UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Catlica de Loja

PROYECTO SYLLABUS < Gestin de Comunicaciones>

Integrantes

Natalia Ludea. Andrea Novillo. Irina Veintimilla. Cindy Celi. Santiago Suarez.

Objetivos

Establecer los canales de comunicacin ms sencillos y a la vez que sean eficaces. Debern establecerse teniendo como meta que la comunicacin sea clara en sus contenidos, completa (todos los que tienen que estar enterados lo estarn), lo ms automtica, rpida y segura posible.

Objetivos

La comunicacin debe fluir en todos los sentidos: entre el equipo del proyecto y el jefe de proyecto, entre el jefe de proyecto y el usuario, entre el cliente y el gerente y en general entre todos los participantes. Disear los circuitos de comunicacin.

Objetivos

Realizar reuniones de seguimiento. Definir una comunicacin correcta, teniendo en cuenta la distribucin geogrfica de los diferentes equipos que estn trabajando en el proyecto.

Entregables

Plan de Entrevistas (Preguntas). Entrevistas con los Interesados (Fechas). Plantillas con el contenido de las Entrevistas. Informe del Avance del Proyecto o Proceso.

Gestin de Comunicaciones

En la definicin del plan de comunicacin se sientan las bases sobre las que se va a apoyar una actividad que est presente en el resto de actividades del proyecto, la comunicacin.

Gestin de Comunicaciones
Procesos:

Planificacin de las Comunicaciones. Distribucin de la Informacin. Informar el Rendimiento. Gestionar a los Interesados.

Gestin de Comunicaciones
Gestin de Comunicaciones:
Cules son los involucrados?: todos los que

intervienen en el desarrollo y gestin del proyecto, los principales. Cmo se distribuye la informacin?: Sabiendo cules son los involucrados, debemos encontrar y definir el camino de la distribucin de la comunicacin. Desarrollar cada proceso de Gestin de Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones
Plan de Gestin de las Comunicaciones: Este documento puede contener los siguientes elementos: tipo elemento de comunicaciones finalidad o motivo fecha inicio/fin emisor-receptor

Gestin de Comunicaciones

medio frecuencia formato contenido nivel de detalle mtodo de actualizacin estado glosario de trminos

Gestin de Comunicaciones
METODOLOGAS DEL PLAN DE COMUNICACIONES: Comunicacin ascendente: Esta comunicacin fluye desde los subordinados . o Comunicacin cruzada: La comunicacin cruzada incluye el flujo horizontal de informacin entre personas de niveles organizativos iguales o similares. Comunicacin descendente: Este tipo de comunicacin fluye de las personas situadas en los niveles ms altos de la jerarqua organizativa

Gestin de Comunicaciones

Auditoria de Comunicacin Interna Anlisis de los canales de comunicacin existentes y propuestas de mejora Sugerencias sobre nuevos canales Valoracin sobre el papel de los responsables y directivos en la comunicacin interna; informe de recomendaciones para la mejora de sus competencias.

Gestin de Comunicaciones

Documento de mejora: Documento que contiene la informacin relativa de cmo mejorar mi servicio en una entidad. Indicador: Segn la norma UNE 66.175 (2003): Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso o de una actividad.

Gestin de Comunicacines

Gestin de Comunicaciones
HERRAMIENTAS DE PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIN:

Carta al Personal: Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir informacin importante tales como resultados, cambios en la organizacin, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente.

Gestin de Comunicaciones

Carteleras: Este ancestral pero efectivo medio de comunicacin se debe colocar en un lugar de trnsito seguro del personal. Puede contener informacin general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal

Gestin de Comunicaciones

Cuadernillo de Bienvenida: Cualquier persona que ingresa a una Institucin nueva necesita saber a dnde se ha incorporado. Para ello se disea este material que tentativamente puede incluir: una sntesis histrica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.

Gestin de Comunicaciones

Manuales de estilo: Son guas sistematizadas de procedimientos institucionales que renen la informacin tcnica, organizativa, histrica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades.

Gestin de Comunicaciones

Publicacin Institucional: Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes reas. As, se produce una comunicacin ascendente, descendente y lateral.

Gestin de Comunicaciones

Lnea abierta o Lnea directa: Es una lnea telefnica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc., en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organizacin y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y Servicio. Los mensajes sern revisados por el responsable y cuanto antes deben ser contestados.

Gestin de Comunicaciones

Buzn de Quejas y sugerencias: Permiten que todos los integrantes de la organizacin se expresen con libertad y puedan transmitir a los niveles superiores de la organizacin sus inquietudes y expectativas. No deben tenerse en cuenta los mensajes annimos.

Gestin de Comunicaciones

Listas de distribucin y foros de discusin por internet: pueden servir para motivar a los integrantes de las mismas en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes seran institucionales

Gestin de Comunicaciones
El informe de rendimiento comprende: Este documento puede ser un checklist, en donde se tomarn en cuenta puntos a evaluar. Este informe tambin puede derivarse en Informes de revisin: de frecuencia y de niveles. porcentaje de las actividades tabulares anlisis de hojas de clculo grficos, entre otros

Gestin de Comunicaciones

Recoleccin y compilacin:

sistemas manuales de archivo bases de datos electrnicas, entre otros.

Gestin de Comunicaciones
Tipo de comunicacin: descendente, ascendente, horizontal, formal e informal. Herramientas de gestin:
cartas, carteleras, manuales, folletos, reuniones, e-mail, portales,

Indicadores:
para la medicin en el rendimiento.

Gestin de Comunicaciones

Gracias por su Atencin