Administracin Efectiva del Tiempo

Objetivos General
Inculcar en los participantes las prcticas necesarias para conseguir la correcta administracin del tiempo, como la base para conseguir xito en el desempeo personal y profesional, lo que indudablemente repercutir en el xito de la organizacin. al finalizar el curso los participantes estarn en la capacidad de desarrollar habilidades que le permitan aprovechar su tiempo de una manera mas efectiva para alcanzar el xito en sus actividades en alto nivel de productividad

Objetivos Especficos
Aplicar las tcnicas de administracin del tiempo, que permita lograr ms en el menor tiempo Proponer las bases y las tcnicas necesarias para la programacin, uso y manejo del tiempo en funcin de objetivos que usted mismo se plantea Conseguir el mayor rendimiento posible, sin caer en una frustrada sobrecarga laboral Manejar correctamente el estrs ocasionado por los diferentes factores de la vida diaria Compartir estrategias de administracin del tiempo efectivas Brindar satisfaccin individual, a nuestras familias y a nuestras organizaciones

Contenido Programtico
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El tiempo: un recurso limitado y valioso, su costo, la administracin efectiva del tiempo (AET), Los agentes derrochadores del tiempo El tiempo en las organizaciones empresariales. Mision y objetivos, proceso y actividad. La carga laboral. Planificaron y calidad El principio de prioridad. La matriz AET. El principio de pareto en la AET El principio de efectividad y eficiencia. Definiciones. La calidad total en la AET. El desperdicio del tiempo. Prevencion de errores. Cunplimiento de requisitos El principio de liderazgo. Uso del liderazgo en la administracin del tiempo niveles, sinergia, apoyo y trabajo en equipo El principio de control. Zona de influencia. Las leyes de Murphy administracin en crisis. Aprender a decir NO El principio de flexibilidad. El cambio las agendas: como llevarlas y controlarlas, atacando los agentes derrochadores del tiempo. Distribucin. Reflexiones finales

"Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el da, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiar a travs del laberinto de una vida ocupada. Pero all donde no se traza plan alguno, donde la disposicin del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos Vctor Hugo.

INTRODUCCIN
La administracin del tiempo; es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible: Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y planificacin del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo. Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que sirvan tanto en la vida acadmica como en la vida profesional. En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificacin y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y vara a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de ms rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeos ejercicios y dinmicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

El tiempo un recurso limitado y valioso, su costo. La administracin efectiva del tiempo (AET), Los agentes derrochadores del tiempo

El Tiempo
El tiempo es un proceso en el cual ocupen eventos que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro.

Significados del Tiempo Administrativo

Tipos de tiempo Administrativo y su relacin en el entorno laboral
Tiempo impuesto por el jefe Tiempo Impuesto por el Sistema Tiempo auto impuesto

Proceso de Administracin del Tiempo

Planificar Organizar Dirigir. Controlar.

Proceso de Administracin del Tiempo

Etapas del proceso Definiciones
Planificar: hacer un plan o proyecto de una accin. Qu se quiere realizar, como se va hacer y en cuanto tiempo. Plan: lista detalles o serie de acciones a realizar Organizar: establecer un orden definido a un conjunto de actividades en base a una serie de reglas establecidas Dirigir: Guiar hacia un determinado lugar. Encaminar la intencin y las acciones hacia un determinado fin. Controlar: Dirigir un conjunto de actividades en forma organizada. Poder de manejar una situacin o una accin.

LADRONES DE SU TIEMPO
Enumere todas las acciones que actualmente le roban su tiempo en su proceso administrativo. Como usted acta cuando ocurre el punto 1 Escriba que acciones desarrolla para evitar que ocurra Comparta con su equipo

Ladrones de su Tiempo
Mala planificacin Reuniones ineficaces No escuchar Falta de autoridad Metas poco claras Esperar respuesta Postergacin de tareas pendientes. Interrupciones Falta de autodisciplina Prioridades personales intercambiables Calculo del tiempo poco realista Falta de procedimientos. Correo sin valor Moral Baj la compaa Errores de otros Reuniones innecesarias Trabajo Excesivo Procesos burocrticos
Baja moral de la Empresa Falta de concentracin No completar tareas iniciadas No poder decir no Transito horrible. Mala comunicacin en el departamento Mis errores Posiciones de compaeros Impuntualidad indesicin Papeleo Socializacin excesiva Prioridades conflictivas Lugar de trabajo desordenado Falla tcnicas Falta de motivacin actitud negativa Actividades cvicas Falta de delegacin Demasiada preocupacin por detalles Interrupciones Indesisicn del trabajo a realizar Cambio continuo Fallas frecuente de los equipos Jefe desorganizado Fatiga Visitantes sin cita Interrupciones telefnicas Crisis econmicas

1. El tiempo en las organizaciones empresariales. 2. Misin y objetivos, proceso y actividad. 3. La carga laboral. 4. Planificaron y calidad

El principio de prioridad. La matriz AET. El principio de Pareto en la AET

La matriz de administracin del tiempo

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitar no slo la comprensin, sino que adems nos brindar una herramienta til para luego vivir el modelo propuesto. Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante. Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una memjora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperacin de energas personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros. Pero adems este cuadrante y lo que coloquemos en l, determina a todos los dems: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), ser nuestra consigna. Como estas cuestiones estn ms lejanas en el tiempo para su resolucin, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.

La Ley de Pareto y la AET

La Ley de Pareto o principio de Pareto-, es conocido por los estudiosos de las matemticas. Pero en realidad se puede aplicar a cualquier aspecto de la vida, y por supuesto, la administracin del tiempo no queda excluida. Si te das cuenta de lo poderoso de este principio, estars ms cerca de ser el amo y seor de tu tiempo. Esta ley habla sobre el 80-20, en donde se indica que el 80% de nuestros resultados son obtenidos por el 20% de nuestros esfuerzos. Y por supuesto, si lo vemos desde otro sentido, quiere decir que el 80% de las cosas que estamos haciendo todos los das nos dan solamente una pequea recompensa. La aplicacin de la Ley de Pareto a la administracin del tiempo la aprend de Timothy Ferris, explicndolo en el libro La semana laboral de 4 horas, en donde nos explica que conociendo y aplicando este principio a su vida diaria, comenz a poder obtener grandes resultados con menos esfuerzo. Creo que a cualquiera de nosotros nos gustara eso: tener ms haciendo menos, cierto? Y no lo estoy diciendo en un sentido de pereza, sino que no estar trabajando siempre para poder tener ms tiempo para compartirlo con nuestra familia. O simplemente para poder divertirnos y relajarnos, tambin tenemos derecho.

Cmo se aplica la Ley de Pareto?

Te dar el mismo ejemplo que Ferris da en su libro: el pasaba por ejemplo trabajando 10 horas al da, generndole cierta cantidad de ingresos. Entonces, se dio cuenta en cierto momento que solamente el 20% de sus clientes le estaban dando el 80% de sus ingresos. Fue entonces cuando decidi hacer un cambio. Termin por no dedicarle tanto tiempo y llamadas a la mayora de sus clientes, centrndose en los que ms le beneficiaban. Pas de trabajar prcticamente todo el da a hacerlo solamente un par de horas teniendo casi el mismo resultado econmico. Pero claro que lo pagaba con gusto al tener ms tiempo libre. No podras hacer algo as t? Encuentra en tus actividades diarias cuales son las que te estn quitando mucho tiempo. Analzalas concienzudamente y ve si el resultado que te da vale la pena en tu bolsillo. Si no es as, trata de no dedicarle tanto tiempo e incluso eliminarla si descubres que verdaderamente no la necesitas. Ser un ejercicio muy interesante, as que te invito a tomar tu libreta y anotar todas las actividades diarias que haces. Y luego escribe el resultado que te date sorprenders como hay algunas que simplemente te estn quitando el tiempo y no te estn dando ningn beneficio real. Espero haya quedado claro este ejemplo sobre la Ley de Pareto.

El principio de efectividad y eficiencia. Definiciones. La calidad total en la AET. El desperdicio del tiempo. Prevencin de errores. Cumplimiento de requisitos

El principio de efectividad y eficiencia

Eficiencia: la eficiencia consiste en hacer ms en menos tiempo. Pero el supuesto subyacente es que la cantidad y la velocidad son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer ms velozmente las cosas nos precipita ms rpido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar ms rpido al lugar equivocado puede ser eficiente, pero no resulta efectivo.

Un enfoque de efectividad para el manejo del tiempo

El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que slo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relacin costo beneficio y tambin de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso. La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensacin de correr a los problemas siempre desde atrs, atender slo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc. Veamos entonces ahora, las premisas y componentes de una administracin del tiempo efectiva:

 El principio de liderazgo. Uso del liderazgo en la administracin del tiempo

niveles, sinergia, apoyo y trabajo en equipo

El principio de control. Zona de influencia. Las leyes de Murphy Administracin en crisis. Aprender a decir NO

 El principio de flexibilidad. El cambio las agendas: como llevarlas y controlarlas Atacando los agentes derrochadores del tiempo. Distribucin. Reflexiones finales

Bibliografa
Primero, lo Primero. Autor: Stephen Covey y otros. Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva. Autor: Stephen Covey. La Inteligencia Emocional. Autor: Daniel Goleman. Metamanagement. Autor: Fredy Kofman. Liderazgo Centrado en Principios. Autor: Stephen Covey. Ontologa del Lenguaje. Autor: Rafael Echeverra.

Antecedentes del autor

: Licenciada en educacion. Egresado de la Universidad Simon Rodriguez. Especializado en Organizaciones Sin Fines de Lucro en Universidad de San Andrs, Torcuato Di Tella y Centro de Estudios de Estado y Sociedad CEDES-, donde fue becario de la Fundacin Kellogg. Complet el Seminario Internacional de Desarrollo Emprendedor, de la Maestra en Polticas PyMEs de la Universidad de San Andrs y Universidad Nacional de General Sarmiento. En la actualidad es consultor externo del Consejo Federal de Inversiones CFI-, facilitador y docente de Fundacin Compromiso y Consultor Externo del Ministerio de Desarrollo Social de la Nacin Argentina. Entre otras organizaciones, trabaj para: Banco Interamericano de Desarrollo BID-, Confederacin Econmica de la pcia. de Bs. As., Sociedad Odontolgica de La Plata, Fundacin Emprender, Fundacin Federal, Fundacin Futuro de Bolvar, Ministerio de Economa de la pcia. de Bs. As., Ministerio de Asuntos Agrarios de la pcia. de Bs. As. Entre otras empresas asesor a: Longvie, Siderar, Petroken, Postres Balcarce, Consorcio de Gestin del Puerto La Plata, Rapiestant, Revesta, Taxonera, Raite, etc. Es autor de artculos y publicaciones de su especialidad en materia de liderazgo, planificacin estratgica, trabajo en equipo y negociacin.