MDULO 5 GESTO DE PROJECTOS

Duncan, W. (1996). A Guide To The Project Management Body Of Knowledge. Upper Darby-USA: Project Management Institute.

O que a Gesto de Projectos?

a aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s actividades de um projecto, no sentido de atingir ou exceder as necessidades e expectativas dos Stakeholders no projecto.

Partes Interessadas

Stakeholders (partes interessadas): So as pessoas grupos ou organizaes que tm algum interesse nas actividades ou nos resultados do projecto, quer por serem afectadas de forma positiva ou negativa, quer por o poderem influenciar positiva ou negativamente.
Principais (Key Stakeholders): Aqueles que podem influenciar significativamente os resultados do projecto ou que so importantes para o seu sucesso, dos quais destacamos:

Grupo Alvo; Promotor; Equipa de Projecto; O Gestor do Projecto; Os Projectos Relacionados.

Nucleares (Primary Stakeholders): Aqueles que so afectados directamente de forma positiva ou negativa pelo projecto. Dentro deste grupo incluem-se os Beneficirios, que so aqueles que so afectados positivamente pelo projecto, e dentro destes destacam-se os Grupos Alvo. Complementares (Secondary Stakeholders): Aqueles que tm algum interesse no projecto ou desempenham o papel de intermedirios.

Desenvolvimento das Partes Interessadas

Grupos Alvo (Target Groups) So aqueles que vo beneficiar directamente dos resultados do projecto, podem ter vrias designaes:
Clientes, utilizadores, participantes, formandos, alunos, utentes, consumidores, destinatrios, etc.... Pela definio de partes interessadas, tambm podem ser grupos, organizaes, departamentos, federaes, associaes, grupos de empresas ou classes profissionais.

Desenvolvimento das Partes Interessadas

Promotor (Sponsor) O promotor uma figura com papel crtico para o sucesso do projecto. um dos principais decisores da organizao (entidade promotora) e o seu papel defender os interesses do projecto junto de outros decisores da organizao, garantindo que os resultados esperados so realizados conforme as expectativas das Principais Partes Interessadas (Key Stakeholders).

Desenvolvimento das Partes Interessadas

Gestor de Projecto (Project Manager): a pessoa que tem a responsabilidade e autoridade para liderar a equipa de projecto com vista concretizao dos objectivos conforme as expectativas das Principais Partes Interessadas (Key Stakeholders). Equipa de Projecto (Project Team): o conjunto de pessoas, grupos e organizaes, incluindo fornecedores de servios e consultores, que, sob a liderana do Gestor de Projecto, se comprometem a executar o trabalho necessrio concretizao dos objectivos, conforme as expectativas das Principais Partes Interssadas (Key Stakeholders).

Gesto das Expectativas dos Stakeholders

Gerir as expectativas dos stakeholders pode ser difcil porque muitas vezes eles tm diferentes objectivos que podem entrar em conflito. Exemplos: O gestor da piscina quer um sistema informtico para controlo e gesto de acessos e utentes. O administrador da empresa deseja que tenha baixo custo e os operadores desejam que seja fcil de operar.

Como Gerir Diferentes Expectativas dos Stakeholders

Em geral, as diferenas entre os stakeholders devem-se resolver em favor dos clientes (consumidores / populao alvo). Embora isto no signifique que as necessidades e expectativas dos stakeholders no possam ser atendidas e compatibilizadas. Descobrir a soluo apropriada para estas diferenas pode ser o maior desafio da gesto de projectos.

O que um Projecto?

As organizaes desenvolvem trabalho (produtos / servios). Trabalho envolve operaes (produo) e projectos. Caractersticas Comuns: -Desenvolvidos por pessoas. -Esto condicionados por recursos limitados. -So planeados, executados e controlados. Diferenas: As operaes so continuas e repetitivas , enquanto os projectos so temporrios e nicos.

Um projecto uma tentativa (esforo) temporria desenvolvida para criar um produto ou servio nico.

Temporrio

Significa que cada projecto tem um incio e um fim bem definidos.

nico

Significa que o produto ou servio se distingue de alguma forma de outros similares.

Isto um projecto de uma actividade de aventura / canoagem

Isto tambm um projecto de uma actividade de aventura / canoagem

Amplitude dos Projectos

Os projectos so desenvolvidos em todos os nveis das organizaes.

PEQUENOS PROJECTOS

$
GRANDES PROJECTOS

Exemplos de Projectos
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Desenvolver um novo servio. Efectuar alteraes na estrutura da organizao. Implementar novos sistemas informticos. Construir novos equipamentos ou oportunidades de prticas (facilitiy). Desenvolver processos de divulgao de servios. Implementar um novo regulamento ou novas polticas.

Caracterstica Temporria do Projecto

INCIO FIM Objectivos Atingidos No significa curta durao, projectos podem durar anos Constatao de que os objectivos no se atingiram, nem se vo conseguir atingir

Em todos os casos tm sempre

PROJECTOS NO SO ESFOROS CONTINUOS

Caracterstica Temporria do Projecto

No significa que para alm da criao do produto ou servio (que tem um fim definido) o seu resultado no perdure no tempo.

Muitos projectos so desenvolvidos para que o seu resultado perdure no tempo: Projecto Criao de uma piscina O resultado vai durar por anos. Projecto criao de uma escola de tnis O ensino do tnis vai durar anos.

Caracterstica Temporria do Projecto

A natureza temporria do projecto tambm se aplica a outros aspectos do empreendimento / esforo: A Oportunidade de Mercado Muitos projectos tm uma janela de tempo limitada para produzirem um produto ou servio. A Equipa de Projecto Como equipa raramente sobrevive ao projecto, muitos projectos so desenvolvidos por equipas criadas unicamente com o propsito de concretizar o projecto.

Caracterstica do Projecto Criao de Produto ou Servio nico

Um Projecto envolve fazer algo que ainda no foi feito e que por esse facto nico.
Um produto ou servio podem ser nicos mesmo que a categoria a que eles pertencem possa ser vasta. Exemplo: Foram desenvolvidos milhares de projectos para construo de piscinas, mas cada projecto tem facilities nicas: Proprietrios diferentes.

Diferente design.
Diferente localizao. Diferentes construtores.; Etc...

Caracterstica do Projecto Criao de Produto ou Servio nico

A presena no projecto de elementos repetidos no altera a caracterstica nico do que um projecto
Exemplo: O projecto de implementao de uma escola de tnis pode requerer a anlise e repetio de processos de outros projectos: Escales etrios e nveis das classes. Tempo de durao e periodicidade das sesses.

Capacidade mxima das classes em funo do nvel e idade.

Equipamentos especficos para as vrias classes. Etc...

Caracterstica do Projecto Criao de Produto ou Servio nico Devido ao facto do produto ou servio de cada projecto ser nico, as caractersticas que os distinguem devem ser progressivamente elaboradas.
Progressivamente significa passo a passo, trabalhar e planear com detalhe, desenvolver progressivamente, adaptar realidade do nosso projecto (ambiente da organizao).

Estas caractersticas vo ser largamente definidas, no incio do projecto e vo se tornando cada vez mais explicitas e especificas medida que a equipa de projecto desenvolve de forma mais completa o entendimento do produto ou servio a criar.
A progressiva elaborao do produto ou servio deve ser cuidadosamente coordenada com um adequado planeamento da extenso de conhecimento do projecto (mbito do projecto).

Ciclo de Vida dos Projectos

Devido ao facto dos projectos serem empreendimentos nicos, envolvem algum grau de incerteza. As organizaes que desenvolvem projectos costumam usualmente dividir cada projecto em vrias fases, de forma ser mais fcil de gerir e controlar. Colectivamente as fases do projecto so identificadas como:

Project Live Cycle

Ciclo de Vida dos Projectos

CARACTERSTICAS DAS FASES DE UM PROJECTO
Cada fase do projecto identificada (marcada) por uma ou mais concretizaes (Deliverables). Cada concretizao tangvel, ou seja trabalho verificvel. Exemplo: Estudo de praticabilidade ( ou no possvel de concretizar); Detalhes de design; Prottipos.

Cada concretizao e a sequncia de fases, so parte de uma sequncia lgica, para assegurar a adequada definio do produto ou servio do projecto.
A concluso de uma fase do projecto geralmente marcada por uma reviso das concretizaes e do desenvolvimento do projecto, no sentido de:

a) Determinar se o projecto deve continuar para as fases seguintes.

b) Detectar e corrigir erros. Estas fases finais e revises so geralmente chamadas FASE EXITS, STAGE GATES ou KILL POINTS.

Ciclo de Vida dos Projectos

CARACTERSTICAS DO CICLO DE VIDA DO PROJECTO
1. O objectivo do Ciclo de Vida do Projecto identificar o incio e o fim de um projecto. Exemplo: quando uma organizao identifica uma janela de oportunidade a que gostaria de responder, normalmente solicitado um Estudo de Praticabilidade, que vai permitir decidir se a organizao deve ou no avanar para o projecto. A definio do ciclo de vida do projecto vai determinar se o estudo de praticabilidade deve ou no constituir uma fase do projecto, ou constituir ele prprio um projecto isolado. A definio do ciclo de vida do projecto tambm determina que aces de transferncia esto includas no fim do projecto. Isto permite que a definio do ciclo de vida do projecto possa ser usado como ligao a outras operaes da organizao que est a desenvolver o projecto. Exemplo: Um projecto de torneio de tnis pode ter no final, uma fase que consiste em propor a jogadores de fora, a inscrio na escola de tnis da organizao que desenvolveu o projecto.

2.

3.

Ciclo de Vida dos Projectos

CARACTERSTICAS DO CICLO DE VIDA DO PROJECTO
4. Os Ciclos de Vida dos Projectos normalmente definem:

a)

Que trabalho tcnico deve ser feito em cada fase. Exemplo: No projecto de criao de uma escola de squash, o trabalho do responsvel pela definio dos objectivos de cada nvel das classes deve ser feito na fase de estudo de viabilidade econmica??.

b) Quem devemos envolver em cada fase. Exemplo: Na fase de projectar as cores das paredes e marcas no pavimento, deve estar um arquitecto, um tcnico da federao e o futuro gestor do equipamento??.
5. A definio do ciclo de vida de um projecto pode ser um trabalho muito geral ou muito detalhado, que inclua grficos, check-lists, de forma garantir estrutura e consistncia. Estas abordagens podem tambm ser designadas como projecto de metodologia de gesto.

Ciclo de Vida dos Projectos

CARACTERSTICAS DO CICLO DE VIDA DO PROJECTO
1. O objectivo do Ciclo de Vida do Projecto identificar o incio e o fim de um projecto. Exemplo: quando uma organizao identifica uma janela de oportunidade a que gostaria de responder, normalmente solicitado um Estudo de Praticabilidade, que vai permitir decidir se a organizao deve ou no avanar para o projecto. A definio do ciclo de vida do projecto vai determinar se o estudo de praticabilidade deve ou no constituir uma fase do projecto, ou constituir ele prprio um projecto isolado. A definio do ciclo de vida do projecto tambm determina que aces de transferncia esto includas no fim do projecto. Isto permite que a definio do ciclo de vida do projecto possa ser usado como ligao a outras operaes da organizao que est a desenvolver o projecto. Exemplo: Um projecto de torneio de tnis pode ter no final, uma fase que consiste em propor a jogadores de fora, a inscrio na escola de tnis da organizao que desenvolveu o projecto.

2.

3.

Ciclo de Vida dos Projectos

CARACTERSTICAS COMUNS MAIORIA
DOS CICLOS DE VIDA DOS PROJECTOS

Ciclo de Vida Simples e Genrico

Nvel
Capacidade para Influenciar Custos Sucesso do Projecto

Custos e Recursos Humanos

Fase Inicial

Fase Intermdia

Fase Final

Incio

Tempo do Projecto

Fim

Ciclo de Vida dos Projectos

Distingir
Ciclo de Vida do Projecto Ciclo do Vida do Produto

Exemplo: Projecto para a Criao de uma escola de tnis. Desde o nascimento da ideia (estudo preliminar) at data de arranque das aulas.

Exemplo: A escola de tnis, podemos considerar que tem uma durao de ciclos de 1 ano lectivo.

Modelo de Ciclos de Vida dos Projectos

Existe ?????
Muitos Ciclos de Vida de Projectos tm nomes das fases similares, onde se desenvolvem trabalhos semelhantes, no entanto poucos so idnticos. Alguns tm 3, 4 ou 5 fases, outros tm 9 ou mais. Mesmo no contexto de uma rea especfica podem existir diferenas significativas.

Exemplo: Uma determinada equipa de projecto responsvel pelo projecto de organizao e concretizao do funcionamento de uma piscina, pode na definio do ciclo de vida do projecto identificar uma nica fase para recrutamento de recursos humanos, enquanto outra equipa poderia definir vrias fases de recrutamento em funo da especificidade dos recursos humanos (professores, pessoal de secretaria, vigilantes, tcnicos de manuteno, higiene, etc...).

Exemplos de Ciclos de Vida dos Projectos

Aquisies de Defesa Directiva 5000.2 / 1993 Departamento de Defesa dos USA
Fase 0
Determinao das necessidades das Misses

Fase 1 Demonstrar e Validar

Fase 2 Desenvolvi mento da Engenharia e Industria

Fase 3

Fase 4 Operaes e Apoio

Conceito Explorao e Definio

Produo

Marco 1

Marco 2
Termina com a aprovao do Desenvolvimento

Marco 4 Marco 3
Termina com a aprovao da Produo Pode sobrepor-se Fase 4 que necessita de Aprovao

Marco 0
Termina com a aprovao do estudo do conceito

Termina com a aprovao da Demonstrao do Conceito

Exemplos de Ciclos de Vida dos Projectos

Desenvolvimento Farmacutico de Um Novo Medicamento
Process Development Formulation Stability
Drug Sourcing Preclinical IND Workup Fhase I Clinical Tests Fhase III Clinical Tests Posteregistration Activity File NDA

P
P R

Sreening Lead Identified

File IND

Fhase II
Clinical Tests

O
V

Patent Process Metabolism

Toxicology Screening Preclinical Registration (s) Postsubmission L Discovery Development Activity Workup Ten Plus Years

Modelo de Ciclo de Vida de Projectos para Desenvolvimento de Software

Modelo de Ciclo de Vida para Projectos de Construo 100%

Installation Substantially Complete

Major Contrats Let

Full Operations

Percent
Complete
Project GO Decision

STAGE I FEASIBILITY

STAGE II

STAGE III

STAGE IV TURNOVER And STARTUP Final Testing Maintenance

PRODUTION Manufacturing and DESIGN Project Fomulation Delivery Base Design Civil Works Feasibility Studies Cost and Schedule Instalations Contrat Terms and Stategy design and Approval Testings Conditions

PLANNING

Modelo de Ciclo de Vida de Projectos Desportivos

(Proposta de Carvalho J. Com base em experincia no creditada cientificamente) 1 Fase
IDEIA
Estudo

2 Fase

3 Fase

4 Fase

5 Fase

6 Fase
NOTICIA
Divulgao

ESTUDO PLANEAMEN PRODUO ACTIVIDADE VIABILIDADE TO

Mercado Opo Poltica Livre Associati vismo

Anlise das condies de realizao: Financeiras Recursos Humanos Recursos Fsicos / Instalaes

Plano

Afectar

Financiamento Plano Divulgao Plano Gesto Re. Humanos Plano Produo Plano Segurana

Instalao Adequar Instalao Apetrechar Regulament ar Divulgar

Prtica Desportiva

Resultados Anlise da Concretiza o de Objectivos

Aprovao

Reviso

Killpoint

As reas de Conhecimento da Gesto de Projectos

Descrever e analisar o Conhecimento e as Prticas da Gesto de Projectos de forma a entendermos as Componentes do Processo de Gesto de um projecto.

9 REAS DE CONHECIMENTO:
1 - GESTO INTEGRADA DO PROJECTO
2 GESTO DO MBITO DO PROJECTO

3 - GESTO DO TEMPO DO PROJECTO

4 - GESTO DE CUSTOS DO PROJECTO 5 - GESTO DA QUALIDADE DO PROJECTO 6 GESTO DE RECURSOS HUMANOS DO PROJECTO 7 - GESTO DA COMUNICAO DO PROJECTO 8 - GESTO DO RISCO DO PROJECTO 9 - GESTO DE APROVISIONAMENTO DO PROJECTO

1 GESTO INTEGRADA DO PROJECTO

Integra o processo necessrio para garantir que todos os elementos do projecto esto devidamente coordenados. Integra: Plano de Desenvolvimento do Projecto. Plano de Execuo do Projecto. Plano de Controlo da Mudana de Todas as Partes.

2 GESTO DO MBITO DO PROJECTO

Integra o processo necessrio para garantir que o projecto inclui todo o trabalho necessrio e apenas o necessrio para que o projecto se concretize. Integra: Plano de mbito do Projecto. Definio do mbito do Projecto. Verificao do mbito do Projecto. Controlo de Mudana do mbito.

3 GESTO DO TEMPO DO PROJECTO

Descreve o processo necessrio para garantir que o projecto completado no tempo certo. Consiste em: Definio das Tarefas. Sequncia das Tarefas. Estimar a Durao das Tarefas.

4 GESTO DE CUSTOS DO PROJECTO

Descreve o processo necessrio para garantir que o projecto completado de acordo com os recursos financeiros previstos e disponveis (Budget). Consiste em: Plano de Recursos. Estimativa de Custos dos Recursos. Plano de Controlo de Custos.

5 GESTO DA QUALIDADE DO PROJECTO

Descreve o processo necessrio para garantir que o projecto vai satisfazer as necessidades para que foi desenvolvido (objectivos). Consiste em: Plano de Qualidade. Controlo de Qualidade.

6 GESTO DE RECURSOS HUMANOS DO PROJECTO

Descreve o processo necessrio para garantir o mais eficiente uso das pessoas envolvidas no projecto. Consiste em: Plano de Organizao. Plano de Recrutamento. Plano de Formao.

7 GESTO DA COMUNICAO DO PROJECTO

Descreve o processo necessrio para garantir que a informao gerada em tempo til, recolhida, difundida e armazenada. Consiste em: Plano de Comunicaes. Plano de Distribuio da Informao. Plano de Relatrios. Plano de Arquivo Administrativo.

8 GESTO DO RISCO DO PROJECTO

Descreve o processo necessrio para: Identificar, analisar e responder s situaes de risco do projecto.

Consiste em: Identificao de possibilidades de risco. Respostas a essas situaes. Controlo das respostas a essas situaes.

9 GESTO DO APROVISIONAMENTO DO PROJECTO

Descreve o processo (forma) como se vo adquirir bens, artigos e servios no exterior da organizao. Consiste em: Plano de Aquisies. Seleco de fornecedores. Contratos. Fecho dos Contratos.