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Encontro 01 O papel da gerncia e as funes do administrador

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O papel da gerncia e as funes do administrador


O papel da gerncia e as funes do administrador

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Definio de Administrao

Administrao significa a maneira de governar organizaes ou parte delas.

o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso dos recursos organizacionais para alcanar determinados objetivos de maneira eficaz e eficiente

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Por que os gerentes fracassam?

Habilidades tcnicas so necessrias, mas insuficientes, para se ter sucesso em administrao. Logo, a maior razo do fracasso devido a habilidades interpessoais fracas.

Mas o que os gerentes fazem??


O papel da gerncia e as 33 funes do administrador O papel da gerncia e as funes do administrador

O que os gerentes fazem? Gerentes conseguem que as coisas sejam feitas atravs de outras pessoas. Eles tomam decises, alocam recursos e dirigem as atividades de outros para atingirem seus objetivos
O papel da gerncia e as 44 funes do administrador O papel da gerncia e as funes do administrador

O que os gerentes fazem?

Os gerentes fazem seus trabalhos numa organizao. Organizao uma unidade social, coordenada conscientemente, composta de uma ou mais pessoas e que funciona para atingir um objetivo comum ou um conjunto de objetivos.

O papel da gerncia e as 55 funes do administrador O papel da gerncia e as funes do administrador

O que os gerentes fazem? Dentro deste contexto, as pessoas que supervisionam as atividades de outros e que so responsveis por atingirem objetivos nessas organizaes so os gerentes.

O papel da gerncia e as 66 funes do administrador O papel da gerncia e as funes do administrador

Funes Gerenciais

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Funes Gerenciais: Planejamento


Se voc no sabe onde est indo, qualquer estrada o levar at l

Como as organizaes existem para atingir objetivos, algum tem que definir estes objetivos e os meios pelos quais eles possam ser atingidos. A funo planejamento compreende definir metas da organizao, estabelecendo uma estratgia global para atingir estas metas e desenvolver uma ampla hierarquia de planos para integrar e coordenar atividades.
O papel da gerncia e as 88 funes do administrador O papel da gerncia e as funes do administrador

Funes Gerenciais: Organizao

Gerentes so tambm responsveis pela concepo da estrutura da organizao. Esta a funo organizao, que inclui a determinao de quais tarefas devem ser feitas, quem vai faz-las, como as tarefas devem ser agrupadas, quem se reporta a quem e que decises devem ser tomadas.
O papel da gerncia e as 99 funes do administrador O papel da gerncia e as funes do administrador

Funes Gerenciais: Liderana

Toda organizao contm pessoas, e trabalho da gerncia dirigir e coordenar estas pessoas. Esta a funo liderana, na qual os gerentes motivam seus subordinados, dirigem as atividades de outros, selecionam os canais de comunicao mais eficazes ou resolvem conflitos entre seus membros.
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Funes Gerenciais: Controle

Funo Controle: depois que os objetivos so determinados, os planos formulados, os arranjos estruturais delineados e as pessoas contratadas, treinadas e motivadas, ainda existe a possibilidade de algo dar errado. Para assegurar que as coisas estejam indo conforme o desejado (planejado), a gerncia deve monitorar o desempenho da organizao.

O papel da gerncia e as 1111 funes do administrador O papel da gerncia e as funes do administrador

Funes Gerenciais

O papel da gerncia e as 1212 funes do administrador O papel da gerncia e as funes do administrador

Papis Gerencias

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Papis Gerencias
Papel Interpessoal Figura principal Chefe simblico: solicitado a desempenhar um nmero de obrigaes rotineiras de natureza legal ou social Responsvel pela motivao e direo dos subordinados. Mantm uma rede de contatos externos que fornecem favores e informaes
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Descrio

Lder Ligao

Papis Gerencias
Papel Informacional Monitor Recebe grande variedade de informao; serve como centro nervoso de informao interna e externa da organizao. Transmite informao recebida de fora ou de outros subordinados para os membros da organizao. Transmite informaes para fora sobre planos, polticas, aes e resultados da organizao.
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Descrio

Disseminador

Porta-voz

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Papis Gerencias
Papel Decisrio Empreendedor Busca oportunidades na organizao e seus ambientes e inicia projetos que tragam mudanas Responsvel por aes corretivas quando a organizao enfrenta problemas importantes e inesperados. Toma ou aprova decises organizacionais. Descrio

Administrador de Problemas

Alocador de Recursos Negociador

Responsvel por representar a organizao em importantes negociaes. O papel da gerncia e as 1616


funes do administrador

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Habilidades Gerencias

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Habilidades Gerencias

C - Conhecimento H Habilidade A - Atitudes


Habilidades Gerencias Conceituais Conhecimento Saber Tcnicas Habilidades Saber Fazer Humanas Atitude Saber Fazer Acontecer
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Habilidades Gerencias

Habilidades Conceituais:

Conhecimento (Saber) Gerentes devem ter a capacidade mental para analisar e diagnosticar situaes complexas, que requerem habilidades conceituais. Por exemplo, tomada de deciso requer dos gerentes habilidade para identificar problemas e alternativas para encontrar a melhor soluo. Gerentes podem ser competentes tecnicamente e nos relacionamentos interpessoais e ainda assim fracassarem devido a uma incapacidade de processar e interpretar informaes.
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Habilidades Gerencias

Habilidades Tcnicas:

Habilidade (Saber Fazer) Capacidade de aplicar o conhecimento. As habilidades tcnicas desenvolvida atravs da educao formal e da prtica diria do exerccio da funo.

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Habilidades Gerencias

Habilidades Humanas:

Atitude (Saber Fazer Acontecer) Capacidade de trabalhar com outras pessoas, entend-las e motiv-las, tanto individualmente quanto em grupos. Muitas pessoas so tecnicamente competentes porm incompetentes em relacionamentos interpessoais. Como os gerentes tm que conseguir que outras pessoas faam o que deve ser feito, eles tm que ter boas habilidades humanas, para comunicar, motivar e delegar.
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Processo Administrativo

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Planejamento

Planejamento a funo administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessrios para alcan-los adequadamente. Planejar o processo de definir objetivos, atividades e recursos

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Planejamento

Processo de estudar e avaliar a situao atual, prever acontecimentos, definir objetivos e metas, definir como atingir objetivos, definir programas. Como decorrncia do planejamento esto os planos. Os planos facilitam a organizao no alcance de suas metas e objetivos.
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Planejamento

Os planos funcionam como guias para assegurar os seguintes aspectos:


1.

2.

3.

4.

Os planos definem os recursos necessrios para alcanar os objetivos organizacionais. Os planos servem para integrar os vrios objetivos a serem alcanados em um esquema organizacional que proporciona coordenao e integrao. Os planos permitem que as pessoas trabalhem em diferentes atividades consistentes com o objetivo definido. Do racionalidade ao processo. Os planos permitem que o alcance dos objetivos possa ser continuamente monitorado e avaliado em relao a certos padres ou indicadores a fim de permitir a ao corretiva necessria quando o progresso no seja satisfatrio.
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O Processo de Planejamento

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O Processo de Planejamento
1.

Definir os objetivos:
Quais objetivos se pretende alcanar? Os objetivos da organizao devem servir de direo a todos os principais planos, servindo de base aos objetivos de toda a organizao. Os objetivos devem especificar resultados desejados e os pontos finais onde se pretende chegar, para conhecer os passos intermedirios.
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O Processo de Planejamento
2.

Verificar qual a situao atual em relao aos objetivos:

Simultaneamente definio dos objetivos, deve-se avaliar a situao atual em contraposio aos objetivos desejado. Verificar onde se est e o que precisa ser feito.

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O Processo de Planejamento
3.

Desenvolver premissas quanto s condies futuras:

Premissas constituem os ambientes esperados dos planos em operao. Trata-se de gerar cenrios alternativos para os estados futuros das aes, analisar o que pode ajudar ou prejudicar o progresso em direo aos objetivos. Pressuposies a respeito do futuro.
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O Processo de Planejamento
4.

Analisar as alternativas de ao:


Anlise dos cursos alternativos de ao. Trata-se de relacionar e avaliar as aes que devem ser tomadas, escolher uma delas para perseguir um ou mais objetivos, fazer um plano para alcanar os objetivos.

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O Processo de Planejamento
5.

Escolher um curso de ao entre as vrias alternativas.

Definir o curso de ao adequado para alcanar os objetivos propostos. Trata-se de uma tomada de deciso escolhe-se uma alternativa e se abandona as demais. A alternativa escolhida se transforma em um plano para o alcance dos objetivos.
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O Processo de Planejamento
6.

Implementar o plano e avaliar os resultados.


Fazer aquilo que o plano determina. Avaliar os resultados para assegurar o alcance dos objetivos.S Seguir atravs do que foi planejado e tomar as aes corretivas medida que se tornarem necessrias.

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O Processo de Planejamento
FATORES CRTICOS DE SUCESSO

Para que o planejamento seja bem-sucedido, torna-se necessrio verificar quais os fatores crticos de sucesso para atingir os objetivos propostos. Os fatores crticos de sucesso so os elementos condicionantes no alcance dos objetivos da organizao. O que se deve fazer para ser bem sucedido? A identificao dos fatores crticos de sucesso fundamental para a realizao dos objetivos organizacionais.
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O Processo de Planejamento
FATORES CRTICOS DE SUCESSO

H duas maneira de identificar os fatores crticos de sucesso.


1.

2.

Dissecar os recursos organizacionais e o mercado de maneira a identificar os segmentos que so mais decisivos e importantes. Outra maneira descobrir o que distingue as organizaes bem sucedidas das organizaes malsucedidas e analisar as diferenas entre elas Aqui se aplica o benchmarking.

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Benchmarking

a busca das melhores prticas na indstria que conduzem ao desempenho superior. Processo positivo e pr-ativo por meio do qual uma empresa examina como outra realiza uma funo especifica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma funo semelhante. Mtodo sistemtico de procurar os melhores processos, as idias inovadoras e os procedimentos de operao mais eficazes que conduzem a um desempenho superior.
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TIPOS DE PLANEJAMENTO
Nvel Organizacional

Tipo de Planejamento

Contedo

Tempo

Amplitude

Institucional

Estratgico

Genrico e Sinttico

Longo Prazo

Macroorientado Aborda a organizao como um todo.

Intermedirio

Ttico

Menos Genrico Mdio Prazo e mais detalhado

Aborda cada unidade organizacional em separado.

Operacional

Operacional analtico

Detalhado e

Curto Prazo

Microorientado Aborda cada operao em separado.

O papel da gerncia e as O papel da gerncia e as funes do administrador funes do administrador

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Planejamento Estratgico
planejamento estratgico um processo contnuo de, sistematicamente e com o maior conhecimento possvel do futuro contido, tomar decises atuais que envolvam riscos; organizar sistematicamente as atividades necessrias execuo destas decises e, atravs de uma retroalimentao organizada e sistemtica, medir o resultado dessas decises em confronto com as expectativas alimentadas (Peter Drucker)
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Planejamento Estratgico

De forma resumida, o planejamento estratgico relaciona-se com objetivos de longo prazo e com estratgias e aes para alcan-los que afetam a empresa como um todo. O planejamento estratgico se assenta sobre trs parmetros:

A viso do futuro Os fatores ambientais externos Os fatores organizacionais internos


O papel da gerncia e as 3838 funes as administrador O papel da gerncia e do funes do administrador

AMBIENTE DO SISTEMA
CONJUNTO DE TODOS OS FATORES QUE, DENTRO DE UM LIMITE ESPECFICO, SE POSSA CONCEBER COMO TENDO ALGUMA INFLUNCIA SOBRE A OPERAO DO SISTEMA, O QUAL CORRESPONDE AO FOCO DO ESTUDO

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ANLISE SWOT
Anlise das Foras, Fraquezas, Oportunidades e Ameaas Anlise do rgo procurando avaliar os fatores ambientais externos (Oportunidades e Ameaas) e os fatores organizacionais internos (Foras e Fraquezas).

O papel da gerncia e as funes do administrador

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ANLISE SWOT

Este processo pode ser um importante instrumento para identificar reas de oportunidade para a organizao e que pode no ter sido previamente considerado.

O papel da gerncia e as funes do administrador

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O papel da gerncia e as funes do administrador

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Planejamento Ttico
O planejamento ttico tem por objetivo otimizar determinada rea de resultado e no a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposies dos

objetivos, estratgias e polticas


estabelecidos no planejamento estratgico

O papel da gerncia e as funes do administrador

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Planejamento Ttico

O papel da gerncia e as funes do administrador

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Planejamento Ttico
FORMALIZAO DAS METODOLOGIAS DE

DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAO DE
RESULTADOS ESPECFICOS A SEREM ALCANADOS PELAS REAS FUNCIONAIS DA EMPRESA.
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Planejamento Ttico

O planejamento ttico desenvolvido em nveis organizacionais intermerdirios, tendo como principal finalidade a utilizao eficiente dos recursos disponveis para a consecuo de objetivos previamente fixados Segundo uma estratgia predeterminada, bem como as polticas orientativas para o processo decisrio da empresa.
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Planejamento Operacional

O planejamento operacional pode ser considerado como a formalizao, principalmente atravs de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantao estabelecidas. Portanto, nesta situao tem-se, basicamente, os planos de ao ou planos operacionais - o que fazer e como fazer Os planejamentos operacionais correspondem a um conjunto de partes homogneas do planejamento ttico.
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Planejamento Operacional

Cada um dos planejamentos operacionais deve conter com detalhes:

os recursos necessrios para seu desenvolvimento e implantao; os procedimentos bsicos a serem adotados; os produtos ou resultados finais esperados; os prazos estabelecidos; e os responsveis por sua execuo e implantao.
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Planejamento Operacional

Ferramenta 5W2H

O 5W2H, basicamente, um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o mximo de clareza possvel por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficar estabelecido o que ser feito, quem far o qu, em qual perodo de tempo, em qual O papel da gerncia e as 4949 rea da empresa do administrador motivos pelos e todos os funes

Planejamento Operacional

Ferramenta 5W2H

What O que ser feito (etapas) Why Por que ser feito (justificativa) Where Onde ser feito (local) When Quando ser feito (tempo) Who Por quem ser feito (responsabilidade) How Como ser feito (mtodo) How much Quanto custar fazer (custo)
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ESTRATGICO X TTICO

de prazo mais longo, pois considera um conjunto de planejamentos tticos, e sua soma deve provocar um perodo de tempo maior para sua concluso; de amplitude maior, pois considera a empresa como um todo, enquanto o planejamento ttico considera apenas uma parte dela; de risco maior, por sua maior amplitude e maior prazo de execuo em relao ao planejamento ttico; relacionado s atividades-fins e meios da empresa, enquanto os planejamentos tticos so mais relacionados s atividades-meios (no em sua totalidade); e de flexibilidade menor, por considerar toda a empresa, bem como sua situao e posio em seu ambiente.

O papel da gerncia e as funes do administrador

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TTICO X OPERACIONAL

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ORGANIZAO

Organizao como funo administrativa significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os rgos incumbidos de sua administrao e estabelecer relaes entre eles e suas atribuies. o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades para realizao, tambm o processo de distribuir os recursos disponveis seguindo algum critrio.

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ORGANIZAO
Organizao o mesmo que definir funes, distribuir tarefas, definir autoridade e responsabilidade, colocar as pessoas certas no lugares corretos, definir normas e regras, estabelecer fluxos de trabalho e definir linhas de comunicao.
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ORGANIZAO

Estrutura Organizacional a maneira pela qual as atividades da organizao so divididas, organizadas e coordenadas. a arquitetura ou formato organizacional que assegura a diviso e coordenao das atividades dos membros da organizao. Na verdade, a estrutura organizacional o esqueleto que sustenta e articula suas partes integrantes.

O papel da gerncia e as 5555 funes as administrador O papel da gerncia e do funes do administrador

ORGANIZAO

A funo administrativa de organizar conduz necessariamente criao da estrutura organizacional. A estrutura organizacional pode ser definida como:

O conjunto de tarefas formais atribudas s unidades organizacionais divises ou departamentos e s pessoas, As relaes de subordinao, incluindo linhas de autoridade, responsabilidade pelas decises, nmero de nveis hierrquicos e amplitude do controle administrativo. As comunicaes para assegurar coordenao eficaz entre os rgos e pessoas ao longo das unidades organizacionais.
O papel da gerncia e as 5656 funes as administrador O papel da gerncia e do funes do administrador

DIREO

A funo administrativa de direo est relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcanados atravs da atividade das pessoas e da aplicao dos recursos que compem a organizao. Dirigir o processo de mobilizar e acionar os recursos, especialmente as pessoas, para realizar as atividades que conduziro aos objetivos.
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DIREO

A funo administrativa de direo se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados. Para que o planejamento e organizao sejam eficazes, eles precisam ser complementados pela orientao e apoio s pessoas, atravs de uma adequada comunicao, liderana e motivao. Para dirigir as pessoas, o administrador precisa saber comunicar, liderar e motivar.
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ESTILOS DE DIREO
Teoria X Teoria Y Tradicional, mecanicista e Moderna, sem preconceitos a pragmtica. Estilo de respeito da natureza humana. administrao rgido e autocrtico Estilo de administrao aberto e e que se limita a fazer as pessoas dinmico, democrtico, atravs do trabalharem dentro de esquemas qual administrar um processo de padres e previamente planejado. Y, McGregor Teoria Xde e criar oportunidades, liberar Pessoas = recursos ou meios potenciais, encorajar o produo. crescimento individual e proporcionar orientao quanto a objetivos.

O papel da gerncia e as funes do administrador

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ESTILOS DE DIREO
Teoria X

Teoria Y

As pessoas so preguiosas e As pessoas so esforadas e indolentes, gostam de ter o que fazer As pessoas evitam o trabalho, O trabalho uma atividade As pessoas evitam natural. As pessoas procuram e aceitam responsabilidades, a fim de segurana, Pressuposies da Teoria X e Y responsabilidades, As pessoas precisam ser As pessoas podem ser controladas e dirigidas, automotivadas e autodirigidas As pessoas so ingnuas e sem As pessoas so criativas e iniciativa competentes.

O papel da gerncia e as funes do administrador

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ESTILOS DE DIREO

Likert, outro expoente da teoria comportamental, avaliou a maneira pela qual as organizaes so administradas levando em conta algumas variveis comportamentais importantes:(Likert) Sistemas Administrativos

Processo Decisorial: O administrador pode centralizar totalmente em suas mos todas as decises dentro da organizao (centralizao) ou pode descentralizar totalmente as decises de maneira conjunta e O papel da gerncia e as 6161 participativa funeseasadministrador envolvidas com as pessoas O papel da gerncia do funes do administrador

ESTILOS DE DIREO

Sistemas de Comunicao: O administrador pode adotar fluxos descendentes de ordens e instrues e fluxo ascendentes de relatrios para informao (comunicao vertical e rgida), ou pode adotar sistemas de informaes desenhados para proporcionar Sistemas Administrativos (Likert) acesso a todos os dados necessrios ao desempenho (comunicao vertical e horizontal intensa e aberta) Relacionamento Interpessoal: Cargo especializado x Trabalho em equipe. Sistemas de Punies: O as O papel da gerncia e administrador pode 6262
funes as funes do administrador O papel da gerncia edo administrador

ESTILOS DE DIREO

Para a Teoria Comportamental, o papel do gerente promover a integrao e articulao entre as variveis organizacionais e as variveis humanas, focalizando o ambiente e, mais especificamente o cliente. De um lado, as variveis organizacionais como misso, objetivos, estrutura, tecnologia, tarefas etc de outro, as variveis humanas como habilidades, atitudes, valores, necessidades individuais etc que devem ser devidamente articuladas e balanceadas. Planejar, organizar, controlar e, principalmente, dirigir servem exatamente para proporcionar essa integrao e articulao.
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ESTILOS DE DIREO
Sistema 1 Autoritrio Coercitivo Total centralizao das decises Imposio, coero, intimidao Nenhuma informao, somente ordens e comandos Nenhuma liberdade, muitas regras e regulamentos Punies e aes disciplinares, obedincia rgida.

Sistema 2 Autoritrio Benevolente

Sistema 3 Consultivo

Sistema 4 Participativo Total descentralizao das decises Participao, consenso e debate. Intensa informao e comunicao, troca de idias e sugestes. Total liberdade e e autonomia das pessoas. Poucas regras e restries. nfase nas recompensas salariais, sociais e simblicas.

Alguma centralizao Descentralizao e das decises. delegao das Alguma imposio de decises. regras e regulamentos Consultas aos nveis Pouca informao, inferiores, com certa ordens, comandos e delegao. Fluxo de informao alguma orientao Alguma liberdade, vertical (ascendente e desconfiana e descendente) Confiana nas condescendncia. Punies menos pessoas. Alguma arbitrarias, trabalho em equipe. recompensas salariais. nfase nas recompensas, raras punies ou castigos.

O papel da gerncia e as 6464 funes as funes do administrador O papel da gerncia edo administrador

CONTROLE

Empresas no operam na base da improvisao e nem ao acaso, elas precisam ser devidamente controladas. Dentro deste contexto, a funo controle o processo de assegurar a realizao dos objetivos e de identificar a necessidade de modific-los (caso necessrio). Para se obter o controle de uma determinada situao necessrio que exista algum comprometimento em acompanhar o andamento das atividades, avaliar os resultados, e tomar medidas corretivas.
O papel da gerncia e as funes e administrador O papel da gerncia doas funes do 6565

CONTROLE

A funo administrativa de controle est relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcanados atravs das atividades das pessoas que compem a organizao. O planejamento serve para definir os objetivos, traar as estratgias para alcan-los e estabelecer planos de ao. A organizao serve para estruturar as pessoas e os recursos de maneira a trabalhar de forma organizada e racional. A direo mostra os rumos e dinamiza as pessoas para que utilizem os recursos da melhor maneira possvel.
O papel da gerncia e as funes e administrador O papel da gerncia doas funes do 6666

CONTROLE

Por fim, o controle serve para que todas as coisas funcionem da maneira certa e no tempo certo

Controle a funo administrativa que monitora e avalia as atividades e os resultados alcanados para assegurar que o planejamento, a organizao e a direo sejam bem-sucedidos
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O PROCESSO CONTROLE

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CONTROLE DE QUALIDADE

O controle de qualidade envolve processos de verificao materiais, produtos e servios para assegurar que eles alcancem elevados padres. O controle de qualidade melhora a produtividade pela reduo do desperdcio no lado dos insumos e pela reduo das rejeies no lado dos resultados finais. Cada vez mais a qualidade total est sendo considerada pelas organizaes que pretendem ser bem-sucedidas.
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O papel da gerncia e as funes do administrador

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SISTEMA CONCEITO E COMPONENTES


DEFINIO DE SISTEMA: CONJUNTO DE PARTES INTERDEPENDENTES E INTERAGENTES QUE CONJUNTAMENTE FORMAM UM TODO UNITRIO, COM DETERMINADO OBJETIVO EFETUANDO UMA FUNO.

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O Planejamento Estratgico um SISTEMA, pois tem um conjunto de partes interagentes e interdependentes, que devem consolidar um todo considerando os diversos fatores controlveis e no controlveis pela empresa, bem como busca determinado resultado objetivos -, desenvolvendo uma funo especifica (e importante) nas empresas.
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