ciclo de compras se enlaza tambin con el ciclo de tesorera; adems la recepcin de mercancas y servicios que se enlazan con el ciclo de produccin; y el resumen de actividades que se involucran con el ciclo financiero.
CICLO DE COMPRAS
BASES USUALES DE DATOS
Los datos que respaldan las transacciones de compras son :
CICLO DE COMPRAS
CICLO DE TESORERIA
El ciclo de tesorera de una empresa, incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y el rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los accionistas y a los acreedores.
CICLO DE TESORERIA
FUNCIONES TIPICAS
Relaciones con sociedades financieras y de crdito Relaciones con accionistas Administracin del efectivo y de las inversiones Acumulacin , cobro y pago de intereses y dividendos Custodia fsica del efectivo y los valores Administracin de moneda extranjera incluyendo riesgos cambiarios Administracin y vigilancia de las deudas(principal e intereses) Operaciones de inversin y financiamiento Administracin financiera de planes de beneficio a empleados Administracin de seguros.
CICLO DE TESORERIA
ASIENTOS CONTABLES
Obtencin y pago de financiamiento
Emisin y compra de acciones Compra y venta de inversiones en valores Acumulaciones, cobros, y pago de intereses y dividendos Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidas, en relacin con deudas e inversiones. Cambios en los valores segn libros de inversiones de deuda Compra y venta de moneda extranjera.
CICLO DE TESORERIA
FORMAS Y DOCUMENTOS
Certificados provisionales de acciones Acciones emitidas Obligaciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones Ttulos de crdito como cheques, pagares, carta de crdito, etc. Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura Fideicomiso o convenios para el plan de beneficios a empleados Plizas de seguro.
CICLO DE TESORERIA
BASES DE REFERENCIA
Archivos maestros de accionistas Cedulas de trabajo de intereses y dividendos Libro de registro de accionistas y utilidades Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones y prstamos
BASES DINMICAS:
Saldos de las cuentas bancarias Cartera de inversiones Saldo de mayores auxiliares de inversiones y acreedores
CICLO DE TESORERIA
CICLO DE NMINAS
Cmo se lleva acabo ?
El ciclo de nominas : las erogaciones por remuneracin al personal que corresponda a servicios efectivamente recibidos y que se clasifiquen y registren de manera adecuada. Dado que las remuneraciones al personal representan una partida importante de los costos y gastos de operacin, es necesario que las obligaciones contractuales y legales, relativas a remuneraciones y deducciones, se hayan registrado y valuado adecuadamente en el periodo correspondiente.
CICLO DE NMINAS
Qu es ? La nmina es un documento de contabilidad manual que consiste en una relacin nominal de cada una de las personas o trabajadores que presten servicios en las empresas ya sean devengados o descuentos en una relacin laboral deben percibir haberes Contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales.
CICLO DE NMINAS
En la nmina va escrita la lista de personas que trabajan en una oficina, el sueldo de cada persona, las prestaciones que la empresa hace a estos.
CICLO DE NMINAS
Funcin de la Nomina El procedimiento de nmina consiste en determinar el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado. Adems de esto, la compaa necesita un resumen de nmina para cada periodo y generalmente una distribucin de los costos de nmina por departamento, por producto o por clasificacin en funcin de los diferentes procesos productivos
una empresa incluye funciones aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para
-La contratacin y utilizacin de mano de obra -El pago de mano de obra -Clasificar, resumir, e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra
CICLO DE NMINAS
Funciones Tipicas
-Reclutamiento y seleccin de personal -Contratacin de personal -Llevar las relaciones laborales -Preparar informes de asistencia -Registro, informacin y control de nominas -Desembolso de efectivo -Promocin y evaluacin de personal
CICLO DE NMINAS
Pagos de nomina Anticipos de sueldos y prestamos al personal Distribuciones de mano de obra Otras prestaciones al personal Ajustes de nomina
Asientos Contables
Solicitud de empleo Contrato de trabajo Informes de tiempo Tarjetas de reloj Autorizacin de ajustes de nomina Autorizacin de pagos especiales Recibos de pago Cheques
CICLO DE NMINAS
Las normas de control interno que se citarn a continuacin, representan la garanta para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administracin de personal, estn siendo adecuadamente distribuidos
CICLO DE NMINAS
Enlace con otros ciclos Desembolso de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera Recepcin de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de produccin Resumen de actividades ( pliza de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero
La actividad mas importante del ciclo de produccin es la obtencin de un articulo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito, como son:
Inventarios -propiedades Y equipos depreciables Recursos naturales Seguros pagados por adelantado Y otro activo no monetario
Funciones Tipicas
Transferencia de inventarios (de materias primas a procesos y a productos terminados) Aplicacin del costo de mano de obra Aplicacin del gasto de fabricacin Depreciacin y amortizacin de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos. Variaciones (incluyendo desperdicios) Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles , maquinaria y equipo y otros costos diferidos Los retiros o ventas de inmuebles, maquinaria y equipo.
BASES USUALES DE DATOS A)BASES DE REFERENCIA: representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. B)BASES DINAMICAS: representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente.
Esta instruccin de trabajo aplica desde la recepcin del activo fijo, su registro y su distribucin
SU IMPORTANCIA Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado siempre importancia a controlar fsicamente sus principales activos como son: los inventarios y cuentas por cobrar, de quienes dependen para el funcionamiento normal de la empresa. No obstante, una empresa cuenta con una inversin que sin ella sera imposible operar normalmente y sta es: los Activos Fijos, pero que, sin embargo, no se le ha prestado la debida atencin en su control fsico.
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los Activos Fijos salga de su destino slo contable y pase a la Gerencia de Administracin y Finanzas como encargada y responsable de un control fsico y contables, pues con ello podr:
Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada. Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciacin al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio. Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas de Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos.
Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operacin sin problemas.
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Fsico; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica fsicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que ser su identificacin definitiva.
CONTENIDO DE UNA BASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente informacin: a) Cdigo de Identificacin fsica de cada activo b) Cdigo de Equipo y Modelo c) Descripcin amplia del activo d) Fecha de adquisicin e) Documento contable de adquisicin y nmero de registro contable f) Area Usuaria a la que pertenece g) Centro de Costo Contable al que pertenece h) Costo de adquisicin i) Depreciacin anual y acumulada j) Valor neto del activo k) Estado actual l) Vida til estimada
Son la base de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, es imprescindible que cada cierto tiempo, la Gerencia Administrativa y la Gerencia de Contabilidad ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo la validez del Sistema de Control de Activos Fijos, mediante:
Inventarios peridicos rotativos parciales Inventarios totales cada cierto tiempo Estos controles adecuados permitirn efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el Sistema de Control de Activos Fijos est siempre actualizado.
Control: La evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Qu es el sistema de control?
Es la combinacin de factores que afectan las polticas y procedimientos de una entidad fortaleciendo o debilitando sus controles
Flexible
Adaptable Eficaz
Objetivo Realista
oportuno
IMPLANTACIN DE LOS SISTEMAS La implantacin y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la direccin de la entidad, que debe someterlo a una continua supervisin para determinar si funciona segn est prescrito. La direccin ser en consecuencia, la responsable de administrar los activos e inversiones de los accionistas y de proporcionarles la informacin financiera adecuada y fiable.
Organizacin de la entidad
El control operacional su contenido es especifico y est orientado a cada tarea u operacin y se dirige al corto plazo y a la accin correctiva inmediata.
EL CONTROL OPERACIONAL
Es cclico Establecimiento de patrones Evaluacin del desempeo Comparacin del desempeo con el patrn Accin correctiva Es repetitivo cuanto ms se repite, corrige los errores o desviaciones, gracias a un proceso de aprendizaje, y la organizacin que aprende con sus propios errores es la que tiene mayor capacidad de mejora continua.
OBJETIVO
Los controles de las operaciones estn dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos: Debida autorizacin de transacciones y actividades Adecuada segregacin de funciones y responsabilidades Diseo y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. Verificaciones Independientes de la actuacin de otros y adecuada evaluacin de las operaciones registradas.
AUTORIZACIN
La delegacin de autoridad y la creacin de responsabilidades, implica una divisin de trabajo, lo que forma los medios bsicos del proceso y organizacin. As los controles de autorizacin consiste en la revisin de los intercambios para asegurar que estos hayan sido asegurados apropiadamente.
LA DOCUMENTACIN
La documentacin es un conjunto de elementos registrados sobre cualquier soporte que permita instruir o informar acerca de algo, en funcin de las necesidades especficas de aquellos que la utilizan.
Registros
Demostracin de cumplimiento Recordar Sistema Funcionamiento adecuado
Todo sistema debe de seguir una metodologa una vez establecido el sistema de control se deben formular los documentos que van a ser fuente para el seguimiento as como la deteccin de errores para su pronta accin correctiva y preventiva.
La revisin preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y mtodos establecidos por la entidad. La realizacin de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que estn operando tal como se disearon.
ARCHIVOS Toda la documentacin que se genere en el proceso del sistema se deber archivar para que se tenga un registro de las operaciones y de esta manera mediante la revisin oportuna el sistema se retroalimentara y podrn detectarse anomalas en tiempo y forma para aplicar las medias correctivas y preventivas necesarias para que no afecte el proceso de la entidad. INFORMES La evaluacin de los distintos procesos el sistema de control interno se realizara a travs de informes especficos por cada una de las reas involucradas con los formatos que el propio sistema haya determinado para de esta manera evaluar la eficacia de los sistemas de control interno aplicados a la entidad.
LOS SISTEMAS
Tiene varios objetivos como: Evitar o reducir fraudes. Salvaguarda contra el desperdicio. Salvaguarda contra la insuficiencia. Cumplimiento de las polticas de operacin sobre bases ms seguras. Comprobar la correccin y veracidad de los informes contables. Salvaguardar los activos de la empresa. Promover la eficiencia en operacin y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administracin.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Todos los miembros de la organizacin son responsables del control interno. La direccin
El consejo de Administracin
Auditores Internos empleados
CUANDO EL CONTROL SE VUELVE EXCESIVO, EL MUNDO CONFLUYE CONTRA LO RIGIDO Y NO EXISTE ALGUIEN QUE LAS MODIFIQUE POR EL CONTRARIO SI NO EXISTE LOS PROCESOS SON INCONTROLABLES, Y LA BUSQUEDAD DE LA VERDAD NO SE ENCUENTRA.