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COMUNICACIN EFECTIVA
Agenda
Principios de la comunicacin. Comunicacin Organizacional. Comunicacin verbal. Comunicacin corporal. Comunicacin escrita.
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Principios de la comunicacin
Qu es COMUNICACIN
COMUNICACIN proviene del latn communis que significa comn. En el castellano el radical comn es compartido por los trminos comunicacin y comunidad.
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Definicin
Trato, correspondencia entre dos o ms personas. Transmisin de seales mediante un cdigo comn al emisor y al receptor.
Diccionario en lnea de la Real Academia de la Lengua Espaola http://www.rae.es/
Definicin
Proceso de transmitir ideas, informacin, emociones, sentimientos y actitudes con el fin de provocar alguna reaccin en quien recibe el mensaje. La comunicacin es un proceso transaccional. (R. Verderber)
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Modelo
Mensaje Idea
Idea + e
Comunicador
Idea
Codificador
Mensaje
Decodificador
Idea + e
Respuesta + e + e Respuesta
Respuesta Respuesta
Reflexin " El resultado de la comunicacin esta dado por lo que el receptor entendi y no por lo que el emisor intento comunicar"
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Proceso de comunicacin
Elementos
Comunicador
Codificacin/Decodificacin
La persona con ideas, intenciones, informacin y que tiene por objetivo el comunicarse . Es un proceso que convierte las ideas del comunicador en un conjunto sistemtico de smbolos o idioma que expresa el objetivo que este persigue. Es el resultado del proceso de codificacin.
Mensaje
Elementos (cont.)
Medio de comunicacin
Modo de transferir el mensaje del comunicador al receptor. Ejemplos: entrevistas personales, por telfono, en reuniones, por fax, memos, carteles, tele-conferencias, entre otros.
Receptor
Es la persona que recibe y decodifica el mensaje.
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Elementos (cont.)
Retroinformacin
Es la respuesta al mensaje por parte del receptor.
Error o Ruido
Se puede definir como cualquier factor que distorsiona la intencin que persegua el mensaje y puede producirse en todos los elementos de la comunicacin.
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Comunicacin Organizacional
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Definiciones
Conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre sta y su medio.
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Importancia
La importancia de la comunicacin organizacional radica en que sta se encuentra presente en toda actividad empresarial.
Adems, es el proceso que involucra permanentemente a todos los empleados. Las funciones de planificacin, organizacin y control slo cobran cuerpo mediante la comunicacin organizacional.
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Clases
Comunicacin Interna
Actividades efectuadas por cualquier organizacin para la creacin y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros.
Comunicacin Externa
Conjunto de mensajes emitidos por cualquier organizacin hacia sus diferentes pblicos externos.
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Comunicacin Descendente
Fluye desde los niveles ms altos de una organizacin hasta los ms bajos. Va del superior al subordinado. Tipos
Instrucciones de trabajo Explicacin razonada del trabajo Informacin sobre procedimientos y prcticas organizacionales Retro-comunicacin al subordinado respecto a la ejecucin Informacin de carcter ideolgico para iniciar la nocin de una misin por cumplir.
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Comunicacin Ascendente
Fluye desde los niveles ms bajos de la organizacin hasta los ms altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de presentacin de quejas.
Por otro lado, la gente tiende a compartir solamente las buenas noticias con sus supervisores y a eliminar las malas noticias, porque:
Quieren parecer competentes. Desconfan de su jefe. Temen a que el jefe castigue al mensajero. Creen que ayudan a sus jefes si lo protegen de sus problemas.
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Comunicacin Horizontal
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Comunicacin Diagonal
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Formal
Mensajes oficiales que genera una organizacin. Informal
Carecen del respaldo organizacional para su transmisin. Los llamamos chismes o rumores.
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Comunicacin Interpersonal
Comunicacin Verbal Comunicacin No Verbal Comunicacin Escrita
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Comunicacin Verbal
Implica el debate cara a cara, conversaciones telefnicas, presentaciones y discursos formales, entre otros.
Toda situacin donde el mensaje se transmite de forma oral. Esta influenciado por nuestras habilidades interpersonales.
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Singular vs Dual
en
dos
Proceso en el cual la informacin fluye en dos direcciones: el receptor proporciona la retrocomunicacin y el emisor es receptivo a la sta.
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Comunicacin No Verbal
Es la parte del mensaje que se transmite a travs de gestos, expresiones y movimientos corporales. El significado varia de cultura a cultura. Ejemplos: inclinarse ligeramente hacia el frente, hacer contacto visual directo, fruncir la frente, etc.
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Ocurre de forma continua. Puede utilizar ms de un canal al mismo tiempo. Es ambigua, se manifiesta de modo consciente e inconsciente. Es reconocido por personas de otras culturas. Desempea una funcin limitada.
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Complementa la comunicacin oral o escrita. Sustituye el lenguaje verbal. Contradice el lenguaje verbal. Regula el flujo de la conversacin.
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Comunicacin Escrita
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El proceso de redaccin
La elaboracin de cualquier comunicado escrito implica la participacin del redactor en un proceso dual que pone en funcin dos actividades interrelacionadas:
El proceso de desarrollar nuestra habilidad discursiva. El proceso de componer un comunicado especfico.
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Situacin - Por qu escribo el comunicado? Hay algn obstculo que me impida o dificulte esa tarea? Asunto Qu mensaje quiero transmitirle al lector? Cul es el punto o los puntos principales que debo recordar?
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Lector - Quin es? Cuntos y cun diferentes son? Qu esperan o qu desean? cul es la relacin que mantengo con esa persona? Cmo puedo usar el escrito para establecer o mejorar la relacin con el lector?
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Propsito Qu quiero lograr con el comunicado escrito? Qu accin o qu respuesta debe provocar para demostrar que ha sido efectivo? Qu espero que haga el lector?
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Fallas en la comunicacin
El mensaje que enva el emisor no siempre llega al receptor.
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Barreras en la comunicacin
Factores Fsicos
Ruido. Calor o fro. Distancia entre las personas. No mirar cara a cara. Necesidades del momento (sueo, hambre, etc.)
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Factores Biolgicos
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Factores Sociales
Idioma (semntica). Estatus o posicin. Valores y actitudes. Prejuicios. Percepciones muchas maneras de ver lo mismo.
Expectativas comunicar lo que creemos que se quiere escuchar. No escuchar - no poder interpretar el mensaje.
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Otros Factores
Generalizar nunca).
(siempre,
nadie,
Pensar que sabemos lo que el otro piensa, siente o quiere. Mensajes incompletos. Acusacin continua.
Postura
Movimientos Corporales
Apariencia Personal
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Descuido al elegir lo que se dice y cmo se dice. Impetuosidad al hablar. Terquedad u obstinacin. Tendencia a entablar altercados. Exceso de competitividad.
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Nos concentramos en algn problema, asunto pendiente o recuerdo agradable. Omos las palabras pero no comprendemos el mensaje. Comprendemos momentneamente el asunto escuchado. Presumimos que ya sabemos todo lo que se va a decir.
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Mejorando la Comunicacin
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Buena Redaccin
1. 2. 3.
4.
5.
6.
Planificar y organizar las ideas. Preparar un bosquejo. Evite estructuras montonas. Buscar ser breves y claros. Ajustar la escritura al estilo de la audiencia. Evitar el argot y los caprichos).
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Buena Redaccin
7.
la
8.
los
9.
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Tipos de documentos
Correo electrnico
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Respeto hacia los dems. Confianza en s mismo. Confiabilidad y credibilidad. Sentido de justicia.
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Presumir que la otra persona acta de buena fe. Colocarse en el lugar del otro. Estar en disposicin de cambiar.
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Escuchar con atencin. Hablar para ser comprendido. Iniciar el dilogo a partir de los puntos en comn.
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Credibilidad
Acte con sentido tico. Respete las normas, reglamentos y polticas de la organizacin.
Credibilidad (cont.)
Trate a las dems personas con respeto y sentido de justicia. Mantenga a las personas bien informadas y provea informacin confiable. Ocpese de estar al da en todo lo relacionado con su especialidad, disciplina o profesin.
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Escuchar
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Escuchar es mucho ms que el mero or o captar los sonidos emitidos por la persona con quien hablamos.
Requiere:
En el contexto laboral, el carecer de la destreza para escuchar de modo eficiente es la causa de:
Errores al transmitir mensajes recibidos, ejecutar tareas y efectuar trmites. Trabajos que deben volver a realizarse porque no se prest la debida atencin a las instrucciones. Prdida de tiempo, materiales, recursos humanos, clientes y dinero. Disgustos que afectan las relaciones humanas debido a los errores y a las prdidas
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Receptor activo
Ejercer mejor control sobre los sonidos a los que debemos prestar atencin. Asumir una actitud positiva. Investigar acerca del emisor y del asunto. Adoptar una postura que nos facilite captar el mensaje. Dejar que la otra persona termine de hablar para entonces intervenir.
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Prestar atencin al lenguaje no verbal. Controlar las emociones. Evitar el concentrarse a pensar en lo que uno va a decir cuando le corresponda el turno de intervenir. Reconocer la labor de quien hace la presentacin. Organizar la informacin segn se recibe.
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Bsqueda de Informacin
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Recursos Informativos
Bibliotecas
revistas, libros, colecciones, etc.
Prensa
Radio
Televisin
Internet
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Necesidad de Informacin
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Bsqueda de Informacin
1.
2.
3.
4.
5.
Identificar el tema, pregunta de investigacin o problema. Escoger frases o trminos que describen el tema. Determinar la mejor fuente de informacin. Evaluar los resultados y escoger el medio apropiado de informacin. Localizar los materiales y sintetizar la informacin.
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Evaluar la Informacin
Credibility Accuracy
- Quin es la fuente de informacin?, Qu respeto tiene? (credibilidad) - Se puede verificar la informacin? (seguridad)
Relevancy
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